Kauppasi on täynnä asiakkaita. Olet palkkaamassa uutta henkilökuntaa. Toimitukset ovat myöhässä. Kampanjat on käynnistettävä. Ja kaiken tämän keskellä pitäisi hoitaa vielä sopimukset. Vuokrasopimukset, työsopimukset, toimittajasopimukset, kumppanuussopimukset – lista on loputon. Kun sopimusten hallinnassa on puutteita, asiat menevät nopeasti sekaisin. Eikä kyse ole vain hallinnollisesta päänvaivasta, vaan tehottomuus vaikuttaa kannattavuuteesi enemmän kuin luuletkaan.
Tässä artikkelissa syvennymme siihen, miksi vähittäiskaupan sopimushallinta on usein riittämättömällä tasolla – ja miten voit muuttaa tämän osa-alueen kilpailueduksi.
Miksi vähittäiskauppa jää usein jälkeen?
Vähittäiskauppa on nopeatempoista. Se on kovaa vauhtia vaativa ala, jossa on kausittaisia vaihteluita ja paljon henkilöstön vaihtuvuutta. Monet yritykset käyttävät paljon aikaa logistiikan, hankintojen ja asiakaskokemuksen hienosäätöön, mutta unohtavat kaiken tämän taustalla toimivan hallinnollisen koneiston.
Ja kun he lopulta tarkastelevat asiaa tarkemmin, he löytävät usein tarpeettomia manuaalisia prosesseja, paikallisesti tallennettuja tiedostoja, tulostettuja asiakirjoja, loputtomia sähköpostiketjuja ja vanhoja sopimuksia, jotka kaikki ovat unohtaneet. Meillä ei ole mitään Exceliä vastaan, mutta se ei vain yksinkertaisesti toimi välineenä sopimusten hallinnointiin.
Modernilla sopimusjärjestelmällä, jossa kaikki sopimukset käsitellään digitaalisesti alusta loppuun, kaikki tämä ylimääräinen työ ja sekasorto katoaa. Kaikki sopimukset on tallennettu yhteen paikkaan, ja ne ovat helposti haettavissa ja hallittavissa. Näin voit keskittää aikasi siihen, mikä todella on tärkeää.
Neljä yleistä virhettä sopimusten hallinnassa
1. Asiakirjat sijaitsevat eri paikoissa
Sopimukset ovat usein hajallaan sähköpostilaatikoissa, henkilökohtaisilla tietokoneilla, pilvipalveluissa, palvelimilla – tai jopa fyysisissä arkistokansioissa varastossa. Kun jotakin sopimusta on tarkasteltava, se voi tuntua neulan etsimiseltä heinäsuovasta.
Lopputulos? Menetät aikaa, näkyvyyttä ja saatat myöhästyä tärkeistä määräajoista.
Valitse työkalu, jossa kaikki on yhdessä paikassa – hakukelpoisena, jäsenneltynä ja kaikkien saatavilla.
2. Epäselvät vastuualueet
Kuka on vastuussa sopimuksen laatimisesta, tarkistamisesta, allekirjoittamisesta ja seurannasta? Ilman selkeitä prosesseja tai järjestelmän tukea asioita voi helposti jäädä huomaamatta.
Lopputulos? Sopimukset jäävät limboon. Tai pahempaa – väärät henkilöt hyväksyvät ne.
Oneflown työnkulkujen ja roolien avulla on täysin selvää, kuka tekee mitä ja milloin.
3. Unohtuneet tai vanhentuneet sopimukset
Monet yritykset eivät noudata sopimusten irtisanomisaikoja – etenkin kun kyseessä ovat liiketilojen vuokrasopimukset tai lisenssisopimukset. Tämä voi johtaa tarpeettoman kalliisiin ehtoihin.
Seurauksena on, että maksat liikaa. Joskus jopa vuosien ajan, ennen kuin kukaan huomaa sitä.
Varmista, että työkalusi lähettää automaattiset muistutukset ennen sopimusten päättymistä, jotta sinulla on aikaa ryhtyä toimenpiteisiin.
