Radisson Hotel Group endret nylig måten de sender og signerer tilbud på ved å implementere online elektroniske signaturer fra Oneflow. Resultatet? Raskere bestillinger, mindre papirarbeid, bedre gjesteopplevelser og en mer miljøvennlig tilnærming som er i tråd med deres engasjement for bærekraft.
Hva er e-signatur for hotell og restaurantbransjen?
I hotell- og restaurantbransjen effektiviserer og sikrer e-signaturløsninger kontraktsprosesser, noe som gjør det enklere for hotell- og restauranteiere, ledere og leverandører å håndtere avtaler på en effektiv måte. Hotell- og restaurantbransjen kan redusere administrative oppgaver, forbedre gjestenes og de ansattes opplevelser og øke effektiviteten i driften. Her er noen typiske dokumenter som selskaper i hotell- og restaurantbransjen kan bruke e-signaturer på:
- Booking- og reservasjonsavtaler
- Leverandør- og underleverandørkontrakter
- Introduksjon av nye medarbeidere og HR-avtaler
- Samtykkeskjemaer for gjester
- Eiendoms- og leieavtaler
Når det gjelder e-signaturer, finnes det ulike typer. Noen e-signaturer bruker en persons håndskrevne signatur som fanges opp elektronisk, mens andre bruker en unik digital representasjon av en persons signatur. Uansett hvilken metode som brukes, er e-signaturer en praktisk og effektiv måte å signere dokumenter på uten at man trenger å være fysisk til stede.
I denne artikkelen skal vi se nærmere på hvordan Radisson digitaliserer selskapets drift med e-signatur fra Oneflow, og hvordan andre selskaper i hotell og restaurantbransjen kan dra nytte av lignende tilnærminger.
Les også: En guide om elektroniske signaturer og hva som gjør dem juridisk bindende
1. Ta i bruk e-signaturer for raskere avtaler og en bedre gjesteopplevelse
Når det gjelder kontraktshåndtering i forbindelse med møter, arrangementer eller til og med rutinemessig drift, er tid en avgjørende faktor i hotellbransjen. Radisson fant ut at tradisjonell kontraktshåndtering, som ofte var preget av mye papirarbeid frem og tilbake, holdt dem tilbake.
Ved å integrere Oneflows plattform for kontraktshåndtering med integrerte e-signaturer kunne de fullføre kontraktsigneringen «i løpet av minutter i stedet for dager».
Radissons erfaring understreker et viktig poeng: Jo raskere du kan få signert kontrakter, desto raskere kan du komme videre med å tilby minneverdige gjesteopplevelser.
For Radisson var det en game-changer, da de rullet ut løsningen til mer enn 75 hoteller. Nå kan de fokusere på å levere verdi i stedet for å holde styr på papirarbeidet.
- Hvorfor du bør bry deg
Raskere kontraktsignering med e-signatur for hotell og restaurantbransjen minimerer forsinkelser og reduserer risikoen for å miste bestillinger på grunn av treg responstid. I tillegg kan teamet fokusere på å levere gode opplevelser i stedet for å sitte fast i papirarbeid. - Hva du kan gjøre med det
Hvis du fortsatt bruker papirkontrakter eller utdaterte digitale metoder, er det på tide å utforske e-signaturløsninger som Oneflow. Se etter plattformer som tilbyr sporing og oppdateringer i sanntid, slik at du kan holde kundene informert og sørge for at ingenting faller mellom stolene.
Les også: En komplett guide til elektroniske signaturer
2. Med e-signaturer kan hotellpersonalet fokusere på gjestene, ikke på papirarbeidet
En av de største utfordringene Radisson sto overfor var å administrere flere kontrakter for arrangementer, noe som krevde mye administrativ jobb. Med Oneflow kunne de effektivisere kontraktens livssyklus, fra utarbeidelse til signering og lagring, og frigjøre teamet fra administrative oppgaver.
Med Oneflow kan arrangementsplanleggerne følge med på fremdriften i sanntid, noe som reduserer den administrative arbeidsmengden og gjør det mulig for dem å fokusere på det de er best til.
Denne effektivitetsøkningen betyr at personalet kan prioritere personlig service fremfor papirarbeid, noe som til syvende og sist skaper en bedre opplevelse for gjestene. En strømlinjeformet arbeidsflyt for e-signatur i hotell- og restaurantbransjen er til fordel for både selskapene og gjestene, som legger merke til den ekstra omsorgen og oppmerksomheten.
- Hvorfor du bør bry deg
Ved å automatisere administrative oppgaver med e-signaturer for hotell- og restaurantbransjen kan teamet ditt bruke mer tid på kundene. Denne ekstra oppmerksomheten øker kundetilfredsheten, styrker brandingen din og gjør at gjestene kommer tilbake. - Hva du kan gjøre med det
Identifiser repeterende oppgaver i driften som kan automatiseres, enten det er kontraktshåndtering, planlegging eller gjesteforespørsler. Begynn i det små, fokuser på ett område, og bygg videre derfra. Hver eneste forbedring i arbeidsflyten kan utgjøre en stor forskjell i den generelle servicekvaliteten.
3. E-signaturer bidrar til en grønnere og mer effektiv fremtid
Radissons overgang til e-signatur for hotell og restaurantbransjen og digitale kontrakter var motivert av mer enn bare bekvemmelighet. De ønsket en løsning som var i tråd med deres forpliktelse til bærekraft. Ved å gå bort fra papirbaserte kontrakter reduserte Radisson sitt miljøavtrykk.
Hver kontrakt som signeres digitalt, er én papirbit mindre å bruke, og gjestene vil legge merke til hotellets engasjement for bærekraft.
