AI-programvare for tilbud: Gjør leads om til signerte kontrakter

Tenk deg dette: Du stirrer på skjermen, kaffen er blitt kald, og du sitter og pusler sammen et nytt tilbud for det som føles som hundrede gangen denne måneden. Du kopierer og limer inn fra gamle dokumenter, oppdaterer kundens info manuelt og håper at du ikke har gått glipp av noe viktig. Høres det kjent ut?

Du er ikke alene. Ifølge HubSpot bruker selgere i snitt bare to timer per dag på aktivt salg, mens en stor del av tiden går til oppgaver som dokumenthåndtering og administrasjon. Samtidig lå den gjennomsnittlige win-raten i salg i 2024 på 21%, noe som betyr at mesteparten av den tiden i bunn og grunn er bortkastet arbeid.

Men saken er – de selgerne som vinner flest kontrakter er ikke nødvendigvis bedre skribenter eller mer veltalende. De har rett og slett lært seg å jobbe smartere, ikke hardere. Mer enn halvparten av alle selgere tror at AI-løsninger kan hjelpe dem å forbedre arbeidet sitt.

I denne guiden får du vite hvordan moderne AI-programvare for tilbud endrer hele prosessen fra lead til signert kontrakt, og videre. Vi går gjennom funksjonene som faktisk gjør en forskjell og deler ekte suksesshistorier.

Hva er programvare for tilbud?

Et tilbudssystem er en digital plattform som hjelper bedrifter med å lage, håndtere og følge opp tilbud og salgsforslag gjennom hele kundereisen. Tenk på det som tilbudsprosessen din på autopilot – bare smartere.

I stedet for å starte fra bunnen hver gang, tilbyr disse plattformene:

• Malbibliotek med bransjespesifikke formater som du kan tilpasse direkte
• Innholdshåndteringssystem som lagrer dine vinnende tilbudsdeler
• Samarbeidsverktøy som lar flere parter bidra uten versjonskaos
• Dokumentanalyse og sporing for å se hvordan potensielle kunder engasjerer seg i tilbudene dine
• Integrasjonsfunksjoner som synkroniserer med din eksisterende salgsprosess

Den virkelige magien oppstår når tilbudsprogramvaren inneholder funksjoner for kontraktshåndtering. Ditt aksepterte forslag blir sømløst forvandlet til en juridisk bindende kontrakt – ingen flere e-posttråder frem og tilbake eller separate signeringsprosesser.

For salgsteam som sjonglerer flere kontrakter samtidig, fjerner denne teknologien det manuelle arbeidet som ellers stjeler timer hver uke. Du bruker mindre tid på administrasjon og mer tid på å bygge relasjoner med potensielle kunder.

Hvorfor smarte team velger Oneflow for tilbudshåndtering

Bedrifter beveger seg bort fra tradisjonelle arbeidsflyter for tilbud. De som bruker moderne verktøy for tilbudshåndtering opplever betydelig raskere avslutninger og høyere win-rate.

Oneflow tar et annerledes grep på tilbudshåndtering sammenlignet med tradisjonelle dokumentverktøy. I stedet for statiske PDF-er som krever separate signeringsprosesser, skaper Oneflow dynamiske, interaktive salgsforslag som kan redigeres, forhandles og signeres i sanntid.

Bedrifter stoler på Oneflow for å håndtere arbeidsflyten sin fra tilbud til kontrakt. Plattformen integreres sømløst med populære CRM-systemer som Salesforce, HubSpot og Microsoft Dynamics, slik at tilbudsdataene dine flyter rett inn i den eksisterende salgsprosessen.De beste customer success-teamene reduserer friksjon i hvert steg – når prospekter kan gjennomgå, kommentere, forhandle og signere tilbud i én og samme plattform, kan du lukke kontrakter raskere.

Nøkkelfunksjoner som akselererer salgsprosessen din

La oss se på de viktigste funksjonene som en god tilbudsprogramvare bør inneholde.

