Kuvittele seuraava tilanne: Olet juuri saanut päätökseen neuvottelut uuden saksalaisen kumppanin kanssa. Kaikki ovat innoissaan. Ehdot ovat selvät. Olet valmis aloittamaan. Mutta sitten tulee kysymys: ”Voitteko lähettää sopimuksen varmennetulla sähköisellä allekirjoituksella?”
Tämä yksi hetki kiteyttää jotain, minkä monet yritykset oppivat kantapään kautta: sopimusten allekirjoittaminen näyttää hyvin erilaiselta eri puolilla maailmaa.
Oneflown tutkimuksen mukaan 35 prosenttia yrityksistä käyttää samaa sopimusten allekirjoitusmenetelmää kaikkialla, kun taas 34 prosenttia mukauttaa lähestymistapaansa alueen mukaan. Tämä jako kertoo paljon. Jotkut pelaavat varman päälle. Toiset ottavat käyttöön räätälöidymmän lähestymistavan.
Jos toimit globaalisti – tai suunnittelet toimivasi – on aika perehtyä siihen, mikä tekee sopimusten allekirjoittamisesta toimivan rajat ylittävällä tasolla.
Sopimukset merkitsevät eri paikoissa eri asioita
Yhdysvalloissa tai Isossa-Britanniassa sopimus nähdään usein lopullisena, sitovana asiakirjana. Kun allekirjoitat, sitoudut sovittuun. Mutta muualla maailmassa, etenkin Aasiassa tai Latinalaisessa Amerikassa, sopimus saatetaan nähdä enemmänkin puitteena – lähtökohtana suhteelle, joka voi kehittyä.
Tällaiset kulttuurierot voivat yllättää tiimit.
Harvard Business Review kertoo tarinan amerikkalaisesta johtajasta, joka oli turhautunut japanilaisen kumppaninsa jatkuviin pyyntöihin tehdä ”pieniä muutoksia” sopimukseen allekirjoittamisen jälkeen. Paikallisessa kontekstissa tämä ei kuitenkaan ollut epärehellisyyttä, vaan normaali osa liiketoimintaa.
Miksi sinun pitäisi välittää:
- Kulttuuristen signaalien väärinymmärrys voi pilata liikesuhteet jo ennen kuin ne ovat edes alkaneet.
- Jäykkyys tilanteissa, joissa muut odottavat joustavuutta (tai päinvastoin), voi haitata edistymistä.
Mitä voit tehdä asialle:
- Keskustele odotuksista paikallisten kumppaneiden kanssa jo prosessin alkuvaiheessa.
- Työskentele neuvonantajien kanssa, jotka ymmärtävät kulttuurisen maiseman – eivät vain juridisen.
Juridisesti sitovat sopimusmallit
Lainsäädäntö vaihtelee maittain
Palataanpa nyt takaisin aiemmin mainittuun kauppaan saksalaisen kumppanin kanssa. Pätevä sähköinen allekirjoitus (QES) ei ole vain toivomus, vaan EU:n eIDAS-asetuksen mukainen laki tietyntyyppisille sopimuksille.
eIDAS-asetuksen mukaan pätevä sähköinen allekirjoitus (QES) on korkein sähköisen allekirjoituksen standardi, joka vastaa juridisessa mielessä käsinkirjoitettua allekirjoitusta. Tietyntyyppisissä sopimuksissa ja juridisissa toimissa EU:ssa, mukaan lukien Saksassa, QES on pakollinen oikeudellisen pätevyyden ja vaatimustenmukaisuuden (compliance) varmistamiseksi. Tämä tarkoittaa, että näissä erityistapauksissa QES:n käyttö ei ole vain mieltymys, vaan lakisääteinen vaatimus.
Yhdysvalloissa tavallinen sähköinen allekirjoitus voi riittää. EU:ssa tai tietyillä Aasian markkinoilla laki voi kuitenkin vaatia lisätoimenpiteitä, kuten henkilöllisyyden vahvistamisen, digitaalisen varmenteen tai jopa henkilökohtaisen notaarin vahvistuksen.