Dagens gjester verdsetter i økende grad bærekraftig praksis, og digitale kontrakter reduserer ikke bare avfallet, men gjør det også enklere å hente frem og håndtere dokumenter. Det er en vinn-vinn-situasjon: teamet ditt sparer tid, og du bidrar til å bevare miljøet.
- Hvorfor du bør bry deg
Bærekraftig praksis gir gjenklang hos gjestene og hjelper deg med å skille deg ut i en konkurranseutsatt bransje. I tillegg er e-signatur for hotell og restaurantbransjen integrert i digitale kontrakter som er enklere å lagre, gjenfinne og analysere, slik at du får bedre oversikt uten endeløse arkivskap. - Hva du kan gjøre med det
Gå over til papirløse prosesser der det er mulig. Begynn med å digitalisere kontrakter og viktige dokumenter, og vurder plattformer som gjør det enkelt å få tilgang til og spore dokumenter. Hvert eneste lille skritt i retning av bærekraft kan forbedre omdømmet til merkevaren din.
De mest populære avtalemalene for selskaper
Tre trinn for å implementere e-signatur for hotell og restaurantbransjen nå
Er du klar til å forvandle kontraktspapirene dine til raskere signaturer og bedre gjesteopplevelser?
Her er hvor du skal begynne:
- Bytt til e-signatur for hotell og restaurantbransjen for å få kontrakter signert raskere og forbedre bestillingsopplevelsen.
- Automatiser repeterende oppgaver slik at teamet ditt kan fokusere på å forbedre gjesteopplevelsene.
- Gå digitalt for å tilpasse deg bærekraftsmålene dine.
Disse enkle trinnene kan hjelpe selskapene dine med å oppfylle gjestenes forventninger, redusere friksjonen i driften og vise at du er opptatt av en grønnere fremtid. Enten du driver en stor kjede eller et boutiquehotell, kan du følge Radissons eksempel og løfte driften og gjøre en meningsfull forskjell.
Ting du bør tenke på når du implementerer e-signatur for hotell- og restaurantbransjen
Nå som vi forstår viktigheten av elektroniske signaturer, skal vi se nærmere på hvordan du kan implementere dem i ditt selskap.
Velge riktig e-signaturplattform
Når du skal velge en plattform for e-signatur for hotell og restaurantbransjen, er det viktig å ta hensyn til faktorer som sikkerhet, brukervennlighet og kompatibilitet med eksisterende systemer. Se etter plattformer som tilbyr avanserte sikkerhetsfunksjoner, for eksempel kryptering og revisjonsspor, for å sikre integriteten og autentisiteten til de signerte dokumentene.
I tillegg bør du velge en plattform for e-signering som er brukervennlig og gir en sømløs signeringsopplevelse for både ansatte og gjester. Opplæring og support bør også være lett tilgjengelig for å hjelpe teamet ditt med å navigere i e-signeringsprosessen på en effektiv måte.
Opplæring av ansatte i bruk av e-signaturer
Riktig opplæring av de ansatte i e-signatur for hotell- og restaurantbransjen er avgjørende for å sikre en smidig innføring og drift. Gi omfattende opplæring i hvordan man sender, mottar og signerer dokumenter ved hjelp av den valgte e-signaturplattformen. Dette vil gjøre teamet ditt i stand til å håndtere overgangen fra papirbaserte prosesser til digitale signaturer på en trygg måte.
Regelmessige oppfølginger og repetisjonsøkter kan også bidra til å forsterke beste praksis og ta opp eventuelle spørsmål eller bekymringer som måtte oppstå.
Fremtiden for e-signatur i hotell- og restaurantbransjen
Teknologien fortsetter å utvikle seg, og fremtiden for e-signatur i hotell- og restaurantbransjen ser lovende ut. La oss ta en titt på hva som ligger foran oss.
Nye trender innen e-signaturteknologi
Utviklingen av e-signaturteknologi gir spennende muligheter for hotell- og restaurantbransjen. Integrering med mobile enheter, som smarttelefoner og nettbrett, gir en enda mer sømløs signeringsopplevelse. Biometrisk autentisering, for eksempel fingeravtrykk eller ansiktsgjenkjenning, gir et ekstra sikkerhetslag.
Videre kan fremskritt innen kunstig intelligens og maskinlæring effektivisere e-signaturprosessen ved å automatisere kontroller av compliance og dokumentgjennomgang.
Potensielle utfordringer og løsninger for bruk av e-signaturer
Selv om fordelene med e-signatur for hotell- og restaurantbransjen er betydelige, kan det være utfordringer som må overvinnes under innføringsprosessen. En potensiell utfordring er motstand mot endring fra ansatte eller gjester som er vant til tradisjonelle papirbaserte prosesser.
For å løse dette er det avgjørende med effektive kommunikasjonsstrategier og omfattende opplæringsprogrammer. Ved å fremheve fordelene med e-signatur for hotell- og restaurantbransjen og gi støtte gjennom hele overgangen, kan selskaper overvinne motstanden og sikre en vellykket innføring.
Ved å holde seg informert om ny teknologi og bransjetrender kan selskapene i tillegg være proaktive når det gjelder å overvinne potensielle utfordringer som kan oppstå.
Med alle disse betraktningene i bakhodet er det klart at e-signaturer er en game-changer for hotell- og restaurantbransjen. Ved å ta i bruk denne teknologien kan selskaper effektivisere driften, forbedre gjesteopplevelsen og ligge i forkant i dagens digitale verden. Så ikke vent lenger – start reisen med e-signatur for hotell og restaurantbransjen i dag!
