Middlepoint

Onko mahdollista lyhentää sopimushallinnointiin käytettyä aikaa 80–90 % joka viikko? Middlepoint ei uskonut tähän, ennen kuin he löysivät Oneflown. Korkeatasoinen kiinteistöpalveluyritys Middlepoint lähettää vuosittain noin 200 työsopimusta, joten aika on rahaa.

Hyvästit paperisodalle

Aikaisemmin Middlepoint hoiti kaikki sopimukset paperilla ja kynällä. He lähettivät satoja rekrytointisopimuksia joka vuosi, ja jokaisen kohdalla oli järjestettävä kokous sopimusten allekirjoittamiseksi ja sitten tulostettava ja arkistoitava paperiset sopimukset kansioihin. Middlepointin toimitusjohtajan Pontus Esbon mielestä sopimusten hallinnan optimointi oli ensisijaisen tärkeää.

“Oneflow oli kilpailijoitaan parempi”

Pontuksella oli yksi tärkeä vaatimus sopimusautomaatiotyökalulle. Tulevan sovellusalustan oli oltava käyttäjäystävällinen.

”Tämän tyyppisillä järjestelmillä on taipumus olla hyvin monimutkaisia. Kun aiot käyttää työkalua kaikkialla organisaatiossasi, sen on oltava helppokäyttöinen. Etsimme markkinoilta ratkaisua. Oneflow tarjosi meille täydellisen ratkaisun. Se oli yksinkertaisesti parempi kuin kilpailijansa”, Pontus sanoo.

Erinomainen integraatio Teamtailorin kanssa

Middlepoint käyttää Teamtailoria ja oli iloisesti yllättynyt huomatessaan, että Oneflowlla on natiivi-integraatio Teamtailorin kanssa. He olivat tyytyväisiä ensimmäisiin tuloksiin. Pontus sanoi, että integraatio lisäsi aikaisemmin manuaalisen työn automatisointia entisestään:

”Se säästää aikaa ja poistaa turhauttavat vaiheet työstämme. Mahtava integraatio, joka antoi meille välittömiä tuloksia etenkin rekrytointipuolella. Ennen Oneflowta käytimme paljon aikaa allekirjoittamisen koordinointiin, hallintaan ja ajanvarauksiin. Lyhensimme läpimenoaikoja valtavasti.”

Sopimushallinnoija – menneen talven lumia

Middlepoint on kasvanut kooltaan kuluneen vuoden aikana. Jos he olisivat jatkaneet työskentelyään entisellä tavalla, heidän olisi pitänyt palkata uutta henkilöstöä hoitamaan kaikki hallinnolliset työt. Nyt Oneflow tekee tuon ikävän työn heidän puolestaan. Lisäksi henkilökunta voi nyt käyttää aikaisemmin hallinointiin kulutettua aikaa liiketoiminnan kasvattamiseen.

Ominaisuudet, joita Pontus arvostaa Oneflowssa eniten ovat:

• Jäljitettävyys
• Seuranta
• Yksinkertaisuus
• Käyttäjäystävällisyys
• Helppo käyttää millä tahansa laitteella
• Joustava käyttöönotto

Tiimi päätti ottaa Oneflown käyttöön vaiheittain. Aluksi Oneflow automatisoi kaikki työsopimukset allekirjoittamisesta ja arkistoinnista seurantaan rekrytointiosastolla. Middlepoint rakasti järjestelmän automaattisia ilmoituksia tiettyjen lyhytaikaisten rekrytointien päättyessä. Ennen Oneflowta sopimusten seuranta hoidettiin manuaalisesti.

“On mahtavaa, kun Oneflow tekee suuren osan työstä puolestamme.”

Kaikki sopimukset yhdessä paikassa

Kun Oneflow oli otettu onnistuneesti käyttöön rekrytointiosastolla, Middlepoint siirtyi digitalisoimaan sopimusprosessin asiakkaan ja toimittajan puolella. Tiimi siirsi kaikki asiakas- ja toimittajasopimukset Oneflow-järjestelmään, jotta kaikki sopimukset olisivat yhdessä paikassa.

“Vihdoinkin kaikki sopimukset luodaan, allekirjoitetaan ja arkistoidaan Oneflowssa.”

“Kyllä, voin ehdottomasti suositella Oneflowta”

Pontus on onnistunut tavoitteessaan Middlepointin sopimushallinnan optimoinnissa. Oneflown käyttöönoton myötä tiimillä on nyt tapa seurata kaikkien sopimusten tilaa, turvallinen arkisto sekä mahdollisuus jäljittää sopimuksia. Kaikki tapahtuu rajapinnassa, joka näyttää upealta ja helppokäyttöiseltä. Kysyttäessä, suosittelisiko hän Oneflowta, Pontus vastasi:

”Ehdottomasti. Jos sinulla on suuri määrä sopimuksia – asiakas-, toimittaja- ja työsopimuksia  –  kuten kaikilla yrityksillä, se on paras työkalu.”