Trage contractprocessen kunnen jouw bedrijf belemmeren, waardoor het moeilijk wordt om deals te sluiten en waardoor je team en klanten gefrustreerd raken. Helaas betekenen lange contractcycli gemiste kansen, om nog maar te zwijgen van onnodige hoofdpijn.
Moderne oplossingen voor contractmanagement zijn gericht op het versnellen van processen, het stimuleren van sales en het stroomlijnen van activiteiten. Dit artikel gaat in op de uitdagingen van lange contractcycli en de impact van het gebruik van de juiste technologie. Het doel is om je voor te bereiden op wat jouw bedrijf te wachten staat met contractcycli.
Inzicht in lange contractcycli
Contractcycli bestaan uit meerdere fasen, van het opstellen en onderhandelen tot het hernieuwen of beëindigen van het contract. Deze fasen zijn cruciaal voor het verbeteren van de sales prestaties en de algehele bedrijfsefficiëntie. Efficiënt contractmanagement versimpelt deze processen en vermindert knelpunten die gewoonlijk de groei van het bedrijf belemmeren en de winstgevendheid beïnvloeden.
Maar waarom worden contractcycli lang? Dit kan komen door een van de volgende oorzaken:
- Complexiteit van termen: Het lezen en begrijpen van contracten met veel ingewikkelde voorwaarden duurt langer.
- Inefficiënte processen: Niet genoeg efficiënte manieren om contracten te schrijven, beoordelen en goed te keuren betekent tragere processen.
- Naleving van regelgeving: Het kan langer duren om over een contract te onderhandelen als er veel verschillende regelgevende normen zijn op verschillende gebieden.
- Betrokkenheid van stakeholders: Het kan langer duren om overeenstemming te bereiken als er meer mensen bij betrokken zijn.
Sommige industrieën staan voor grotere uitdagingen bij contractcycli dan andere vanwege hun unieke zakelijke aard en regelgeving. Neem de volgende voorbeelden:
Technologie- en software-industrieën hebben te maken met complexiteit in producten en diensten, waarbij zorgen over intellectueel eigendom het belangrijkst zijn.
Bij bouw- en engineeringprojecten zijn meerdere stakeholders betrokken, wat vraagt om duidelijke communicatie en zorgvuldige aandacht voor details.
De gezondheidszorg en de farmaceutische sector zijn streng gereguleerd en strikte naleving van veiligheidsnormen is verplicht.
Overheidscontracten vereisen meestal uitgebreide documentatie en grondige goedkeuringsprocessen.
Lees ook: Wat is contractmanagement? Een complete gids
Uitdagingen door lange contractcycli
Problemen met sales, klantrelaties en prestaties kunnen ontstaan door lange contractcycli. Opmerkelijke problemen die bedrijven tegenkomen zijn onder andere de volgende:
- Vertraagde omzetverantwoording: Inkomstenverantwoording duurt langer wanneer het langer duurt om contracten af te ronden. Deze vertraging heeft invloed op de cash flow en financiële planning van een bedrijf en belemmert een effectieve toewijzing van middelen voor nieuwe kansen.
- Hogere sales kosten: Elke fase van de contractcyclus vereist middelen, waaronder tijd en personeel. Lange cycli verlagen de winstgevendheid van deals, wat leidt tot hogere kosten voor salesactiviteiten.
- Invloed op verkoopprognoses en planning: Langdurige contractonderhandelingen en goedkeuringen verstoren de sales prognose en planning. Met een normale lead die tot zes maanden kan duren om een deal te sluiten en referrals die ongeveer een maand nodig hebben, maakt de onvoorspelbaarheid van de tijd die nodig is om een contract te sluiten de verkoopstrategieën nog ingewikkelder.
- Ontevredenheid en verloop van klanten: Tegenwoordig verwachten klanten een snelle en efficiënte service. Langdurige contractprocessen kunnen leiden tot ontevredenheid en een negatieve invloed hebben op de klantervaring, wat kan leiden tot hogere opzegpercentages.
Directe invloed op sales prestaties
De impact op de verkoopprestaties is reëel en merkbaar wanneer je te maken hebt met lange contractprocessen. De belangrijkste gevolgen zijn:
- Afgenomen sales efficiëntie en productiviteit: Langdurige contractcycli vertragen het verkoopproces, waardoor de efficiëntie en productiviteit van salesteams afneemt. Deze inefficiëntie is het gevolg van de lange tijd die aan elke deal wordt besteed. Deze tijd zou beter gebruikt kunnen worden om aan nieuwe kansen te werken.
- Belemmerd pijplijnbeheer: De verkooppijplijn loopt vast wanneer het langer duurt om contracten af te sluiten. Als gevolg daarvan wordt het een uitdaging om sales effectief te beheren en te voorspellen, wat van invloed is op de algehele gezondheid en voorspelbaarheid van sales.
- Gespannen klantrelaties: Klanten zien de snelheid waarmee contracten worden verwerkt vaak als een indicator voor de operationele efficiëntie van een bedrijf. Dus als het verwerken van contracten zo lang duurt, raken klanten gefrustreerd. Uiteindelijk worden klantrelaties beschadigd en gaan vertrouwen en loyaliteit verloren.
