Kuinka pitkälle yritykset ovat päässeet digitaalisten sopimusten kanssa – ja mitä on vuorossa seuraavaksi?
Onko sopimusprosessisi juuttunut menneisyyteen?
Sopimukset siivittävät liiketoiminnan vauhtia, mutta vain harvat organisaatiot ovat automatisoineet niihin liittyvät prosessit täysin.
Monet tiimit jongleeraavat edelleen Word-asiakirjojen, PDF-tiedostojen ja sähköpostiviestien kanssa. Toiset ovat ovat ottaneet käyttöön
sähköisiä allekirjoituksia, mutta työskentelevät edelleen irrallisissa järjestelmissä. Ja vain murto-osa käyttää tekoälyä sopimusten tehokkaampaan hallintaan.
Lyhyesti tutkimuksesta
Raportin luettuasi ymmärrät, miten yritykset hallinnoivat sopimuksiaan tänä päivänä, millaisia haasteita ne kohtaavat ja minkälaisia konkreettisia hyötyjä digitalisoituminen tuo. Käsittelemme myös sopimushallintaohjelmistojen ostamiseen liittyviä näkokohtia sekä sisäisen business casen rakentamista.
Tutkimukseen on haastateltu yli 150 liike-elämän ammattilaista eri puolilta Eurooppaa ja Yhdysvaltoja.
Keskeiset löydökset:
16 prosenttia organisaatioista toimii edelleen sopimusten kanssa enimmäkseen manuaalisesti ja vain 9 prosenttia täysin automatisoidusti.
49 prosenttia raportoi usein tapahtuvista virheistä, ja 43 prosentilla sopimusten läpimenoaika on hidas.
Vain yhdellä kymmenestä on täysin automatisoidut sopimukset, vaikka sähköinen allekirjoitus onkin yleistynyt.
36 prosenttia käyttää tekoälyä rajoitetusti, 13 prosenttia laajasti.
64 prosenttia ilmoittaa paremman näkyvyyden sopimuksiin olevan digitaalisen maturiteetin tärkein hyöty.
Missä vaiheessa digitaalista maturiteettia sinun yrityksesi on? Otetaan selvää!
Tässä raportissa eritellään sopimusten hallinnan digitaalisen maturiteetin neljä vaihetta:
1. Manuaalinen ja sekava
2. Digitaalinen, mutta irrallinen
3. Automatisoitu ja integroitu
4. Älykäs ja ennakoiva
Mitä digitaalinen maturiteetti tarkoittaa?
Digitaalinen maturiteetti on taso, jolla yritys luottaa digitaalisiin työkaluihin, tietoihin ja automatisoituihin työnkulkuihin työskennelläkseen nopeammin, älykkäämmin ja vähemmällä vaivalla.
Sopimusten osalta kyse on paperin ja manuaalisten vaiheiden jättämisestä taakse ja siirtymisestä täysin digitaalisiin prosesseihin. Tämä voi tarkoittaa sähköisten allekirjoitusten ja CLM-ohjelmistojen käyttöä tai sopimusten luomista CRM- tai CPQ-ohjelmistosta. Se voi myös tarkoittaa tekoälyn käyttöä sopimusten tarkistamiseen, riskien merkitsemiseen ja rutiinitehtävien nopeuttamiseen.
Maturiteettiin on vielä matkaa.
Useimmat yritykset pyrkivät vielä kohti digitaalista
maturiteettia sopimusten hallinnassa.
16 prosenttia työskentelee enimmäkseen manuaalisesti ja luottaa Wordiin, PDF-tiedostoihin ja sähköpostiviesteihin. Lähes kolmannes (29 %) toimii osittain digitaalisesti ja käyttää sähköisiä allekirjoituksia, mutta samalla irrallisia järjestelmiä. Suurin ryhmä (45 %) kokee prosessinsa pääosin automatisoiduiksi. Vain 9 % on saavuttanut täyden automaation ja sen tuoman älykkyyden.
Seuraavaksi perehdymme tarkemmin digitaalisen maturiteetin neljään vaiheeseen ja siihen, missä yritykset ovat sen osalta tällä hetkellä.
