Sopimusten hallinnointiin liittyvät kipukohdat
Miten torjua tärkeimpiä sopimusten hallinnointiin liittyviä haasteita?
Mitä tulee mieleesi, kun ajattelet sopimuksia?
Sopimusten hallinnointi on kriittisin osa yrityksen johtamista. Jos hoidat sen oikein, pysyt sääntöjenmukaisuuden kärjessä, vältät tarpeettomat päänvaivat ja teet sopimuksia silmänräpäyksessä.
Haastattelimme 200 eri asiantuntijaa ja tunnistimme kolme tärkeintä sopimuksiin liittyvää kipupistettä: manuaalinen työ, GDPR:n ja tietosuojan noudattaminen sekä useiden järjestelmien käytöstä johtuva kitka. Nämä ongelmat jarruttavat yrityksiä, viivästyttävät sopimusten viimeistelyä ja vaikeuttavat muuttuvien oikeudellisten vaatimusten noudattamista.
Tässä raportissa eritellään kukin kipupiste, tarkastellaan, miten ne vaikuttavat yrityksiin, ja jaetaan käytännön ratkaisuja niiden torjumiseksi.
Lyhyesti sopimusten hallinnasta
Sopimusten hallinta on prosessi, jossa käsitellään muiden osapuolten kanssa tehtyjä sopimuksia ja joka kattaa koko sopimuksen elinkaaren – ajan ennen allekirjoittamista ja sen jälkeen – mukaan lukien sopimuksen uusimisen, uudelleenneuvottelun, täytäntöönpanon, noudattamisen ja tallentamisen.
Ketkä kokevat tuskaa sopimusten hallinnoinnissa?
Yli 200 liike-elämän ammattilaista kahdesta maanosasta ja seitsemästä maasta on kertonut meille sopimusten hallintaan liittyvistä kivuista ja haasteista.
Monet ongelmat johtuvat sopimusten manuaalisesta hallinnoinnista
GDPR:n noudattaminen on iso haaste
65,67 prosenttia yrityksistä käyttää sähköpostia sopimusten tarkistamiseen, mikä herättää huolta turvallisuudesta. Lisäksi 17 prosenttia yrityksistä tallentaa valmiit sopimukset paikallisille asemille, jolloin arkaluonteiset tiedot ovat vaarassa jäädä GDPR:n noudattamisen ulkopuolelle.
Järjestelmien kitka hidastaa sopimusprosessia
70,67 prosenttia yrityksistä käyttää 2-3 eri työkalua sopimusten hallinnointiin, mikä aiheuttaa viivästyksiä ja sekaannusta. 39,67 prosentilla yrityksistä kestää 1-2 viikkoa saada sopimus valmiiksi, kun taas 7,33 prosenttia ilmoittaa, että tämä kestää yli 4 viikkoa.
3 yleisintä ongelmakohtaa sopimusten hallinnoinnissa
Manuaalinen työ johtaa viivästyksiin ja väärinkäsityksiin
GDPR:n ja tietosuojan hallitseminen
Useiden järjestelmien välillä vaihtamisesta aiheutuva kitka
Manuaalinen työ johtaa viivästyksiin ja väärinkäsityksiin
Sopimusten hallinnointiin liittyy paljon aikaa vievää manuaalista työtä.
Prosessi alkaa tyypillisesti sopimusten laatimisella tekstinkäsittelyohjelmissa, kuten MS Wordissa tai Google Docsissa (66 % yrityksistä), ja myöhemmin asiakirja jäädytetään PDF-muotoon, jota ei voi muokata allekirjoitusta varten.
Tämä aiheuttaa valtavaa tehottomuutta: yritykset joutuvat käyttämään useita eri työkaluja sopimusten luomiseen, viimeistelyyn ja tallentamiseen, mikä aiheuttaa sekaannusta ja viivästyksiä.
Miten ensisijaisesti laadit sopimuksia?
65,67 prosenttia vastaajista käyttää sähköpostia sopimuksen tarkistamiseen, kommentointiin ja hyväksymiseen. Tämä menetelmä lisää riskiä virheille ja vaikeuttaa myös asiakirjaversioiden seurantaa. Koska reaaliaikaista yhteistyötä ei ole, on usein epäselvää, kuka työstää sopimuksen viimeisintä versiota tai mitä muutoksia siihen on tehty.
Vinkki!
