Miksi allekirjoitamme edelleen sopimuksia kuin olisi vuosi 1999?
Sopimusten allekirjoittamiseen liittyvät mieltymykset ja haasteet
Oletko valmis siirtymään pois vanhanaikaisesta sopimusten allekirjoittamisesta?
Muinaisista sineteistä vuonna 3500 eaa. 1800-luvun sähkeiden allekirjoituksiin – sopimusten allekirjoittaminen on kehittynyt teknologian myötä huomattavasti. Nykyään sähköisten allekirjoitusten avulla voimme allekirjoittaa sopimuksia nopeasti ja missä tahansa.
Mutta eikö olekin outoa, että tästä edistyksestä huolimatta monet yritykset ovat edelleen juuttuneet vanhentuneisiin prosesseihin, kuten PDF-tiedostojen lataamiseen, asiakirjojen lähettämiseen sähköpostitse edestakaisin ja allekirjoitusten jahtaamiseen pitkien neuvottelujen jälkeen? Miksi kehitys ei ole edennyt pidemmälle ja mikä sen estää?
Tässä raportissa tarkastellaan sopimusten allekirjoittamisen nykytilaa. Raportista saat tietoa seuraavista aiheista:
Kuinka ihmiset allekirjoittavat sopimuksia nykyään?
Mikä estää ja hidastaa kehitystä?
Vinkkejä yrityksille allekirjoittamisen nopeuttamiseen ja helpottamiseen
Tutkimuksesta
Tämä raportti perustuu Oneflown tekemään kyselytutkimukseen.
Nykyään on monia tapoja allekirjoittaa sopimuksia – kaikkea kynällä paperille raapustamisesta hyväksymispainikkeen klikkaamiseen puhelimella. Kyselyssä tarkastellaan, miten keskisuuret ja suuret yritykset mieluiten allekirjoittavat sopimuksia, mitä haasteita ne kohtaavat ja miten prosessia voitaisiin parantaa.
Vastaajat: yli 250 liike-elämän ammattilaista Euroopasta ja Yhdysvalloista.
Mikä hidastaa sopimusten allekirjoittamista?
Tässä ovat kolme suurinta haastetta, joita kohtaamme nykyisissä allekirjoitusmenetelmissä:
Allekirjoituksen aitouteen liittyvät huolenaiheet
Edestakaisin tapahtuva viestintä
Aikaa vievät prosessit
Yksi vastaaja sanoi: ”Meille hallinnollista aikaa vie eniten edestakainen viestintä.” Tämä osoittaa, kuinka viestinnän viivästykset ja perinteisten allekirjoitusprosessien edestakainen luonne voivat hidastaa tuottavuutta ja aiheuttaa tarpeettomia pullonkauloja.
Muita yleisiä ongelmia, jotka voivat hidastaa toimintaa, ovat:
Compliance-seikat tai juridiset kysymykset
Mobiililaitteilla kirjautumisen vaikeudet
Puutteelliset integraatiot muihin työkaluihin
Järjestelmien aiheuttama kitka hidastaa sopimusprosessia
Nämä haasteet aiheuttavat suurta sekasortoa sopimusprosessissa, mutta digitaaliset allekirjoitusratkaisut voivat olla avuksi.
Esimerkiksi allekirjoitusten aitousongelmat ratkaistaan salauksella ja kirjausketjuilla varustetuilla turvallisilla digitaalisilla allekirjoituksilla. Lakien noudattaminen helpottuu, kun alustat varmistavat automaattisesti, että sopimukset täyttävät kaikki tarvittavat vaatimukset.
Edestakainen viestittely vähenee reaaliaikaisen allekirjoittamisen ja seurannan ansiosta, mikä nopeuttaa prosessia. Mobiililaitteille sopivat ratkaisut mahdollistavat sopimusten allekirjoittamisen missä tahansa ilman ylimääräistä vaivaa.
Yritykset luottavat edelleen PDF-tiedostoihin allekirjoitusten osalta
Sähköinen allekirjoitus PDF:lle on yleistä
26 prosenttia vastaajista suosii tavallisia sähköisiä allekirjoituksia, joissa asiakirja ladataan sähköiseen allekirjoitustyökaluun, kun taas 32 prosenttia valitsee edelleen paperille kirjoitetun allekirjoituksen.
