De ultieme gids met do’s en don’ts voor offertes

Heb je je ooit afgevraagd hoe je offerte je geheime wapen zou kunnen zijn om een deal te sluiten? Een offerte (ook wel: verkoopvoorstel) schrijven waarmee je de deal sluit, is een vaardigheid die je kan leren. Maar vaak gaan we ervan uit dat de best uitziende voorstellen ook de best presterende zijn, zonder de inhoud te begrijpen. Natuurlijk is de eerste indruk, in dit geval de look en feel, belangrijk. Uit eerder onderzoek is echter gebleken dat de inhoud even belangrijk, zo niet belangrijker is. Door bij het schrijven een structuur te volgen die lijkt op een heerlijk uitziend, sappig en smakelijk stuk taart, wordt het sluiten van de deal vanzelf de kers op de taart (nee, we konden het niet laten).

Hoe schrijf je een winnende offerte en wat moet een offerte bevatten?

Als u vertrouwen wilt hebben in elke offerte dat u verstuurt, moet u ervoor zorgen dat uw voorstellen on point zijn. Maar wat moet een winnende offerte precies inhouden? Eerst en vooral moet het afgestemd zijn op uw specifieke klant. Dat betekent onderzoek doen en hun behoeften begrijpen. Uw voorstel moet ook duidelijk en beknopt zijn, met alleen de belangrijkste informatie. Het moet gemakkelijk te lezen en te begrijpen zijn, zonder pluisjes of vulling. En tot slot moet je voorstel overtuigend zijn. Gebruik duidelijke taal, visuals en statistieken om uw zaak duidelijk te maken, en sluit af met een oproep tot actie. Als u al deze dingen kunt doen, zal uw voorstel moeilijk te weerstaan zijn. Op basis van ons onderzoek en onze observatie zijn er 7 gemeenschappelijke kenmerken van een winnende offerte:

1. Samenvatting
2. Presentatie van de oplossing
3. Deliverables
4. Product- en prijstabel
5. Getuigenissen van klanten of statistieken
6. Visuele ondersteuning
7. Elektronische handtekening – wanneer de offerte klaar is om ondertekend te worden

In deze gids beschrijven we elk kenmerk van het winnende offertes en verkoopvoorstellen in detail, inclusief de do’s en don’ts, wat in een offerte moet worden opgenomen en wat niet. Volg dit recept om meer deals te sluiten met een geweldige offerte.

#1 Kijk dat snoepje eens.

Begin altijd met een aansprekende samenvatting die hongerig maakt naar meer. De samenvatting is het belangrijkste onderdeel van het hele voorstel. Het is je taartdecor, het glazuur op de taart wat ervoor zorgt dat je zin hebt om een hapje te nemen.

Zie het als jouw gepersonaliseerde, begeleidende brief die je prospect zal verleiden om het voorstel volledig te consumeren.

Samenvatting do’s en don’ts:

• DO: Focus vooral op het waarom. Sterker nog, Start with Why, zoals schrijver Simon Sinek zou zeggen. Je wil de problemen en doelstellingen van de prospect kennen. Refereer naar hun uitdagingen en waarom het niet overwinnen van die uitdagingen schadelijk zou zijn voor het bedrijf.
• DO: Let op je tone-of-voice. Het gevoel dat je wil overbrengen is dat jij de expert bent en dat er niemand anders is die dit beter weet dan jij. Het gaat niet om wat je zegt, maar hoe je het zegt.
• DO: Verwijs naar de KPI’s en statistieken van de prospect. Zoek terug in je aantekeningen en ontdek hoe ze worden gemeten. Benadruk hoe jouw oplossing hen zal helpen hun KPI’s te behalen.
• DO: Gebruik de eigen woorden van de prospect. Mensen horen of lezen graag over zichzelf. Noem hun naam, afdeling, bedrijf. Gebruik exact de woorden die ze zelf hebben gebruikt om hun unieke behoeften, pijn, doelen, etc. te beschrijven en je zult ervoor zorgen dat ze zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen. Ze namen immers de tijd om je dat allemaal te vertellen tijdens het eerste gesprek.
• DON’T: Praat niet over jezelf of je oplossing. Dat komt later wel.
• DON’T: Geef nog geen gedetailleerde beschrijving van de deliverables. Focus in plaats daarvan op de uitkomsten en resultaten. Leg uit waarom het gebruik van de oplossing de problemen oplost en ze brengt waar ze heen willen.

#2 Alleen hapklare stukjes.

Misschien ligt dit voor de hand wanneer je echt op taart trakteert, maar nu verkoop je een oplossing. Deze stap lijkt misschien een beetje overdreven, aangezien je al de demo van de oplossing hebt gepresenteerd.

Maar ik garandeer je dat door enige moeite te doen om de oplossing goed te presenteren, je de kans op het sluiten van de deal drastisch vergroot. Het komt er allemaal op neer dat we visueel ingesteld zijn. Visueel zit in ons hoofd.

