Teknisk sett kan du fortsatt signere kontrakter og juridiske dokumenter fysisk, med penn og papir, men hvorfor skulle du gjøre det når en elektronisk signatur gjør det mulig å gjøre forretninger og inngå partnerskap på avstand – enklere, raskere, sikrere og med mindre innvirkning på miljøet?
Hvis det som stopper deg er at du er usikker på hvordan du bruker e-signaturer eller konvertere en signatur til en e-signatur, har du kommet til rett sted. Denne artikkelen vil fjerne denne tvilen.
Les også: Sett spor etter deg: Signaturens historie
Hva er en e-signatur?
En e-signatur er en digital versjon av en tradisjonell signatur. Den skapes for å bruke programvare som tar et bilde av signaturen din og konverterer den til et digitalt format (men det finnes også teknologier som ikke er avhengige av signaturbilder, og som lar deg bruke andre metoder, for eksempel SMS-bekreftelse, for å verifisere identitet og signere dokumenter). Med e-signaturer (også kjent som virtuelle signaturer) kan du signere dokumenter elektronisk, slik at du slipper å bruke fysiske dokumenter.
2. Hvorfor bruke e-signatur?
Med e-signaturer kan du signere dokumenter fra hvor som helst, så lenge du har en internettforbindelse. Du kan fullføre papirarbeidet raskere, enklere og mer effektivt uten å måtte bekymre deg for logistikken rundt fysiske signaturer. E-signering sparer verdifull tid (og vi vet alle at tid er penger!). Med slike løsninger kan bedrifter bli mer fleksible, redusere administrative kostnader og øke produktiviteten og effektiviteten.
Les også: Hvordan konvertere JPEG/PNG-bilder til en e-signatur i 6 trinn
Digitale signaturer er også sikrere og vanskeligere å forfalske enn tradisjonelle signaturer på grunn av kryptering, passordbeskyttelse og andre sikkerhetstiltak.
Endelig er e-signaturer miljøvennlige. Ved å eliminere behovet for fysiske signaturer kan du redusere karbonavtrykket ditt, noe som bidrar til å beskytte planeten. Det blir stadig viktigere ettersom vi streber etter å redusere miljøpåvirkningen vår.
Les også: Kan elektroniske signaturer vedlegges dokumenter?
Hvordan konvertere en signatur til en e-signatur
Nå som du har forstått fordelene med e-signaturer, kan vi se på hvordan du skal konvertere en signatur til en e-signatur. Det finnes flere metoder du kan bruke, avhengig av hvilke behov du har og hvilke verktøy du har tilgjengelig.
Metode 1: Skann signaturen din
Den enkleste måten å skape en e-signatur for er å skanne den fysiske signaturen din med en skanner eller et smarttelefonkamera. Hvis du bruker en smarttelefon, finnes det mange apper som kan hjelpe deg med å skape et dokumentbilde av høy kvalitet, men en skanner gir vanligvis bedre detaljnivå. Når du har bildet, kan du endre det til et digitalt format ved hjelp av programvare. Det finnes mange verktøy for dette formålet.
Metode 2: Bruk en signaturblokk
Another option is to use a signature pad, which captures your signature and saves it as a digital file. You can then use the file to sign documents electronically. Businesses that require a high volume of signatures, such as banks and insurance companies, commonly use signature pads.
Les også: Skap din kursive e-signatur
Metode 3: Skap en digital signatur
Til slutt kan du skape en digital signatur fra bunnen av. Denne metoden er mer komplisert enn de andre, men den gir deg større kontroll over sluttproduktet. For å lage en digital signatur trenger du et grafikkbrett og programvare som Adobe Illustrator eller Photoshop. Deretter kan du bruke programvaren til å lage en digital signatur som ser ut som den fysiske signaturen din.
Metode 4: Bruk en signaturgenerator
Du kan også bruke en gratis signaturgenerator online, for å skape en signatur du liker og eksportere den. Husk at Oneflow også har denne funksjonen til et verktøy for signaturgeneratorer. Det lar deg skape en signatur med musen eller pekeplaten. Alternativt lar plattformen vår deg skrive inn navnet ditt i en kursiv fonter, og endre det til en signatur som ser naturlig ut.
Tips om hvordan du kan konvertere en signatur til en e-signatur
Her er noen tips om hvordan du best kan konvertere en signatur til en e-signatur:
- Bruk et bilde av høy kvalitet: Jo bedre kvalitet bildet har, desto bedre vil e-signaturen se ut hvis du bestemmer deg for å kopiere signaturen fra et bilde.
- Velg en leselig font: Hvis du skal skape en digital signatur fra bunnen av, bør du velge en fonter som ligger tett opp til den fysiske signaturen din.