Smart opprettelse av tilbud og maler

Den raskeste måten å drepe momentum i en salgsprosess på er å la prospekter vente mens du bygger tilbudene deres fra bunnen. Det beste tilbudssystemet løser dette med smarte maler som tilpasses din bransje og forretningstype.

Bransjespesifikke maler er forhåndslastet med de seksjonene, språket og formateringen som fungerer best for deg. Enten du jobber innen profesjonelle tjenester, teknologi eller produksjon, inneholder disse malene de nøkkeldelene prospekter forventer å se.

Førsteinntrykket er avgjørende – bygg tillit, skap troverdighet og gi en konsistent kundeopplevelse med merkevaretilpassede tilbud som inkluderer farger, fonter og layoutpreferanser. Merkevaren din forblir enhetlig uten at du trenger å bruke tid på manuell formatering.

Integrasjoner med CRM-systemer strømlinjeformer prosessen ytterligere ved å automatisk fylle inn kundedata direkte i tilbudene. Når tilbudssystemet ditt er koblet til systemer som HubSpot eller Salesforce, føres prospektets navn, selskapsinfo og forretningsdetaljer rett inn i riktig del av malen. Ikke flere copy-paste-feil eller pinlige forvekslinger.

Samarbeid i sanntid og AI-drevne godkjenningsflyter

Tradisjonelt innebærer opprettelsen av tilbud – eller salgsforslag – å skrive i Microsoft Word, sende dokumentet på e-post til kolleger, vente på tilbakemelding, slå sammen kommentarer og gjenta prosessen. Når alles innspill til slutt er inkludert, har flere dager gått, og momentumet er tapt.

Redigering med flere interessenter endrer dette fullstendig. Når team kan jobbe samtidig på ulike deler, kuttes tidslinjen dramatisk. Legal kan gjennomgå vilkår mens Marketing oppdaterer caser og Salg justerer priser – alt parallelt.

Automatiserte godkjenninger sikrer at ingenting sendes til prospekter uten riktig sign-off. Du kan sette opp arbeidsflyter der profesjonelle tilbud automatisk går til riktig godkjenner basert på forretningsstørrelse, produkttype eller kundekrav.

Kommentar- og feedbacksystemer sentraliserer diskusjonen i selve tilbudet. I stedet for spredte e-posttråder om spesifikke deler, kan gjennomlesere legge igjen kontekstuelle kommentarer direkte på relevante avsnitt.

AI-gjennomgang tar dette enda et steg videre ved å umiddelbart sammenligne tilbud og kontrakter med forhåndsdefinerte juridiske retningslinjer. Systemet flagger automatisk manglende klausuler og potensielle compliance-problemer, noe som gir deg et ekstra par øyne for å redusere menneskelige feil og risiko før noe sendes til prospekter.

Versjonskontroll og revisjonsspor løser problemet med «hvilken versjon er den siste?» som ofte plager e-postbasert samarbeid. Hver endring spores med tidsstempel og brukerreferanse, slik at du alltid vet hvem som har gjort hva og når.

Sporing og analyse med AI-innsikt

Her blir tilbudssystem virkelig interessant for salgsteam som fokuserer på optimalisering. Mens tidligere tilbud (dvs. tradisjonelle dokumenter) forsvinner som e-postvedlegg, sporer moderne plattformer dokumentene for å hjelpe deg å forstå prospektenes atferd.

Engasjementsstatistikk for tilbud viser nøyaktig hvordan prospekter interagerer med dokumentene dine. Du kan se hvilke deler de bruker mest tid på, og hvilket innhold de hopper over. Innsikt i dokumentinteraksjon avslører mønstre som hjelper deg å time oppfølgingen din.

AI Insights tar analysen enda lengre ved å gjennomgå kontraktene dine i bulk og levere umiddelbare due diligence- og compliance-rapporter. Du kan raskt identifisere og trekke ut risikofylte kontrakter i hele porteføljen, med et smart dashboard som gir oversikt over all kontraktsanalyse.

Pipeline-oversikt kobler tilbudsaktivitet direkte til salgsprognosen din. I stedet for å lure på om avtaler beveger seg fremover, kan du se sanntidsdata om engasjement som viser reelt interessegrunnlag versus høflig stillhet.

