Om du någonsin har undrat vad som menas med en elektronisk signatur så ska vi ge ett kort svar och förklara varför du ska börja använda e-signaturer i ditt jobb.
Precis som med en signatur med bläck så är elektroniska signaturer och signering av dokument online ett sätt för dig att underteckna dokument. Du kan använda ett verktyg för e-signaturer som ger dig möjlighet att signera ett dokument med antingen ett klick med musen eller genom att skriva din signatur på ett digitalt dokument med en mus. Det är helt enkelt vad en elektronisk signatur är. Men vilka är fördelarna med att använda det?
Vi har sammanställt de 16 enklaste förklaringarna till varför e-signaturer kan direkt påverka din verksamhet:
1. E-signaturer sparar tid och energi
Det säger sig självt att hantering av något fysiskt som papper är tidskrävande, dyrt och ökar risken för fel. Med e-signering av kontrakt sparar du minst 50 % av den tid som du lägger ner på papperskontrakt. Tänk hur mycket tid du kan spara om det finns mer än en person i teamet som arbetar dagligen med kontrakt.
2. Bara ett fåtal har en skrivare men alla har en telefon
Det är inte rimligt att be folk skriva ut, signera och scanna ditt kontrakt när du kan göra det så enkelt med e-signering, som är juridiskt bindande och kan göras med bara ett klick på vilken enhet som helst. Affärerna måste inte stanna upp bara för att du inte sitter vid ditt skrivbord.
3. Försäljningsavdelningen får upp till 94 % hit rate med kontrakt med e-signatur
Genom att göra det löjligt enkelt för dina prospects att signera från vilken enhet som helst ökar du din hit rate och minskar säljcykeln. Dina prospects får ett mejl med en säker länk till din offert och kan enkelt signera utan att behöva logga in.
4. E-signera kontrakt är säkrare än med bläckpenna på papper
Med en kvalificerad digital signatur kan du vara säker på att dokumentet inte har manipulerats efter signering och att personens som signerar identitet kan bevisas. Du kan också erbjuda ytterligare autentiseringsmetoder, t.ex. signering via SMS eller elektronisk identifiering, t.ex. BankID i Sverige.
5. Modernisera din image med elektroniska signaturer
Säljer du till eller försöker du locka till dig millennials? Då måste du erbjuda en enkel digital upplevelse som denna digitala generation är van vid. Digitala kontrakt är interaktiva och ser fantastiska ut oavsett enhet. Var mobil i allt du gör. Var mobil i allt du gör.
6. Ha kontroll över dina kontrakt
Ger din process idag kontroll över vem som ska få tillgång till eller göra ändringar i vilka kontrakt? Har ni slutat att skicka kontrakt per e-post fram och tillbaka? Om ditt svar är allt annat än “ja” är du illa ute – åtminstone ur GDPR-perspektiv. Elektroniska signaturer ger dig en bekvämare lösning.
7. På tal om GDPR, är du redo för det?
Kontrakt innehåller personuppgifter och i och med GDPR är det inte längre säkert att skicka kontrakt fram och tillbaka via e-post under förhandlingsprocessen. För att uppfylla kraven behöver du en fullständig verifieringskedja av de interaktioner som har ägt rum under hela kontraktsprocessen.
8. Börja samarbeta. Sluta skapa långa e-posttrådar
Samarbeta i realtid om ett kontrakt med dina kollegor och motparter utan att behöva bläddra igenom långa e-posttrådar. De kan kommentera, du kan redigera och uppdatera förslaget eller kontraktet direkt. Allt på en och samma plattform, när som helst och var som helst.
9. Vem har den senaste versionen av kontraktet?
Nu behöver du aldrig ställa den frågan igen. Det finns bara en version av ett digitalt kontrakt och du kan vara säker på att alla tittar på samma version som du, när som helst.
10. Håll koll på vad som händer efter att skickat kontraktet
Är din potentiella kund redo att köpa? Har din kollega öppnat kontraktet? Hur många gånger har hen interagerat med det? Använd dessa insikter för att hantera din tid och prioritera dina uppgifter. Nu slipper du gissa.
11. Du slipper tjata med en e-signatur
Finns det någon annan i ditt team som behöver granska eller underteckna kontraktet? Digitala kontrakt gör det enkelt för dig att inrätta arbetsflöden och delegera signeringsrättigheter. Ditt team meddelas och påminns när det är deras tur att agera.
12. Behöver du ett specifikt kontrakt?
Google i Oneflow; Dina undertecknade kontrakt lagras säkert i ett smart arkiv med möjlighet att söka i alla kontrakt samtidigt. Ange ett nyckelord som du kommer ihåg, till exempel kundens förnamn, så får du en lista över alla kontrakt som är kopplade till namnet.
13. Inga fler missade deadlines med elektronisk signatur
Håll koll på kritiska milstolpar i kontraktet som uppsägningstid, förnyelse och upphörande med automatiska meddelanden och påminnelser. Att glömma detta steg leder ofta till en reaktiv och ineffektiv process – vilket gör att företaget riskerar bristande efterlevnad, intäktsförluster, högre kostnader och straffavgifter.
14. En enda källa till sanning
Använd kontraktsanalyser för att förstå och spåra försäljning, upphandling och andra KPI:er för verksamheten, t.ex. cykeltider, avslutsfrekvens, statistik över utgångar och förnyelser, kontraktsintäkter och utgifter. Allt detta utan att du behöver hämta data från flera olika källor.
15. Sätt din data i arbete
Om du konverterar dina kontrakt, oavsett om de är i pappers- eller PDF-format, till digitala kontrakt kan du extrahera data från kontrakten för att automatisera arbetsflöden, styra beslut och föra din verksamhet framåt. Du kan alltid ansluta digitala kontrakt till dina favoritsystem. Arbeta smartare och snabbare med data.
16. Sist men inte minst, gör något bra för planeten
Att skriva ut och skanna papperskontrakt skadar miljön och slösar med våra värdefulla resurser. Sanningen är att det inte ens är nödvändigt längre. Tillsammans kan vi skapa en framtid där kontraktshantering inte längre är förknippad med papper, kuvert, porto, skrivare och skanner. Allt detta och mycket mer kan göras med en programvara för elektroniska signaturer som Oneflow.
