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Sécurité

Pourquoi Oneflow est une plateforme d’automatisation des contrats pour tout le monde

Deux ne sont pas toujours plus forts qu’un. Du moins lorsqu’il s’agit de systèmes commerciaux. Avec Oneflow, vous pouvez utiliser une seule plateforme de contrat pour toutes les équipes de votre organisation. Pour que vous puissiez éliminer les risques, être plus efficace et réduire les coûts.

Une seule plateforme de contrat pour tous les services, du juridique aux ventes et tout ce qui se trouve entre les deux. C’est Oneflow. Mais qu’est-ce que cela signifie, exactement ? Nous avons parlé à quatre personnes de nos équipes pour savoir comment Oneflow les aide à faire des merveilles.

Oneflow pour le juridique

En tant que conseillère juridique, Olivia Åman connaît les difficultés liées à la gestion des contrats désordonnés. Un peu trop bien, malheureusement. Selon elle, de nombreuses choses peuvent mal tourner lorsqu’il s’agit d’accords. Mais Oneflow lui a vraiment sauvé la vie dans son travail quotidien.

Oneflow for Legal

What are the benefits of Oneflow from a lawyer's perspective? | Olivia Åman, Legal Counsel

Les difficultés d’un processus d’accord traditionnel

Les plus grandes difficultés d’un processus d’accord traditionnel ont une chose en commun : le manque de contrôle. Olivia évoque quatre choses qu’elle trouve frustrantes:

  • Différentes versions d’un même modèle
  • Ne pas savoir qui a quelle version et de quand elle date.
  • Ne pas trouver le contrat
  • Oublier d’ajouter un rappel à votre calendrier pour ne pas manquer d’événements importants.

Les contrats sont les actifs les plus critiques d’une entreprise. C’est pourquoi ils doivent contenir les conditions, les clauses, etc. correctes. Mais dès qu’un employé télécharge un modèle de contrat, vous perdez le contrôle. 

Lorsque l’équipe juridique met à jour le modèle, plusieurs anciennes versions sont disséminées un peu partout, stockées localement sur les ordinateurs des personnes concernées. Et il n’y a aucun moyen pour vous de savoir qui a quelle version. 

“Les avocats font beaucoup d’efforts pour créer de bons modèles. Mais une fois qu’un modèle est téléchargé, il est extrêmement difficile de contrôler que les contrats que nous envoyons contiennent les bons termes et conditions”, explique Olivia.

Ensuite, il y a la question du stockage. Les accords envoyés par courrier électronique peuvent souvent se perdre en cours de route, car l’étape manuelle de leur téléchargement vers un système de gestion des contrats représente un niveau de friction supplémentaire. Sans parler des risques liés à l’envoi d’accords par courrier électronique.

“Si vous avez un problème avec l’accord et que vous devez y accéder, vous ne voudrez peut-être pas contacter la contrepartie pour lui demander l’accord. C’est un signe de faiblesse. Et c’est un gros problème dans beaucoup d’entreprises – l’accord est signé mais pas conservé. Il reste dans Outlook”, dit Olivia.

Comment Oneflow aide les départements juridiques

Olivia décrit le début de l’utilisation de Oneflow comme un poids énorme enlevé de ses épaules. Ou une pile de contrats, si vous voulez. Tout d’abord, elle n’a jamais à se soucier de modèles périmés. Lorsque vous apportez des modifications à un modèle dans Oneflow, il garantit qu’il n’existe qu’une seule version. Et cela lui permet d’avoir l’esprit tranquille.

Olivia est également très satisfaite du fait que tous les accords sont automatiquement enregistrés après leur signature. Ils ne se perdront jamais, et elle peut accéder facilement à tous les accords. Elle peut simplement rechercher le contrat dans tous les workspaces avec des filtres avancés.

“Si je rédige une nouvelle clause qui me fait penser : “N’ai-je pas écrit cela il y a trois ans ?”, je peux toujours vérifier car il est très facile de faire des recherches dans les archives de contrats de Oneflow”, explique Olivia.

Une autre fonctionnalité dont Olivia parle avec enthousiasme est le calendrier. Il lui permet de suivre les renouvellements à venir pour ne rien manquer.

“Je n’ai pas besoin d’ajouter des événements contractuels à mon calendrier car ils sont automatiquement enregistrés dans Oneflow. Et je reçois une notification lorsqu’un contrat est sur le point d’être renouvelé, par exemple”, explique Olivia.

Oneflow pour les ventes

Le travail administratif n’est pas dans la nature d’un vendeur. Demandez à n’importe quel représentant commercial. Nicolas Paanalahti, Country Manager Finlande, a utilisé Oneflow en tant que représentant commercial et manager, il a donc vu les avantages dans différentes fonctions de l’équipe. Et il n’y a pas d’administrateur, à ce qu’on peut voir, pour aucun rôle.