Vaihe 1:
Manuaalinen ja sekava – Word, PDF, sähköposti ja Drivet
Sopimukset tallennetaan usein jaetuille asemille (esim. Driveen) tai haudataan sähköpostiketjuihin. Useimmat tiimit laativat ne Word- tai PDF-tiedostoina, eikä muutoksia voida seurata tai lopullista versiota tunnistaa selkeästi. Koska kaikki on manuaalista, virheet ovat yleisiä.
Sopimusten hallinnan integraatiovaje
Integrointi liiketoimintajärjestelmiin, kuten CRM- tai ERP-järjestelmiin, on harvinaista, jolloin sopimustiedot jäävät eristyksiin. Tämä vaikeuttaa edistymisen seuraamista, näkemysten jakamista ja työnkulkujen automatisointia.
Muita yleisiä haasteita, jotka aiheuttavat sekasortoa:
Manuaalisista prosesseista johtuvat toistuvat virheet.
Sopimusten hidas käsittely ja hyväksyntä.
Huono yhteistyö ja koordinointi tiimien välillä.
Heikko kyky analysoida sopimusten toteutusta.
Vaikutus liiketoimintaan?
Menetetyt sopimukset, suuremmat juridiset- ja compliance-riskit, hitaammat tuloutukset, ajan ja resurssien tuhlaus sekä hukkaan heitetyt mahdollisuudet datan tuomiin oivalluksiin ja automatisointiin.
Vaihe 2:
Digitaalinen mutta irrallinen –
Sähköisen allekirjoituksen työkalut ilman automaatiota
Tässä vaiheessa monet tiimit käyttävät sähköisiä allekirjoitustyökaluja, jotka nopeuttavat allekirjoittamista. Useimmat sopimukset laaditaan kuitenkin edelleen Wordissa tai Google Docsissa, eikä niitä ole juurikaan automatisoitu eikä sopimuksia säilytetä keskitetysti.
Mitä työkaluja tai järjestelmiä
käytät tällä hetkellä
sopimusten luomiseen, allekirjoittamiseen ja
hallinnointiin?
67 % yrityksistä sanoo käyttävänsä sähköistä allekirjoitusta ja 61 % käyttää edelleen Wordia tai Google Docsia sopimusten laatimiseen.
Sähköiset allekirjoitukset ovat yleisiä, mutta useimmista
organisaatioista puuttuu edelleen todellinen automaatio tai
keskitetty paikka sopimuksille.
Yleiset haasteet ja vaikutukset liiketoimintaan?
Vaihe kaksi on enimmäkseen samanlainen kuin vaihe yksi. Allekirjoittaminen on nopeampaa ja vähemmän virhealtista, mutta sopimusten laatiminen kestää edelleen liian kauan. Ilman keskitettyä paikkaa sopimusten tallentamista ja hallintaa varten yhteistyö on edelleen vaikeaa, mikä hidastaa työnkulkuja ja rajoittaa näkyvyyttä.
Tämän seurauksena yritykset saattavat menettää kauppoja, kassavirta hidastuu ja niiden on vaikea seurata sopimusten suorituskykyä tai havaita uusia mahdollisuuksia.
Vaihe 3: Automatisoitu ja integroitu – CLM-ohjelmiston ja CRM:n integrointi
Vaikka sähköisiä allekirjoituksia on kaikkialla, vain yhdellä kymmenestä yrityksestä on täysin automatisoidut sopimukset.
Sopimusten muuttaminen yhdistetyiksi tiedoiksi
Tässä vaiheessa automaatio tulee mukaan kuvaan. 26 prosenttia tiimeistä käyttää erityistä CLM-ohjelmistoa, jonka avulla sopimukset voidaan liittää eri ohjelmiin, kuten CRM- ja ERP-järjestelmiin tai muihin liiketoimintatyökaluihin. Tämä helpottaa sopimustietojen järjestämistä, edistymisen seuraamista ja selkeiden kirjausketjujen ylläpitämistä.
Kuinka integroituja sopimusprosessisi ovat
muiden järjestelmien kanssa
(esim. CRM, CPQ, ERP)?