Forrester korostaa tätä haastetta selvästi: Sopimusten elinkaaren hallinnan on oltava riittävän joustavaa, jotta se tukee sekä strategiaa että vaatimustenmukaisuutta – myös silloin, kun juridiset puitteet vaihtelevat alueittain.
Miksi sinun pitäisi välittää:
- Jos sopimuksesi ei täytä paikallisia lakisääteisiä vaatimuksia, se ei välttämättä ole pätevä.
- Voit joutua tekemään koko allekirjoitusprosessin uudelleen – tai pahimmassa tapauksessa joutua juridisiin ongelmiin.
Mitä voit tehdä asialle:
- Varmista, että sopimusalustasi tukee kaikkien toiminta-alueidesi lakisääteisiä vaatimuksia.
- Hanki juridista neuvontaa ennen sopimusprosessien käyttöönottoa uusissa maissa.
Kaikki eivät ole valmiita sopimusten digitaaliseen allekirjoittamiseen
Olemme tottuneet ajattelemaan digiä oletusarvona, mutta kaikki eivät ole samalla sivulla. Joissakin maissa sähköposti ja PDF-tiedostot ovat edelleen ensisijaisia välineitä. Toiset ovat ehkä edelläkävijöitä ja ovat ottaneet täysin käyttöön mobiilialustat ja alustat henkilöllisyyden vahvistamista varten.
McKinsey erittelee asian seuraavasti: Digitaalinen globalisaatio etenee nopeasti, mutta sen käyttöönoton vauhti vaihtelee infrastruktuurin, politiikan ja digitaalisen valmiuden mukaan.
Jos siis otat käyttöön tyylikkään, mobiililaitteille suunnitellun sopimusalustan markkinoilla, joilla asiakkaat odottavat edelleen tulostettua PDF-tiedostoa, saatat törmätä seinään.
Miksi sinun pitäisi välittää:
- Saman prosessin käyttöönotto maailmanlaajuisesti voi olla haitallista, jos se ei vastaa käyttäjien tarpeita.
- Sopimusten allekirjoittaminen viivästyy tai saatat aiheuttaa turhautumista asiakkaille tai yhteistyökumppaneille.
Mitä voit tehdä asialle:
- Tarjoa joustavuutta: Tämä tarkoittaa, että sopimusten allekirjoittaminen mahdollistetaan mobiilisti, tietokoneella tai paperilla – tilanteen mukaan.
- Tarjoa ohjedokumentteja, koulutusta tai perehdytystukea – erityisesti alueilla, joilla sähköinen allekirjoittaminen on uutta.
Globaalit sopimukset, lokaali ajattelumalli
Tärkeintä on muistaa, että globaalissa liiketoiminnassa on ajateltava paikallisesti, kun on kyse sopimusten allekirjoittamisesta.
Yksi prosessi ei sovi kaikille markkinoille. Oikeilla työkaluilla ja oikealla asenteella voit kuitenkin luoda joustavan, turvallisen ja vaatimustenmukaisen sopimusten hallintaprosessin, joka toimii kaikkialla, minne liiketoimintasi vie sinut.
Tiivistelmä: Sopimusten allekirjoittaminen eri puolilla maailmaa
- Kulttuuri on tärkeää: Ymmärrä, miten eri alueilla suhtaudutaan sopimuksiin ja neuvotteluihin.
- Laki on vieläkin tärkeämpää: Tarkista aina paikalliset allekirjoitusvaatimukset ennen sopimuksen lähettämistä.
- Digitaalinen valmius vaihtelee: Kaikki alueet eivät ole siirtyneet mobiililaitteisiin – sopimusten allekirjoittaminen saatetaan edelleen toteuttaa paperilla tai PDF-tiedostoilla.
- Joustavuus voittaa: Paras sopimusprosessi on sellainen, joka mukautuu muuttuviin tilanteisiin.
Etsitkö sopimusalustaa, joka toimii yhtä hyvin Helsingissä kuin Pariisissa? Oneflowm avulla hoituu sopimusten allekirjoittaminen, eri tiimien yhteistyö ja säännösten noudattaminen – missä tahansa oletkin.