Analyser og revisjonsspor gir deg dataen du trenger for å kontinuerlig forbedre innholdet ditt. Ved å identifisere hvilke deler som gir høyere lukkefrekvens, kan du optimalisere fremtidige tilbud basert på det som faktisk fungerer.

Sømløs kontraktsignering med AI-basert risikohåndtering

Det er her de fleste tradisjonelle arbeidsflyter for tilbud bryter sammen. Etter uker med frem- og tilbake-runder får du endelig en godkjenning – bare for å måtte starte en separat kontraktsforhandling og signeringsprosess.

Ett klikk fra tilbud til kontraktsignering fjerner denne friksjonen. Når prospektet er klart til å gå videre, blir tilbudet de allerede har gjennomgått, sømløst gjort om til en juridisk bindende kontrakt. Ingen omformatering, ingen separate dokumentforberedelser, ingen forsinkelser. AI Review sikrer at overgangen følger regelverket ved å automatisk sjekke at alle nødvendige klausuler er på plass og samsvarer med deres juridiske retningslinjer.

Integrert e-signering støtter flere signeringsmetoder avhengig av deres sikkerhetskrav og lokale regler – fra enkle ett-klikk-signeringer til kvalifiserte digitale signaturer som oppfyller de høyeste juridiske standardene.

Kontraktsarkiv og -håndtering holder alle dine signerte kontrakter organiserte og søkbare, med AI-drevet risikoevaluering som gir kontinuerlig innsikt i porteføljens compliance.Automatiserte arbeidsflyter for fornyelse og oppfølging hjelper deg å maksimere kundens livstidsverdi. Systemet kan holde oversikt over kontraktenes utløpsdato og trigge fornyelsesdialoger på optimalt tidspunkt.

Bransjespesifikke tilbudsløsninger

En godt utformet tilbudsprogramvare dekker behovene til mange ulike team. Vi har identifisert de som har størst nytte av den.

Salgsteam og forretningsutvikling

Når tilbudsprogramvaren din kobles til plattformer som Salesforce eller HubSpot, føres aktivitetsdata direkte tilbake til lead scoring og pipeline-håndtering. Du kan se hvilke prospekter som aktivt engasjerer seg i tilbudet, og prioritere oppfølgingen deretter.

Automatisering av salgsprosessen reduserer den administrative byrden som hindrer selgere i å selge. Automatiserte arbeidsflyter kan trigge opprettelse av tilbud når avtaler når visse steg, sende påminnelser basert på engasjementsdata og til og med eskalere stagnerte tilbud til salgsledere.

Samarbeidsfunksjoner i teamet sprer kunnskap i hele salgsorganisasjonen. Når vellykkede dokumenter lagres i deres content-bibliotek, kan andre selgere lære av hva som fungerer og lage feilfrie tilbud.

Profesjonelle tjenester og konsulenttjenester

Detaljert scope-dokumentasjon blir mye enklere når du kan bygge omfattende prosjektoppdelinger direkte i salgsforslagene dine. I stedet for vage tjenestebeskrivelser kan du lage detaljerte arbeidslister, leveransetidslinjer og suksessmål som setter tydelige forventninger.

Tids- og materialtilbud drar nytte av innebygde beregningsverktøy som automatisk kalkulerer prosjektkostnader basert på timepriser og estimerte timer. Når scopet endres under forhandlingene, oppdateres prisene automatisk uten risiko for manuelle regnefeil.

Kommunikasjonsverktøy for kunder via integrerte plattformer som Slack gjør at dialogen rundt tilbudsdetaljer kan skje i sanntid. Prospekter kan stille spørsmål direkte i tilbudsplattformen, og teamet ditt kan svare umiddelbart uten å miste kontekst.

Teknologi- og programvareselskaper

Maler for tekniske spesifikasjoner hjelper deg å presentere komplekse produktkrav i lett tilgjengelige formater. I stedet for å overvelde prospekter med teknisk dokumentasjon, kan du strukturere spesifikasjonene slik at forretningsverdien løftes frem sammen med de tekniske detaljene.

