Eftersom de flesta dokument idag lagras och delas elektroniskt är det viktigt att säkerställa filernas integritet. Det är här digitala certifikat kommer in i bilden – särskilt certifikat för digitala signaturer. Med ett digitalt signaturcertifikat kan du signera digitala dokument på ett säkert och effektivt sätt och säkerställa deras äkthet.
I det här inlägget svarar vi på alla dina frågor om digitala signaturcertifikat, vad de är och hur man får ett.
Vad innebär ett certifikat för digital signatur
Enkelt uttryckt är en digital signatur en elektronisk version av en fysisk signatur.
Ett certifikat för digital signatur är ett elektroniskt dokument som bevisar undertecknarens identitet. Om du signerar ett avtal med en digital signatur säkerställer det dokumentets integritet. Dessutom kan vem som helst verifiera det, vilket ger ett extra lager av säkerhet. Den utfärdas av en betrodd tredjepartscertifikatutfärdare (CA) efter att den sökandes identitet har verifierats. Detta är unikt för varje individ eller organisation och innehåller deras uppgifter som namn, e-post och publik nyckel.
Ett certifikat för digital signatur skapar en digital identitet, ett elektroniskt pass som autentiserar undertecknaren. Som en juridiskt erkänd form av ID ger ett certifikat för digital signatur dig sinnesfrid när du utbyter dokument online.Eftersom det är en juridiskt erkänd form av identifiering ger ett certifikat för digital signatur trygghet och sinnesro, och erbjuder säkra elektroniska transaktioner och dokumentutbyte.
Varför certifikat för digitala signaturer är viktiga
Vi kan inte nog understryka vikten av digitala signaturcertifikat. De erbjuder:
- Högre säkerhet: Certifikat för digitala signaturer är säkrare än handskrivna signaturer, med mindre risk för förfalskning eller manipulering. Dedikerade lösningar för e-signaturer är nyckeln till säkerhet och snabbhet i elektroniska transaktioner. I den elektroniska processen används avancerade krypteringsalgoritmer för att säkerställa konfidentialiteten och integriteten hos de data som signeras. Även om det digitala dokumentet fångas upp under överföringen kan det inte ändras utan att det upptäcks. Dessutom är digitala signaturer unika för varje undertecknare, så det är omöjligt att förfalska eller kopiera dem.
- Juridisk giltighet: I många länder har digitala signaturer samma juridiska giltighet som fysiska signaturer och kan användas i domstolar. I USA ger lagen om elektroniska signaturer i global och nationell handel (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) ett juridiskt ramverk för elektroniska signaturer så att de är giltiga och verkställbara. I EU fastställer eIDAS-förordningen standarderna för elektronisk identifiering och betrodda tjänster, inklusive digitala signaturer. Observera att detta varierar från land till land och mellan olika typer av signaturer.
- Förbättrad effektivitet: Genom att eliminera fysisk närvaro och pappersarbete snabbar e-signaturlösningar med ett digitalt signaturcertifikat upp processer och sparar tid och resurser som annars skulle gå åt till att skriva ut och skicka fysiska dokument. Detta är mycket användbart för företag som finns på flera platser, så att de kan utbyta dokument snabbt och problemfritt.
- Global acceptans: Digitala signaturer är erkända och accepterade globalt, vilket underlättar det internationella utbytet av digitalt signerade avtal mellan privatpersoner, organisationer och regeringar.
Kort om digitala och elektroniska signaturer
Termerna ”digital signatur” och ”elektronisk signatur” kan verka snarlika, men de betyder inte samma sak. En elektronisk signatur är ett brett begrepp som omfattar alla sätt att godkänna ett avtal eller en post digitalt. Det kan vara så enkelt som att klicka på en ”Jag godkänner”-knapp eller skriva sitt namn i slutet av ett mejl.
En digital signatur är däremot en typ av elektronisk signatur som ger en högre säkerhetsnivå och identitetssäkring. Digitala signaturer använder ett digitalt certifikat som utfärdats av en betrodd certifikatutfärdare (CA) för att autentisera undertecknaren. Detta innebär ett par kryptografiska nycklar: en privat nyckel som hålls hemlig av undertecknaren och en offentlig nyckel som delas med andra. När ett dokument signeras digitalt skapar den privata nyckeln ett unikt digitalt fingeravtryck (eller hash) som krypteras och bifogas dokumentet. Detta säkerställer att dokumentet inte har ändrats och verifierar undertecknarens identitet.
Kort sagt, alla digitala signaturer är elektroniska signaturer, men inte alla elektroniska signaturer är digitala signaturer. Digitala signaturer erbjuder högre säkerhet och är baserade på Public Key Infrastructure (PKI), vilket gör dem lämpliga för högrisktransaktioner som kräver strikt identitetssäkring.
