Se for deg at du overser en tidsfrist eller overser en klausul i en kontrakt – slike feil kan føre til tapte muligheter eller kostbare juridiske problemer som kan påvirke selskapene dine i betydelig grad.
Men kontraktshåndtering handler ikke bare om å forebygge problemer – det handler også om å ligge i forkant av dem. Ved å gjøre prosessen raskere og redusere antall feil kan du eliminere flaskehalser og sørge for at selskapene dine går fremover.
Den beste måten å gjøre dette på er å automatisere kontraktshåndteringen.
I denne guiden viser jeg deg alt du trenger å vite om hvordan du kan automatisere kontraktshåndteringen. Du får også et innblikk i Oneflow, et smart verktøy som integreres med HubSpot og gjør kontraktshåndteringen raskere, enklere og mer effektiv.
Hvilke aspekter ved kontraktshåndteringen kan automatiseres?
Å automatisere kontraktshåndteringen effektiviserer manuelle kontraktsrelaterte oppgaver. Her er noen av aspektene som kan effektiviseres:
- Utarbeidelse av kontrakter: Skap kontrakter på kort tid ved hjelp av automatiserte kontraktsmaler. Ingen flere repetitive oppgaver – bare raske, konsistente dokumenter hver gang.
- Gjennomganger og godkjenninger: Sett opp arbeidsflyter for å sende kontrakter til de rette personene, slik at godkjenningsprosessen går smidigere. Send for eksempel en salgskontrakt til juridisk avdeling for gjennomgang, og deretter til ledelsen for godkjenning.
- Versjonskontroll: Samarbeidsfunksjoner i sanntid holder alle på samme side og forhindrer forvirring knyttet til flere dokumentversjoner.
- Sporing av status: Få automatiske påminnelser om viktige milepæler og datoer i kontrakten, for eksempel fornyelser eller tidsfrister. Du kan automatisere HR-kontrakter eller partnerskapsavtaler for å redusere manuelle oppfølginger.
- Signering: Få fart på signeringsprosessen med e-signaturer for å spare tid på utskrift og skanning av dokumenter.
Automatisering av manuell kontraktshåndtering blir enda bedre når den kombineres med CRM-systemer. Et CRM-system henter inn kunde- og avtaledetaljer for å fylle ut kontraktene nøyaktig. Dermed unngår du manuelle feil og sikrer konsistens. CRM kan også utløse utarbeidelse og oppfølging av kontrakter direkte fra salgsprosessen, noe som sparer tid og gjør arbeidsflyten smidigere.
Hvordan automatisere kontraktshåndteringen
Den beste måten å automatisere kontraktshåndteringen på er med programvare for kontraktsautomatisering.
Først må du finne riktig programvare. Se etter et program som lar deg sette opp maler som henter spesifikke kundedata (som navn, adresser og kontraktsvilkår) direkte fra CRM-systemet ditt. Dette eliminerer feilene som oppstår ved manuell dataregistrering, og sikrer at hver kontrakt inneholder riktig informasjon, hver gang.
Deretter kan du automatisere godkjenningsarbeidsflyter for å sende kontrakter direkte til de rette personene.Tilpass disse arbeidsflytene slik at de inkluderer flere trinn eller automatiske påminnelser, noe som gjør prosessen raskere og fjerner behovet for manuell sporing.
Til slutt kan du integrere verktøyet for automatisering av arbeidsflyten med de eksisterende systemene dine. Slutt på å hoppe mellom apper. Med alt samlet på ett sted blir viktige oppgaver som dataregistrering, sporing av tidsfrister og utsendelse av avtaler automatisert, noe som sparer tid og minimerer feil.
Oneflow – programvare for kontraktsautomatisering
For å få mest mulig ut av automatiseringen trenger du programvare du kan stole på for å automatisere arbeidsflyter og enkelt integrere med plattformene du bruker for salg og HR, som HubSpot, Salesforce og TeamTailor.
Et alternativ som oppfyller alle disse kravene og mer til, er Oneflow.
Oneflow er en smart plattform for kontraktsautomatisering som gjør det enklere enn noensinne å skape og administrere kontrakter. Selskaper kan bruke den til å e-signere dokumenter på en sikker måte og automatisere arbeidsflyter som godkjenningsruting og kontraktsgjennomgang. Med avansert AI-drevet kontraktsutforming og feilanalyse bidrar den også til å identifisere potensielle risikoer og sikre compliance.
Og det er bare begynnelsen på hva Oneflow kan gjøre for deg.
Hvis selskapet ditt bruker HubSpot for salg, er du på det perfekte stedet.
