Nykypäivän yritysmaailman nopeatahtisessa tempossa toimintojen optimointi on välttämätöntä – eikä rekrytointiprosessi ole tästä poikkeus. Rekrytointi voi olla aikaa vievää ja täynnä paperityötä, mutta oikeilla työkaluilla voit muuttaa sen virtaviivaiseksi ja tehokkaaksi prosessiksi. Yksi tässä avustava työkalu on sähköinen allekirjoitus, ja kun se integroidaan saumattomasti TeamTailoriin – huippuluokan hakijaseurantajärjestelmään (ATS) – se voi mullistaa rekrytointiprosessin ja lisätä tuottavuutta.
Tässä artikkelissa tarkastelemme TeamTailoriin integroitavien sähköisen allekirjoituksen ratkaisujen käytön hyötyjä ja esittelemme joitakin parhaita työkaluja.
Integraation voima
Ennen kuin syvennytään TeamTailoriin integroitujen sähköisten allekirjoitusten etuihin, on tärkeää ymmärtää integraatioiden käsite. Integraatiolla tarkoitetaan kahden eri ohjelmistojärjestelmän saumatonta yhteyttä, jonka avulla ne voivat toimia yhdessä yhtenä kokonaisuutena. Rekrytoinnin yhteydessä integraatio varmistaa, että sähköisistä allekirjoituksista tulee olennainen osa TeamTailor-alustaa, mikä yksinkertaistaa asiakirjojen allekirjoittamista ja hallintaa.
Lue myös: Miksi Oneflown sopimusautomaatioalusta sopii kaikille?
Tehokkuus ja ajansäästö
Yksi merkittävimmistä TeamTailoriin integroitujen sähköisten allekirjoitusten käytön eduista on niiden rekrytointiprosessiin tuoma tehokkuus. Menneet ovat ne päivät, jolloin asiakirjoja tulostettiin, allekirjoitettiin ja skannattiin. Sähköisten allekirjoitusten avulla voit allekirjoittaa asiakirjat digitaalisesti suoraan TeamTailorissa, jolloin fyysistä paperityötä ei enää tarvita.
Tämä virtaviivaistettu lähestymistapa säästää arvokasta aikaa sekä rekrytoijille että ehdokkaille. Rekrytoijat voivat lähettää työtarjoukset, sopimukset ja muut asiakirjat sähköisesti allekirjoitettavaksi muutamalla klikkauksella. Työnhakijat puolestaan voivat allekirjoittaa nämä asiakirjat missä ja milloin tahansa tietokoneen tai mobiililaitteen avulla. Tämä joustavuus varmistaa, ettet menetä huippulahjakkuuksia manuaalisen paperityön aiheuttamien tarpeettomien viivytysten vuoksi.
Parempi hakijakokemus
Rekrytoinnin kovassa kilpailussa poikkeuksellisen hakijakokemuksen tarjoaminen on ensiarvoisen tärkeää. Hakijat, jotka kohtaavat sujuvan ja vaivattoman haku- ja sisäänottoprosessin, suhtautuvat organisaatioonne todennäköisemmin myönteisesti. TeamTailoriin integroidut sähköiset allekirjoitukset edistävät merkittävästi tätä myönteistä kokemusta.
Työnhakijat arvostavat sitä, että he voivat allekirjoittaa asiakirjat kätevästi sähköisesti omilla laitteillaan sen sijaan, että he joutuisivat huolehtimaan tulostamisesta, allekirjoittamisesta ja skannaamisesta aiheutuvista hankaluuksista. Saati siitä, että joutuvat sopimaan erikseen ajan, jolloin heidän on saavuttava livenä toimistollenne allekirjoittamaan sopimus. Sähköinen allekirjoittaminen on viesti siitä, että organisaatiosi arvostaa heidän aikaansa ja on teknisesti edistynyt.
