Koska nykyään suurin osa asiakirjoista tallennetaan ja jaetaan sähköisesti, on erittäin tärkeää varmistaa näiden tietojen eheys. Tässä on kyse digitaalisista varmenteista sähköistä allekirjoittamista varten. Digitaalinen varmenne mahdollistaa digitaalisten asiakirjojen turvallisen ja tehokkaan allekirjoittamisen samalla varmistaen asiakirjojen aitouden.

Tässä kirjoituksessa vastaamme kaikkiin kysymyksiin, jotka koskevat digitaalisia varmenteita.

Digitaalinen varmenne sähköiseen allekirjoittamiseen

Yksinkertaisimmillaan digitaalinen allekirjoitus on fyysisen allekirjoituksen sähköinen versio.

Digitaalinen varmenne on sähköinen asiakirja, joka todistaa allekirjoittajan henkilöllisyyden. Jos allekirjoitat sopimuksen digitaalisella allekirjoituksella, se varmistaa asiakirjan eheyden. Lisäksi kuka tahansa voi tarkistaa eheyden, mikä lisää turvallisuutta. Varmenteen myöntää luotettava kolmannen osapuolen varmentaja (CA) sen jälkeen, kun hakijan henkilöllisyys on tarkistettu. Digitaalinen varmenne on yksilöllinen jokaiselle henkilölle tai organisaatiolle, ja se sisältää heidän tietonsa, kuten nimensä, sähköpostinsa ja julkisen avaimensa.

Digitaalinen varmenne luo digitaalisen identiteetin – ikään kuin sähköisen passin – joka todentaa allekirjoittajan. Koska digitaalinen varmenne on laillisesti tunnustettu henkilöllisyystodistus, voit toimia sen avulla huoletta verkossa.

Miksi digitaalisilla varmenteilla on merkitystä?

Emme voi korostaa tarpeeksi digitaalisten varmenteiden merkitystä. Ne tarjoavat seuraavaa:

• Korkeampi turvallisuus: Digitaalinen varmenne takaa sen, että sähköinen allekirjoitus on turvallisempi kuin käsin kirjoitettu allekirjoitus, ja niiden väärentämisen tai peukaloinnin mahdollisuus on pienempi. Erityiset sähköiset allekirjoitusratkaisut ovat avain verkkokaupan turvallisuuteen ja nopeuteen. Sähköisessä prosessissa käytetään kehittyneitä salausalgoritmeja, joilla varmistetaan allekirjoitettujen tietojen luottamuksellisuus ja eheys. Vaikka digitaalinen asiakirja siepattaisiin lähetyksen aikana, sitä ei voida muuttaa ilman jälkiä. Digitaaliset allekirjoitukset ovat myös yksilöllisiä jokaiselle allekirjoittajalle, joten niitä on mahdotonta väärentää tai jäljentää.

• Oikeudellinen pätevyys: Monissa maissa digitaalisilla allekirjoituksilla on sama oikeudellinen pätevyys kuin fyysisillä allekirjoituksilla, ja ne voidaan hyväksyä tuomioistuimissa. Yhdysvalloissa Electronic Signatures in Global and National Commerce Act tarjoaa sähköisille allekirjoituksille oikeudelliset puitteet, jotta ne ovat päteviä ja täytäntöönpanokelpoisia. EU:ssa eIDAS-asetuksessa vahvistetaan standardit sähköiselle tunnistautumiselle ja luottamuspalveluille – myös digitaalisille allekirjoituksille.

• Parempi tehokkuus: Sähköiset allekirjoitusratkaisut, joissa on digitaalinen varmenne, nopeuttavat prosesseja eli säästävät aikaa ja resursseja, joita muuten tuhlaat fyysisten asiakirjojen tulostamiseen ja lähettämiseen. Tämä on erittäin hyödyllistä yrityksille, joilla on useita toimipisteitä, sillä ne voivat vaihtaa asiakirjoja nopeasti ja vaivattomasti.