- Concurrentienadeel: In een markt waar wendbaarheid en snelheid belangrijke concurrentievoordelen zijn, zetten lange contractcycli bedrijven op achterstand. Concurrenten met snellere contractprocessen kunnen natuurlijk sneller deals sluiten. Zo veroveren ze een marktaandeel en positioneren ze zich sterk.
Strategieën om uitdagingen te beperken
Het verbeteren van de effectiviteit van sales en het aanpakken van de problemen die worden veroorzaakt door verlengde contractcycli vereisen een allesomvattende strategie. Contract lifecycle management (CLM) systemen zijn een integraal onderdeel van de volgende succesvolle strategieën:
- Automatisering en technologie implementeren: Het automatiseren van contractmanagement kan de onderhandelingstijd verkorten. Dit betekent dat deals sneller worden gesloten, waardoor klanten tevreden blijven. Het is duidelijk dat een CLM-systeem onmisbare bedrijfssoftware is als je te maken hebt met lange contractcycli.
- Stroomlijnen van contractprocessen: Het versimpelen en standaardiseren van contractprocessen kan helpen om de tijd die nodig is om contracten op te stellen, te beoordelen en goed te keuren te verminderen. Dit betekent stappen weglaten die niet nodig zijn en ervoor zorgen dat de contracten gemakkelijk te begrijpen zijn.
- Communicatie en samenwerking verbeteren: Het verbeteren van de communicatiekanalen tussen alle partijen die betrokken zijn bij de contractcyclus kan de besluitvorming en goedkeuring versnellen. Vertragingen kunnen grotendeels worden teruggebracht door het gebruik van interactieve tools en platforms waar iedereen tegelijkertijd documenten kan inzien, becommentariëren en goedkeuren.
- Onderhandel over flexibele voorwaarden: Openstaan voor flexibele voorwaarden kan onderhandelingen versnellen. Om sneller tot een overeenkomst te komen, moeten bedrijven proberen te begrijpen wat hun partners en klanten echt willen en nodig hebben.
- Investeer in training en ontwikkeling: Ervoor zorgen dat sales en juridische teams goed op de hoogte zijn van contractmanagement praktijken kan de efficiëntie van de contractcyclus verbeteren.
- Regelmatig herzien en verbeteren: Het voortdurend controleren en beoordelen van het contractmanagementproces op efficiëntie en effectiviteit zorgt ervoor dat strategieën afgestemd blijven op de behoeften van het bedrijf en de marktomstandigheden.
Langlopende contracten verslaan: Een casestudy
Tele2’s overstap van een traag, papieren contractsysteem naar digitaal contractmanagement illustreert een dramatische verschuiving in het omgaan met zakelijke overeenkomsten. Voorheen bestond de methode van Tele2 uit het handmatig opstellen en verzenden van contracten, een proces dat niet alleen traag en duur was, maar ook een minder dan ideale klantervaring opleverde en slecht was voor het milieu.
Tele2 stapte over op een digitaal contractmanagement systeem en omarmde webgebaseerde contracten die eenvoudig konden worden aangepast en digitaal ondertekend, zodat ze in realtime konden worden bewerkt zonder contracten opnieuw te hoeven versturen. Zo verliep hun contractproces sneller en werd hun sales efficiënter. Hun sales medewerkers zijn ook beter in staat om contracten te verbinden. Uiteindelijk verbeterden hun algehele sales prestaties.
Het gebruik van digitale contracten maakte het voor Tele2 mogelijk om naadloos zaken te doen, zelfs onderweg, dankzij mobielvriendelijke ontwerpen.
Andere bedrijven zoals Cision, Volue, Beatly, Sessions, Stockfiller en Eurofins zijn overgestapt op digitaal contractmanagement omdat ze de waarde inzien van het stroomlijnen van onderhandelingen, het verbeteren van communicatie en integratie met CRM-systemen.
De HR-procedures en interacties met salesteams bij Tele2 zijn efficiënter geworden dankzij digitale contracten. Ze hebben hun proces flexibeler en actueler gemaakt. Het geval van Tele2 bewijst duidelijk hoe digitaal contractmanagement helpt om contractcycli te verkorten.
Vooruitgang in contractmanagement
Elk bedrijf dat zijn sales en operationele efficiëntie wil verbeteren, doet er goed aan zich vertrouwd te maken met de contractcyclus. De casus van Tele2 laat zien hoe belangrijk CLM-systemen en andere geavanceerde technologieën voor contractmanagement zijn om snel te reageren, zich aan te passen en concurrerend te blijven. Ze kunnen lange contractcycli overwinnen en de klanttevredenheid verhogen.
Met de voortdurende digitale transformatie zal contractmanagement een belangrijk onderdeel blijven van de verkoopprestaties. Met snellere contractcycli worden geen kansen meer gemist. Nu is dus de beste tijd om het te gebruiken.
