I dagens hektiske arbeidsliv er det viktig å optimalisere driften for å ligge i forkant, og rekrutteringsprosessen er intet unntak. En ansettelsesprosess kan være tidkrevende og fylt med papirarbeid, men med de rette verktøyene kan du gjøre den til en strømlinjeformet og effektiv prosess. Et slikt verktøy er elektroniske signaturer, og når de integreres sømløst med Teamtailor – et banebrytende søkersporingssystem (ATS) – kan de revolusjonere rekrutteringsprosessen og øke produktiviteten.
I denne artikkelen ser vi nærmere på fordelene ved å bruke elektroniske signaturløsninger integrert med Teamtailor, og presenterer noen av de beste leverandørene i bransjen.
Styrken i integrasjon
Før vi går nærmere inn på fordelene med elektroniske signaturer integrert i Teamtailor, er det viktig å forstå begrepet integrasjon. Med integrasjon menes en sømløs kobling mellom to ulike programvaresystemer, slik at de kan fungere sammen som en enhet. I rekrutteringssammenheng sørger integrasjon for at elektroniske signaturer blir en integrert del av Teamtailor-plattformen, noe som forenkler signering og håndtering av dokumenter.
Les også: Why Oneflow is a contract platform for everyone
Effektivitet og tidsbesparelser
En av de største fordelene ved å bruke elektroniske signaturer integrert i Teamtailor er effektiviteten de gir i rekrutteringsprosessen. Det er slutt på å skrive ut, signere og skanne dokumenter. Med elektroniske signaturer kan du signere dokumenter digitalt direkte i Teamtailor, noe som eliminerer behovet for fysisk papirarbeid.
Denne strømlinjeformede tilnærmingen sparer verdifull tid for både rekrutterere og kandidater. Rekrutterere kan sende tilbudsbrev, kontrakter og andre dokumenter til elektronisk signering med bare noen få klikk. Kandidatene, på sin side, kan signere disse dokumentene når som helst og hvor som helst ved hjelp av datamaskinen eller mobilen. Denne fleksibiliteten sikrer at du ikke mister de beste talentene på grunn av unødvendige forsinkelser forårsaket av manuelt papirarbeid.
Forbedret kandidatopplevelse
I den svært konkurranseutsatte rekrutteringsverdenen er det avgjørende å gi kandidatene en eksepsjonell opplevelse. Kandidater som opplever en smidig og problemfri søknads- og onboardingprosess, er mer tilbøyelige til å se positivt på organisasjonen din. Elektroniske signaturer som er integrert med Teamtailor, bidrar i stor grad til denne positive opplevelsen.
Kandidatene setter pris på at de kan signere dokumenter elektronisk fra sine egne enheter i stedet for å måtte skrive ut, signere og skanne. Det sender et signal om at organisasjonen verdsetter deres tid og er teknologisk avansert. Resultatet er at kandidatene er mer tilbøyelige til å takke ja til jobbtilbud og bli engasjerte medarbeidere, noe som fører til lavere turnover.
Dokumentsikkerhet og compliance
Sikkerhet og compliance er viktige aspekter ved rekrutteringsprosessen. Når du håndterer sensitiv informasjon som personopplysninger, kontrakter og juridiske dokumenter, må du sørge for at dokumentene er sikre og i samsvar med bransjestandarder og forskrifter.
De fleste anerkjente elektroniske signaturplattformer bruker avanserte krypterings- og autentiseringsmetoder for å beskytte dokumentenes integritet. Disse løsningene har ofte et omfattende revisjonsspor, slik at du kan spore hvem som har åpnet og signert hvert enkelt dokument. I tillegg er e-signaturløsninger som regel i samsvar med e-signaturlover som den amerikanske ESIGN-loven og den europeiske eIDAS-forordningen, noe som sikrer juridisk gyldighet.
Les også: How to use Oneflow when signing with Teamtailor?
Kostnadsbesparelser
Å ta i bruk elektroniske signaturer integrert med Teamtailor kan føre til betydelige kostnadsbesparelser for organisasjonen. Tenk på utgiftene til papir, blekk, utskriftsutstyr og fysisk lagringsplass for dokumenter. Alle disse kostnadene kan reduseres eller elimineres med digitale signaturer.
