Affärsdokument är en viktig del av arbetsflödet och verksamheten i ditt företag. De spelar en viktig roll för kommunikationen, organisationen och arbetsledning av dina team. De används av alla avdelningar, från försäljning till marknadsföring, ekonomi och många fler.
Dokumentation är avgörande för att bygga upp effektiva och smidiga affärsprocesser. “Om du inte dokumenterar det så har det inte hänt” — brist på korrekt dokumentation kan leda till förseningar i verksamheten, förlust av viktiga uppgifter, bekymmer med juridiska frågor, inställda affärer och problem i sista minuten.
Affärsdokument kan vara digitala eller på papper, och de finns i olika former beroende på vilket syfte de har. Vissa dokument är avsedda för frågor som rör lagstiftning och tillämpning, medan andra är avsedda för normal daglig verksamhet.
“Affärsdokument” är ett paraplybegrepp som omfattar i stort sett alla dokument som används i ett företag. Det kan vara affärsplaner, register, avtal, sekretessavtal, fakturor, marknadsföringspresentationer, kalendrar, budgetrapporter eller kassaflödesrapporter. Det kan i princip vara vad som helst.
Men vilka typ av dokument behöver du egentligen när du driver företag? Förhoppningsvis har du svaret när du läst klart den här artikeln.
Vi diskuterar de 10 dokument som fungerar som grundpelare i ett företag:
Organisation och verksamhet
- Affärsplan
- Verksamhetsrapporter
- Partnerskapsavtal
Ekonomidokument
- Resultaträkning
- Betalningsöverenskommelse
HR
- Sekretessavtal
- Anställningsavtal
- Entreprenörsförslag
Försäljning och marknadsföring
- Marknadsföringsplan
- Säljplan
1. Organisation och verksamhet
Att skapa affärsdokument för processer i företagets organisation och verksamhet hjälper dig att skapa en systematisk struktur i ditt företag. Det gör dig också mer effektiv i ditt arbete.
Här är tre dokument som du måste ha för att kunna göra detta:
Affärsplan
En affärsplan innehåller företagets mål och en strategi för att uppnå dem.
För att skriva en affärsplan krävs marknadsundersökningar och analyser, vilket ger insikter i hur du ska kunna förverkliga din plan.
Tesla Motors elbilsverksamhet började till exempel som en affärsplan.
En affärsplan är inget juridiskt dokument, men den används för att vinna potentiella investerares förtroende och ger dem en uppfattning om huruvida företaget kan ge avkastning på deras investeringar.
Den följer vanligtvis följande mall:
- Sammanfattning
- Beskrivning av företaget
- Marknadsanalys
- Analys av produkt eller tjänst
- SWOT-analys
- Marknadsföringsplan
- Finansiell plan
- Budget
- Plan för logistik och verksamhet
Verksamhetsrapporter
Affärsrapporter ger information och kunskap om en organisations interna verksamhet.
De visar företagsdata om hela organisationen eller om en specifik avdelning. De tillhandahåller analyser av interna aspekter såsom transaktioner, anställda, försäljningssiffror och kontraktspartners.
De flesta företag lämnar in rapporter för fyra kvartal under ett räkenskapsår. En separat årsrapport lämnas också in i slutet av året — med ett brev från vd:n som innehåller en fullständig sammanfattning av resultatet under året, inklusive en SWOT-analys och framtida strategier och mål.
Ledningen kan sedan fatta välgrundade beslut för att förbättra den operativa effektiviteten. Den visar också organisationens övergripande affärsutveckling för potentiella investerare.
En affärsrapport följer vanligtvis den här ordningen:
- Sammanfattning
- Introduktion till frågan
- Analys av problemet
- Slutsats och möjliga lösningar
- Referenser till uppgifterna
- Bilagor
Partnerskapsavtal
Ett partnerskapsavtal är ett juridiskt bindande avtal mellan två eller flera personer som startar företag tillsammans. Partnerskap är komplexa, och det finns risk för konflikter. Partnerskapsavtal mildrar dessa problem genom att fastställa grundregler för hur företaget ska drivas.