Miten yrityksesi allekirjoittaa sopimukset pääasiassa?
Useimmat yritykset ovat edelleen jumissa ja suosivat PDF-tiedostojen lataamista sähköisiin allekirjoitustyökaluihin, vaikka markkinoilla on parempiakin vaihtoehtoja.
Sinun ei enää tarvitse ladata asiakirjoja saadaksesi ne allekirjoitettua. On olemassa työkaluja, joiden avulla voit luoda, hallita ja allekirjoittaa sopimuksia yhdellä turvallisella alustalla ilman ylimääräisiä vaiheita.
Oneflown kaltaisten ratkaisujen avulla voit luoda, neuvotella ja allekirjoittaa sopimuksia yhdessä paikassa. Ei enää edestakaisia sähköposteja tai asiakirjojen lataamista ja tallentamista. Kaikki pysyy samassa turvallisessa ympäristössä, joten sinun ei tarvitse siirtyä eri työkalujen välillä. Lisäksi prosessi nopeutuu ja virheet vähenevät, mikä säästää aikaa.
Yhä useammat allekirjoittavat sopimuksia puhelimellaan
”Ainakin allekirjoittaminen voidaan nyt tehdä digitaalisesti, eikä se aina vaadi henkilökohtaista tapaamista”, yksi vastaaja sanoi.
On selvää, että yritykset arvostavat sopimusten käsittelyn helppoutta liikkeellä ollessaan. Mobiililaitteilla allekirjoittamisen suurin etu on nopeus. Voit allekirjoittaa, lähettää ja vastaanottaa sopimuksia muutamassa minuutissa puhelimella tai tabletilla, olitpa missä tahansa. Se on täydellinen ratkaisu kiireisille ammattilaisille, joiden on pidettävä asiat liikkeessä ilman, että he ovat sidottuja työpöydän ääreen.
Mutta kaikki ei suju aina mutkattomasti. Kaikki mobiilisovellukset eivät ole samanlaisia. Jotkut alustat eivät ole optimoituja pienille näytöille, mikä vaikeuttaa navigointia ja tehtävien suorittamista. Ilman käyttäjäystävällistä mobiilikokemusta käyttäjät saattavat joutua vaihtamaan laitetta ja tuhlaamaan aikaa, mikä turhauttaa.
Huomio!
Vaikka sopimusten allekirjoittaminen puhelimitse on helppoa, koko prosessin hallinta – pitkien asiakirjojen tarkistaminen, muokkaaminen tai muutosten hyväksyminen – voi olla hankalaa. Jos sähköisen allekirjoittamisen työkalusi ei ole mobiililaitteille optimoitu, saatat joutua kärsimään viivästyksistä, virheistä ja turhautumisesta.
Allekirjoitusmenetelmät vaihtelevat edelleen paikan mukaan
Sähköisten allekirjoitusratkaisujen kolme tärkeintä ominaisuutta
”Sähköisen allekirjoitustyökalun käyttöönoton jälkeen käsittelynopeutemme ja tietoturvamme ovat parantuneet huomattavasti, ja jatkuva hyväksyntien odottelu on vähentynyt huomattavasti”, yksi vastaaja kertoi.
Lisäksi kaksi muuta ominaisuutta nousi esiin tärkeinä allekirjoituskokemuksen parantamiseksi:
Mukautettavat työnkulut (esim. hyväksynnät tai ilmoitukset)
Mahdollisuus kerätä lisätietoja (esim. valintaruudut ja liitteet)
Mitä yritykset todella arvostavat sähköisissä allekirjoitustyökaluissa
Tärkein ominaisuus, työkalun helppokäyttöisyys, osoittaa, että yksinkertaisuus on välttämätöntä. Ihmiset haluavat allekirjoittaa nopeasti ja helposti ilman turhia vaiheita.
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus tulevat toisella sijalla, mikä osoittaa, että yritykset tarvitsevat työkaluja, jotka ovat paitsi nopeita myös luotettavia ja laillisesti päteviä. Ja tietenkin mahdollisuus allekirjoittaa asiakirjoja mobiililaitteilla osoittaa joustavuuden tärkeyden.
