Middlepoint

Er det mulig å kutte ned tiden det tar å administrere kontrakter med 80–90 % hver uke? Middlepoint trodde heller ikke det, før de fant Oneflow.

For Middlepoint, et Facility Service-selskap med høyt servicenivå som sender rundt 200 arbeidskontrakter hvert år, er tid penger.

Ønsker å få bort papiret

Fra før håndterte Middlepoint alle kontrakter manuelt. De sendte ut hundrevis av ansettelsesavtalerhvert år, og for hver kontrakt måtte de booke et møte for å få kontrakten signert, og deretter skrive ut og arkivere papirkontraktene i permer. For Pontus Esbo, CEO i Middlepoint, var det å optimalisere måten dette ble gjort på en prioritet.

«Oneflow var bedre enn konkurrentene»

Pontus hadde tre store krav til en kontraktautomatiseringsplattform. Plattformen de skulle slå seg til ro med, måtte være brukervennlig. 

«Denne typen system har en tendens til å være svært komplekst. Og når du skal bruke plattformen i alle deler av organisasjonen, må den være brukervennlig. Vi søkte derfor på markedet etter en løsning, og med Oneflow fant vi et komplett system. Den var ganske enkelt bedre enn konkurrentenes,» sier Pontus.

Fantastisk integrasjon med Teamtailor

Middlepoint bruker Teamtailor, og ble derfor positivt overrasket over å oppdage at Oneflow allerede har en integrasjon mot dette systemet. De var også fornøyde med de første resultatene. Pontus sa at integrasjonen ga enda mer automatisering av det som pleide å være manuelt arbeid:

“Det sparer tid og fjerner irritasjonsmomenter fra vårt arbeid. En fantastisk integrasjon som ga oss umiddelbare resultater – spesielt på rekrutteringssiden. Før Oneflow brukte vi mye tid på å koordinere, administrere og bestille tid for signering. Vi kuttet enormt ned på våre prosesstider.”

Kontraktsadministratoren – tilhører nå fortiden

Middlepoint har vokst det siste året. Hadde de fortsatt å jobbe slik de gjorde før, måtte de ha ansatt nytt personell for å håndtere alt administrativt arbeid. Nå gjør Oneflow det kjedelige arbeidet for dem. Og tiden de ansatte pleide å bruke på administrasjon, kan brukes på å få virksomheten til å vokse.

Ifølge Pontus er følgende verdier det han setter mest pris på med Oneflow:

• Sporbarhet
• Monitorering
• Enkelhet
• Brukervennlighet
• Enkel å bruke fra alle enheter
• Fleksibilitet i implementeringen

Teamet valgte å implementere Oneflow i forskjellige stadier. Først i rekrutteringsavdelingen, der Oneflow automatiserte alle ansettelsesavtaler fra signering og arkivering til overvåking. Middlepoint elsket de automatiske push-varslene for når kortsiktige rekrutteringer nærmet seg slutten. Før Oneflow ble kontraktovervåking håndtert manuelt.

«Det er fint å ha Oneflow til å gjøre mye av arbeidet for oss.»

Alle kontrakter på ett sted

Etter å ha implementert Oneflow i rekrutteringsavdelingen, gikk Middlepoint videre til å digitalisere kontraktsprosessen på kunde- og leverandørsiden. Teamet importerte alle kunde- og leverandørkontrakter til Oneflow slik at alle kontrakter nå er på ett sted.

«Til slutt har vi alle kontrakter opprettet, signert og arkivert i Oneflow.»

«Ja, jeg vil absolutt anbefale Oneflow»

Pontus har lyktes med sitt mål om å optimalisere kontraktstyring for Middlepoint. Ved å hente inn Oneflow har teamet fått en måte å overvåke statusen for alle avtaler, et sikkert arkiv og kontraktsporbarhet på. Alt med et grensesnitt som ser fantastisk ut og som er lett å jobbe med. På spørsmål om han ville anbefale Oneflow, sa Pontus:

«Det vil jeg absolutt. Hvis du administrerer mange kontrakter; kunde-, leverandør- og ansettelsesavtaler som mange selskaper har, er dette den beste plattformen.»