De beskriver alla parters ansvar och förväntningar och fastställer lösningar i konfliktsituationer, vilket ger en handlingslinje för potentiella scenarier, till exempel “Vad händer om det uppstår oenighet?”, “Vad händer om en av delägarna avlider?”, “Vad händer om en av delägarna vill sälja sin äganderätt?” och så vidare.
Detta ger också parterna ett rättsligt skydd och ett ansvarsskydd mot varandra. Partnerskapsavtal inkluderar vanligtvis:
- Procentuell ägarandel
- Fördelning av vinster/förluster
- Partnerskapets varaktighet
- Ledningens roll och makt
- Beslutsbefogenheter
- Lösning av tvister
- Uppsägningsmöjligheter
- Köpoptioner
2. Ekonomidokument
Ett annat område där affärsdokument är viktiga är på den ekonomiska sidan. De tjänar flera syften, till exempel att dokumentera transaktioner, se till att allting går rätt till i bokföringen och lämna en ordentlig verifieringskedja till myndigheterna.
Här är två dokument som alla företag behöver:
Resultaträkning
En resultaträkning är ett finansiellt dokument som visar hur mycket vinst eller förlust ett företag genererar, dess totala intäkter och dess utgifter.
Den visar hur lönsam en organisation är och används för att analysera dess finansiella resultat. Resultaträkningen ger företagare en inblick i var de kan minska sina kostnader, och hur de kan öka intäkterna för att få mer vinst. Det är viktigt att upprätta en resultaträkning och spåra ekonomin eftersom det hjälper dig att få en korrekt förståelse för var alla pengar används till i företaget.En resultaträkning följer vanligtvis detta format:
- Sälj
- Bruttomarginal
- Driftskostnader
- Rörelseintäkter
- Övriga intäkter och kostnader
- Resultat före skatt
- Nettointäkter
Betalningsöverenskommelse
Ett betalningsavtal är ett juridiskt bindande avtal där betalningsvillkoren mellan betalningsmottagare och den som ska betala diskuteras. Den som betalar kan vara vilken person eller enhet som helst (ett företag, en bank eller till och med en privatperson).
Betalningsöverenskommelser är viktiga om du vill få investeringar, lån eller bidrag. Du behöver dem också när du ska investera i ett annat företag eller en person som en del av din verksamhet.
Dokumentet omfattar:
- De berörda parterna
- Skuldbeloppet
- Betalningsplan
- Betalningsmetod
- Betalningsschema
- Problem med uppsägning
3. HR
Att kunna hantera dina team och medarbetare på rätt sätt är av yttersta vikt. Särskilt när ditt företag håller på att växa. Och det är här företagsdokumentens tredje pelare kommer in i bilden. HR-dokument används på en mängd olika sätt för att spåra personalinformation, föra register och utvärdera prestationer.
Detta är tre vanliga dokumenttyper:
Sekretessavtal
Sekretessavtal är juridiskt bindande kontrakt som har skapats för att skydda en organisations känsliga, exklusiva eller privata information från att avslöjas eller missbrukas.
Dessa avtal tecknas mellan en organisation och andra parter som är involverade i dess verksamhet – såsom anställda, affärspartners, entreprenörer och till och med frilansare. Undertecknaren binds juridiskt till att hålla informationen konfidentiell och om han eller hon bryter mot detta kan det leda till allvarliga konsekvenser.
Syftet med dessa avtal är att skydda viktig företagsinformation – såsom projektdetaljer, organisationens interna arbetssätt, kundinformation, finansiella register, affärsstrategier och så vidare.
Ett sekretessavtal består vanligtvis av:
- De parter som är involverade i avtalet
- Den konfidentiella information som har delats
- Ägarskap
- Gällande lagar
- Signatur och datum
Anställningsavtal
Anställningsavtal används för att juridiskt binda ett anställningsavtal mellan en arbetsgivare och en anställd.
Dokumentet innehåller detaljer som – villkoren för anställningen, leveranser, arbetstimmar, lönesatser och förmåner.
Du som har ett företag kan komma att anställa personer för att göra dem till en del av din organisation, vilket innebär att du behöver anställningsavtal.
Utan ett juridiskt bindande avtal hamnar båda parterna i riskzonen.
Ett anställningsavtal skyddar båda parter.
