Att arbeta ett HR-team innebär mycket ansvar. Det kan vara svårt att hitta tillräckligt många timmar på dagen för att hinna med allt som står på din lista. Mer enkla uppgifter som traditionellt sett innebär en hel del manuella processer kan tyckas ta en evighet och lämna mycket lite tid över till viktigare områden att fokusera på.
Att hantera avtal på det gamla vanliga sättet med papper och penna eller PDF-filer kan till exempel ta en stressande lång tid. Det är här Oneflow kommer in i bilden.
Oneflow är en digital plattform för avtalshantering som erbjuder en rad funktioner som kan hjälpa HR-team att spara tid och pengar. I den här artikeln utforskar vi hur Oneflow kan gynna HR-team och göra deras arbete mer effektivt och ändamålsenligt:
Sömnlös skapande och hantering av dokument
HR-team arbetar med ett smörgåsbord av olika kontrakt och det kan ta flera timmar att skapa alla dessa individuellt, från grunden. Oneflow erbjuder anpassningsbara mallar som HR-team kan använda för att snabbt skapa kontrakt, erbjudandebrev, NDA:er och andra HR-dokument. Dessa mallar kan enkelt ändras för att passa de specifika behoven i din organisation, vilket sparar HR-team massor av tid och arbete.
Plattformen möjliggör också enkelt samarbete och versionskontroll, vilket minskar irriterande fel och behovet av manuell spårning. HR-team kan också dela dokument med intressenter och spåra deras framsteg, allt på en central plats. Detta gör det otroligt enkelt för alla som är involverade i kontraktshanteringsprocessen att hålla sig uppdaterade och se till att rätt dokument används.
Läs också: Därför är HR ditt hemliga vapen för digital transformation
Automatiserade arbetsflöden
Många av de manuella uppgifterna i kontraktshanteringsprocessen kan automatiseras med Oneflow. Plattformen kan till exempel automatiskt skicka påminnelser om undertecknande, spåra framsteg och meddela intressenter om ändringar. Detta frigör HR-team för att fokusera på mer strategiskt arbete, som rekrytering och talangutveckling.
Automatiserade arbetsflöden kan också bidra till att förbättra efterlevnaden. Digitala kontrakt kan konfigureras med automatiska påminnelser för kontraktsförnyelser, vilket säkerställer att HR-teamen alltid är uppdaterade om de senaste bestämmelserna och tidsfristerna.
Läs också: Varför programvara för elektroniska signaturer för småföretag är kraftfullt
Snabbare avtalsgenomgång
Oneflows funktion för e-underskrift gör det möjligt att underteckna kontrakt digitalt, vilket kan minska handläggningstiden avsevärt. Detta kan vara särskilt användbart i situationer där kandidater eller anställda befinner sig i olika delar av världen eller har begränsad tillgänglighet.
E-signaturer ger också en effektivare och bekvämare upplevelse för alla inblandade parter. HR-team kan skicka dokument till intressenter för underskrift med bara några få klick, och intressenterna kan underteckna dokument från vilken enhet som helst, var som helst och när som helst. Detta gör det lättare för HR-team att få kontrakt undertecknade och slutförda snabbt, utan att det behövs långa utbyten fram och tillbaka.
Förbättrad efterlevnad
Efterlevnad är en viktig fråga för alla HR-grupper, särskilt i dagens regelverk. Oneflow erbjuder en säker plattform som är förenlig med GDPR, eIDAS och andra bestämmelser om dataskydd. Detta innebär att HR-team kan hantera kontrakt och andra känsliga dokument på ett säkert och överensstämmande sätt, vilket minskar risken för kostsamma böter och juridiska frågor.
Oneflows plattform är byggd med säkerhet och efterlevnad i åtanke, med funktioner som datakryptering och användarautentisering för att skydda känslig information. Plattformen ger också en fullständig verifieringskedja av alla åtgärder som vidtagits i ett dokument, vilket kan vara till hjälp för att visa på efterlevnad i händelse av en revision eller en rättslig tvist.
Läs också: De 10 bästa HR-verktygen för 2023
Kostnadsbesparingar
Genom att använda Oneflow kan HR-grupper spara tid och pengar på flera sätt. Genom att effektivisera skapandet och hanteringen av dokument, automatisera arbetsflöden och minska handläggningstiden kan HR-team bli effektivare och minska sin administrativa börda. Detta kan i sin tur leda till kostnadsbesparingar och bättre affärsresultat.
Genom att minska den tid och ansträngning som krävs för att skapa och hantera kontrakt kan HR-teamen till exempel fokusera på mer strategiska initiativ, som talangutveckling och kandidatupplevelser. Detta kan hjälpa organisationen att attrahera och behålla de bästa talangerna, vilket leder till bättre affärsresultat på lång sikt.
Genom att förbättra efterlevnaden och minska risken för kostsamma böter och juridiska frågor kan HR-team dessutom spara pengar på juridiska avgifter och andra kostnader som är förknippade med efterlevnad. Genom att använda en säker plattform som Oneflow kan HR-team undvika kostnader och huvudvärk i samband med dataintrång eller andra säkerhetsincidenter.
Bättre upplevelse för de anställda
I jämförelse med föråldrade metoder kan digitala avtal också bidra till att förbättra arbetstagarnas upplevelse. Istället för att behöva komma hela vägen till ditt kontor för att skriva under personligen kan nya anställda skriva under digitala kontrakt på distans och på så sätt spara mycket tid och arbete. Redan från början kan detta bidra till att skapa ett bra första intryck av ditt företag.
Digitala kontrakt kan dessutom undertecknas med elektroniska signaturer, vilket innebär att du slipper det frustrerande arbetet med att skriva ut och skanna dokument. Elektroniska signaturer är juridiskt bindande och har samma rättsliga värde som traditionella signaturer, vilket gör dem till ett tillförlitligt och säkert sätt att underteckna avtal.
Om du fokuserar på din medarbetarupplevelse innan en anställd ens har börjat på ditt företag kan du sätta tonen och ge honom eller henne det bästa första intrycket. Medarbetarupplevelsen är otroligt viktig och kommer att påverka retentionsgraden och nöjdhetsnivåerna – och det är mycket dyrare att attrahera och anställa nya medarbetare än att ha nöjda medarbetare som vill stanna kvar på lång sikt.
Slutsats
Den digitala revolutionen är i full gång – digitala avtal blir allt populärare och det är med goda skäl. De är en enorm tillgång med många fördelar, särskilt för personalavdelningar. De kan inte bara förbättra effektiviteten och spara tid, utan även öka noggrannheten och säkerheten samt efterlevnaden. I huvudsak är de en spelförändring när det gäller att ligga steget före konkurrenterna.
Om du är intresserad av att ta reda på mer om verkligt digitala kontrakt från Oneflow kan du prova plattformen gratis här. Du kan också få en demo för att få en inblick i kontraktsmagi här.