Integroinnin puute aiheuttaa kuitenkin edelleen
ongelmia. 67 prosenttia yrityksistä sanoo, että niiden
sopimusjärjestelmät ovat vain osittain yhteydessä toisiinsa,
24 prosenttia on integroinut kaikki järjestelmänsä, ja 7 prosenttia käyttää irrallisia työkaluja.
Kuinka automatisoitu on
organisaatiosi
Quote-to-Cash
prosessi nykyään?
Quote-to-Cash -prosessin automatisointi
on myös vähäistä. Vain 9 prosenttia ilmoittaa täysin
automatisoidusta ja yhdistetystä prosessista, ja
suurin osa, 77 prosenttia, osittain automatisoidusta (esim. digitaaliset tarjoukset, sähköinen allekirjoitus) tai enimmäkseen automatisoidusta prosessista (esim. työnkulut + integroidut työkalut).
Tarjouspyyntöjen ja maksujen välisen prosessin virtaviivaistaminen digitaalisten ratkaisujen avulla
Organisaatiot luottavat CPQ:n kaltaisiin työkaluihin (38 %) tai Oneflowhun (23 %) tukeakseen Quote-to-Cash -työnkulkuja.
Miten tämä vaikuttaa yrityksiin?
CLM ja automatisointi nopeuttavat kauppojen tekemistä ja parantavat vaatimustenmukaisuutta ja tilintarkastusvalmiutta.
Suuri haaste on kuitenkin heikko integrointi. Koska vain harvat yritykset saavuttavat täydellisen automaation, ne joutuvat edelleen kohtaamaan viivästyksiä, virheitä, ylimääräistä manuaalista työtä ja rajoitettua näkyvyyttä sopimuksiin.
Vaihe 4: Älykäs ja ennakoiva –
Tekoälypohjaiset oivallukset
Tekoäly on alkanut muuttaa sitä, miten tiimit hallinnoivat sopimuksia. Se auttaa vähentämään virheitä tarkastamalla dokumentteja, merkitsemällä riskejä, ehdottamalla asiakirjamalleja ja havaitsemalla epätavallisia lausekkeita. Tekoäly voi myös ennustaa sopimusten uusimisia, laajennuksia tai asiakaspoistumaa ja auttaa automatisoimaan redlining-prosessin.
Vaikka tekoäly on yleistymässä, se ei ole vielä laajalti käytössä:
“Missä määrin yrityksesi käyttää tekoälyä
sopimusten hallinnassa nykyään?”
36 prosenttia organisaatioista vastaa käyttävänsä tekoälyä rajoitetusti, esimerkiksi redliningin apuna tai lausekkeiden ehdottamisessa. 35 prosenttia kertoo vasta tutkivansa
eri tekoälytyökaluja, 13 prosenttia käyttää sitä laajalti esimerkiksi analyyseihin tai datapohjaisiin näkemyksiin ja 15 prosenttia ei ole aloittanut tekoälyn käyttöä lainkaan.
Miten tekoälyllä toimivat sopimukset muuttavat liiketoimintaa?
Ennakoiva automaatio auttaa sopimuksia etenemään nopeammin ja vähentää virheitä. Tiimit saavat selkeämmän kuvan sopimusten suorituskyvystä ja voivat pysyä sääntöjenmukaisuuden ja riskien tasalla. Tekoäly helpottaa myös tarkastuksia seuraamalla muutoksia ja vähentämällä velvoitteiden laiminlyönnin riskiä.
Olemme kuitenkin vasta matkan alussa, ja raapaisemme vasta pintaa siitä, mitä tekoäly voi tehdä sopimuksille.
Digitaalinen maturiteetti kannattaa: “Tiimit säästävät viikkoja kuukaudessa”
Digitaalisen maturiteetin mitattavissa oleva vaikutus
Kun tiimit nostavat digitaalista maturiteettiaan, vaikutus on mitattavissa.
Automatisoidut työnkulut, parempi yhteistyö ja helpompi pääsy sopimustietoihin eivät ainoastaan vähennä virheitä vaan myös vapauttavat merkittävästi aikaa.
