PrimeQ
Snu kaos til kontroll ved å koble hele kontraktsprosessen til Upsales CRM
PrimeQ, en svenskbasert IT-bedrift i høy vekst, tilbyr et stort utvalg av skreddersydde tjenester innen IT, finans, telefoni og forretningssystemer. Å tilby tilpassede tjenester krever en kraftig, men fleksibel kontrakt- og e-signeringsplattform. Og det er nettopp derfor Claes Völcker, CEO i PrimeQ, valgte Oneflow.
Vi møtte Claes Völcker på PrimeQs kontor i Stockholm for å snakke om hvordan deres prosess med digital kontraktsledelse har sett ut. Fordi PrimeQ har forskjellige forretningsområder, har det betydd at avdelingene varierer i digital modenhet. Spesielt finans- og salgsavdelingene falt ofte litt bak andre deler av selskapet.
“Før vi tok inn Oneflow, jobbet vi på en tradisjonell måte med papir og permer. Dette betydde at alt endte opp på forskjellige steder, og vi kunne ikke holde styr på den nyeste versjonen av en avtale. Det var ganske rotete, og vi ønsket derfor å kontrollere det bedre.”
Umiddelbart mer effektivt
I dag er PrimeQ kjent med Oneflow som et verktøy, men det var virkelig en ildprøve. Claes sier at det første de gjorde var å opprette og sende over 300 GDPR-avtaler i Oneflow, og innen bare 14 dager hadde de fått 90 % av dem tilbake.
“Vi testet virkelig systemet på alle nivåer samtidig, og det var veldig imponerende. Det føles svært profesjonelt, og vi ville aldri ha bestått GDPR-samsvaret i tide hvis vi hadde gjort det manuelt”.
Se hele kundeforholdet i Upsales CRM
Etter mer enn et år med bruk av Oneflow har PrimeQ opplevd en rekke positive effekter. Prosesseringstidene har blitt betydelig kortere etter hvert som de hopper over foreløpige kontraktsutkast. Nå kan de enkelt rette opp feil med formuleringer og oppgaver, og trenger ikke å vente så lenge for å få kontrakten signert. Claes nevner også at de har fått bedre oversikt over alle avtaler med søkbare avtalearkiver. Og takket være Oneflows smidige integrasjon med Upsales har hele arbeidsflyten blitt mer strømlinjeformet.
“Oneflow har løst mange praktiske problemer. Nå har vi en søkbar databasestruktur som er delt inn i de ulike forretningsområdene. I tillegg har vi koblet alt til Upsales CRM. Dette betyr at vi får hele kundebildet i CRM-en vår og kan enkelt se hele prosessen til signerte avtaler for hver kunde.”
“Det finnes mange e-signeringsverktøy som er integrert med Upsales. Men andre verktøy har ikke separate arbeidsområder, for å opprette og administrere ulike typer kontrakter – salg, administrasjon, HR – og kan kontrollere tillatelser og tilgang mellom de ulike forretningsområdene. Dette var viktig for oss.”
Claes Völcker
CEO
PrimeQ
Unike funksjoner i Oneflow var avgjørende for valget
Selv om PrimeQ hadde det travelt med å få på plass en e-signeringsplattform før GDPR, tok de seg likevel tid til å speide i markedet. Valget endte med Oneflow, og de angrer ikke et sekund på det. Claes lister opp alle fordelene med Oneflow, men understreker spesielt brukervennligheten og kommentarfunksjonen.
“Bare i går signerte vi en avtale vi hadde jobbet med en stund, og kunden oppdaget en seksjon med feil ordlyd og kommenterte den i avtalen. Så i stedet for å sende en helt ny runde med kontrakter som ville ha tatt ytterligere to dager, ble vi ferdige på en time.”
Han peker også på muligheten til å sortere avtaletyper i arbeidsområder, og begrense eller tilordne kvalifikasjoner, som en klar fordel med Oneflow.
“Jeg kunne velge mange andre e-signeringsverktøy integrert med Upsales. Mange har imidlertid ikke separate arbeidsområder, der vi oppretter og administrerer ulike typer kontrakter – salg, administrasjon og HR – og kan kontrollere tillatelser mellom de ulike forretningsområdene. Det var viktig for oss,” avslutter Claes.
Oneflow + Upsales
Oppgrader Upsales CRM med digitale kontrakter som føles ut som magi.