• Maailmanlaajuinen hyväksyntä: Digitaaliset allekirjoitukset tunnustetaan ja hyväksytään maailmanlaajuisesti, mikä on hyödyllistä digitaalisesti allekirjoitettujen sopimusten kansainvälisessä vaihdossa yksityishenkilöiden, organisaatioiden ja hallitusten välillä.

Lyhyt huomio digitaalisista ja sähköisistä allekirjoituksista

Termit ”digitaalinen allekirjoitus” ja ”sähköinen allekirjoitus” saattavat kuulostaa samankaltaisilta, mutta ne eivät tarkoita samaa asiaa. Sähköinen allekirjoitus on laaja termi, joka tarkoittaa mitä tahansa sähköistä tapaa osoittaa sopimuksen hyväksyminen. Tämä voi olla niinkin yksinkertaista kuin ”Hyväksyn” -painikkeen klikkaaminen tai nimen kirjoittaminen sähköpostin loppuun.

Digitaalinen allekirjoitus on eräänlainen sähköinen allekirjoitus, joka tarjoaa korkeamman turvallisuuden ja identiteetin varmistamisen tason. Digitaaliset allekirjoitukset käyttävät allekirjoittajan todentamiseen luotettavan varmentajan myöntämää digitaalista sertifikaattia. Tähän liittyy kryptografinen avainpari: allekirjoittajan salassa pidettävä yksityinen avain ja muiden kanssa jaettava julkinen avain. Kun asiakirja allekirjoitetaan digitaalisesti, yksityinen avain luo yksilöllisen digitaalisen sormenjäljen (tai hashin), joka salataan ja liitetään asiakirjaan. Näin varmistetaan, ettei asiakirjaa ole muutettu, ja varmennetaan allekirjoittajan henkilöllisyys.

Lyhyesti sanottuna kaikki digitaaliset allekirjoitukset ovat sähköisiä allekirjoituksia, mutta kaikki sähköiset allekirjoitukset eivät ole digitaalisia allekirjoituksia. Digitaaliset allekirjoitukset tarjoavat korkeamman turvallisuuden ja perustuvat julkisen avaimen infrastruktuuriin (PKI), joten ne soveltuvat myös riskialttiisiin tapahtumiin, jotka edellyttävät tiukkaa henkilöllisyyden varmistamista.

Digitaalisten varmenteiden eri tyypit

Ennen kuin siirrymme siihen, miten voit hankkkia digitaalisen varmenteen, tarkastellaan saatavilla olevia varmennetyyppejä.

Luokka 1

Luokan 1 varmenteita käytetään ensisijaisesti sähköpostiviestinnän turvaamiseen. Ne vahvistavat haltijan sähköpostiosoitteen, joten niiden lähettämät ja vastaanottamat sähköpostiviestit ovat turvallisia ja väärentämisen estäviä.

Luokka 2

Luokan 2 varmenteet ovat turvallisempia, ja niitä käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen verkkokaupoissa ja liiketoiminnan harjoittamiseen netissä. Hakijan henkilöllisyys tarkistetaan valtion myöntämän henkilöllisyysvarmenteen perusteella.

Luokka 3

Luokan 3 varmenteet tarjoavat korkeimman turvallisuustason, ja niitä käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen oikeudellisesti sitovissa yhteyksissä, jotka edellyttävät vahvistettua aitoutta. Hakijan henkilöllisyys tarkistetaan fyysisesti ennen varmenteen myöntämistä.

Digitaalisen varmenteen hankkimista koskevat vaatimukset

Vaadittavat asiakirjat

Kun haet digitaalista varmennetta asiakirjojen allekirjoittamista varten, sinun on esitettävä henkilöllisyystodistus, osoitetodistus ja muita todistusasiakirjoja varmentajan vaatimusten mukaisesti.

Tekniset vaatimukset

Sinun on myös varmistettava, että täytät digitaalisen varmenteen saamisen tekniset vaatimukset. Näihin kuuluvat voimassa oleva sähköpostiosoite, tietokone, jossa on internetyhteys, ja yhteensopiva ohjelmisto varmenteen asentamista ja käyttöä varten.