Jos käytät tekstinkäsittelyohjelmia ja lähetät sopimuksesi PDF-tiedostoina, etsi työkalu, jolla voit lisätä interaktiivisia lomakekenttiä PDF-tiedoston päälle, jotta sinun ei tarvitse palata aina takaisin ja muuttaa asiakirjaa, kun vastapuoli haluaa täyttää tietonsa. Katso, miten se onnistuu!
Hyväksymisviiveet haittaavat sopimuksen viimeistelyä
31,33 prosenttia yrityksistä ilmoitti, että hyväksymisviiveet ovat yksi isoimmista esteistä sopimusten nopealle loppuunsaattamiselle. Viivästyksiä esiintyy usein silloin, kun mukana on useita sidosryhmiä, mikä vaikeuttaa hyväksyntöjen saamista ajoissa ja sopimusten edistämistä.
Allekirjoitusten kerääminen on toinen haaste 29 prosentille yrityksistä. Vaikka digitaaliset allekirjoitukset ovat laajalti käytössä, prosessi voi silti viivästyä, jos allekirjoitusten saamisessa on ongelmia tai jos oikeat henkilöt eivät pysty allekirjoittamaan ajoissa.
Vinkki!
Toinen asia, joka saattaa hidastaa hyväksymis- ja allekirjoitusprosessiasi, on allekirjoitusjärjestyksen puuttuminen. Allekirjoitusjärjestys on hyvä asia, jotta tiedät, keiden on allekirjoitettava ja missä järjestyksessä, mutta varmista, että käyttämäsi työkalu mahdollistaa osallistujien lisäämisen tai poistamisen sen jälkeen, kun allekirjoitusjärjestys on asetettu.
Versionhallinnan puute aiheuttaa virheitä
Asiakirjojen versionhallinta on edelleen ongelma 18,33 prosentille yrityksistä. Ilman selkeää, keskitettyä järjestelmää tarkistusten seuraamiseksi tiimit työskentelevät usein sopimusten vanhentuneiden versioiden pohjalta, mikä johtaa sekaannuksiin ja virheisiin.
Lisäksi 18 prosenttia vastaajista mainitsi sopimusten tallennukseen ja hakuun liittyvät ongelmat, mikä korostaa valmiiden sopimusten paikantamiseen ja hallintaan liittyviä vaikeuksia erityisesti silloin, kun ne on tallennettu eri järjestelmiin tai formaatteihin.
Nopeammille sopimuksille on yhä tilaa
Mikä on suurin haaste nykyisessä sopimusprosessissanne?
Vanhentuneet sopimukset ovat riski manuaalisessa sopimusten seurannassa
32,67 prosenttia yrityksistä seuraa manuaalisesti sopimusten päättymis- ja uusimispäivämääriä.
Yksi sopimusten hallinnoinnin usein unohdetuista haasteista on seurata sopimusten päättymis- ja uusimispäivämääriä. Kun käytössä on manuaalisia prosesseja, nämä tärkeät päivämäärät jäävät helposti huomaamatta, jolloin tilaisuuksia jää käyttämättä tai sääntöjen noudattamiseen liittyy ongelmia.
Itse asiassa 32,67 prosenttia yrityksistä seuraa päättymis- ja uusimispäivämääriä manuaalisesti, kun taas 58,33 prosenttia käyttää automaattisia muistutuksia niiden seuraamiseen. Mutta 9 prosentille yrityksistä tämä on edelleen sokea piste, mikä tarkoittaa, että sopimukset saattavat jäädä huomaamatta tai vanhentua ilman seurantaa.
Seuraatko sopimusten päättymis- ja uusimispäiviä?
Taistele kipuja vastaan:
Automatisoi sopimushallinnan työnkulku
Sopimusten hallintatyökalu auttaa torjumaan manuaalista työtä automatisoimalla keskeisiä tehtäviä koko sopimuksen elinkaaren ajan. Käyttämällä Google Docsin tyyppistä HTML-muotoa Oneflow mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön ja näyttää, kuka on tehnyt muutoksia samalla varmistaen, että kaikki työskentelevät viimeisimmän version parissa. Tämä yhteistyö ehkäisee versionhallintaongelmia ja pitää tiimit linjassa keskenään, mikä vähentää manuaalisten päivitysten ja edestakaisen yhteydenpidon tarvetta.