Tidsgevinsten ved å automatisere signeringsprosessen fører også til kostnadsbesparelser. Rekrutteringsmedarbeiderne kan bruke tiden sin mer effektivt og fokusere på oppgaver som krever deres ekspertise, i stedet for på administrativt papirarbeid. Den økte produktiviteten kan føre til raskere ansettelser og dermed reduserte rekrutteringskostnader.
Forbedret samarbeid
Rekruttering involverer ofte flere aktører, blant annet rekrutterere, ansettelsesansvarlige, juridiske avdelinger og kandidater. Effektivt samarbeid mellom disse partene er avgjørende for en vellykket ansettelsesprosess. Elektroniske signaturer som er integrert i Teamtailor, legger til rette for et sømløst samarbeid ved at alle interessenter får tilgang til og kan signere dokumenter på nettet.
Med delt tilgang til digitale dokumenter kan teammedlemmene gjennomgå og godkjenne dokumenter i sanntid, uavhengig av hvor de befinner seg. Dette eliminerer forsinkelser som skyldes transport av fysiske dokumenter, og gjør det mulig å ta raskere beslutninger. Samarbeidsfunksjoner i løsninger for elektronisk signatur, som kommentering og versjonssporing, forbedrer kommunikasjonen ytterligere og sikrer at alle er på samme side.
Et grønnere valg
I dagens miljøbevisste verden er det å redusere papirforbruket ikke bare et kostnadsbesparende tiltak, men også et etisk valg. Elektroniske signaturer som er integrert med Teamtailor, bidrar til organisasjonens bærekraftsarbeid ved å redusere papirforbruket betydelig.
Ved å digitalisere bidrar du til å spare trær, redusere vannforbruket og redusere klimagassutslippene knyttet til papirproduksjon og -transport. I tillegg minimerer du miljøbelastningen ved kassering og resirkulering av papirdokumenter. Disse bærekraftstiltakene kan forbedre organisasjonens omdømme og tiltrekke seg kandidater som setter pris på miljøansvarlige arbeidsgivere.
Les også: Oneflow for Teamtailor makes it easier than ever to turn candidates into teammates
Utforsk de ledende leverandørene av elektroniske signaturer
Når du skal velge en elektronisk signaturløsning som kan integreres sømløst med Teamtailor, finnes det flere bransjeledere som tilbyr robuste funksjoner og pålitelige integrasjoner. Her er seks av de beste leverandørene av elektroniske signaturer:
1. Oneflow: En eSignature-plattform som er integrert med Teamtailor.
Oneflow er en sikker elektronisk signaturløsning som er kjent for sine sømløse integrasjonsmuligheter. Med Oneflow kan du effektivisere signeringsprosessen integrert med Teamtailor, noe som sikrer en smidig og effektiv rekrutteringsopplevelse. Oneflows fokus på sikkerhet og tilpasning gjør den til et utmerket valg for organisasjoner som ønsker å forbedre arbeidsflyten i rekrutteringsprosessen. På toppen av det hele leveres Oneflow med en rekke integrasjoner i appen som standard, noe som gjør det enklere enn noensinne å administrere kontraktene dine effektivt.
2. DocuSign
DocuSign er en anerkjent løsning for elektronisk signering som tilbyr et omfattende utvalg av integrasjoner, inkludert en sømløs kobling til Teamtailor. DocuSign er kjent for sine robuste funksjoner og tilbyr en rekke verktøy som forenkler signeringsprosessen, sporer dokumentenes fremdrift og sørger for sikkerhet og samsvar.
3. Adobe Sign
Adobe Sign er en annen anerkjent løsning for elektronisk signatur med sømløse integrasjonsmuligheter for Teamtailor. Adobe Sign har et brukervennlig grensesnitt og omfattende funksjoner for å opprette, sende og administrere e-signerte dokumenter, noe som gjør det til et attraktivt valg for rekrutterere.
4. Dropbox Sign (tidligere HelloSign)
HelloSign er en brukervennlig løsning for elektronisk signatur som integreres sømløst med ulike plattformer, inkludert Teamtailor. HelloSign er kjent for sin enkelhet og brukervennlighet, noe som gjør den til et utmerket valg for organisasjoner som ønsker en enkel og effektiv e-signaturløsning.
