Liiketoiminta-asiakirjat ovat olennainen osa yrityksesi toimintaa, sillä niillä on tärkeä rooli viestinnässä, organisoinnissa ja tiimien hallinnassa. Niitä käyttävät kaikki osastot aina myynnistä markkinointiin, rahoitukseen ja HR:ään.
Dokumentointi on ratkaisevan tärkeää tehokkaiden ja saumattomien liiketoimintaprosessien rakentamisessa. ”Jos et dokumentoi sitä, sitä ei ole tapahtunut.” Asianmukaisen dokumentoinnin puute voi johtaa toimintojen viivästymiseen, tärkeiden tietojen katoamiseen, oikeudellisiin ongelmiin, ratkaisevien sopimusten peruuntumiseen ja viime hetken hässäkkään.
Yritysasiakirjat voivat olla digitaalisia tai paperisia, ja niitä on monenlaisia sen mukaan, mitä tarkoitusta ne palvelevat. Jotkin asiakirjat laaditaan laillisuus- ja vaatimustenmukaisuuskysymyksiä varten, toiset taas vain normaalia päivittäistä toimintaa varten.
Yritysasiakirja on kattotermi, joka kattaa lähes kaikki yrityksen käyttämät asiakirjat. Kyse voi olla liiketoimintasuunnitelmista, asiakirjoista, salassapitosopimuksista, laskuista, esittelyistä, sisältökalentereista, talousarvioraporteista tai kassavirtalaskelmista. Se voi olla mitä tahansa, mikä tulee mieleen liiketoimintaan liittyen.
Mutta kun on kyse yrityksen pyörittämisestä, millaisia asiakirjoja todella tarvitset? Toivottavasti saat vastauksesi luettuasi tämän artikkelin loppuun.
Käydään läpi 10 asiakirjaa, joita tarvitaan liiketoiminnan neljässä pilarissa:
Organisaatio & Operaatiot
- Liiketoimintasuunnitelma
- Liiketoimintaraportti
- Kumppanuussopimus
Talous
- Tuloslaskelma
- Maksusitoumus
HR
- Salassapitosopimus
- Työsopimus
- Alihankintasopimus
Myynti & Markkinointi
- Markkinointisuunnitelma
- Myyntisuunnitelma
1. Pilari: Organisaatio & Operaatiot
Yritysasiakirjojen luominen organisaation prosesseja ja yrityksen toimintaa varten auttaa luomaan järjestelmällisen rakenteen. Se myös tehostaa työskentelyä, koska kaikki on selkeästi hahmoteltu ja esitetty.
Seuraavassa on 3 asiakirjaa, jotka sinun on laadittava tätä varten:
Liiketoimintasuunnitelma
Liiketoimintasuunnitelma sisältää yrityksen tavoitteet ja esittää etenemissuunnitelman niiden saavuttamiseksi.
Liiketoimintasuunnitelman laatiminen edellyttää runsaasti markkinatutkimusta ja -analyysejä, jotka selventävät, miten yrityksesi aikoo toimia saavuttaakseen tavoitteensa.
Esimerkiksi Apple, Microsoft ja Salesforce aloittivat liiketoimintasuunnitelman avulla.
Liiketoimintasuunnitelma ei ole juridinen asiakirja, mutta sen avulla voitetaan mahdollisten sijoittajien luottamus ja annetaan heille käsitys siitä, voiko yrityksesi tarjota heille tuottoa.
Se noudattaa tyypillisesti seuraavaa mallia:
- Tiivistelmä
- Yrityskuvaus
- Markkina-analyysi
- Tuote-/palveluanalyysi
- SWOT-analyysi
- Markkinointisuunnitelma
- Rahoitussuunnitelma
- Budjetti
- Logistiikka ja operatiivinen suunnitelma
Liiketoimintaraportti
Liiketoimintaraportit tarjoavat tietoa ja näkemystä organisaation sisäisistä toiminnoista.
