Vi kan alla hålla med om att metadata leder till smartare affärsbeslut – särskilt när de kommer från en kundorienterad källa, som avtal. Men vad kan metadata från dina avtal egentligen berätta för dig? Och hur går du tillväga för att få tag på det? Här tar vi en titt på just det.
Vad är metadata?
Metadata är data som ger information om andra data. De beskriver olika attribut för en del av informationen, t.ex. ursprung, format, skapelsedatum och författare. Metadata hjälper till att organisera, kategorisera och hantera data, vilket gör det lättare att söka, hämta och förstå. I digitala sammanhang spelar metadata en avgörande roll för datahantering, innehållsorganisation och effektiv informationshämtning.
Hur extraherar du metadata från era avtal?
Metadata hämtas från det system som du använder för att skicka dina avtal. I det här fallet talar vi om Oneflow. Det samlar också in data från de läsbara fälten, som produktinformation, jobbtitlar och platser för dem som signerar, etc.
Detta är några typiska punkter som metadata från dina avtal kan belysa:
- När en motpart öppnade avtalet för första gången, och när de gjorde det senast
- Vilken signeringsmetod motparten använde, “signera nu”, handskriven, etc.
- Vilka deltagare som var närvarande i ett visst avtal
- Vilka kommentarer som lämnades och ändringar som gjordes i samband med att ett avtal skrevs
- Vilka taggar som har kopplats till ett visst avtal – detta baseras ofta på hur du har valt att konfigurera Oneflow
Men metadata från dina avtal kan också hämtas automatiskt. Information kan automatiskt hämtas från följande delar av ett avtal:
- Datafält, t.ex. från ditt CRM-system
- Produkttabeller
- Formulärfält, t.ex. en adress på ett avtal
Läs även: Vad är avtalshantering: en komplett guide
Hur kan du ladda ner den från Oneflow?
Att ladda ner metadata från Oneflow är en snabb och enkel process. Så här gör du.
- Gå till fliken “Dokument” i din Oneflow-plattform
- När du är där, scrolla till botten av sidan och klicka på “Exportera”
- Detta hämtar alla data från dina avtal, så du måste använda filter. Allt du behöver göra är att tala om vilka data du vill se och i vilket format du vill ha dem. Oneflow sköter resten automatiskt.
Att få tillgång till metadata från dina avtal är verkligen lätt som en plätt.
Hur får ni mer metadata från era avtal i framtiden?
Det här är en bra fråga, och vi har fått den mer än en gång. Så här är vårt expertsvar.
Det absolut viktigaste att göra är att alltid skicka dina avtal via ett webbläsarbaserat format – inte som en PDF. Det är extremt svårt att extrahera meningsfulla metadata från PDF-filer. Oavsett om du använder en programvara för avtalshantering eller ditt CRM-system för att skicka dina avtal är det viktigt att se till att du inte skickar dem som PDF-filer.
Läs även: Allt du behöver veta om Oneflow elektroniska signaturer och eIDAS-förordningen
Hur du effektivt använder metadata från dina avtal: Några snabba tips
När du har laddat ner dina data kan du lägga till filter så att du bara ser det som är relevant för dig. Detta fungerar oavsett om du använder Excel, Sheets eller Apple Numbers.
Alla Oneflow-avtal har ett unikt ID-nummer, liksom de data som finns i dem. Dessa ID-nummer innebär att du enkelt kan matcha och verifiera data mellan ark och dataset.
Är du Mac-användare? Det är inga problem. Data som skapats för Excel fungerar lika bra i Google Kalkylark.
Behöver du en anpassad rapport som är specifik för ditt företag eller din nisch? Tveka inte att höra av dig. Våra representanter skapar gärna en rapport åt dig med hjälp av metadata från dina avtal.
Så varför inte börja extrahera metadata från dina avtal redan idag? Man vet aldrig vad man kan hitta.