Digitaalisen varmenteen hankkiminen

Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) on eIDAS-asetuksen korkein sähköisen allekirjoituksen taso. Se edellyttää tiukkaa henkilöllisyyden todentamista ja vastaa EU:n lainsäädännön mukaan käsinkirjoitettua allekirjoitusta, joten sitä vaaditaan arvokkaissa ja säännellyissä sopimuksissa. Kun sinulla on digitaalinen varmenne, voit aloittaa turvallisen ja tehokkaan digitaalisten asiakirjojen allekirjoittamisen.

Valitse varmenteen myöntäjä (CA)

Ensimmäiseksi sinun tulee valita luotettava varmentaja. Etsi sellaisia varmentajia, jotka tarjoavat useita varmennevaihtoehtoja tarpeidesi mukaan.

Tee tutkimusta ja lue arvosteluja, jotta voit tehdä hyvin harkitun päätöksen valitessasi sinulle sopivan varmentajan.

Täytä hakulomake

Kun olet valinnut CA:n, sinun on täytettävä huolellisesti hakemuslomake, joka sisältää henkilö- ja yhteystiedot sekä muut tarvittavat tiedot heidän vaatimustensa mukaisesti.

Odota tarkastusprosessin valmistumista

Kun olet lähettänyt hakemuksesi, toimivaltainen viranomainen aloittaa tarkastusprosessin. Tämä käsittää henkilöllisyytesi vahvistamisen ja toimittamiesi asiakirjojen tarkistamisen. Prosessi (ja sen kesto) voi vaihdella varmentajan ja haettavan varmenteen tyypin mukaan.

Vastaa tässä vaiheessa kaikkiin lisätieto- tai selvennyspyyntöihin, jotta digitaalisen allekirjoituksen varmenteen myöntäminen ei viivästy.

Digitaalisen varmenteen käyttäminen

Kun olet saanut varmenteen, on aika opetella käyttämään sitä!

Asenna digitaalinen varmenne

Digitaalisen varmenteen asennusprosessi voi vaihdella ohjelmistosta ja käyttöjärjestelmästä riippuen. Yleensä asennat sen digitaaliseen allekirjoitusohjelmistoon annettujen ohjeiden mukaisesti.

Kun olet asentanut digitaalisen allekirjoituksen varmenteen, voit käyttää sitä asiakirjojen turvalliseen ja tehokkaaseen digitaaliseen allekirjoittamiseen.

Katso lisätietoja digitaalisen varmenteen asentamisesta ohjelmiston tukiresursseista.

Lue myös: Miten tehdä digitaalinen allekirjoitus turvallisesti?

Ilmaiset sopimusmallit Oneflowssa

Säästä aikaa yli 40:nen ilmaisen sopimusmallin avulla.

Lue lisää

Miten varmennetta käytetään asiakirjojen allekirjoittamiseen?

Kun olet asentanut digitaalisen varmenteen, voit aloittaa digitaalisten asiakirjojen allekirjoittamisen. Useimmissa ohjelmistoissa on yksinkertainen käyttöliittymä tiedostojen digitaaliseen allekirjoittamiseen. Seuraa näytön ohjeita ja allekirjoita asiakirjat turvallisesti ja tehokkaasti.

Avaa asiakirja, jonka haluat allekirjoittaa, valitse vaihtoehto digitaalista allekirjoittamista varten ja valitse varmenne. Seuraa sitten näytön ohjeita, jotta voit allekirjoittaa tiedoston.

Valmista! Nyt digitaalisten asiakirjojesi aitous, eheys ja oikeudellinen sitovuus on varmistettu.

Sopimusten suojaaminen varmenteiden ja sähköisten sinettien avulla

Jokaisen vastapuolen henkilöllisyyden varmistaminen on keskeinen osa sopimusten hallintaa, ja digitaaliset varmenteet ovat erinomainen tapa saavuttaa tämä tavoite. Entä jos haluat kuitenkin suojata asiakirjan väärentämiseltä allekirjoittamisen jälkeen? Oneflown avulla voit tehdä myös tämän!