Muita ominaisuuksia, joita yritykset arvostavat, ovat esimerkiksi lisätietojen kerääminen ja mukautettavat työnkulut. Tämä osoittaa, että yritykset eivät etsi vain työkalua asiakirjojen allekirjoittamiseen, vaan haluavat tavan hallita koko prosessia tehokkaammin. Ominaisuudet, kuten lisätietojen kerääminen tai mukautettavien työnkulkujen luominen hyväksyntöjä tai ilmoituksia varten, voivat säästää aikaa ja helpottaa allekirjoitusprosessia.
42 prosenttia yrityksistä ei koe haasteeksi sopimusten allekirjoittamisen viivästymistä
Mielenkiintoista on, että 42 prosenttia vastaajista ei ole koskaan kokenut viivästyksiä tai menettänyt kauppoja sopimuksen allekirjoittamiseen liittyvien ongelmien vuoksi.
On hyvä uutinen, että monet yritykset eivät kärsi suurista viivästyksistä tai menetä kauppoja allekirjoitusongelmien vuoksi. Se osoittaa, että monissa yrityksissä allekirjoitusprosessi sujuu riittävän sujuvasti, jotta asiat pysyvät liikkeessä. Se ei kuitenkaan tarkoita, etteikö parantamisen varaa olisi.
Joillekin nämä viivästykset ovat todellinen päänsärky, joka aiheuttaa menetettyjä mahdollisuuksia ja hidastaa koko prosessia. Jos olet yksi niistä yrityksistä, jotka edelleen kärsivät viivästyksistä, on ehkä aika tarkastella sopimustesi allekirjoitusprosessia tarkemmin.
Parannusalueet: Yksinkertaisuus, turvallisuus ja nopeus
Allekirjoittamisen käyttökokemuksen parantamiseksi tunnistettiin seuraavat kolme tärkeintä osa-aluetta:
”Sähköisen allekirjoituksen käyttö on yleistynyt, ja se helpottaa ja nopeuttaa sopimusten allekirjoittamista, jos henkilö tai organisaatio on tottunut siihen”, yksi vastaaja totesi.
Tämä korostaa, kuinka tärkeää on, että työkalut ovat käyttäjäystävällisiä ja helppokäyttöisiä, jotta kaikki voivat aloittaa niiden käytön ilman suurta vaivaa.
On aika irtautua vanhoista sopimusten allekirjoittamistavoista
Yhteenvetona voidaan todeta, että vaikka digitaaliset allekirjoitustyökalut ovat kehittyneet huomattavasti, parantamisen varaa on vielä. Yritykset kohtaavat haasteita, kuten allekirjoitusten aitouden varmistamisen, lakien noudattamisen ja perinteisten prosessien jatkuvan edestakaisin viestittelyn. Oikea digitaalinen alusta voi kuitenkin ratkaista kaikki nämä ongelmat.
Tilastoja tarkasteltaessa on selvää, että yritykset haluavat enemmän kuin vain sähköisen allekirjoitustyökalun. Ne tarvitsevat alustan, joka yksinkertaistaa koko prosessin. Turvallisen, mobiiliystävällisen ratkaisun, joka poistaa nykyisten työkalujen kanssa tapahtuvan edestakaisen työn ja helpottaa allekirjoittamista.
On selvää, että vaikka jotkut vanhanaikaiset menetelmät ovat edelleen käytössä, on olemassa parempia ratkaisuja. Nämä työkalut käyttöönottavat yritykset saavat nopeampia, tehokkaampia ja turvallisempia prosesseja, jotka toimivat kaikille. Sähköisen allekirjoituksen alustan valinnassa yritysten tulisi valita ratkaisu, joka ei vain vastaa niiden nykyisiä tarpeita, vaan voi myös kasvaa niiden mukana tulevaisuudessa.
Loppujen lopuksi me kaikki haluamme helpomman, nopeamman ja turvallisemman tavan käsitellä sopimuksia. Tavan, joka toimii kaikille – riippumatta siitä, missä he ovat tai miten he haluavat allekirjoittaa.