4. Jäljitettävyyden puute
Kun sopimusta on tarkasteltava allekirjoittamisen jälkeen – esimerkiksi riitatapauksessa tai tilintarkastuksessa – on erittäin tärkeää, että sen historia on jäljitettävissä. Manuaalisissa prosesseissa tämä on usein mahdotonta.
Lopputulos? Olet neuvotteluissa ja riitatapauksissa epäedullisessa asemassa.
Työkalusi tulisi kirjata automaattisesti kaikki tiedot: kuka teki mitä, milloin ja miten. Varmista, että sinulla on selkeä kirjausketju – ilman manuaalista työtä.
Lue myös: Mitä on sopimusten hallinta?
Piilokustannukset, joita kukaan ei budjetoi
Huonon sopimushallinnan hankala puoli on se, että kustannukset eivät aina näy heti. Mutta ne ovat silti olemassa ja syövät hiljaa marginaaleja. Tässä muutama esimerkki:
- Hallinnointiin käytetty aika – World Commerce & Contracting -yrityksen raportin mukaan yritykset käyttävät keskimäärin 18 % ajastaan sopimusten manuaaliseen hallintaan.
- Määräaikojen ja uusimisten laiminlyönti – Määräajan laiminlyönti voi tarkoittaa, että esimerkiksi vuokrasopimus uusitaan automaattisesti – usein huonommin ehdoin.
- Pätemättömät tai virheelliset sopimukset – Sopimukset, joista puuttuu asianmukaiset allekirjoitukset tai jotka eivät ole laillisesti päteviä, voivat riita-asioissa aiheuttaa kalliita vastuita.
- GDPR-riskit – Henkilötietoja sisältävät sopimukset on käsiteltävä turvallisesti. Paperikansiot tai sähköposti eivät yleensä täytä vaatimuksia.
Oneflow on kehitetty vähentämään näitä riskejä – huippuluokan tietoturvalla, versiohallinnalla, kirjausketjuilla ja yksinkertaisella käyttöoikeuksien hallinnalla.
Kuinka digitaalinen sopimusten hallinta kääntää vähittäiskaupan tilanteen päälaelleen
Mitä tapahtuu, kun siirryt sopimusten hallinnassa manuaalisista toiminnoista digitaaliseen järjestelmään? Tässä on muutamia todellisia tuloksia:
Täydellinen hallinta ja hakutoiminnot
Kaikki sopimuksesi on tallennettu yhteen paikkaan. Voit hakea sopimuksia sisällön, osapuolten, päivämäärien tai tunnisteiden perusteella – aivan kuten sähköpostilaatikostasi tai Googlesta.
Oneflown dynaamisten sopimusten avulla voit muokata sopimuksia reaaliajassa, jopa niiden lähettämisen jälkeen, ilman että sinun tarvitsee luoda aina uusia versioita.
Muistutukset ja automaattiset prosessit
Järjestelmä muistuttaa sinua ennen sopimuksen päättymistä tai uusimisen tarpeesta. Voit määrittää automaattiset hyväksymisprosessit. Mikään ei jää huomaamatta.
Oneflow helpottaa sääntöjen ja määräaikojen asettamista kaikentyyppisille sopimuksille, joten pysyt tilanteen tasalla ilman, että sinun tarvitsee muistaa kaikkea itse.
Sujuvampi allekirjoittaminen
Sähköisen allekirjoituksen avulla sekä sinä että vastapuoli voitte allekirjoittaa suoraan puhelimella tai tietokoneella. Aiemmin päiviä kestänyt prosessi vie nyt vain muutaman minuutin. Ja kyllä, sähköinen allekirjoitus on juridisesti sitova.
Oneflow tukee tietysti vahvaa tunnistautumista ja muita turvallisia allekirjoitusmenetelmiä, joten voit olla varma sopimuksen luotettavuudesta riippumatta sen tyypistä.
Oivalluksia ja analyysejä
Saat täyden näkyvyyden sopimustietoihin, kuten ehtoihin, kustannuksiin ja voimassaoloaikoihin, mikä helpottaa ennakkosuunnittelua ja neuvotteluja.
Oneflow tarjoaa jopa hallintapaneelit, joissa voit tarkastella kaikkia sopimuksiasi kaikissa vaiheissa – luonnoksesta allekirjoitettuun ja arkistoituun sopimukseen.