Oneflow jobber sømløst med HubSpot, slik at teamet ditt kan skape, administrere og spore kontrakter på ett og samme sted. Kontraktsdataene synkroniseres automatisk, slik at det ikke er behov for manuelle opplastinger eller nedlastinger – alt er på plass uten ekstra jobb.
Etter hvert som selskapene dine vokser og salgsprosessene i HubSpot blir mer komplekse, hjelper Oneflow deg med å skalere enkelt. Du kan raskt justere arbeidsflyten slik at alt går som smurt.
Hvis du for eksempel legger til nye trinn for å avslutte avtaler, kan du oppdatere godkjenningsarbeidsflyter og justere kontraktsmaler med bare noen få klikk – uten problemer, uten forvirring. Alle endringer er helt transparente, slik at hele teamet ditt alltid er informert og har full kontroll når du skalerer.
Dette er hva mer du kan stole på med Oneflow:
- AI-drevet kontraktsutforming og -gjennomgang: Oneflow gjør kontraktsgjennomgangen raskere med AI-verktøy som identifiserer risikoer og problemer. Det hjelper deg også med å skape kontrakter, slik at du kan produsere dokumenter som oppfyller alle juridiske og regulatoriske krav.
- Malbasert utarbeidelse av kontrakter: Med Oneflow kan du skape digitale kontrakter ved hjelp av en kontraktsmal som kan tilpasses med bare noen få klikk. Teamet ditt kan raskt generere kontrakter uten å måtte starte fra bunnen av hver gang.
- Real-time collaboration: Work together at every stage of the contract lifecycle. Teams can make edits, leave comments and track updates simultaneously. With features like instant notifications and document versioning, you can easily keep track of revisions and avoid confusion.
- Sikre e-signaturer: Oneflow tilbyr ulike e-signaturalternativer, inkludert standard e-signaturer, håndskrevne signaturer, SMS-bekreftelse og elektroniske ID-er.
- Kontraktssporing og -analyse: Oneflows analyseoversikt gir data om blant annet kontraktsvisninger og signeringer. Spor hvilke kontrakter som åpnes, hvordan og hvor lenge de blir sett på, og finn flaskehalser i godkjenningsprosessen. Med denne innsikten kan du ta datadrevne beslutninger – som å justere tidslinjer eller finjustere maler – for å forbedre effektiviteten og øke hastigheten på kontraktsprosessene.
- Sentralisert lagring av dokumenter: Alle kontraktene dine lagres i Oneflows arkiv, noe som gjør det enkelt å hente frem dokumenter når som helst. Systemet tilbyr også automatiserte arbeidsflyter for å slette utdaterte eller avviste kontrakter, noe som sikrer compliance med kontraktsvilkår og personvernregler som GDPR.
Oneflow tilbyr en gratis evigvarende plan, som gir deg tilgang til kontraktsutforming, sporing av endringer og sikre e-signaturer – helt gratis. Du får også full tilgang til alle premiumfunksjoner i de første 14 dagene, slik at du kan utforske alt Oneflow tilbyr.
Prøv Oneflow for å ta kontroll over kontraktene dine, effektivisere prosessene dine og støtte veksten i selskapene dine.
Automatiser HubSpot-kontrakter med Oneflow
HubSpot tilbyr verktøy for å hjelpe deg med å skape tilbud og e-signering – for eksempel utarbeidelse av dokumenter, e-signaturer og sporing av avtaler og tilbud – men det mangler spesifikke funksjoner for automatisering av kontrakter.
Hvis du for eksempel ønsker å automatisere arbeidsflyten for godkjenning, finnes det ikke noe verktøy for det. Eller når du trenger å justere kontraktsmaler for ulike kunder, må du gjøre det manuelt. Dette kan ta en stund, og neste gang situasjonen oppstår, må du gjøre alt på nytt.
Med Oneflow kan du automatisere hele kontraktens livssyklus direkte i HubSpot. Du kan tilpasse kontraktsautomatiseringen til hvordan du har satt opp salgsprosessen din. Ved å automatisk generere og sende en kontrakt på riktig tidspunkt i salgsprosessen, kan du øke sannsynligheten for å få den signert betydelig.
Hvordan jobber HubSpot-integrasjonen med Oneflow?
Ved å styrke salgsprosessen med datarike kontrakter kan teamet ditt lukke avtaler og kontinuerlig forbedre salgsprosessen.
Vår HubSpot-integrasjon er utviklet for å avlaste selgere for tidkrevende administrasjon, skape klare og innsiktsfulle salgstilbud og bruke kontraktsdata til å identifisere flaskehalser i salgsprosessen.
