Pourquoi continuons-nous à signer des contrats comme en 1999 ?
Découvrez les préférences et les défis liés à la signature de contrats
Êtes-vous prêt à abandonner les contrats papier traditionnels ?
Des sceaux anciens datant de 3500 avant J.-C. aux signatures télégraphiques du XIXe siècle, la technologie a considérablement transformé la manière dont nous signons les contrats. Aujourd’hui, les signatures électroniques nous permettent de signer des contrats rapidement et où que nous soyons.
Mais n’est-il pas étrange que, malgré ces progrès, de nombreuses entreprises restent encore prisonnières de processus obsolètes, tels que le chargement de fichiers PDF, l’envoi de documents dans les deux sens et la recherche de signatures après de longues négociations ? Pourquoi n’y a-t-il pas eu plus d’évolution et qu’est-ce qui nous en empêche ?
Ce rapport examine l’état actuel de la signature des contrats. Vous y découvrirez :
Comment signe-t-on les contrats aujourd’hui
Qu’est-ce qui fait obstacle et ralentit les choses
Conseils pour accélérer et faciliter la signature
A propos de l’enquête
Ce rapport est basé sur une enquête menée par Oneflow.
De nos jours, il existe de nombreuses façons de signer des contrats, qu’il s’agisse d’apposer une signature manuscrite ou d’approuver d’un simple clic sur votre téléphone.
L’enquête examine les préférences des moyennes et grandes entreprises en matière de signature de contrats, les défis auxquels elles sont confrontées et les améliorations qu’elles pourraient apporter à ce processus.
Répondants : plus de 250 professionnels issus d’entreprises européennes et américaines.
Qu’est-ce qui ralentit la signature des contrats ?
Voici les trois principaux défis auxquels les gens sont confrontés avec les méthodes de signature actuelles :
Problèmes liés à l’authenticité des signatures
Nécessite trop d’allers-retours
Processus chronophages
Un répondant a déclaré : « Pour nous, c’est le temps passé à faire des allers-retours qui prend du temps sur l’administration. » Cela montre à quel point les retards dans la communication et la nature itérative des processus de signature traditionnels peuvent ralentir la productivité et créer des goulots d’étranglement inutiles.
D’autres problèmes courants peuvent également ralentir le processus, notamment :
Conformité ou questions juridiques
Difficultés liées à la signature sur les appareils mobiles
Manque d’intégration avec d’autres outils
Les frictions au sein du système ralentissent le processus contractuel
Ces défis perturbent considérablement le processus contractuel, mais les solutions de signature numérique peuvent y remédier.
Par exemple, les préoccupations relatives à l’authenticité des signatures sont résolues grâce à des signatures numériques sécurisées, accompagnées d’un cryptage et d’un journal des modifications. La conformité juridique devient également moins problématique grâce à des plateformes qui vérifient automatiquement que les contrats répondent à toutes les exigences nécessaires.
Les allers-retours sont réduits grâce à la signature et au suivi en temps réel, ce qui accélère l’ensemble du processus. De plus, les solutions adaptées aux appareils mobiles permettent aux utilisateurs de signer des contrats depuis n’importe où, sans difficulté. En un clin d’œil, c’est fait.
Les entreprises continuent de recourir aux fichiers PDF pour la signature
Signature électronique au format PDF préférée
26 % des personnes interrogées préfèrent les signatures électroniques standard, qui consistent à télécharger un document vers un outil de signature électronique, tandis que 32 % (un chiffre choquant !) continuent d’opter pour l’encre sur papier.
Comment votre entreprise signe-t-elle principalement ses contrats aujourd’hui ?
La plupart des entreprises sont encore bloquées et préfèrent uploader des fichiers PDF vers des outils de signature électronique, même s’il existe de meilleures options.
Vous n’avez plus besoin de télécharger des documents pour les faire signer. Il existe des outils qui vous permettent de créer, gérer et signer des contrats sur une plateforme sécurisée, sans étapes supplémentaires.
Avec des solutions telles que Oneflow, vous pouvez créer, négocier et signer des contrats en un seul endroit. Finis les échanges d’e-mails et les téléchargements de documents. Tout reste dans le même espace sécurisé, vous n’avez donc pas besoin de passer d’un outil à l’autre. De plus, le processus est plus rapide et moins sujet aux erreurs, ce qui vous fait gagner du temps.
De plus en plus de personnes signent des contrats sur leur téléphone.
« Au moins, cela peut désormais se faire par voie numérique et ne nécessite plus toujours une rencontre en personne », a déclaré l’un des répondants.
Il est évident que les entreprises apprécient la commodité de pouvoir gérer leurs contrats où qu’elles se trouvent. Le principal avantage de la signature mobile est la rapidité. Vous pouvez signer, envoyer et recevoir des contrats en quelques minutes, depuis votre téléphone ou votre tablette, où que vous soyez. C’est idéal pour les professionnels très occupés qui doivent rester réactifs sans être liés à leur bureau.