Oplossingspresentatie do’s en don’ts:

• DO: Deel je oplossing op in een hapklaar diagram. Welke onderdelen zijn inbegrepen? Wat doen deze onderdelen? Teken een eenvoudig procesdiagram van je oplossing om het beter verteerbaar te maken dan wanneer je alleen woorden gebruikt.
• DO: Maak duidelijk wat er gebeurt als ze tekenen. Schets een beeld van hoe het onboardingproces eruit ziet. Laat ze het proces al in hun hoofd doorlopen, voordat ze ondertekenen. Dit elimineert gissen en onzekerheid en zorgt dus voor minder frictie bij het ondertekenen.
• DO: Gebruik nogmaals de woorden van de prospect, waarmee ze zich kunnen identificeren. Als je bijvoorbeeld software verkoopt die zal worden geïntegreerd met hun legacy-systeem, voeg je de naam van het legacy-systeem toe aan je diagram. Dit maakt het voor de prospect echter en verhoogt daardoor de kans dat ze ja zullen zeggen.
• DON’T: Presenteer de oplossing niet in lange paragrafen. Je samenvatting in het eerste deel van de offerte bestaat al uit genoeg woorden. Nog meer woorden zijn alleen maar doodsaai. Het zorgt er misschien wel voor dat ze het hele stuk gewoon overslaan.
• DON’T: Voeg je overzicht van de deliverables en prijzen niet toe aan dit gedeelte. Dat volgt hierna.

#3 Een extra laagje glazuur zou lekker zijn.

In het volgende gedeelte ga je je producten opsommen en je prijsopties in de offerte onthullen. Het doel hier is om de prospect de kans te geven een premiumoptie te overwegen. Veel kopers zijn zich niet bewust van de opties die voor hen beschikbaar zijn, en ze hebben misschien een diepere buidel dan ze je hebben verteld.

Deliverable en prijstabel do’s en don’ts:

• DO: Presenteer meer prijsopties in de lijst met deliverables. Dit maakt het makkelijker voor de prospect om na te denken over de toegevoegde waarde die ze krijgen door iets meer te betalen voor een premiumoptie. Bijvoorbeeld het contract met nog een jaar te verlengen, het toevoegen van een licentie of het kopen van een dienst met toegevoegde waarde zoals een training, een webinar op maat, enz.
• DO: maak de deliverable- en prijstabel interactief. Maak het de prospect gemakkelijk om de aanvullende optie(s) die zij graag in hun pakket willen hebben aan te vinken. Het totale aantal investeringen dat zij moeten maken door de deliverables aan te passen, zou automatisch geüpdatet of gemakkelijk beschikbaar moeten worden.
• DON’T: deze opties buiten de offerte presenteren. Veel vertegenwoordigers maken de fout de opties in de e-mail te noemen. Dit betekent dat wanneer je prospect in je voorstel is, er niets is dat zijn of haar koopimpuls stimuleert. Een gemiste kans.
• DON’T: Verberg de kortingen niet. Laat duidelijk zien dat je korting geeft door de originele prijs met een slash erdoorheen, het kortingspercentage of het bespaarde bedrag binnen haakjes achter de gereduceerde prijs weer te geven.

#4 Nee, je woorden spreken niet het luidst.

Men zegt dat mond-tot-mondreclame de effectiefste vorm van marketing is. En zo zou het ook moeten zijn.

Referral marketing genereert 3-5x hogere conversiepercentages dan elk ander kanaal.
Een doorverwezen klant is 18% loyaler dan een klant die op een andere manier is verworven.
Doorverwezen klanten zijn 4 keer meer geneigd om meer klanten naar uw merk te verwijzen.

Zelfs als uw prospects al een beslissing hebben genomen, zullen ze toch die extra zekerheid willen hebben dat dit een solide investering is. Neem alle twijfels en onzekerheden weg om tot die ja te komen.

Klanttestimonials do’s en don’ts:

• DO: vóór en na gegevens toevoegen. Neem de tijd om je casestudies door te nemen om relevante ROI-cijfers te identificeren.
• DO: voeg alleen relevante klanttestimonals of citaten toe. Zorg dat de testimonial van een klant uit dezelfde branche als je prospect is, of van een klant die dezelfde professionele rol vervult. Je prospect moet zich erin kunnen herkennen.
• DON’T: overdrijven. Twee of drie referenties zouden moeten volstaan.

#5 Deal. Laten we elkaar de hand schudden.

Als mensen willen kopen, dan kopen ze. Maak het supergemakkelijk voor ze om geld uit te geven voordat ze van gedachten veranderen of je concurrenten bij hen aankloppen.