Det skyddar arbetsgivaren från att den anställda inte utför sitt arbete som föreskrivet, och det skyddar den anställda från att inte få sin lön och bli utnyttjad.
Ett anställningsavtal är uppbyggt enligt följande format:
- Namn på de inblandade parterna
- Detaljer om anställningen
- Jobbtitel
- Kompensation
- Förmåner
- Prövotid
- Betald semester
- Skäl för uppsägning
- Sekretessavtal
- Gällande lagar
- Signatur och datum
Entreprenörsförslag
Ett entreprenörsförslag är dokument som entreprenörer använder för att pitcha sina tjänster för att få ett jobb.
Dessa förslag är viktiga inom bland annat byggbranschen (där de ibland också kallas för “byggnadsförslag”). Både som kund och projektledare är du ute efter att få tag i de bästa i branschen som har de färdigheter som krävs till ett överkomligt pris. Ett entreprenörsavtal hjälper dig att sålla bland dina alternativ så att du lättare kan hitta den entreprenör som bäst passar dina behov. I dessa finns nämligen information om entreprenörens kompetens, erfarenhet och priser.
Även du som företagare kommer att behöva dessa för att kunna säkra avtal.
De består vanligtvis av:
- Personligt brev
- Tjänsteutbud
- Priser
- Betalningsvillkor
4. Försäljning och marknadsföring
Försäljnings- och marknadsavdelningarna ansvarar för att lyfta fram ditt företag i rampljuset, utveckla intresset för din produkt/tjänst, generera leads och få igenom affärer.
Att skapa affärsdokument för att hantera försäljnings- och marknadsföringsbitarna i ditt företag kan hjälpa dig att få en känsla av var verksamheten är på väg, fastställa tidslinjer, mäta resultat och öka avkastning på investering (ROI).
Här kommer två dokument som du behöver:
Marknadsplan
En marknadsplan beskriver en organisations marknadsföringsstrategier, -aktiviteter och -idéer.
Den fungerar som en karta som hjälper dig att visualisera hur du ska marknadsföra ditt företag.
En marknadsplan fungerar som ett hjälpmedel för att tydliggöra affärsmål.
Den skapar också realistiska förväntningar och säkerställer att alla medlemmar i teamet jobbar mot samma mål.
En marknadsplan innehåller vanligtvis:
- Sammanfattning
- Uppdragsbeskrivning
- SWOT-analys
- Marknadsundersökning
- Marknadsstrategi
- Mål
- Budget
Säljplan
En säljplan understryker den säljprognos som du försöker nå och alla aktiviteter du planerar att göra för att uppnå den.
Den liknar en traditionell affärsplan, men här ligger fokuset på företagets säljstrategi.
En säljplan innehåller information om dina målkunder, analys av tidigare resultat, säljteknik, intäktsmål, struktur i säljteamen, potentiella utmaningar och annan relevant information som är viktig för att formulera en stark säljstrategi.
Det är avgörande att ha en säljplan eftersom du behöver en steg-för-steg-strategi för att uppfylla specifika säljmål.
En försäljningsplan hjälper dig att beskriva:
Tidsbaserade och mätbara mål
En tydlig handlingsplan för att uppnå dem
Målmedvetna, dagliga aktiviteter för ditt team
En analys av ditt teams framsteg
En försäljningsplan innehåller vanligtvis följande:
- Optimala kundpersonligheter
- Intäktsmål
- Strategier och metoder
- Tidslinje
- Deadlines
- Struktur i teamet
- Budget
- Prestandakriterier
- Resurser
- Marknadsvillkor
- Om du inte vet hur du ska gå tillväga för att utarbeta en säljplan kan du börja med att spana in den här mallen.
Så kan Oneflow hjälpa dig i skapandet av dina dokument
Vid hanteringen av affärsdokument krävs det att flera parter i verksamheten samarbetar.
Hanteringen inkluderar alltifrån att beskriva omfattningen av arbetet och granska detaljerna till att få signaturer på viktiga dokument.
Att samordna allt detta via PDF:er kan vara rätt så knepigt och kräva mycket tid.
Oneflow hjälper dig att göra detta på ett betydligt enklare sätt. Vi hjälper dig att hålla koll på dina affärsdokument på en och samma plats. Prova själv genom att testa Oneflow gratis här.
