Långsamma processer för avtal kan hindra ditt företag, göra det svårt att avsluta affärer och orsaka frustration hos ditt team och dina kunder. Tyvärr innebär långa avtalscykler missade möjligheter, för att inte tala om onödig huvudvärk.
Moderna lösningar för uppföljning av avtalsprestationer syftar till att påskynda processer, öka försäljningsprestanda och effektivisera verksamheten. I den här artikeln går vi igenom utmaningarna med långa avtal och hur du kan använda rätt teknik. Målet är att hjälpa dig att förbereda dig för vad som väntar när det gäller avtalscykler för ditt företag.
Förstå långa avtalscykler
Avtalscykler omfattar flera steg, som börjar med utformning och förhandling och slutar med förnyelse eller uppsägning. Dessa steg är avgörande för att förbättra försäljningsresultaten och den övergripande effektiviteten i verksamheten. Effektiv avtalshantering förenklar dessa processer och minskar flaskhalsar som vanligtvis hindrar företagstillväxt och påverkar lönsamheten.
Men varför blir avtalen långa? Det kan bero på något av följande:
- Villkorens komplexitet: Det tar längre tid att läsa och förstå avtal med många komplicerade villkor.
- Ineffektiva processer: Om det inte finns tillräckligt effektiva sätt att skriva, granska och godkänna avtal innebär det långsammare processer.
- Efterlevnad av regler: Det kan ta längre tid att förhandla fram ett avtal när det finns många olika regleringsstandarder inom olika områden.
- Involvering av intressenter: Det kan ta längre tid att komma överens när fler personer är involverade.
Vissa branscher står inför större utmaningar med avtal än andra på grund av sin unika verksamhet och lagstiftning. Ta följande som exempel:
Teknik- och mjukvarubranscherna står inför komplexa produkter och tjänster, där immaterialrättsliga frågor är de viktigaste.
Bygg- och ingenjörsprojekt kräver att flera intressenter involveras, vilket ställer krav på tydlig kommunikation och noggrann uppmärksamhet på detaljer.
Sjukvårds- och läkemedelssektorerna är hårt reglerade och det är obligatoriskt att strikt följa säkerhetsstandarder.
Statliga avtal kräver vanligtvis omfattande dokumentation och genomgår noggranna godkännandeprocesser.
Läs även: Vad är livscykelhantering av avtal? En komplett guide
Utmaningar till följd av långa avtalscykler
Problem med försäljningsverksamhet, kundrelationer och resultat kan uppstå till följd av långa avtalscykler. Bland de svårigheter som företagen stöter på kan nämnas följande:
- Försenad intäktsredovisning: Intäktsredovisning tar längre tid när det tar längre tid att slutföra avtal. Denna försening påverkar företagets kassaflöde och finansiella planering och hindrar en effektiv resursallokering till nya möjligheter.
- Ökade försäljningskostnader: Varje steg i avtalscykeln kräver resurser i form av tid och personal. Långa cykler minskar affärernas lönsamhet, vilket leder till ökade kostnader för försäljningsaktiviteter.
- Påverkan på försäljningsprognoser och planering: Utdragna avtalsförhandlingar och godkännanden stör försäljningsprognoser och planering. Eftersom det kan ta upp till sex månader för en normal lead att avsluta ett avtal och ungefär en månad för en referent, kompliceras försäljningsstrategierna ytterligare av att det är oförutsägbart när ett avtal kan avslutas.
- Missnöjda kunder och kundbortfall: I dag förväntar sig kunderna snabb och effektiv service. Långa processer för avtal kan leda till missnöje och påverka kundupplevelsen negativt, vilket kan leda till högre kundomsättning.
Direkt påverkan på försäljningsresultatet
Påverkan på försäljningsresultatet är verklig och märkbar när det handlar om processer med förlängda avtal. De viktigaste konsekvenserna är:
- Minskad effektivitet och produktivitet inom försäljning: Långa avtalscykler gör försäljningsprocessen långsammare och minskar effektiviteten och produktiviteten hos säljteamen. Ineffektiviteten beror på den långa tid som läggs på varje affär. Den tiden skulle kunna användas bättre för att arbeta med nya möjligheter.
- Förhindrad hantering av pipeline: Säljpipelinen blir uppskjuten när det tar längre tid att sluta avtal. Följden blir att det blir svårt att hantera och prognostisera försäljningen på ett effektivt sätt, vilket påverkar försäljningsverksamhetens övergripande hälsa och förutsägbarhet.
