Zakelijke documenten zijn een integraal onderdeel van de workflow en voor het runnen van je bedrijf. Ze spelen een belangrijke rol in de communicatie, organisatie en het managen van je teams. En ze worden door elke afdeling gebruikt, van verkoop tot marketing, financiën en meer.
Documentatie is cruciaal voor het opzetten van efficiënte en naadloze bedrijfsprocessen. “Als je het niet vastlegt, is het niet gebeurd” — het ontbreken van de juiste documentatie kan leiden tot vertragingen tijdens activiteiten, verlies van belangrijke gegevens, juridische problemen, annuleringen van cruciale deals en gedoe op het laatste moment.
Zakelijke documenten kunnen er in digitaal of papierformaat zijn en in verschillende vormen, afhankelijk van het doel waarvoor ze dienen. Sommige documenten zijn gemaakt voor kwesties waar wettelijkheid en naleving bij komen kijken, andere zijn alleen voor de normale dagelijkse werkzaamheden.
“Zakelijk document” is een overkoepelende term die vrijwel elk document omvat dat een bedrijf gebruikt. Het kan hierbij gaan om bedrijfsplannen, dossiers, contracten, geheimhoudingsovereenkomsten, facturen, pitchdecks, contentkalenders, budgetrapporten of geldstroomoverzichten. Het kan alles zijn wat je maar kunt bedenken.
Maar als het gaat om het runnen van een bedrijf, is de vraag: “wat voor soort documenten heb je nodig?” Hopelijk heb je tegen de tijd dat je klaar bent met het lezen van dit artikel je antwoord.
We bespreken de 10 documenten die nodig zijn voor de vier pijlers van een bedrijf:
Organisatie & Bedrijfsvoering
- Bedrijfsplan
- Bedrijfsrapporten
- Partnerschapsovereenkomst
Financiën
- Winst-en-verliesrekening
- Betalingsovereenkomst
HR
- Geheimhoudingsovereenkomst
- Arbeidsovereenkomst
- Aannemersvoorstel
Verkoop & Marketing
- Marketingplan
- Verkoopplan
Pijler 1: Organisatie & Bedrijfsvoering
Het creëren van zakelijke documenten voor processen binnen de organisatie en de bedrijfsvoering van je bedrijf helpt je bedrijf een systematische structuur te geven. Het zorgt er ook voor dat je efficiënter werkt.
Hiervoor heb je de volgende 3 documenten nodig:
Bedrijfsplan
Een bedrijfsplan bevat de doelstellingen van een bedrijf en stelt een stappenplan op om deze te bereiken.
Het opstellen van een bedrijfsplan vereist heel veel marktonderzoek en -analyse, wat duidelijkheid zal verschaffen over hoe je je doel zult bereiken.
Tesla Motors, het bedrijf voor elektrische auto’s, begon bijvoorbeeld als slechts een bedrijfsplan.
Een bedrijfsplan is geen juridisch document, maar wordt gebruikt om het vertrouwen van potentiële investeerders te winnen en hen een idee te geven of je al dan niet een rendement op hun investering kunt behalen.
Het volgt meestal de volgende template:
- Managementsamenvatting
- Bedrijfsomschrijving
- Marktanalyse
- Product-/dienstanalyse
- SWOT-analyse
- Marketingplan
- Financieel plan
- Begroting
- Logistiek en operationeel plan
Bedrijfsrapporten
Bedrijfsrapporten geven informatie en inzicht in de interne bedrijfsvoering van een organisatie.
Ze tonen bedrijfsgegevens over de hele organisatie of één specifieke afdeling. Ze bieden analyse van interne aspecten zoals transacties, werknemers, verkoopcijfers en aannemers.
De meeste bedrijven rapporteren gedurende het boekjaar in totaal over vier kwartalen. Aan het einde van het jaar wordt ook een apart jaarverslag ingediend – met een brief van de CEO die de volledige samenvatting van de prestaties in dat jaar bevat, inclusief een SWOT-analyse en toekomstige strategieën en doelen.
Het management kan dan weloverwogen beslissingen nemen om de operationele efficiëntie te verbeteren. Het toont ook de algehele zakelijke voortgang van de organisatie aan potentiële investeerders.
Een bedrijfsrapport volgt doorgaans deze flow:
- Een managementsamenvatting
- Introductie van problemen
- Analyse van probleem
- Conclusie en mogelijke oplossingen
- Gegevensreferenties
- Bijlage
Partnerschapsovereenkomst
Een partnerschapsovereenkomst is een juridisch bindend contract tussen twee of meer mensen om samen een bedrijf te starten. Partnerschappen zijn complex en er bestaat een kans op conflicten. Partnerschapsovereenkomsten verkleinen de kans op deze problemen door basisregels op te stellen voor de manier waarop het bedrijf moet worden geleid.