Mais tout n’est pas rose pour autant. Tous les outils de signature mobile ne se valent pas. Certaines plateformes ne sont pas optimisées pour les petits écrans, ce qui rend la navigation et l’exécution des tâches difficiles. Sans une expérience mobile conviviale, les utilisateurs risquent de passer d’un appareil à l’autre, de perdre du temps et de se sentir frustrés.
Conseil pro !
Si la signature de contrats par téléphone est facile, la gestion de l’ensemble du processus (relecture de longs documents, modifications ou validation des changements) peut s’avérer complexe. Si votre outil de signature électronique n’est pas adapté aux appareils mobiles, vous risquez des retards, des erreurs et des frustrations.
Les méthodes de signature varient encore selon les pays
Les 3 fonctionnalités indispensables pour les solutions de signature électronique
« Depuis que nous avons commencé à utiliser des outils de signature électronique, notre délai d’exécution et notre sécurité se sont considérablement améliorés, et les attentes interminables pour obtenir des approbations ont été considérablement réduites », a déclaré l’un des répondants.
Deux autres fonctionnalités ont également été mises en avant comme étant importantes pour améliorer l’expérience de signature :
Workflows personnalisables (par exemple, approbations ou notifications)
Possibilité de collecter des données supplémentaires (par exemple, cases à cocher et pièces jointes)
Ce qui importe vraiment aux entreprises dans les outils de signature électronique
La fonctionnalité la plus appréciée, la facilité d’utilisation pour les signataires, montre que la simplicité est indispensable. Les utilisateurs veulent signer rapidement et facilement, sans étapes inutiles.
La sécurité et la conformité arrivent en deuxième position, ce qui prouve que les entreprises ont besoin d’outils non seulement rapides, mais aussi fiables et conformes à la législation. Et bien sûr, la possibilité de signer sur des appareils mobiles montre à quel point la flexibilité est importante.
Il est également intéressant de noter les autres fonctionnalités appréciées par les entreprises, telles que la collecte de données supplémentaires et la personnalisation des workflows. Cela montre que les entreprises ne recherchent pas seulement un outil pour signer des documents, mais aussi un moyen de gérer l’ensemble du processus de manière plus efficace. Des fonctionnalités telles que la collecte de données supplémentaires ou la création de workflows personnalisés pour les approbations ou les notifications peuvent gagner du temps et faciliter le processus de signature.
42 % des entreprises ne rencontrent pas de difficultés liées aux retards dans la signature des contrats
Il est intéressant de noter que 42 % des personnes interrogées n’ont jamais connu de retards ou perdu de contrats en raison de problèmes liés à la signature de contrats.
C’est une bonne nouvelle que de nombreuses entreprises ne soient pas confrontées à des retards importants ou à la perte de contrats en raison de problèmes liés à la signature. Cela montre que, pour beaucoup d’entreprises, le processus de signature se déroule suffisamment bien pour que les choses avancent. Mais cela ne signifie pas pour autant qu’il n’y a pas matière à amélioration.
Pour certaines, ces retards sont un véritable casse-tête, car ils entraînent des opportunités manquées et ralentissent l’ensemble du flux de travail. Si vous faites partie des entreprises qui sont encore confrontées à des retards, il est peut-être temps d’examiner de plus près votre processus de signature des contrats.
Points à améliorer ? Simplicité, sécurité et rapidité
Les trois principaux domaines identifiés pour améliorer l’expérience de signature sont les suivants :
« L’utilisation de la signature électronique est devenue de plus en plus courante, ce qui facilite et accélère la signature de contrats pour les particuliers et les organisations qui y sont habitués », a déclaré l’un des répondants.
Il a souligné l’importance de disposer d’outils conviviaux et faciles à prendre en main, afin que tout le monde puisse se lancer et utiliser cette technologie sans avoir à suivre une longue formation.
Il est temps de rompre avec les anciennes habitudes en matière de signature de contrats
Pour conclure ce rapport, il apparaît clairement que, même si les outils de signature numérique ont beaucoup évolué, il reste encore des progrès à faire. Les entreprises sont confrontées à des défis, tels que les questions d’authenticité des signatures, la conformité légale et les allers-retours incessants des processus traditionnels. Mais une solution numérique adaptée peut répondre à tous ces enjeux.
Au vu des statistiques, il est clair que les entreprises veulent plus qu’un simple outil de signature électronique. Elles ont besoin d’une plateforme qui simplifie l’ensemble du processus. Une solution sécurisée et adaptée aux appareils mobiles qui élimine les allers-retours avec leurs outils actuels et facilite la signature.
À mesure que nous avançons, il est clair que si certaines méthodes traditionnelles persistent, il existe des solutions plus efficaces. Les entreprises prêtes à adopter ces outils bénéficieront de processus plus rapides, plus efficaces et plus sécurisés qui conviennent à tous. Lorsqu’elles choisissent une plateforme de signature électronique, les entreprises doivent privilégier des outils qui répondent non seulement à leurs besoins actuels, mais qui peuvent également évoluer avec elles.
Au final, nous voulons tous un moyen plus simple, plus rapide et plus sécurisé de gérer nos contrats. Un moyen qui convienne à tous, quel que soit l’endroit où ils se trouvent ou leur mode de signature préféré.