Oneflow for Sales

The Oneflow sales pitch – from one seller to another | Nicolas Paanalahti, Country Manager Finland

Les raisons pour lesquelles les vendeurs choisissent Oneflow

Selon Nicolas, il y a trois raisons principales pour lesquelles les équipes de vente incluent Oneflow dans leur technologie de vente:

  • Pour gagner du temps
  • Pour diminuer le travail administratif
  • Pour éliminer les risques dans le processus de contrat et de proposition

Même si nous avons progressé dans de nombreux domaines, les contrats occupent toujours une grande partie du temps de l’équipe de vente. Des heures précieuses que vous auriez pu consacrer à la vente. Nicolas explique que de nombreuses entreprises gèrent encore leurs contrats manuellement, de leur création à leur stockage quelque part après leur signature. Ce qui prend beaucoup trop de temps dans le processus de vente d’aujourd’hui et de demain. 

“Rendre le processus plus rapide est très important pour les entreprises auxquelles je parle. Et évidemment pour faire gagner du temps aux vendeurs afin qu’ils vendent plus”, explique Nicolas.

En tant que responsable des ventes, vous voulez vous assurer que vos propositions comportent les bons termes et les bons prix. Les surprises arrivent trop facilement. Oneflow peut aider à réduire les risques grâce à des modèles de contrat à accès contrôlé, dynamiques et sécurisés. Vous pouvez facilement verrouiller les sections que vous ne voulez pas que vos représentants commerciaux touchent et ne disposer que de la dernière version.

“L’élimination des risques est l’une des principales raisons pour lesquelles nous avons choisi Oneflow. Par exemple, si je suis un responsable des ventes, comment puis-je m’assurer que mes vendeurs utilisent le modèle que j’ai choisi ? Comment m’assurer qu’ils ne modifient pas ces modèles ?” a déclaré Nicolas. 

Une autre raison pour laquelle les équipes de vente préfèrent Oneflow à toute autre plateforme de contrat est l’archivage. Nicolas reçoit souvent des retours de prospects qui lui disent qu’il est extrêmement précieux d’avoir une plateforme d’automatisation des contrats qui s’occupe de la création et de la signature des contrats, et qui s’occupe de vos contrats après leur signature. Il donne du contrôle et de la structure. 

“Nous partons de la signature, l’élargissons, et mettons tout sur une seule plateforme, intégrée nativement à votre outil de GRC”, explique Nicolas. 

Comment Oneflow vous aide dans le processus de vente

Comment Oneflow aide-t-il un représentant commercial Oneflow dans son processus de vente ? Voici la stratégie de Nicolas :

  1. “J’envoie toujours une proposition de vente. Et la raison pour laquelle je fais cela est qu’il est très facile pour moi de le créer à partir de Salesforce, notre outil de GRC. Je peux choisir le bon modèle en un clic, et toutes les informations sont automatiquement transférées dans la proposition. Et après ça, je peux l’envoyer à mon prospect.”
  2. “Ce qui est bien avec Oneflow, c’est que je peux aider le prospect et le faire avancer à toutes les étapes du processus. Les analyses de base m’aident dans mon processus de vente, par exemple en voyant ce qu’ils font dans la proposition et combien de fois ils l’ont ouverte. Je peux être sûr que je les appelle au bon moment. Oneflow élimine les incertitudes du processus de vente.”
  3. “Lorsque le moment est venu de négocier, vous pouvez modifier instantanément la proposition, juste après l’appel avec le prospect. Il donne cet effet magique qui me permet d’épater les clients avant de vendre quoi que ce soit. Il visualise comment ils peuvent utiliser Oneflow dans leur processus de vente”.

Oneflow pour les RH

Avez-vous participé à un recrutement récemment ? Alors vous êtes peut-être conscient de la difficulté d’attirer les talents. Amanda Carapi Sjölin, responsable des talents et de la diversité, sait ce qu’une marque employeur forte peut apporter à vos chances d’attirer le candidat avant la concurrence. Chaque point de contact avec votre marque compte, même la dernière étape du processus de recrutement.

Oneflow for HR

How does Oneflow help with employer branding? | Amanda Carapi Sjölin, Talent & Diversity Manager

Comment Oneflow renforce l’image de marque de l’employeur

Tout n’est pas terminé tant que le candidat n’a pas signé l’offre (vieux proverbe RH). Avec Oneflow, vous pouvez transformer les candidats en embauches rapidement et facilement. Comment ? En leur envoyant des contrats de travail interactifs et véritablement numériques. Le candidat peut écrire ses coordonnées, son numéro personnel et son adresse directement dans le contrat. Cela leur évite d’envoyer des courriers électroniques et des courriers postaux inutiles. 