Läs mer här: Vad är en digital signatur?
Typer av certifikat för digital signatur
Nu när du har fått ditt certifikat för digital signatur är det viktigt att du förstår vilka olika typer som finns:
Klass 1-certifikat
Klass 1-certifikat används främst för att säkra e-postkommunikation. De validerar innehavarens e-postadress och ser till att de e-postmeddelanden som skickas och tas emot av innehavaren är säkra och inte kan manipuleras.
Klass 2-certifikat
Klass 2-certifikat ger en högre säkerhetsnivå och används för att säkra onlinetransaktioner och göra affärer över internet. De kräver att den sökandes identitet verifieras mot en betrodd identitetshandling som utfärdats av en myndighet.
Klass 3-certifikat
Klass 3-certifikat erbjuder den högsta säkerhetsnivån och används vanligtvis i applikationer som är juridiskt bindande och kräver en hög grad av äkthet. De innebär personlig verifiering av den sökandes identitet genom fysisk närvaro innan certifikatet utfärdas.
Förutsättningar för att få ett certifikat för digital signatur
Innan du kan få ett certifikat för digital signatur finns det några förutsättningar som du måste uppfylla:
Nödvändiga dokument för ansökan
När du ansöker om ett certifikat för digital signatur för att signera dokument måste du skicka in identitetsbevis, adressbevis och andra styrkande handlingar enligt certifikatutfärdarens krav.
Se till att ha alla nödvändiga dokument redo för att effektivisera ansökningsprocessen och undvika onödiga förseningar.
Tekniska krav
Förutom de dokument som krävs måste du också se till att du uppfyller de tekniska kraven för att erhålla ett certifikat för digital signatur. Detta inkluderar att ha en giltig e-postadress, en dator med internetåtkomst och kompatibel programvara för att installera och använda certifikatet.
Bekanta dig med de tekniska specifikationerna för att säkerställa en smidig och problemfri ansökningsprocess.
Hur man erhåller ett certifikat för digital signatur
Nu när du känner till förutsättningarna kan vi gå igenom steg-för-steg-processen för att erhålla ett certifikat för digital signatur:
Välja en certifikatutfärdare
Det första steget är att välja en ansedd certifikatutfärdare (CA) som är erkänd och betrodd av de avsedda mottagarna av dina digitalt signerade dokument. Leta efter certifikatutfärdare som erbjuder ett brett utbud av certifikatalternativ för att tillgodose dina specifika behov.
Gör grundliga efterforskningar och läs recensioner för att säkerställa att du fattar ett välgrundat beslut när du väljer rätt certifikatutfärdare för dig.
Fylla i ansökningsformuläret
När du har valt en lämplig certifikatutfärdare måste du fylla i deras ansökningsformulär. Detta innebär vanligtvis att du anger din personliga information, kontaktuppgifter och annan begärd information enligt deras riktlinjer.
Ta dig tid att noggrant fylla i formuläret och se till att det är korrekt och fullständigt för att undvika eventuella problem under processen för utfärdande av certifikat.
Verifieringsprocess
När du har skickat in din ansökan kommer den behöriga myndigheten att inleda verifieringsprocessen. Detta innebär att din identitet valideras och att äktheten hos de inlämnade dokumenten verifieras. Den exakta processen kan variera beroende på certifikatutfärdare och vilken typ av certifikat du ansöker om.
Under detta skede är det viktigt att du snabbt svarar på eventuella förfrågningar om ytterligare information eller förtydliganden för att undvika förseningar i utfärdandet av ditt certifikat för digital signatur.
Läs mer: Allt du behöver veta om Oneflows elektroniska signaturer och eIDAS-förordningen
Läs mer här: En grundläggande guide om elektroniska signaturer och vad som gör dem lagliga
Hur du använder ditt certifikat för digital signatur
Nu när du har fått ditt certifikat för digital signatur ska vi se hur du kan använda det:
Så här installerar du ditt certifikat
Installationsprocessen för ditt digitala signaturcertifikat kan variera beroende på vilken programvara och vilket operativsystem du använder. I allmänhet innebär det att du importerar eller installerar det digitala certifikatet i din programvara för digital signering enligt de medföljande instruktionerna.
Se dokumentationen eller supportresurserna för din specifika programvara för detaljerade instruktioner om hur du installerar ditt digitala signaturcertifikat.
Gratis avtalsmallar i Oneflow
Så här använder du ditt certifikat för att signera dokument
När du har installerat ditt certifikat för digital signatur kan du börja signera dina digitala dokument. De flesta programvaror har ett enkelt och användarvänligt gränssnitt för att signera filer digitalt. Följ instruktionerna på skärmen för att signera dokument digitalt på ett säkert och effektivt sätt.