Contract do’s en don’ts:

• DO: maak van je voorstel een contract. Je voorstel drijft niet alleen de onderhandelingen en de daaropvolgende stappen aan, maar zal uiteindelijk ook de contractuele overeenkomst van de deal worden.
• DO: maak het je prospects kinderlijk eenvoudig om het voorstel te ondertekenen. Dit houdt ook in dat prospects het voorstel heel gemakkelijk moeten kunnen doorsturen en het ondertekenen direct aan hun baas moeten kunnen delegeren. Gebruik e-handtekeningen. En laat je prospects niet zelf documenten uitprinten, ondertekenen, scannen en per e-mail naar je terugsturen. Dat zijn veel te veel handelingen voor een potentiële klant.
• Doe het mobiel. Zorg dat je voorstel mobielvriendelijk is. Het moet duidelijk leesbaar zijn op mobiele apparaten en je prospects moeten met één tik op hun mobieltje kunnen ondertekenen.
• DO: maak het je prospects gemakkelijk om zich te engageren. Geef hen de mogelijkheid om je direct een seintje te geven terwijl ze het voorstel aan het doornemen zijn.
• DON’T: lange e-mailthreads opbouwen. Maak het je prospects gemakkelijk om tijdens de contractonderhandeling wijzigingen voor te stellen en opmerkingen toe te voegen aan het voorstel, zonder steeds heen en weer te hoeven mailen. E-mailthreads kunnen rommelig zijn, waardoor het onmogelijk wordt om na te gaan wat er nu wel en niet is beloofd.
• DON’T: het laten bekoelen. Neem vliegensvlug contact op wanneer prospects interageren met je voorstel, bijvoorbeeld wanneer ze het hebben geopend, doorgestuurd, opmerkingen hebben geplaatst etc. zodat je het ijzer kunt smeden als het heet is.

#6 Onderschat nooit de finishing touch.

Een offerte dat aan alle eisen voldoet, houdt rekening met de gebruikerservaring in welke context dan ook. Zorg dat de presentatie onweerstaanbaar is. Waar en wanneer dan ook.

Gebruikerservaring do’s en don’ts:

• DO: houd het document met de offerte of verkoopvoorstel kort en bondig. Je gebruiksvoorwaarden en privacybeleid moeten toegankelijk zijn via een link in je voorstel, anders wordt het document veel te lang. PS: We zijn natuurlijke bevooroordeeld, maar webgebaseerde voorstellen (digitale contracten) geven je de mogelijkheid om andere relevante documenten in pdf-formaat toe te voegen aan het voorstel zonder het voorstel of het e-mailbericht langer of groter te maken.
• DO: besteed aandacht aan de lay-out en het ontwerp. Voeg je bedrijfslogo, afbeeldingen van het merk en kleuren toe en let op de marges, regelafstand etc. Geef het een dure en professionele look.
• DON’T: mobiele apparaten vergeten. Aangezien het mobiele aandeel van het internetverkeer in de afgelopen 5 jaar maar liefst 100% is gestegen, is het belangrijk dat je voorstel er ook op mobiele apparaten prachtig uitziet.

DON’T: contracten toevoegen aan een e-mail. Hoe handig het ook is om een pdf-voorstel bij te voegen aan een e-mail, het ziet er niet echt geweldig uit op een smartphone. Het toevoegen van een overeenkomst aan een e-mail kan ook een risico vormen met betrekking tot de AVG, maar dat is weer een heel ander verhaal, waarover meer hier.

#7 Pro tip.

Onze professionele tip bespaart niet alleen veel tijd, zodat je meer tijd aan het verkopen kunt besteden, maar brengt je ook een stap dichter bij het ontdekken van het ultieme offerteformat dat gegarandeerd ondertekend gaat worden. Als je het al zo ver hebt gebracht, ben je een superster.

Pro do’s en don’ts:

• DO: organiseer je templates voor offertes als een pro. Zorg dat je na kunt gaan wat wel en niet werkt, zodat je de best presterende templates kunt hergebruiken en optimaliseren.
• DO: neem al je templates door. Creëer een template voor elke dienst of oplossing die je aanbiedt en maak het gemakkelijk om templates van voorstellen te personaliseren.
• DO: versleutel bepaalde onderdelen die niet veranderd mogen worden door verkoopvertegenwoordigers of prospects. Zorg dat je de controle houdt over alle uitgaande contracten.

DON’T: je andere systemen buitensluiten. Integreer de hantering van offertes met je CRM (wij gebruiken Salesforce), zodat je de voorstellen direct vanuit je CRM kunt creëren op basis van reeds beschikbare CRM-gegevens.

Conclusie:

Het samenstellen van een winnende offerte vergt inspanning en ervaring.

Maar het is vooral het basiswerk dat het meeste tijd in beslag neemt. Door het gebruik van templates binnen Oneflow, kun je bijvoorbeeld interactieve, webgebaseerde voorstellen direct in je webbrowser creëren. Bovendien kun je de beste templates voor voorstellen hergebruiken voor andere doeleinden of deze zelfs delen met andere teams binnen je organisatie. Dit alles zorgt ervoor dat je minder tijd verspilt aan het hanteren van voorstellen.

Ten slotte, vergeet niet om deze checklist te gebruiken voordat je je volgende voorstel verstuurt!

En dat is ons recept voor het opstellen van een offerte dat de deal zal sluiten.