Asiakirjojen turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus
Turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus ovat rekrytointiprosessin kriittisiä näkökohtia. Kun käsittelet arkaluonteisia tietoja, kuten henkilötietoja, sopimuksia ja oikeudellisia asiakirjoja, sinun on varmistettava, että asiakirjasi ovat turvallisia ja alan standardien ja säännösten mukaisia.
Useimmat hyvämaineiset sähköisen allekirjoituksen alustat käyttävät kehittyneitä salaus- ja todentamismenetelmiä asiakirjojen eheyden suojaamiseksi. Nämä ratkaisut tarjoavat usein kattavan kirjausketjun, jonka avulla voit seurata, kuka on käyttänyt ja allekirjoittanut tietyn asiakirjan. Lisäksi sähköisen allekirjoituksen ratkaisut noudattavat tyypillisesti sähköistä allekirjoitusta koskevia lakeja, kuten Yhdysvaltain ESIGN Act -lakia ja eurooppalaista eIDAS-asetusta, mikä takaa oikeudellisen pätevyyden.
Lue myös: Sopimuksen allekirjoittaminen Oneflown ja TeamTailorin avulla
Kustannussäästöt
TeamTailoriin integroitujen sähköisten allekirjoitusten käyttöönotto voi johtaa merkittäviin kustannussäästöihin organisaatiossasi. Mieti paperiin, musteeseen, tulostuslaitteisiin ja asiakirjojen fyysiseen säilytystilaan liittyviä kustannuksia. Lisäksi ajansäästö on merkittävä, kun sinun ei tarvitse sopia fyysistä allekirjoitusaikaa aina uuden työntekijän palkkauksen hetkellä Kaikkia näitä kustannuksia voidaan vähentää tai ne voidaan poistaa digitaalisten allekirjoitusten avulla.
Lisäksi allekirjoitusprosessin automatisoinnilla säästetty aika merkitsee myös kustannussäästöjä. Rekrytoijat voivat käyttää aikaansa tehokkaammin ja keskittyä hallinnollisen paperityön sijaan tehtäviin, jotka edellyttävät heidän asiantuntemustaan. Tuottavuuden lisääntyminen voi johtaa nopeampaan palkkausaikaan ja lopulta rekrytointikustannusten alenemiseen.
Parempi yhteistyö
Rekrytointiin osallistuu usein useita sidosryhmiä, kuten rekrytoijia, HR-johtajia, lakitiimejä ja hakijoita. Näiden osapuolten välinen tehokas yhteistyö on olennaisen tärkeää onnistuneen rekrytointiprosessin kannalta. TeamTailoriin integroidut sähköiset allekirjoitukset helpottavat saumatonta yhteistyötä, koska kaikki sidosryhmät voivat käyttää ja allekirjoittaa asiakirjoja verkossa.
Kun digitaalisiin asiakirjoihin on jaettu pääsy, tiimin jäsenet voivat tarkastella ja hyväksyä asiakirjoja reaaliaikaisesti fyysisestä sijainnistaan riippumatta. Näin vältetään fyysisten asiakirjojen kuljettamisesta aiheutuvat viivästykset ja nopeutetaan päätöksentekoa. Sähköisten allekirjoitusratkaisujen yhteistyöominaisuudet, kuten kommentointi ja versionseuranta, parantavat viestintää entisestään ja varmistavat, että kaikki ovat samalla sivulla.
Vihreämpi valinta
Yympäristötietoisessa maailmassa paperin käytön vähentäminen ei ole vain kustannussäästötoimenpide vaan myös eettinen valinta. TeamTailoriin integroidut sähköiset allekirjoitukset edistävät organisaatiosi kestävyyspyrkimyksiä vähentämällä merkittävästi paperinkulutusta.
Kun siirryt digitaaliseen järjestelmään, säästät puita, vähennät vedenkäyttöä ja paperin tuotantoon ja kuljetukseen liittyviä kasvihuonekaasupäästöjä. Lisäksi minimoit paperiasiakirjojen hävittämisestä ja kierrättämisestä aiheutuvat ympäristövaikutukset. Nämä kestävän kehityksen toimet voivat parantaa organisaatiosi mainetta ja houkutella hakijoita, jotka arvostavat ympäristövastuullisia työnantajia.