“L’offre est la première impression que le candidat a de l’entreprise après le processus de recrutement. Oneflow contribue à renforcer l’image de marque de l’employeur à cet égard”, explique Amanda.

La façon dont vos candidats vous perçoivent est primordiale. Ne laissez donc rien au hasard. Amanda décrit le processus contractuel avec Oneflow comme étant fluide, de plus il est facile d’interagir avec vos candidats. Comme des questions sur l’offre ne manqueront pas de surgir, ils peuvent les poser directement dans la section des commentaires. Et signer où qu’ils se trouvent. Peut-être avez-vous la chance d’avoir des retours aussi positifs qu’Amanda ?

“Récemment, j’ai discuté avec un candidat qui a fait l’éloge de Oneflow, à la fois pour l’aspect écologique de l’ensemble du produit et pour le fait qu’il aide l’individu dans son travail quotidien”, explique Amanda.

Oneflow et la sécurité

Olu Asaolu, analyste principal en sécurité de l’information chez Oneflow, a de nombreuses années d’expérience dans le domaine de la sécurité, tant en interne qu’en tant que consultant. Vous vous demandez pourquoi 1234 est une mauvaise idée pour un mot de passe ? Ou comment faire respecter la conformité au RGPD dans une organisation mondiale ? Il a les réponses.

Security at Oneflow

Digital contracts – GDPR and security compliance | Olu Asaolu, Senior Information Security Analyst

Posez ces questions avant d’acheter une plateforme d’automatisation des contrats

Si vous envisagez d’acheter une plateforme d’automatisation des contrats, assurez-vous de mettre le fournisseur au défi sur tous les aspects de la sécurité. Après tout, ils traiteront vos actifs commerciaux les plus précieux. Ce n’est pas quelque chose que vous devez prendre à la légère. Selon Olu, il y a quatre questions principales que vous devez poser au vendeur:

  • Quelle est leur approche du RGPD ?
  • Qu’en est-il du recours à des tiers ?
  • Comment gèrent-ils le contrôle d’accès ?
  • Comment fonctionnent-ils avec la continuité des activités et la gestion des incidents ?

Quelles sont les principales raisons pour lesquelles nos clients choisissent Oneflow ?

Olu mentionne trois raisons principales pour lesquelles les entreprises choisissent Oneflow comme plateforme d’automatisation des contrats:

  • Le recours à des tiers
  • La conformité au GDPR
  • La légalité

“Oneflow a fait un excellent travail en limitant le nombre de tiers que nous utilisons actuellement. À ma connaissance, nous n’utilisons que cinq tiers, ce qui est beaucoup moins que la plupart des organisations. En particulier les organisations qui fournissent un service similaire au nôtre”, déclare Olu.

Ensuite, il y a l’aspect RGPD. Une part importante de notre activité consiste à nous tenir au courant de la sécurité des informations et de la législation en vigueur. C’est un sujet sur lequel Olu travaille avec Oliva, notre conseillère juridique.

“Ce qui est bien avec Oneflow, c’est que nous sommes le processeur de données et non le contrôleur. Nous aidons nos clients lorsqu’ils reçoivent une demande de données de la part de leurs clients, nous transmettons cette demande et nous travaillons avec eux pour remplir leurs obligations du point de vue du contrôleur des données”, explique Olu.

Qu’en est-il de la légalité du contrat lui-même ? Olu souligne que de nombreux fournisseurs de signature électronique ne fournissent pas de preuve du statut juridique des contrats. Parce que leur signature électronique n’est pas accompagnée d’un sceau approuvé, ce qui pose d’énormes problèmes en cas de faillite de l’entreprise, d’action en justice ou de contestation de la valeur juridique du contrat.

“Il existe de nombreux fournisseurs qui proposent la signature électronique d’une manière ou d’une autre. Mais ils ne disposent pas nécessairement d’une méthode qui les étaye, ce qui est le point de vue juridique. C’est une chose dont les gens doivent être conscients”, déclare Olu.

Les contrats signés avec Oneflow, quant à eux, sont automatiquement scellés avec un Sceau électronique qualifié. Cela signifie que vous et vos contreparties pouvez être totalement sûrs que ce que vous avez signé aujourd’hui restera inchangé de manière vérifiable, aujourd’hui et à l’avenir. De plus, vous avez également accès à tous les détails d’un contrat, du début à la fin, et pouvez les consulter. 

“C’est un élément clé pour s’assurer que l’on peut contrôler qui a participé à un contrat et qui y a accédé. Et cela peut tenir devant un tribunal si nécessaire”, dit Olu.

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