Maler for tidslinjespesifikasjoner gjør prosjektets implementeringsplaner tydelige og handlingsbare. Når prospekter kan se nøyaktig når ulike faser blir ferdige og hvilke ressurser som kreves, kan de planlegge sine interne prosesser deretter.

Funksjoner for interessenthåndtering blir avgjørende i enterprise-salg av teknologi, der flere avdelinger må gjennomgå og godkjenne salgsforslag. Tilgangskontroller, rettigheter, versjonshåndtering og revisjonsspor sikrer at riktige personer ser riktig informasjon til riktig tid.

Integrasjoner som driver arbeidsflyten din

Den virkelige styrken i moderne tilbudssystemer ligger i hvor godt de kobles sammen med dine eksisterende forretningsverktøy. I stedet for å bli nok et frittstående system, blir de beste plattformene det sentrale knutepunktet som binder sammen hele salgs- og operasjonsflyten din.

Dypdykk i Salesforce-integrasjonen

Når Oneflow kobles til Salesforce, blir opprettelsen av tilbud en naturlig forlengelse av salgsprosessen din. Data fra forretningsmuligheter fyller automatisk ut tilbudene, noe som eliminerer manuelt dataarbeid og reduserer risikoen for feil.

Integrasjonen går imidlertid dypere enn enkel datasynk. Engasjementsstatistikk fra tilbudene føres tilbake til Salesforce og oppdaterer forretningsmulighetene med sanntidsdata. Salgsteamet ditt kan se hvilke prospekter som aktivt gjennomgår dokumentene uten å forlate CRM-et.

Automatiserte arbeidsflyter kan opprette tilbud når forretningsmuligheter når bestemte steg, sende varsler når tilbud blir vist eller signert, og oppdatere status basert på salgsforslagets fremdrift.

Automatisering av arbeidsflyter i HubSpot

HubSpot blir langt mer kraftfullt når det kobles til tilbudshåndtering. Du kan lage avanserte arbeidsflyter som automatisk trigges til å opprette kontrakter basert på lead-aktiviteter.

Les også: Topp 5 HubSpot-integrasjoner for kontraktshåndtering

For eksempel, når et kvalifisert lead fyller ut et markedsføringsskjema på nettsiden din for å be om et tilbud eller en konsultasjon, kan Oneflow automatisk generere et personlig tilbud eller en kontrakt med informasjonen deres forhåndsutfylt, og deretter sende det til signering. Dette eliminerer manuelt dataarbeid og akselererer salgsprosessen din ved å få kontrakter foran prospektene mens de fortsatt er på sitt mest engasjerte.

Synkronisering med Microsoft Dynamics

Brukere av Microsoft Dynamics drar nytte av en innebygd integrasjon som sikrer datakonsistens mellom begge plattformer. Kontaktinformasjon, selskapsdetaljer og forretningsdata synkroniseres automatisk, noe som forhindrer datavariasjoner som ofte fører til feil i tilbud.

Tilkoblinger til Google Drive og produktivitetsverktøy

Integrasjonen med Google Workspace betyr at dine eksisterende arbeidsflyter for dokumentskaping enkelt kan inkludere tilbudshåndtering. Team som allerede bruker Google Docs til samarbeid kan ta i bruk tilbudsprogram uten å måtte forlate de velkjente verktøyene sine.

Suksesshistorier og kunderesultater

Resultater fra den virkelige verden viser hvilken effekt moderne tilbudsprogramvare har på salgsytelsen.

Sweco, Europas ledende arkitekt- og ingeniørrådgiver, transformerte tilbudsprosessen sin i Sverige, Danmark og Norge. Key Account Manager Mattias Johnson forteller at tid som tidligere ble brukt på administrative oppgaver nå kan brukes på salg. Selskapet så en forbedring på 133 % i effektiviteten i salgsprosessen sin, der tilbud som tidligere krevde flere e-postutvekslinger og filoppdateringer nå fullføres smidig direkte i plattformen.