Lue myös: Nämä 5 sopimushallintaohjelmistoa voit integroida TeamTailoriin
Tutustu johtaviin sähköisen allekirjoituksen tarjoajiin
Kun haluat valita sähköisen allekirjoituksen ratkaisun, joka integroituu saumattomasti TeamTailoriin, useat alan johtavat yritykset tarjoavat vankkoja ominaisuuksia ja luotettavia integraatioita. Seuraavassa on kuusi parasta sähköisen allekirjoituksen toimittajaa, joita kannattaa harkita:
1. Oneflow: TeamTailoriin integroitu sähköisen allekirjoittamisen alusta
Oneflow on turvallinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka tunnetaan saumattomista integrointiominaisuuksistaan. Oneflown avulla voit virtaviivaistaa TeamTailoriin integroitua asiakirjojen allekirjoitusprosessia ja varmistaa sujuvan ja tehokkaan rekrytointikokemuksen. Sen painotus turvallisuuteen ja mukauttamiseen tekee siitä erinomaisen valinnan organisaatioille, jotka haluavat tehostaa rekrytoinnin prosesseja. Kaiken kukkuraksi Oneflow sisältää vakiona lukuisia sovelluksen sisäisiä integraatioita, mikä tekee sopimusten tehokkaasta hallinnoinnista helpompaa kuin koskaan.
2. DocuSign
DocuSign on laajalti tunnustettu sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka tarjoaa laajan valikoiman integraatioita, mukaan lukien saumattoman yhteyden TeamTailoriin. DocuSign tunnetaan vankoista ominaisuuksistaan, ja se tarjoaa joukon työkaluja, joilla yksinkertaistetaan allekirjoitusprosessia, seurataan asiakirjojen etenemistä ja varmistetaan turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus.
3. Adobe Sign
Adobe Sign on toinen hyvämaineinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, jolla on saumattomat integrointimahdollisuudet TeamTailoriin. Adobe Sign tarjoaa käyttäjäystävällisen käyttöliittymän ja kattavat ominaisuudet sähköisesti allekirjoitettujen asiakirjojen luomiseen, lähettämiseen ja hallintaan, mikä tekee siitä houkuttelevan valinnan rekrytoijille.
4. Dropbox Sign (entinen HelloSign)
HelloSign on käyttäjäystävällinen sähköisen allekirjoituksen ratkaisu, joka integroituu saumattomasti eri alustoihin, kuten TeamTailoriin. Se on tunnettu yksinkertaisuudestaan ja helppokäyttöisyydestään, joten se on erinomainen valinta organisaatioille, jotka etsivät suoraviivaista ja tehokasta sähköisen allekirjoituksen ratkaisua.
5. SignEasy
SignEasy on sähköisen allekirjoituksen alusta, joka tarjoaa integraatio-ominaisuuksia, joiden avulla voit yhdistää sen TeamTailoriin Zapierin kaltaisten alustojen kautta. SignEasy keskittyy tarjoamaan helpon ja tehokkaan allekirjoituskokemuksen, joten se soveltuu rekrytointiprosessin virtaviivaistamiseen.
6. Juro
Juro on sopimustenhallinta-alusta, joka voidaan integroida saumattomasti TeamTailoriin ja joka tarjoaa sähköisiä allekirjoituksia osana ominaisuuksiansa. Juro on erikoistunut sopimusten automatisointiin ja yhteistyöhön, joten se on arvokas lisä rekrytointiprosessiisi.