- Ansträngda kundrelationer: Kunderna ser ofta hur snabbt ett avtal behandlas som en indikator på hur effektivt ett företag är. När det tar så lång tid att hantera avtal blir kunderna frustrerade. I slutändan skadas kundrelationerna och förtroendet och lojaliteten går förlorad.
- Konkurrensnackdel: På en marknad där flexibilitet och snabbhet är viktiga konkurrensfördelar innebär långa avtalscykler en nackdel för företagen. Konkurrenter med snabbare processer för avtal kan naturligtvis sluta avtal snabbare. På så sätt kan de ta marknadsandelar och positionera sig starkt.
Strategier för att mildra utmaningarna
För att förbättra försäljningseffektiviteten och ta itu med de problem som orsakas av förlängda avtalscykler krävs en allomfattande strategi. CLM-system (Contract Lifecycle Management) är en integrerad del av följande framgångsrika strategier:
- Implementera automatisering och teknik: Genom att automatisera avtalshanteringen kan förhandlingstiden minskas. Det innebär att det går snabbare att sluta avtal, vilket bidrar till att hålla kunderna nöjda. Det är uppenbart att ett CLM-system är en viktig affärsmjukvara att ha när man arbetar med långa avtal.
- Effektivisera processerna för avtal: Genom att förenkla och standardisera avtalsprocesserna kan man minska den tid det tar att skriva, granska och godkänna avtal. Detta innebär att man måste ta bort steg som inte behövs och se till att avtalen är lätta att förstå.
- Förbättra kommunikation och samarbete: Genom att förbättra kommunikationskanalerna mellan alla parter som är involverade i avtalet kan beslutsfattande och godkännanden påskyndas. Förseningar kan till stor del minskas genom att använda samarbetsverktyg och plattformar där alla kan se, kommentera och godkänna dokument samtidigt.
- Förhandla om flexibla villkor: Att vara öppen för flexibla villkor kan påskynda förhandlingarna. För att nå överenskommelser snabbare bör företag försöka förstå vad deras partners och kunder verkligen vill ha och behöver.
- Investera i utbildning och utveckling: Genom att se till att sälj- och juristteamen är väl insatta i avtalshantering kan man förbättra effektiviteten i avtalscykeln.
- Regelbunden översyn och förbättring: Kontinuerlig övervakning och granskning av avtalshanteringen för att säkerställa att den är effektiv och ändamålsenlig säkerställer att strategierna är i linje med affärsbehoven och marknadsförhållandena.
Att bekämpa långa avtal: En fallstudie
Tele2:s övergång från ett långsamt, pappersbaserat avtalssystem till digital avtalshantering illustrerar en dramatisk förändring i hanteringen av affärsöverenskommelser. Tidigare skapade Tele2 manuellt avtal och skickade dem med post, en process som inte bara var långsam och kostsam, utan som också gav en mindre bra kundupplevelse och var dålig för miljön.
Tele2 övergick till ett system för digital avtalshantering och införde webbaserade avtal som enkelt kunde anpassas och signeras digitalt, vilket möjliggjorde redigering i realtid utan att avtalen behövde skickas på nytt. På så sätt blev avtalsprocessen snabbare och försäljningen mer effektiv. Säljarna kan också följa upp avtalen på ett bättre sätt. I slutändan förbättrades deras övergripande försäljningsresultat.
Genom att använda digitala avtal kunde Tele2 göra affärer sömlöst, även när de var på språng, tack vare mobilvänlig design.
Andra företag som Cision, Volue, Beatly, Sessions, Stockfiller och Eurofins har följt efter och gått över till digital avtalshantering eftersom de inser värdet av att effektivisera avtalsförhandlingar, förbättra kommunikationen och integrera med CRM-system.
HR-processerna och interaktionerna med säljteamet på Tele2 har blivit mer effektiva tack vare digitala avtal. De har gjort sina processer mer flexibla och uppdaterade. Fallet med Tele2 visar tydligt hur digital avtalshantering bidrar till att minska avtalscyklerna.
Framsteg inom avtalshantering
Any company serious about boosting their sales and operational efficiency would do well to familiarize themselves with the contract cycle. Tele2’s case shows how important CLM systems and other advanced contract management technologies are in staying responsive, adaptable, and competitive. They can overcome long contract cycles and increase customer satisfaction.
With the digital transformation continuing to move forward, contract management will remain an important element of sales performance. With faster contract cycles, no more opportunities are missed. So, now is the best time to use it.