5. SignEasy
SignEasy er en plattform for elektroniske signaturer som tilbyr integrasjonsmuligheter, slik at du kan koble den til Teamtailor via plattformer som Zapier. SignEasy fokuserer på å gi en enkel og effektiv signeringsopplevelse, noe som gjør den egnet til å effektivisere rekrutteringsprosessen.
6. Juro
Juro er en plattform for kontraktshåndtering som kan integreres sømløst med Teamtailor, og som blant annet tilbyr elektroniske signaturer. Juro har spesialisert seg på kontraktsautomatisering og samarbeid, noe som gjør den til et verdifullt supplement i rekrutteringsprosessen.
Les også: De 10 beste HR-verktøyene for 2024
Enkel implementering
Det er relativt enkelt å integrere elektroniske signaturer med Teamtailor. De fleste leverandører av elektroniske signaturer tilbyr tydelig dokumentasjon og support for å hjelpe deg med å sette opp integrasjonen. Avhengig av hvilken løsning du velger, kan integrasjonen vanligvis gjennomføres i løpet av noen få enkle trinn:
- Velg din løsning for elektroniske signaturer: Begynn med å velge en løsning for elektronisk signatur som passer dine behov. Hver av leverandørene som er nevnt ovenfor, har unike funksjoner og muligheter, så vurder nøye hva du trenger før du tar et valg.
- Se etter integrasjon: Sjekk om den elektroniske signaturløsningen du har valgt, tilbyr integrasjon med Teamtailor. De fleste leverandører har en liste over sine integrasjonspartnere på nettsidene sine, og du kan også ta kontakt med kundestøtte for mer informasjon.
- Konfigurer integrasjonen: Følg instruksjonene for å konfigurere integrasjonen mellom løsningen for elektronisk signatur og Teamtailor. Dette innebærer vanligvis å gi tillatelser og opprette en tilkobling, og supportressursene til den valgte leverandøren av elektroniske signaturer vil veilede deg gjennom prosessen.
- Tilpass arbeidsflyten: Skreddersy integrasjonen slik at den passer til din spesifikke rekrutteringsprosess. Definer når og hvordan elektroniske signaturer skal brukes i Teamtailor, slik at de passer til organisasjonens unike behov og krav.
- Testing og opplæring: Test integrasjonen grundig for å sikre at den fungerer korrekt og problemfritt. Lær opp rekrutteringsteamet ditt i hvordan du bruker den integrerte løsningen effektivt i Teamtailor-plattformen for å maksimere fordelene.
- Løpende vedlikehold: Etter at integrasjonen er satt i drift, må du jevnlig overvåke ytelsen for å sikre at den forblir kompatibel med oppdateringer eller endringer i begge systemene. Regelmessig vedlikehold sikrer at rekrutteringsprosessen fortsetter å fungere effektivt.
Sammendrag
Å innlemme elektroniske signaturer integrert med Teamtailor i rekrutteringsprosessen kan få stor betydning for organisasjonen. Det øker ikke bare effektiviteten og sparer tid, men forbedrer også kandidatopplevelsen, styrker dokumentsikkerheten og samsvaret, reduserer kostnadene og fremmer miljømessig bærekraft. I tillegg gjør den enkle implementeringen og det sømløse samarbeidet denne integrasjonen til et attraktivt tilbud for både rekrutterere og kandidater.
Etter hvert som næringslivet utvikler seg, er det viktig å ta i bruk innovative teknologier som elektroniske signaturer for å holde seg konkurransedyktig. Ved å bruke elektroniske signaturer integrert med Teamtailor kan rekrutteringsteamet fokusere på det som virkelig betyr noe: å finne og ansette de beste talentene som kan bidra til organisasjonens suksess. Effektiviser rekrutteringsprosessen i dag, og opplev hvordan digitale signaturer integrert med Teamtailor kan forandre alt.
Hvis du er klar til å ta det neste skrittet og integrere elektroniske signaturer med Teamtailor, kan du vurdere de ledende leverandørene nevnt ovenfor, inkludert Oneflow, og velge den som passer best til dine unike rekrutteringsbehov.