Ze schetsen de verantwoordelijkheden en verwachtingen van alle partijen en stellen oplossingen vast in geval van conflict, die de handelwijze bieden voor mogelijke scenario’s, zoals “wat zou er gebeuren als er een meningsverschil is?” of “wat zou er gebeuren als een van de partners overlijdt?” of “wat gebeurt er als een van de partners zijn eigendomsrechten wil verkopen?” enzovoort.
Dit verzekert de partijen ook van juridische bescherming en aansprakelijkheid tegenover elkaar.
Ze omvatten meestal:
- Eigendomspercentage
- Verdeling van winsten/verliezen
- Duur van het partnerschap
- Bestuurlijke macht/rol
- Beslissingsbevoegdheid/rol
- Geschillenbeslechting
- Beëindigingsmogelijkheden
- Uitkoopopties
Pijler 2: Financiën documenten
Een ander gebied waar zakelijke documenten een integraal onderdeel van zijn, is de financiële kant. Hier hebben ze meerdere doelen, zoals het documenteren van transacties, ervoor zorgen dat alles in de boeken gaat en een goede audittrail achterlaten voor autoriteiten, zodat alles boven water blijft.
Hier zijn 2 documenten die elk bedrijf zal hebben:
Winst-en-verliesrekening
Een winst-en-verliesrekening is een financieel document dat laat zien hoeveel winst of verlies een bedrijf genereert en de totale inkomsten en uitgaven.
Het geeft aan hoe winstgevend een organisatie is en wordt gebruikt om haar financiële prestaties te analyseren. Het geeft ondernemers inzicht in waar ze op kunnen besparen en hoe ze de omzet kunnen verhogen om meer winst te behalen. Het bijhouden van winst-en-verliesrekeningen en je financiën is een must, omdat het je helpt een goed begrip te krijgen van waar al het geld in je bedrijf naartoe gaat.
Een winst-en-verliesrekening volgt meestal dit format:
- Verkoop
- Bruto winstmarge
- Bedrijfskosten
- Operationeel inkomen
- Overige inkomsten en uitgaven
- Inkomen vóór belasting
- Netto inkomen
Betalingsovereenkomst
Een betalingsovereenkomst is een juridisch bindend contract waarin de betalingsvoorwaarden tussen een begunstigde en een betaler worden besproken. De betaler kan elke persoon of entiteit zijn (een bedrijf, bank of zelfs een individu).
Betalingsafspraken zijn belangrijk als je investeringen, leningen of subsidies wilt ontvangen. Je hebt ze ook nodig wanneer je in een ander bedrijf of een ander individu investeert als onderdeel van je bedrijfsvoering.
Het document bevat:
- De betrokken partijen
- Bedrag van verschuldigd geld
- Betaalplan
- Betalingswijze
- Betalingsschema
- Beëindigingsproblemen
Pijler 3: HR documenten
Het managen van je teams en medewerkers is superbelangrijk. Vooral wanneer je bedrijf opschaalt. Dat is waar de derde pijler van zakelijke documenten om de hoek komt kijken. HR-documenten worden op talloze manieren gebruikt om werknemersinformatie en andere gegevens bij te houden en prestaties te evalueren.
Hier zijn 3 documenten die hier vaak te vinden zijn:
Geheimhoudingsverklaring
Geheimhoudingsverklaringen zijn juridisch bindende contracten die zijn opgesteld om de gevoelige, exclusieve of privé-informatie van een organisatie te beschermen tegen openbaarmaking of misbruik.
Deze verklaringen worden ondertekend tussen een organisatie en verschillende andere partijen die betrokken zijn bij haar activiteiten, zoals werknemers, zakenpartners, aannemers en zelfs freelancers. Ze verplichten de ondertekenaar wettelijk tot geheimhouding en de schending hiervan kan ernstige gevolgen hebben.
Hun doel is om cruciale bedrijfsgegevens te beschermen, zoals projectdetails, interne werking van de organisatie, klantinformatie, financiële gegevens, bedrijfsstrategieën enzovoort.
Een geheimhoudingsverklaring omvat meestal:
- Bij het contract betrokken partijen
- Gedeelde vertrouwelijke informatie
- Eigendom
- Toepasselijke wetten
- Handtekening en datum
Arbeidsovereenkomst
Arbeidscontractovereenkomsten worden gebruikt om een arbeidsovereenkomst tussen een werkgever en een werknemer juridisch te binden.
Het document bevat details zoals: de arbeidsvoorwaarden, te leveren producten, werkuren, tarieven en secundaire arbeidsvoorwaarden. Als bedrijf neem je mensen aan om deel uit te maken van je organisatie, wat betekent dat je arbeidsovereenkomsten nodig hebt. Zonder een juridisch bindend contract kunnen beide partijen risico lopen.