Esimerkki tosielämästä
Kuvittele vähittäiskaupan ketju, jolla on 20 myymälää. Jokaisella myymälällä on oma vuokrasopimus, erilaiset sopimukset siivousyritysten, turvallisuuspalvelujen ja henkilöstövuokrausyritysten kanssa. Lisää tähän joukkoon vielä työsopimukset, kumppanisopimukset, lisenssit ja kampanjayhteistyöt – ja yhtäkkiä hallinnoit satoja sopimuksia.
Ilman asianmukaista järjestelmää:
- Useat vuokrasopimukset uusitaan automaattisesti, vaikka myymälät eivät tuota voittoa.
- Toimittajasopimukset ovat epäjohdonmukaisia, eikä ole selvää, mitkä alennukset ovat voimassa.
- Kausityöntekijät joutuvat odottamaan päiväkausia työn aloittamista, koska sopimus on tulostettava, allekirjoitettava, skannattava ja lähetettävä takaisin.
Digitaalisella sopimusten hallinnalla – kuten Oneflowlla:
- Yksi henkilö voi valvoa koko sopimuskokonaisuutta.
- Ei enää yllätyksiä.
- Uudet työntekijät voivat allekirjoittaa työsopimuksensa puhelimellaan – ennen kuin he ovat edes astuneet sisälle myymälään.
Mitä tutkimukset kertovat vähittäiskaupan sopimusten hallinnasta?
McKinsey:n mukaan sopimusten digitalisointi voi lyhentää sopimuksen viimeistelyyn kuluvaa aikaa jopa 90 %.
Aberdeen Group:n tutkimuksen mukaan digitaalisia allekirjoituksia käyttävät yritykset saavat sopimukset valmiiksi 21 kertaa nopeammin kuin muut yritykset.
Kyse ei ole vain tehokkuudesta – kyse on kilpailukyvystä
Vähittäiskauppa on kovaa bisnestä. Marginaalit ovat pienet. Asiakkaiden odotukset ovat korkealla. Siksi aikaa säästävät, riskejä vähentävät ja älykkäämmin työskentelevät voivat saada todellisen kilpailuedun.
Sopimusten hallinnan digitalisointi ei ole enää vain mukava lisä. Se on välttämättömyys kaikille, jotka haluavat pysyä edelläkävijöinä.
Ratkaisulla, joka hoitaa koko sopimuksen elinkaaren luomisesta arkistointiin, se on sekä helppoa että tehokasta.
Seuraavat askeleet – mitä voit tehdä nyt?
Jos jokin yllä mainituista seikoista kuulostaa tutulta, on ehkä aika tarkastella tarkemmin, miten voit toimia tehokkaammin sopimusten hallinnassa. Kysy itseltäsi:
- Tiedämmekö tarkalleen, mihin kaikki sopimuksemme on tallennettu?
- Ovatko voimassaoloajat ja irtisanomisaikojen tiedot ajan tasalla?
- Kuinka kauan sopimuksen allekirjoittaminen kestää?
- Kuinka paljon manuaalista työtä vaaditaan?
Oneflow täyttää kaikki kriteerit sopimusten hallinnassa
Oneflow on digitaalisten sopimusten alusta – luomisesta allekirjoittamiseen ja seurantaan. Se on suunniteltu nykyaikaisille yrityksille, jotka haluavat työskennellä älykkäämmin, nopeammin ja turvallisemmin.
Haluatko nähdä, miten se toimii käytännössä?
Varaa esittely tai tutustu Oneflowhun itse.
Tiivistelmä
Manuaalinen sopimusten hallinta ei ehkä tunnu suurimmalta ongelmalta päivittäisessä työssäsi. Mutta juuri siinä piilee usein vuotoja – aikaa, rahaa ja riskejä. Digitaalisen ratkaisun avulla toimit tehokkaammin sopimusten hallinnassa, säästät resursseja ja vähennät päänvaivaa.
Ja mikä parasta? Aloittaminen on helpompaa kuin luulet – varsinkin, kun käytät työkalua, joka on suunniteltu helpottamaan työtäsi.