Automaattisten muistutusten ja hyväksyntätyönkulkujen avulla järjestelmä nopeuttaa prosessia, joten sopimukset tarkistetaan ja allekirjoitetaan ajoissa. Lisäksi järjestelmä seuraa automaattisesti tärkeitä päivämääriä, kuten sopimusten uusimisia ja päättymisiä, mikä poistaa manuaalisen seurannan tarpeen ja estää määräaikojen laiminlyönnin.
GDPR:n ja tietosuojan hallitseminen
Kun yritykset hallinnoivat yhä arkaluontoisempia asiakastietoja, tietosuojasta ja GDPR:n kaltaisten säännösten noudattamisesta on tullut entistä tärkeämpää.
Sopimuksiin liittyy usein henkilötietojen vaihtoa, ja kun ne lähetetään sähköpostin kaltaisilla suojaamattomilla menetelmillä, riski yksityisyyden suojan rikkomiseen kasvaa.
Kuten edellä mainittiin, 65,67 prosenttia yrityksistä käyttää edelleen sähköpostia sopimusten tarkistamiseen ja allekirjoittamiseen. Tämä aiheuttaa lukuisia tietoturvaongelmia, sillä henkilötietoja voidaan lähettää tahattomille vastaanottajille, niitä voidaan tallentaa turvattomiin järjestelmiin tai ne voivat paljastua tarkastus- ja hyväksymisvaiheissa.
Mitä työkaluja tai alustoja käytät sopimusehtojen tarkistamiseen, sopimusten kommentointiin ja neuvotteluun ennen allekirjoittamista?
Missä yleensä säilytät valmiita sopimuksia?
Hajallaan olevat tiedot vaarantavat sääntöjen noudattamisen
Yksi GDPR:n keskeisistä osatekijöistä on vaatimus siitä, että yritys pystyy todentamaan poistaneensa henkilötiedot pyydettäessä. Mutta miten yritykset voivat varmistaa, että näin tapahtuu, kun henkilötietoja sisältäviä sopimuksia säilytetään useissa eri järjestelmissä?
Vaara compliance-vastaisuudesta kasvaa, kun sopimuksia tallennetaan esimerkiksi paikallisille tai verkkolevyille (17 %). Jopa pilvitallennusta (48,67 %) tai sopimusten hallintaohjelmistoja (18,67 %) käyttäviin yrityksiin kohdistuu edelleen riskejä, jos näitä järjestelmiä ei ole integroitu tai hallinnoitu asianmukaisesti, jolloin tietoturvaan ja vaatimustenmukaisuuteen jää aukkoja.
Ne 14,67 prosenttia yrityksistä, jotka säilyttävät sopimuksia fyysisissä arkistoissa, kohtaavat vieläkin suurempia haasteita – kaikkien sopimuskopioiden asianmukainen tuhoaminen tai poistaminen on lähes mahdotonta ilman kattavaa digitaalista ratkaisua. Pirstaleiset järjestelmät voivat aiheuttaa aukkoja compliancen osalta – etenkin, kun tiedot on tallennettu toisistaan erillisiin siiloihin, mikä vaikeuttaa tietojen seuraamista.
Manuaaliset sopimukset lisäävät laki- ja compliance-riskejä
Manuaaliset sopimukset eivät takaa sääntöjen noudattamista
Sopimusten säilytystä ei useinkaan ole keskitetty eri organisaatioissa. Yrityksistä 71,33 prosenttia tallentaa kaikki sopimukset keskitettyyn järjestelmään, mutta 18 prosenttia hallinnoi sopimuksia erikseen osastoittain, ja 10,67 prosenttia ei ole varma siitä, miten sopimuksia ylipäätään säilytetään.
Keskittämisen puute lisää vaatimustenmukaisuuden hallinnan monimutkaisuutta, sillä on vaikeampi taata, että henkilötietoja käsitellään ja poistetaan GDPR:n vaatimusten mukaisesti eri osastoilla ja järjestelmissä.
Torju kipujasi: Tallenna sopimustietosi GDPR:n mukaiseen järjestelmään
Oneflown kaltaisen turvallisen pilvipohjaisen järjestelmän avulla yritykset voivat tallentaa sopimuksia GDPR:n mukaisella tavalla. Arkaluonteiset tiedot salataan, säilytetään turvallisesti ja voidaan pyynnöstä poistaa. Automaattisten kirjanpito- ja auditointiominaisuuksien avulla on helppo osoittaa vaatimustenmukaisuus tarkastuksen yhteydessä, mikä antaa mielenrauhan siitä, että yrityksesi täyttää lakisääteiset vaatimukset.