Oneflow-integrasjonen med HubSpot tilbyr:
- En toveis datasynkronisering – fjerner enda mer kjedelig administrasjon ved å synkronisere data tilbake til Sales Hub fra kontraktene dine og vice versa. Dette inkluderer også synkronisering av varelinjer mellom kontrakten og HubSpot.
- Fullstendig oversikt – Følg med på statusen til hver enkelt kontrakt under fanen Aktivitet i HubSpot. Du vet nøyaktig når en kontrakt er åpnet, gjennomgått eller signert, slik at du kan følge opp og iverksette tiltak i tide.
- Sikker og rask signeringsprosess – Avslutt avtaler raskere med sikre e-signaturer. I det øyeblikket en kontrakt er signert, mottar begge parter en fullstendig kopi, og avtalestatusen oppdateres automatisk i HubSpot.
Du kan utvide denne funksjonaliteten med et HubSpot Workflows-tillegg. Det lar deg automatisk skape og sende Oneflow-kontrakter basert på triggere i HubSpot.
Noen eksempler på bruksområder er automatisk generering av en kontrakt etter at et kundeemne har sendt inn et markedsføringsskjema på nettstedet ditt, automatisk sending av en kontrakt hvis avtalens stadium eller verdi endres, og automatisk tilføying av motparter til tilbud.
I HubSpot kan du bygge egendefinerte arbeidsflyter ved hjelp av følgende Oneflow-handlinger i kombinasjon med HubSpot-triggere:
- Skape kontrakt
- Send kontrakt
- Legg til deltaker
- Få informasjon om kontrakten
- Slett kontrakt
- Hent kontraktsliste
En trinnvis guide til hvordan du kobler Oneflow til HubSpot
Vi har sørget for at alt i Oneflow er enkelt å bruke, inkludert å sette opp HubSpot-integrasjonen.
Det tar bare fem trinn å gjøre det:
- 1. Skap en gratis konto og logg inn som administrator.
- 2. Klikk på Marketplace i venstre sidefelt.
- 3. Velg HubSpot og klikk på «Aktiver».
4. Klikk på “Authenticate to HubSpot”.
Velg HubSpot-kontoen du vil koble til Oneflow, og klikk på «Velg konto» for å fullføre integrasjonsoppsettet.
Og vips, så er integrasjonen oppe og går! Nå kan du bruke disse plattformene sammen for å forbedre og automatisere HubSpot-kontraktene dine.
Konklusjon
Ved å automatisere kontraktene dine fjerner du mange av de manuelle, repeterende oppgavene som ærlig talt er kjedelige. Men viktigst av alt, du får mer tid til å fokusere på det som virkelig betyr noe: å inngå avtaler og skape vekst i selskapene.
Hos Oneflow ønsker vi å fjerne så mye CRM-administrasjon fra selgerne som mulig, slik at teamet ditt kan fokusere på å lukke avtaler og forbedre den generelle salgsprosessen.
Derfor har vi utviklet Oneflow som den ultimate løsningen for kontraktsautomatisering.
Oneflow integreres sømløst med HubSpot, og effektiviserer hele kontraktens livssyklus fra utarbeidelse og signering til ettersignering. AI-drevne verktøy, tilpassbare kontraktsmaler og sikre e-signeringsalternativer gjør Oneflow til din pålitelige allierte når det gjelder å automatisere kontraktsarbeidsflyten og samtidig forbedre nøyaktigheten og effektiviteten.
Ofte stilte spørsmål
Hva er automatisert kontraktshåndtering?
Automatisert kontraktshåndtering bruker en løsning for kontraktshåndtering for å forenkle og automatisere arbeidsflyten for kontrakter. Den håndterer oppgaver som utarbeidelse, forhandling, signering og lagring av kontrakter. Dette eliminerer repeterende jobber, reduserer antall feil og sikrer compliance.
Hva er CLM-automatisering?
CLM (Administrasjon av kontraktens livssyklus) bruker programvare til å administrere kontrakter fra utarbeidelse og forhandling til compliance og fornyelse. Den automatiserer kritiske oppgaver som arbeidsflyt for godkjenning og rollebasert tilgang.
Hva er et verktøy for kontraktshåndtering?
Verktøy for kontraktshåndtering hjelper selskaper med å skape, lagre og spore kontraktsdokumenter. De tilbyr lagring av kontrakter, e-signering og automatiske påminnelser om tidsfrister, fornyelser eller utløp.
Hva er de 6 prosessene for kontraktshåndtering?
De seks kontraktsprosessene omfatter initiering, utarbeidelse og forhandling, godkjenning, gjennomføring, overvåking og fornyelse eller oppsigelse av kontrakter.