Näin paljon aikaa
tiimit säästävät koko sopimusprosessissa:
“Digitaalinen maturiteetti sopimusten osalta säästää
tiimeiltä viikkoja kuukaudessa.”
Tiimit raportoivat
suurimmat edut seuraavasti:
Digitaalisen kypsyyden parantaminen ei ainoastaan nopeuta prosessja, vaan se tuo todellisia tuloksia
tiimille ja liiketoiminnalle.
Mikä on esteenä digitaaliselle maturiteetille?
“Huono yhteistyö on suurin este”
Monet organisaatiot kamppailevat sopimusprosessiensa nykyaikaistamisen kanssa. Tiimit työskentelevät usein siiloissa, eivätkä laki-, myynti- ja IT-tiimit ole aina samalla sivulla. Kun tähän lisätään muutosvastarinta, vanhentuneet työkalut, rajalliset budjetit ja huoli tietoturvasta tai vaatimustenmukaisuudesta, edistyminen voi olla hidasta.
Yli sadan vastauksen perusteella nämä yleiset haasteet erottuvat selvästi:
Järjestelmät, jotka eivät integroidu hyvin.
Tekoälyn rajoitettu käyttö.
Riittämätön koulutus tai digitaaliset taidot.
Johtoryhmän tai tiimien vastarinta.
Halu intuitiivisemmille, monitoimisille työkaluille.
Ja näin se on
vaikuttaa yrityksiin:
Yhteistyön puute syö tehokkuutta
Nämä luvut osoittavat, että oikeat työkalut eivät aina riitä. Tiimit tarvitsevat yhteenliitettyjä työnkulkuja, asianmukaista koulutusta ja osastojen välistä yhdenmukaistamista työskennelläkseen tehokkaasti. Ilman tätä virheet, viivästykset ja hukkaan menevät tilaisuudet jarruttavat yrityksiä.
Vaihtoehtojen arviointi
ja business casen rakentaminen
Organisaatiot voivat parantaa digitaalista maturiteettiaan tekemällä dataan perustuvia ostopäätöksiä ja rakentamalla business casen, joka osoittaa investoinnin todellisen arvon.
Vaihtoehtoja arvioidessasi sinun tulisi asettaa etusijalle:
Helppokäyttöisyys
Helppo oppia ja ottaa käyttöön kaikissa tiimeissä.
Integraatiot
CRM-, ERP- ja tuottavuustyökaluihin.
Compliance
Sisäänrakennettu tietoturva ja selkeät kirjausketjut.
Skaalautuvuus
Mukautuu ja kasvaa yrityksesi mukana, käsittelee uusia vaatimuksia ja muuttuvia tarpeita.
Mitattava ROI
Todistettavat ajansäästöt, vähemmän virheitä ja nopeampi tulojen kirjaaminen.
Automaatio
Tukee nykypäivän tarpeita (sähköinen allekirjoitus, asiakirjamallit, työnkulut) ja on valmis tekoälyominaisuuksille, kun ne yleistyvät.
Muutoksen perusteleminen
Tehokkaan sisäisen business casen rakentamiseksi keskity johdon ja muiden osastojen vakuuttamiseen osoittamalla selkeästi vaikutukset koko liiketoimintaan.
Miten eri tiimit hyötyvät digitaalisista sopimuksista:
Myynti: nopeammat myynnin syklit ja vähemmän menetettyjä mahdollisuuksia.
Laki: pienemmät riskit, helpompi säännösten noudattaminen ja vähemmän manuaalista tarkastustyötä.
Talous: nopeampi kassavirta ja vähemmän tulojen menetyksiä.
IT: vähemmän hajanaisia työkaluja ja vahvemmat integraatiot.
Lopputulos?
Yritykset, jotka parantavat digitaalista maturiteettiaan valitsemalla oikean sopimusalustan, eivät vain ota käyttöön työkalua, vaan tekevät strategisen investoinnin.
Älykkäät ostopäätökset, jotka ovat linjassa liiketoiminnan tarpeiden ja mitattavissa olevan ROI:n kanssa, auttavat tiimejä työskentelemään nopeammin, vähentämään riskejä ja saamaan täyden näkyvyyden sopimuksiin ja liiketoimintaan.