Niissä esitetään yritystietoja koko organisaatiosta tai tietystä osastosta. Ne tarjoavat analyysin sisäisistä näkökohdista, kuten liiketoimista, työntekijöistä, myyntiluvuista ja sopimuksista.
Useimmat yritykset toimittavat raportteja kvartaaleittain tilikauden aikana. Vuoden lopussa jätetään myös erillinen vuosikertomus, johon liitetään toimitusjohtajan kirje, joka sisältää täydellisen yhteenvedon kyseisen vuoden tuloksesta sekä tulevia strategioita ja tavoitteita seuraavalle vuodelle.
Tämän jälkeen johto voi tehdä dataan perustuvia päätöksiä toiminnan tehokkuuden parantamiseksi. Se myös osoittaa organisaation liiketoiminnan yleisen edistymisen mahdollisille sijoittajille.
Liiketoimintakertomus noudattaa tyypillisesti seuraavaa kulkua:
- Tiivistelmä
- Johdanto aiheisiin
- Asian analysointi
- Johtopäätös ja mahdolliset ratkaisut
- Viittaukset
- Liitteet
Kumppanuussopimus
Kumppanuussopimus on oikeudellisesti sitova sopimus kahden tai useamman henkilön välillä yhteisen toiminnan alkaessa. Kumppanuudet ovat monimutkaisia, ja niihin liittyy aina konfliktien mahdollisuus. Kumppanuussopimukset lieventävät näitä ongelmia vahvistamalla pelisäännöt.
Niissä hahmotellaan kaikkien osapuolten vastuualueet ja odotukset ja määritellään konfliktitilanteiden ratkaisut, jotka tarjoavat toimintatavat mahdollisiin skenaarioihin, kuten – ”mitä tapahtuu, jos syntyy erimielisyyksiä?” tai ”mitä tapahtuu, jos toinen osakkaista kuolee?” tai ”mitä tapahtuu, jos toinen osakkaista haluaa myydä omistusoikeutensa?” jne.
Tämä myös vakuuttaa osapuolet siitä, että heillä on oikeudellinen ja vastuullinen suoja toisiaan vastaan.
Tyypillisesti ne sisältävät:
- Omistusosuus prosentteina
- Voittojen/tappioiden jakaminen
- Kumppanuuden kesto
- Johdon toimivalta / rooli
- Päätöksentekovaltuudet / roolit
- Riitojenratkaisu
- Irtisanomismahdollisuudet
- Osto-optiot
2. Pilari: Talous
Toinen ala, jolla liikeasiakirjat ovat olennainen osa, on taloushallinto. Niitä käytetään moniin eri tarkoituksiin, kuten liiketoimien dokumentointiin, sen varmistamiseen, että kaikki menee kirjanpitoon, ja asianmukaisen kirjausketjun jättämiseen viranomaisille.
Seuraavassa on 2 asiakirjaa, joita jokaisella yrityksellä on:
Tuloslaskelma: Tärkeä liiketoiminta-asiakirja
Tuloslaskelma on taloudellinen asiakirja, josta käy ilmi, kuinka paljon voittoa tai tappiota yritys tuottaa, sen kokonaistulot ja menot.
Se osoittaa, kuinka kannattava organisaatio on, ja sitä käytetään sen taloudellisen hyvinvoinnin analysointiin. Se antaa yrityksen omistajille tietoa siitä, missä he voivat vähentää kustannuksia ja miten he voivat lisätä tuloja saadakseen enemmän voittoa. Tuloslaskelmien pitäminen ja talouden seuranta on välttämätöntä, sillä se auttaa sinua saamaan kunnollisen käsityksen siitä, mihin kaikki rahat menevät yrityksessäsi.
