Oikean sopimusten automatisointialustan valinta on ratkaiseva tekijä tehokkuuden, vaatimustenmukaisuuden (compliance) ja liiketoiminnan kasvun kannalta. Mutta kun vaihtoehtoja on niin paljon, miten valitset organisaatiollesi parhaiten sopivan systeemin?
Tässä oppaassa käymme läpi tärkeimmät tekijät, jotka on arvioitava ennen investoimista sopimusten automatisointialustaan, jotta voit takuulla tehdä dataan perustuvan strategisen päätöksen.
1. Määritä yrityksesi tarpeet
Ennen kuin arvioit ohjelmistoa, selvitä keskeiset tarpeesi ja tavoitteesi:
- Tarvitsetko automaatiota sopimusten luomiseen, hyväksymiseen ja täytäntöönpanoon?
- Onko näkyvyys sopimuksiin ja niiden seuranta sinulle haaste?
- Tarvitsetko integrointeja CRM-, ERP– tai muihin työkaluihin?
💡 Käytä Oneflow Business Case Playbook -opasta kartoittaaksesi sopimusten hallinnan ongelmakohdat ennen ratkaisujen valintaa.
2. Sopimusten automatisointialustan valinnassa huomioitavat keskeiset ominaisuudet
🔹 Automaatio ja työnkulkujen hallinta
- Tarjoaako alusta automatisoituja sopimusten yhteistyö- ja hyväksymisprosesseja?
- Voiko sen avulla määrittää allekirjoitusjärjestyksen?
- Voiko se asettaa muistutuksia määräajoista?
🔹 Compliance & turvallisuus
- Tarjoaako se kirjausketjut ja compliance-seurannan?
- Onko se GDPR-yhteensopiva ja/tai ISO-sertifioitu?
🔹 Integrointimahdollisuudet
- Voiko sen yhdistää saumattomasti olemassa oleviin järjestelmiin, kuten Salesforceen, HubSpotiin, Microsoft Dynamicsiin ja/tai muihin HR-järjestelmiin?
- Onko siinä integroitu sähköinen allekirjoituspalvelu?
Lue myös: Tehokkaat integraatiot – luotu tekemään ihmeitä
🔹 Käyttäjäkokemus ja käyttöönotto
- Onko käyttöliittymä intuitiivinen sopimusten parissa työskenteleville tiimeille, kuten laki-, hankinta- ja operatiivisille tiimeille?
- Kuinka helppoa on aloittaa käyttö?
🔹 Raportointi & analytiikka
- Voitko seurata sopimusten toteutumista, sopimussyklien pituutta ja uusimisasteita?
- Tarjoaako sopimusten automatisointialusta reaaliaikaista tietoa vuorovaikutuksista sopimuksella, kuten avausprosentteja, kommentteja tms.?
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
3. Arvoanalyysi: kustannukset vs. ROI
💰 Sopimusten automatisointialustaan investoimisen pitäisi tuottaa mitattavaa ROI:ta.
Tarkastele seuraavia:
✅ Ajansäästö – Kuinka monta tuntia säästät sopimussykliä kohti?
✅ Riskien vähentäminen – Voiko se vähentää compliance-seuraamuksia ja sopimusriitoja?
✅ Kustannustehokkuus – Kuinka paljon se säästää hallinnollisissa kuluissa?
📊 Käytä Oneflow Value Analysis Framework -työkalua laskeaksesi potentiaalisen sijoitetun pääoman tuoton (ROI) ennen päätöksen tekemistä.
4. Palveluntarjoajien arviointi ja tuki
Ennen sitoutumista arvioi toimittajan luotettavuus:
✔️ Asiakasarvostelut ja tapaustutkimukset – Mitä muut yritykset sanovat?
✔️ Toteutus ja tuki – Onko sinulla käytettävissäsi oma tukitiimi?
✔️ Skaalautuvuus – Voiko alusta kasvaa yrityksesi mukana?
💡 Oneflow Implementation Timeline -opas auttaa sinua arvioimaan käyttöönoton kestoa ja välttämään piilokustannuksia.
5. Käyttöönottoon liittyvät huomioitavat seikat
- Kokeilujakso: Voitteko testata alustaa ennen lopullisen päätöksen tekemistä?
- Koulutus ja perehdytys: Kuinka kauan tiimiltäsi kestää sopeutua uuteen?
- Integraation monimutkaisuus: Mitä IT-resursseja asennus vaatii?
📅 Hyödynnä Oneflow Implementation Timeline -ohjetta suunnitellaksesi käyttöönoton vaihe vaiheelta.
Tiivistelmä
Sopimusten automatisointialustan valinta on pitkäaikainen investointi. Arvioimalla tarpeesi, tarvitsemasi ominaisuudet ja ennustamalla sijoitetun pääoman tuoton (ROI), voit tehdä luottavaisia, dataan perustuvia päätöksiä.
🚀 Tarvitsetko apua business casen laatimisessa? Oneflow Business Case Playbook tarjoaa käyttövalmiin kehyksen arvioinnin jäsentämiseen, arvon analysointiin ja toteutuksen suunnitteluun.
📥 Käytä playbookiamme mallina ja aloita suunnitelman laatiminen!