Bruk skanninger med høy oppløsning: Hvis du vil skanne en signatur som er skrevet i papir, må du huske å sette DPI (punkter per tomme) til minst 300 i skannerens programvare. - Hold det enkelt: Ikke prøv å legge til for mange finesser i e-signaturen din. Hold det enkelt og greit.
Gratis kontraktsmaler i Oneflow
Oneflow – Når en skannet signatur ikke er nok
Noen ganger er det ikke nok med en enkel skannet signatur – eller til og med et bilde som er skapt fra bunnen av for å se ut som håndskrift. I slike tilfeller kan du bruke en kontraktsplattformer med e-signaturfunksjoner som Oneflow til å håndtere kontraktarbeidsflyter. Med sitt brukervennlige grensesnitt forenkler Oneflow overgangen til e-signaturer, og muliggjør fjernsignering når som helst og hvor som helst.
Løsningen vår sikrer juridisk, sikkerhetsmessig og autentisk underskrift uten at du trenger å laste opp din fysiske signatur (du kan velge mellom fire signeringsmetoder: elektronisk identifikasjon, standard e-signatur, SMS-bekreftelse eller håndskrevet signatur). Oneflow gir deg effektivitet og bekvemmelighet, samtidig som du opprettholder de høyeste krypteringsstandardene. Her er noen av funksjonene den tilbyr:
- Kontraktshåndtering – Optimaliser kontraktshåndteringen via påminnelser og varsler. Administrer tilgang med konfigurerbare roller.
- Sporing av signeringsprosessen – Overvåk signeringsprosessen for å se hvem og når som signerer de digitale dokumentene dine. Du kan også sette opp en signeringsrekkefølge.
- Oneflow AI – Skriv og gjennomgå dokumenter med AI for å finne problemer med compliance og eliminere menneskelige feil.
- Arbeidsområder og samarbeid – Optimaliser arbeidsflyter og forbedre samarbeidet med branding av arbeidsområder, kommentarer, videoopptak, konfigurerbare utløsere, revisjonsspor og tilgangsregler.
- Dynamiske maler – Skap kontrakter raskt med tilpassbare, bransjespesifikke maler (du kan også lage dine egne, skreddersydd til dine spesifikke bruksområder).
- Analyse – Spor nøkkeltall og engasjementsdata (åpningsfrekvens, besøkstall med mer) for å forbedre kontraktsprosessene dine.
- Integrasjoner – Koble til tredjepartsverktøy, inkludert HubSpot, Salesforce og Teatailor.
Sammendrag
Å konvertere en signatur til en e-signatur er en relativt enkel prosess som gir mange fordeler i forhold til tradisjonelle signaturer. Enten du er en privatperson som ønsker å spare tid og øke effektiviteten, eller et selskap som ønsker å spare penger og øke produktiviteten, er e-signaturer veien å gå.
Hvis du husker metodene og tipsene som presenteres i denne artikkelen, vil det være enkelt å skape en e-signatur for deg. Du vil imidlertid garantert støte på situasjoner der en slik signatur ikke er nok – du trenger noe mer sikkert eller bekreftet for å være juridisk bindende. I slike tilfeller kan en programvare for kontraktshåndtering som Oneflow være en stor fordel, med kraftige verktøy for automatisering av kontrakter, sporing og samarbeid, AI-funksjoner, maler, nyttige integrasjoner og mye mer.
Vil du sjekke det ut? Skap en konto og prøv Oneflow gratis i dag!
Ofte stilte spørsmål
Hvordan skaper jeg signaturen min?
Begynn med å øve deg på å skrive navnet ditt til du er fornøyd med resultatet. Hvis du vil bruke signaturen din i Word-dokumenter, PDF-dokumenter eller andre digitale filer, må du også skanne den og redigere bildet (det er lurt å slippe bakgrunnen) for å kopiere den dit du vil.
Hvordan kan jeg digitalisere en signatur?
Du kan ganske enkelt skanne en håndskrevet signatur eller bruke et bilde av den. Å investere i en digital signaturplattform som Oneflow er imidlertid et bedre alternativ, fordi det sikrer at signaturen din blir juridisk bindende og sikker – og det er en brukervennlig måte å bruke signaturen din online.
Hvordan gjør jeg navnet mitt til en signatur?
Skriv navnet ditt i kursiv eller en annen stil som passer for deg. Metoder gjør mester!
Hvordan konverterer jeg et bilde til en signatur?
Ta et tydelig bilde eller skann den håndskrevne signaturen. Når du har bildet, kan du bruke et bilderedigeringsprogram til å finjustere det – slipp bakgrunnen og gjør det tydeligere om nødvendig. Lagre det deretter som en PNG-fil med gjennomsiktig bakgrunn, slik at du enkelt kan integrere det i e-poster, kontrakter og annen digital kommunikasjon.