Alustamme tukee sisäisiä sinetöintiominaisuuksia, joiden avulla käyttäjät voivat validoida sopimuksensa helposti. Asiakirjan lataaminen ja tarkistaminen vie vain pienen hetken:

1. Siirry kohtaan Dokumentit ja avaa asiakirjasi (jos olet omistaja) tai avaa vastaanottamasi tiedosto (jos olet vastapuoli).

2. Klikkaa kolmea pistettä dokumentin oikeassa ylälaidassa ja valitse Lataa PDF-tiedossa.
3. Avaa tiedosto Adobe Reader-ohjelmassa.
4. Allekirjoitetun ja sinetöidyn asiakirjan yläreunassa pitäisi olla sininen palkki, jossa lukee Signed and all signatures valid (Allekirjoitettu ja kaikki allekirjoitukset pätevät).
5. Voit tarkastella lisätietoja klikkaamalla allekirjoituspaneelia.
6. Voit myös tarkastella sopimuksen kirjausketjua klikkaamalla liitetiedostoja.

Oneflown sähköinen sinetti on vain yksi monista eduista, joita alusta voi tarjota. Tutustutaanpa työkaluun tarkemmin.

Oneflow – tehokas työkalu sähköisen allekirjoittamisen tarpeisiisi

Sähköisen sinetin lisäksi Oneflow tarjoaa runsaasti tehokkaita ominaisuuksia, kuten hyödyllisiä sopimusautomaatio- ja hallintaominaisuuksia:

• Oneflow AI sopimustyöhön – Käytä tekoälyä sopimustyöhön ladataksesi useita sopimuksia Oneflowhun samanaikaisesti, etsiäksesi helposti koko tietokannasta ja tarkastellaksesi asiakirjoja virheiden ja compliance-ongelmien varalta.
• Työtilat ja yhteistyö – Virtaviivaista sopimustyönkulkuja ja paranna yhteistyötä esimerkiksi brändättyjen työtilojen, näyttötallenteiden, kirjausketjujen, kommenttien, konfiguroitavissa olevien triggereiden ja pääsynvalvonnan avulla.
• Dynaamiset mallit – Pääset käsiksi ilmaisiin, muokattaviin malleihin, joiden avulla voit luoda erilaisia suosittuja sopimustyyppejä nopeasti tai voit luoda omia mukautettuja malleja myöhempää käyttöä varten.
• Allekirjoitusprosessin seuranta – Seuraa Oneflown kautta, kuka allekirjoittaa asiakirjasi ja milloin ne on allekirjoitettu.
• Hallinta ja valvonta – Käytä muistutusten, ilmoitusten ja roolien kaltaisia toimintoja sopimusten hallinnan parantamiseen ja asiakirjojen käyttöoikeuksien säätelyyn.
• Analyysi – Seuraa keskeisiä mittareita ja sitoutumistietoja (kävijämäärät, avausprosentti jne.) varmistaaksesi, että sopimusprosessisi toimivat mahdollisimman hyvin.
• Integraatiot – Käytä Oneflown integraatioita liittääksesi työkaluja, kuten HubSpotin, Teamtailorin tai Salesforcen, sopimuksiisi ja mukauta alusta mieleiseksesi.

Tiivistelmä

Digitaaliset varmenteet ja sähköiset sinetit ovat tehokkaita välineitä luottamuksen ja läpinäkyvyyden rakentamiseksi vastapuolten välille, minkä vuoksi ne ovat keskeinen osa päivittäistä sopimushallintaa.

Jos käytät Oneflowta sopimusten hallintaan, saat paljon etuja digitaalisen allekirjoituksen lisäksi. Ratkaisu tarjoaa useita erilaisia allekirjoitustapoja sähköisten allekirjoitusten käsittelyyn, sopimusautomaatio-ominaisuuksia, yhteistyövälineitä ja tekoälyominaisuuksia, jotka helpottavat huomattavasti sopimusten luontia ja tarkastelua. Se on myös helppo integroida muihin järjestelmiin.

Haluatko tutustua Oneflowhun? Kokeile jo tänään 14 päivän ilmaisella kokeilujaksolla!