Tuloslaskelma noudattaa yleensä seuraavaa formaattia:
- Myynti
- Bruttokate
- Liiketoiminnan kulut
- Liikevoitto
- Muut tulot ja menot
- Tulos ennen veroja
- Nettotulos
Maksusitoumus
Maksusitoumus on oikeudellisesti sitova sopimus, jossa sovitaan maksunsaajan ja maksajan välisistä maksuehdoista. Maksaja voi olla mikä tahansa henkilö tai yhteisö (yritys, pankki tai yksityishenkilö).
Maksusitoumukset ovat tärkeitä, jos haluat saada investointeja, lainoja tai avustuksia. Tarvitset niitä myös silloin, kun sijoitat toiseen yritykseen osana toimintaasi.
Asiakirja kattaa seuraavat asiat:
- Osapuolet
- Velan määrä
- Maksusuunnitelma
- Maksutapa
- Maksuaikataulu
- Irtisanomiseen liittyvät kysymykset
3. Pilari: HR
Tiimien ja työntekijöiden johtaminen on erittäin tärkeää – varsinkin, kun yrityksesi kasvaa. Tässä kohtaa yritysasiakirjojen kolmas pilari astuu kuvaan. HR-asiakirjoja käytetään lukemattomilla tavoilla työntekijätietojen seurantaan, kirjanpitoon ja suoritusten arviointiin.
Tässä on 3 yleisesti esiintyvää asiakirjaa:
Salassapitosopimus
Salassapitosopimukset ovat oikeudellisesti sitovia sopimuksia, joiden tarkoituksena on suojella organisaation arkaluonteisia tai yksityisiä tietoja paljastumiselta tai väärinkäytöltä.
Sopimukset allekirjoitetaan organisaation ja sen toimintaan osallistuvien eri osapuolten, kuten työntekijöiden, liikekumppaneiden, alihankkijoiden ja jopa freelancereiden välillä. Ne sitovat allekirjoittajaa oikeudellisesti säilyttämään luottamuksellisuuden, jonka rikkominen voi johtaa vakaviin seurauksiin.
Niiden tarkoituksena on suojella yrityksen keskeisiä tietoja – kuten projektitietoja, organisaation sisäistä toimintaa, asiakastietoja, rahoitustietoja, liiketoimintastrategioita ja niin edelleen.
Salassapitosopimus sisältää yleensä seuraavaa:
- Sopimuksen osapuolet
- Jaetut luottamukselliset tiedot
- Omistajuus
- Sovellettava lainsäädäntö
- Allekirjoitus ja päiväys
Työsopimus
Työsopimuksia käytetään työnantajan ja työntekijän välisen työsopimuksen oikeudelliseen sitomiseen.
Asiakirja sisältää yksityiskohtaisia tietoja, kuten työsuhteen ehdot, suoritukset, työajan, palkan ja etuudet. Yrityksenä palkkaat ihmisiä organisaatiosi palvelukseen, mikä tarkoittaa, että tarvitset työsopimuksia. Ilman oikeudellisesti sitovaa sopimusta molemmat osapuolet voivat olla vaarassa.
Työsopimussopimus suojaa molempia osapuolia. Se suojaa työnantajaa työntekijältä, joka ei tee työtään määräysten mukaisesti, ja se suojaa työntekijää siltä, ettei hän saa palkkaa ja ettei häntä käytetä hyväksi.
Työsopimussopimus on seuraavanlainen:
- Osapuolten nimet
- Työsuhteen tiedot
- Titteli
- Palkkaus
- Edut
- Koeaika
- Palkalliset lomat
- Irtisanomisen ehdot
- NDA
- Sovellettava lainsäädäntö
- Allekirjoitus ja päiväys
Alihankintasopimus
Alihankintasopimukset ovat asiakirjoja, joita käytetään urakoitsijoiden palkkaamiseen.
Nämä sopimukset ovat tärkeitä erityisesti rakennusalalla (niitä kutsutaan myös urakkasopimuksiksi). Asiakkaana tai projektipäällikkönä etsit parasta osaajaa, jolla on tarvittavat taidot ja työn hinta on kohdallaan. Urakoitsijan lähettämä tarjous on täydellinen tapa suodattaa vaihtoehdot ja löytää tarpeisiisi parhaiten sopiva urakoitsija, koska siinä tuodaan esiin urakoitsijan taidot, kokemus ja työmäärät.