Een arbeidsovereenkomst beschermt beide partijen.
Het beschermt werkgevers tegen een werknemer die zijn werk niet doet zoals voorgeschreven en het beschermt werknemers tegen het niet ontvangen van salaris en uitbuiting.
Een arbeidsovereenkomst volgt dit formaat:
- Namen van betrokken partijen
- Arbeidsgegevens
- Functietitel
- Salaris
- Voordelen
- Proeftijd
- Betaald verlof
- Beëindigingsmogelijkheden
- Geheimhoudingsverklaring
- Toepasselijke wetten
- Handtekening en datum
Aannemersvoorstel
Aannemersvoorstellen zijn documenten die aannemers gebruiken om hun diensten te pitchen om een klus binnen te halen.
Deze voorstellen zijn belangrijk in de bouw en bouwsector (ze worden ook wel “bouwvoorstellen” genoemd). Als klant of projectmanager ben je op zoek naar het beste talent, dat beschikt over de vereiste verscheidenheid aan vaardigheden tegen een betaalbare prijs. Een aannemersvoorstel is een perfecte manier om je opties te filteren om het bedrijf of de persoon te vinden die voldoet aan je eisen en behoeften, omdat het de vaardigheden, ervaring en werktarieven van de aannemer laat zien.
Als je wilt dat je bedrijf ook contracten binnenhaalt, zul je ze nodig hebben.
Ze omvatten meestal:
- Voorblad
- Dienstentabel
- Werktarieven
- Betaalvoorwaarden
Pijler 4: Verkoop & Marketing
Verkoop en marketing zijn verantwoordelijk voor het wekken van aandacht voor je bedrijf, het ontwikkelen van interesse in je product/dienst, het genereren van leads en het sluiten van deals.
Het creëren van zakelijke documenten om het verkoop- en marketinggedeelte van je bedrijf te beheren, helpt bij het geven van een gevoel van richting, het opstellen van tijdlijnen, het meten van resultaten en het verhogen van de ROI.
Hier zijn 2 documenten die je nodig hebt:
Marketingplan
Een marketingplan schetst de marketingstrategieën, -activiteiten en -ideeën van een organisatie. Het is een compleet stappenplan dat je helpt te visualiseren hoe je je bedrijf gaat promoten.
Een marketingplan helpt zakelijke doelen te verduidelijken. Het schept ook realistische verwachtingen en zorgt ervoor dat elk lid van het team op dezelfde golflengte zit.
Een marketingplan bevat over het algemeen:
- Managementsamenvatting
- Mission statement
- SWOT-analyse
- Marktonderzoek
- Marktstrategie
- Doelen
- Begroting
Verkoopplan
Een verkoopplan benadrukt de verkoopprognose die je wilt halen en alle activiteiten die je van plan bent te doen om dit te bereiken. Het is vergelijkbaar met een traditioneel bedrijfsplan, maar de enige focus is jouw verkoopstrategie.
Een verkoopplan bevat informatie over je beoogde klanten, analyse van resultaten uit het verleden, verkooptactieken, omzetdoelstellingen, de structuur van het verkoopteam, potentiële uitdagingen en andere relevante gegevens die belangrijk zijn om een sterke verkoopstrategie te formuleren.
Het is cruciaal om een verkoopplan te hebben, want om specifieke verkoopdoelen te halen, heb je een stapsgewijze strategie nodig.
Een verkoopplan helpt een beeld te geven van:
- Op tijd gebaseerde en meetbare doelen
- Een duidelijk actieplan om deze te bereiken
- Doelgerichte, dagelijkse activiteiten voor je team
- Een analyse van de voortgang van je team
Een verkoopplan omvat meestal het volgende:
- Ideale klantpersona’s
- Omzetdoelen
- Strategieën en methodieken
- Tijdlijn
- Deadlines
- Teamstructuur
- Begroting
- Prestatiecriteria
- Bronnen
- Marktomstandigheden
Als je niet weet hoe je een verkoopplan moet opstellen, kun je om te beginnen deze template bekijken.
Hoe helpt Oneflow je met je documentatieproces?
Het beheren van je zakelijke documenten vereist coördinatie tussen meerdere partijen. Variërend van een beeld geven van de omvang van het werk tot het onderzoeken van de details, tot het verkrijgen van handtekeningen op belangrijke documenten.
Het kan op zoveel fronten lastig zijn om via pdf’s te coördineren.
Oneflow maakt dit supermakkelijk. En helpt je bij het bijhouden van je zakelijke documenten, allemaal op één plek.
Als je het zelf wilt testen, kun je Oneflow hier gratis uitproberen.