Trustmary økte salgseffektiviteten sin gjennom Oneflows innebygde integrasjoner med CRM-plattformer som Pipedrive. Integrasjonen eliminerte manuelt dataarbeid mellom systemene og skapte automatiserte arbeidsflyter som akselererte hele salgsprosessen, fra lead-kvalifisering til kontraktsignering.

Priser og planer for Oneflows tilbudsprogramvare

Transparent prising hjelper deg å forstå hvilken investering som kreves for å endre tilbudsprosessen din. Oneflow tilbyr fleksible planer som skalerer med dine forretningsbehov – fra små team som nettopp har startet, til store organisasjoner med komplekse krav.

De betalte planene starter fra:

• Essentials: 180 NOK/mnd/bruker. Inkluderer digitale kontrakter, maler og innsikter.
• Business: 480 SEK/mnd/bruker. Inkluderer alle Essentials-funksjoner, pluss livssyklushåndtering, tagger og datalagring.
• Enterprise: Tilpasset prising. Enterprise-planen kommer med delte maler, grupper, SSO og mer. Store organisasjoner med spesifikke compliance-krav eller komplekse godkjenningsprosesser kan utforske denne planen.

I tillegg har vi et evig gratisalternativ som gir deg tilgang til PDF-kontrakter, dashbord, verifiseringskjede og mulighet til å eksportere kontrakter.

ROI-beregninger viser at de fleste selskaper får tilbake investeringen i programvaren allerede i løpet av første kvartal – kun gjennom tidsbesparelser. Når du i tillegg tar med økte win-rater og raskere salgsprosesser, blir den økonomiske effekten enda større.

Vil du se hvordan Oneflow kan hjelpe deg å innføre en strømlinjeformet prosess og generere personlige tilbud? Prøv programvaren vår gratis eller bestill en demo.

Hvorfor velge Oneflow fremfor tradisjonell tilbudsprogramvare

I markedet for tilbudsprogramvare finnes det flere etablerte aktører, men forskjellene i tilnærming skaper dramatisk ulike brukeropplevelser og resultater.

Oneflow skiller seg ut ved å behandle tilbud som starten på kontraktens livssyklus, ikke som en separat prosess. Mens andre plattformer fokuserer på å lage tilbud og grunnleggende e-signaturer, tilbyr Oneflow reelle programvarefunksjoner for kontraktshåndtering som strekker seg langt utover den første signeringen.

Det HTML-baserte tilbudsformatet gjør at dokumentene forblir interaktive og redigerbare gjennom hele forhandlingsprosessen. Motpartene dine kan foreslå endringer direkte i forslaget, noe som eliminerer e-postutvekslingen som vanligvis forlenger salgsprosessene.

AI-drevet kontraktsgjennomgang hjelper deg å identifisere potensielle problemer før tilbudene når prospektene, og reduserer sannsynligheten for at forhandlingene stopper opp på grunn av problematiske vilkår eller uklart språk.

Kom i gang med Oneflows tilbudsprogramvare

Dette er hva vi har oppdaget: Forskjellen mellom salgsteam som konsekvent når målene sine og de som sliter, handler verken om talent eller markedsforhold. Det handler om systemene de bruker for å eliminere friksjon mellom den første interessen og den signerte kontrakten.

Tradisjonelle arbeidsflyter for tilbud skaper unødvendige hindringer i hvert steg. Timer går til formatering. Dager forsvinner mens man venter på interne godkjenninger. Uker med forhandlinger frem og tilbake som kunne skjedd i sanntid. I mellomtiden mister prospektene momentum, og konkurrentene sniker seg inn med raskere responser.

Oneflow endrer hele denne dynamikken ved å behandle tilbud som starten på kontraktsforholdet, ikke som separate salgsdokumenter som til slutt blir til noe annet. Når potensielle kunder kan gjennomgå, forhandle og signere i den samme plattformen der de først møtte tilbudet ditt, går avtalene raskere gjennom fordi beslutningene tas – ikke fordi administrasjonen sinkes.

Er du klar til å oppdage hvor mye raskere du kan lukke avtaler når tilbud fungerer på den måten moderne kjøpere forventer? Book en demo med Oneflow!