Lue myös: HR-järjestelmä vuonna 2024 – tässä parhaat 10
Helppo käyttöönotto
Sähköisten allekirjoitusten integrointi TeamTailoriin on suhteellisen yksinkertainen prosessi. Useimmat sähköisten allekirjoitusten tarjoajat tarjoavat selkeää dokumentaatiota ja tukea integraation käyttöönottoa varten. Valitusta ratkaisusta riippuen integrointi voidaan yleensä toteuttaa muutamassa yksinkertaisessa vaiheessa:
- Valitse sähköisen allekirjoituksen ratkaisu: Aloita valitsemalla tarpeisiisi sopiva sähköisen allekirjoituksen ratkaisu. Kukin edellä mainituista palveluntarjoajista tarjoaa ainutlaatuisia ominaisuuksia ja valmiuksia, joten harkitse huolellisesti vaatimuksiasi ennen valintaa.
- Varmista integrointivalmius: Tarkista, onko valitsemasi sähköisen allekirjoituksen ratkaisu integroitavissa TeamTailoriin. Useimmat palveluntarjoajat listaavat integraatiokumppaninsa verkkosivustoillaan, ja voit myös tiedustella tarkempia yksityiskohtia niiden asiakastuesta.
- Integroinnin määrittäminen: Seuraa annettuja ohjeita määrittääksesi sähköisen allekirjoitusratkaisusi ja TeamTailorin välisen integraation. Tämä edellyttää yleensä oikeuksien myöntämistä ja yhteyden luomista, ja valitun sähköisen allekirjoituksen tarjoajan tukiresurssit opastavat sinua prosessin aikana.
- Räätälöinti ja mukauttaminen: Räätälöi integraatio vastaamaan omaa rekrytointiprosessiasi. Määritä, milloin ja miten sähköisiä allekirjoituksia käytetään TeamTailorissa, jotta ne vastaavat organisaatiosi ainutlaatuisia tarpeita ja vaatimuksia.
- Testaus ja koulutus: Testaa integraatio perusteellisesti, jotta se toimii oikein ja sujuvasti. Kouluta rekrytointitiimisi käyttämään integroitua ratkaisua tehokkaasti TeamTailor-alustassa, jotta sen hyödyt saadaan maksimoitua.
- Jatkuva ylläpito: Kun integraatio on otettu käyttöön, seuraa säännöllisesti sen suorituskykyä, jotta se pysyy yhteensopivana järjestelmien päivitysten tai muutosten kanssa. Säännöllinen ylläpito varmistaa, että rekrytointiprosessisi toimii jatkossakin tehokkaasti.
Tiivistelmä
TeamTailoriin integroitujen sähköisten allekirjoitusten sisällyttäminen rekrytointiprosessiin voi muuttaa organisaatiosi toimintaa. Sen lisäksi, että se lisää tehokkuutta ja säästää aikaa, se myös parantaa hakijakokemusta, vahvistaa asiakirjojen turvallisuutta ja vaatimustenmukaisuutta, vähentää kustannuksia ja edistää ympäristön kestävyyttä. Lisäksi helppo käyttöönotto ja saumaton yhteistyö tekevät tästä integraatiosta houkuttelevan sekä rekrytoijille että työnhakijoille.
Kun liiketoimintaympäristö kehittyy jatkuvasti, innovatiivisten teknologioiden, kuten sähköisten allekirjoitusten, käyttöönotto on välttämätöntä kilpailukyvyn säilyttämiseksi. Hyödyntämällä TeamTailoriin integroituja sähköisiä allekirjoituksia rekrytointitiimisi voi keskittyä siihen, mikä on todella tärkeää: parhaiden lahjakkuuksien tunnistamiseen ja palkkaamiseen organisaatiosi menestyksen edistämiseksi. Tehosta rekrytointiprosessiasi jo tänään ja koe TeamTailoriin integroitujen digitaalisten allekirjoitusten mullistava voima!
Jos olet valmis ottamaan seuraavan askeleen ja integroimaan sähköiset allekirjoitukset TeamTailoriin, tutustu edellä mainittuihin johtaviin palveluntarjoajiin ja valitse se, joka sopii parhaiten ainutlaatuisiin rekrytointitarpeisiisi.
