Vi er alle enige om at metadata fører til smartere forretningsbeslutninger – særlig når de kommer fra en kundevendt kilde, som kontrakter. Men hva kan metadata fra kontraktene dine egentlig fortelle deg? Og hvordan går du frem for å få tak i dem? Her tar vi en titt på nettopp dette.
Hva er metadata?
Metadata er data som gir informasjon om andre data. Metadata beskriver ulike attributter ved informasjonen, for eksempel opprinnelse, format, opprettelsesdato og forfatter. Metadata hjelper til med å organisere, kategorisere og administrere data, noe som gjør det enklere å søke, hente frem og forstå dem. I digitale sammenhenger spiller metadata en avgjørende rolle for datahåndtering, innholdsorganisering og effektiv informasjonssøking.
Hvordan henter du ut metadata fra kontraktene dine?
Metadata hentes fra systemet du bruker til å sende kontraktene dine. I dette tilfellet snakker vi om Oneflow. Den samler også inn data fra de lesbare feltene, for eksempel produktinformasjon, stillingstitler og hvor de som signerer, befinner seg osv.
Dette er noen typiske punkter som metadata fra kontraktene dine kan belyse:
- Når en motpart åpnet kontrakten for første gang, og når de gjorde det sist
- Hvilken signeringsmetode motparten brukte, “Signer nå”, håndskrevet osv
- Hvilke deltakere som var til stede i en gitt kontrakt
- Hvilke kommentarer som ble lagt igjen og hvilke endringer som ble gjort i løpet av prosessen med å utarbeide en kontrakt
- Hvilke tagger som er knyttet til en gitt kontrakt – dette er ofte basert på hvordan du har valgt å konfigurere Oneflow.
Men metadata fra kontraktene dine kan også hentes automatisk. Informasjon kan hentes automatisk fra følgende deler av en kontrakt:
- Datafelter, for eksempel fra CRM-systemet ditt
- Produkttabeller
- Skjemafelt, for eksempel en adresse på en kontrakt
Les også: Hva er kontraktshåndtering? En komplett guide
Hvordan kan du laste det ned fra Oneflow?
Nedlasting av metadata fra Oneflow er en rask og enkel prosess. Slik gjør du det.
- Gå til fanen “Dokumenter” i Oneflow-arbeidsområdet
- Når du er der, blar du til bunnen av siden og klikker på “Eksporter”
- Dette henter alle data fra kontraktene dine, så du må bruke filtre. Alt du trenger å gjøre, er å angi hvilke data du vil se, og i hvilket format du vil ha dem. Oneflow gjør resten automatisk
Det er virkelig så enkelt som 1-2-3 å få tilgang til metadata fra kontraktene dine
Hvordan får du ut mer metadata fra kontraktene dine i fremtiden?
Dette er et godt spørsmål, og vi har fått det mer enn én gang. Så her er vårt ekspertsvar.
Det aller viktigste er at du alltid sender kontraktene dine i et nettleserbasert format – ikke som PDF. Det er ekstremt vanskelig å hente ut meningsfulle metadata fra PDF-filer. Uansett om du bruker programvare for kontraktsadministrasjon eller CRM til å sende kontraktene dine, er det viktig å sørge for at du ikke sender dem som PDF-filer.
Les også: Alt du trenger å vite om Oneflow elektroniske signaturer og eIDAS-forordningen
Slik bruker du metadata fra kontraktene dine på en effektiv måte: Noen raske tips
Når du har lastet ned dataene dine, kan du legge til filtre slik at du bare ser det som er relevant for deg. Dette fungerer uansett om du bruker Excel, Sheets eller Apple Numbers.
Alle Oneflow-kontrakter har et unikt ID-nummer, og det samme har dataene i dem. Disse ID-numrene gjør det enkelt å matche og verifisere data mellom ark og datasett.
Bruker du Mac? Det er ikke noe problem. Data som er utviklet for Excel, fungerer like godt i Google Regneark.
Trenger du en spesialtilpasset rapport som er spesifikk for din virksomhet eller nisje? Ikke nøl med å ta kontakt. Representantene våre lager gjerne en rapport for deg ved hjelp av metadata fra kontraktene dine.
Så hvorfor ikke begynne å hente ut metadata fra kontraktene dine i dag? Du vet aldri hva du kan finne.
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