Öppna dokumentet som du vill signera, välj alternativet att signera digitalt och välj ditt certifikat för digital signatur. Följ sedan instruktionerna på skärmen för att använda din signatur på filen.
Klart! Du har ditt certifikat för digital signatur. Äktheten, integriteten och den juridiska bindningen för dina digitala dokument är garanterad. Man måste ju älska digitalt!
Läs även: Hur digitaliserar man en signatur?
Håll dina avtal säkra med certifikat för digitala signaturer och elektroniska sigill
Att säkerställa varje motparts identitet är en viktig aspekt av avtalshantering, och certifikat för digitala signaturer är ett utmärkt sätt att uppnå detta. Men vad händer om du vill skydda dokumentet från att manipuleras efter att det signerats? Tack och lov har du med Oneflow ett sätt att göra detta också.
Vår plattform stöder interna förseglingsfunktioner som gör det enkelt för användare att validera sina avtal. Att ladda ner och kontrollera ditt dokument tar bara några enkla steg:
- Gå till Dokument och öppna ditt dokument (om du är ägare), eller öppna bara den fil du har fått (om du är motpart).
- Gå till Fler alternativ och klicka på Ladda ner som PDF.
- Öppna filen i Adobe Reader.
- Ett signerat och förseglat dokument ska ha ett blått fält högst upp med texten ”Signerat och alla signaturer giltiga”.
- Klicka på signaturpanelen för att visa ytterligare information.
- Du kan också granska avtalets verifieringskedja genom att klicka på bilagor.
Oneflows elektroniska sigill är bara en av de många fördelar som plattformen kan erbjuda. Låt oss ta en mer detaljerad titt på plattformen.
Oneflow – ett kraftfullt verktyg för dina behov av att signera digitalt
Förutom stöd för elektroniska sigill erbjuder Oneflow många kraftfulla funktioner – inklusive användbara funktioner för automatisering och avtalshantering:
- Oneflow AI för avtalsarbete – Använd AI i ditt avtalsarbete för att importera flera avtal till Oneflow samtidigt, enkelt söka i hela databasen och granska dokument för fel och efterlevnadsproblem.
- Arbetsytor och samarbete – Effektivisera arbetsflödena för dina avtal och förbättra samarbetet med funktioner som arbetsytor med varumärken, videoinspelningar, verifieringskedjor, kommentarer, konfigurerbara utlösare och åtkomstregler.
- Dynamiska mallar – Få tillgång till kostnadsfria, anpassningsbara mallar för att skapa olika populära typer av avtal mycket snabbare eller skapa dina egna anpassade mallar för framtida användning.
- Spårning av signeringsprocessen – Övervaka vem som signerar dina dokument och när de signeras via Oneflow.
- Hantering – Använd funktioner som påminnelser, aviseringar och roller för att förbättra avtalshanteringen och reglera dokumentåtkomsten.
- Analys – Följ upp nyckeltal och engagemangsdata (besöksantal, öppningsfrekvens etc.) för att säkerställa att dina avtal fungerar så bra som möjligt.
- Integrationer – Använd Oneflows integrationer för att ansluta till verktyg som HubSpot, Teamtailor eller Salesforce och anpassa plattformen efter eget tycke och smak.
Slutsats
Certifikat för digitala signaturer och elektroniska sigill är effektiva verktyg för att skapa förtroende och öppenhet mellan motparter, vilket gör dem till en viktig del av den dagliga avtalshanteringen.
Om du använder Oneflows programvara för avtalshantering får du många ytterligare fördelar tillsammans med denna höjda giltighetsnivå. Lösningen erbjuder flera olika metoder för att signera och hantera elektroniska signaturer på distans, funktioner för automatisering av avtal, samarbetsverktyg och AI-funktioner som gör det mycket enklare att importera och granska avtal. Det är också lätt att integrera med andra system.
Vill du kolla in Oneflow? Prova idag med vår 14-dagars gratis provperiod!
Vanliga frågor
Hur får man ett certifikat för digital signatur?
Du måste välja en certifikatutfärdare (CA) för digital signatur och ansöka via ett formulär. Efter verifiering – som kräver att du skickar in dokument som ID för att bevisa din identitet – får du ditt certifikat.
Vad är ett certifikat för digital signatur?
Ett certifikat för digital signatur utfärdas av en betrodd tredjepartsmyndighet som verifierar alla nödvändiga uppgifter (namn, adress etc.) om motpartens identitet. Det är användbart för att signera digitala dokument.
Hur mycket kostar DSC?
Priset beror på faktorer som vald certifikatutfärdare (CA), giltighetstid och certifikatets klass.
Hur skapar jag min digitala signatur?
Med Oneflow kan du enkelt skapa din digitala signatur. Vi erbjuder flera elektroniska ID:n som du kan aktivera för att kunna signera dokument digitalt och säkert med bara några klick.