Useiden järjestelmien välillä vaihtamisesta aiheutuva kitka
70,67 prosenttia vastaajista käyttää 2-3 eri työkalua sopimusten koko elinkaaren hallintaan.
Monissa organisaatioissa sopimusprosessi on edelleen hajanainen. Tiimit vaihtelevat usein useiden työkalujen välillä sopimusten luomiseksi, tarkistamiseksi ja allekirjoittamiseksi. 70,67 prosenttia vastaajista käyttää 2-3 eri työkalua koko sopimusten elinkaaren hallintaan, ja 20,33 prosenttia käyttää vain yhtä. Tämä johtaa ajanhukkaan ja menetettyyn vauhtiin erityisesti myyntitiimeissä, joiden on saatava sopimukset nopeasti päätökseen.
Kuinka montaa erilaista työkalua tai ohjelmistoa käytät sopimusten koko elinkaaren hallintaan (aina laatimisesta arkistointiin)?
Järjestelmien välillä vaihtaminen lisää tietojen yhteensopimattomuuden riskiä. Kun esimerkiksi sopimustiedot on tallennettu useisiin eri paikkoihin, kuten CRM-järjestelmiin, sähköpostiketjuihin tai paikallisille asemille, on aina olemassa riski, että tiedot ovat epäjohdonmukaisia tai vanhentuneita.
Useiden työkalujen käyttö aiheuttaa synkronointiongelmia
Tutkimuksemme mukaan 37 prosenttia yrityksistä ilmoittaa, että niiden keskimääräinen sopimusprosessi kestää alle viikon ja 39,67 prosenttia ilmoitti ajaksi 1-2 viikkoa.
Tehottomuuden lisäksi yritykset kohtaavat synkronointiongelmia, kun sopimustiedot ovat hajallaan eri työkaluissa. Tämä hajanaisuus lisää mahdollisuuksia inhimillisiin virheisiin ja viivästyttää sopimusten hyväksymisprosessia.
Kun yritykset käyttävät useita järjestelmiä sopimusten hallinnan eri vaiheisiin, on vaikea varmistaa, että kaikki tiimit ovat linjassa ja työskentelevät sopimuksen ajantasaisimman version pohjalta. Tämän seurauksena koko prosessi kestää pidempään kuin on tarpeen.
Sopimusprosessin läpivientiin kuluva aika voi olla selkeä osoitus järjestelmien välillä vaihtamisesta aiheutuvasta tehottomuudesta. Tutkimuksemme mukaan 37 prosenttia yrityksistä ilmoittaa, että niiden keskimääräinen sopimusprosessi kestää alle viikon, kun taas 39,67 prosentilla se kestää 1-2 viikkoa.
Kuitenkin 16 prosenttia yrityksistä käyttää 2-4 viikkoa sopimusprosessiin ja 7,33 prosenttia ilmoittaa, että prosessi kestää yli neljä viikkoa. Nämä viiveet ovat usein suoraa seurausta tehottomuudesta ja synkronoinnin puutteesta, joka johtuu useiden työkalujen käytöstä.
Kuinka paljon aikaa keskimääräinen sopimusprosessi vie sopimuksen luomisesta lopulliseen arkistointiin?
Torju ongelmia: Laadi, neuvottele ja allekirjoita sopimukset yhdessä paikassa
Sopimusten hallintaohjelmisto keskittää koko sopimuksen elinkaaren yhdelle alustalle. Myyntitiimit voivat laatia, neuvotella ja allekirjoittaa sopimuksia kaikki samassa työkalussa, jolloin ne voivat yksinkertaisesti tehdä sopimuksia nopeammin. Automaattiset muistutukset pitävät sopimukset aikataulussa, ja integraatiot CRM-järjestelmien kanssa mahdollistavat tietojen saumattoman kulun, mikä vähentää kitkaa ja lisää tuottavuutta.
Koska järjestelmän avulla ei tarvitse siirtyä eri työkalujen välillä, se vähentää hallinnollisia kuluja ja antaa selkeämmän yleiskuvan kaikkien sopimusten tilasta, mikä helpottaa edistymisen seuraamista ja nopeuttaa toimintaa.