Niihin kuuluvat tyypillisesti mm:
- Saatekirje
- Palvelutaulukko
- Työn hinta
- Maksuehdot
4. Pilari: Myynti & Markkinointi
Myynti ja markkinointi ovat vastuussa siitä, että yrityksesi saa huomiota, että tuotteesi/palvelusi herättää kiinnostaa, että saat liidejä, ja että saat kaupat tehtyä.
Liiketoiminta-asiakirjojen luominen yrityksesi myynnin ja markkinoinnin hallintaa varten auttaa antamaan suunnan, laatimaan aikatauluja, mittaamaan tuloksia ja lisäämään sijoitetun pääoman tuottoa.
Tässä on 2 asiakirjaa, joita tarvitset:
Markkinointisuunnitelma
Markkinointisuunnitelmassa hahmotellaan organisaation markkinointistrategiat, -toimet ja -ideat. Se on täydellinen etenemissuunnitelma, joka auttaa sinua visualisoimaan, miten aiot edistää yrityksesi kasvua.
Markkinointisuunnitelma auttaa selkeyttämään liiketoiminnan tavoitteita. Se asettaa myös realistiset odotukset ja varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet ovat samalla sivulla.
Markkinointisuunnitelma voi sisältää esim. seuraavaa:
- Tiivistelmä
- Toimintasuunnitelma
- SWOT-analyysi
- Markkinatutkimus
- Markkinointistrategia
- Tavoitteet
- Budjetti
Myynnin suunnitelma
Myyntisuunnitelmassa esitetään myyntiennuste ja kaikki toimet, jotka aiot toteuttaa myyntitavoitteen saavuttamiseksi. Se muistuttaa perinteistä liiketoimintasuunnitelmaa, mutta siinä keskitytään yksinomaan myyntistrategiaan.
Se sisältää tietoja kohdeasiakkaistasi, analyysin aiemmista tuloksista, myyntitaktiikoista, tulostavoitteista, myyntitiimin rakenteesta, mahdollisista haasteista ja muista merkityksellisistä tiedoista, jotka ovat tärkeitä vahvan myyntistrategian laatimiseksi.
Myyntisuunnitelman laatiminen on ratkaisevan tärkeää, sillä tiettyjen myyntitavoitteiden saavuttamiseksi tarvitset vaiheittaisen strategian.
Myyntisuunnitelma auttaa hahmottamaan seuraavaa:
- Aikaan sidotut ja mitattavat tavoitteet
- Selkeä toimintasuunnitelma tavoitteiden saavuttamiseksi
- Tiimin aktiviteetit
- Analyysi tiimin edistymisestä
Myyntisuunnitelma sisältää yleensä seuraavat asiat:
- Ihanteelliset asiakaspersoonat (ICP:t)
- Tulostavoitteet
- Strategiat ja metodologiat
- Aikataulu
- Määräajat
- Tiimin rakenne
- Budjetti
- Suorituskriteerit
- Resurssit
- Markkinatilanne
Miten Oneflow voi auttaa sinua dokumenttien hallinnassa?
Yritysasiakirjojen hallinnointi edellyttää useiden osapuolten välistä koordinointia. Se ulottuu työn laajuuden hahmottelusta yksityiskohtien tarkasteluun ja tärkeiden asiakirjojen allekirjoitusten hankkimiseen.
Koordinointi PDF-tiedostojen avulla voi olla hankalaa monella tapaa.
Oneflow tekee asiakirjojen hallinnasta superhelppoa. Se auttaa sinua pitämään kirjaa yritysasiakirjoistasi, kaikki yhdessä paikassa.
Jos haluat testata sitä itse, kokeile Oneflowta ilmaiseksi täällä.
