Hitaat sopimusprosessit voivat haitata liiketoimintaasi, vaikeuttaa sopimusten tekemistä ja aiheuttaa turhautumista tiimillesi ja asiakkaillesi. Valitettavasti pitkät sopimussyklit merkitsevät hukattuja tilaisuuksia – puhumattakaan sitten tarpeettomista päänsäryistä.
Nykyaikaisilla sopimustenhallintaratkaisuilla pyritään nopeuttamaan prosesseja, parantamaan myynnin suorituskykyä ja virtaviivaistamaan toimintoja. Tässä artikkelissa syvennytään pitkien sopimussyklien haasteisiin ja oikean teknologian käytön vaikutuksiin. Tavoitteena on auttaa sinua valmistautumaan siihen, mitä sopimussykleihin liittyy yrityksesi kannalta.
Pitkien sopimussyklien ymmärtäminen
Sopimussyklit sisältävät useita vaiheita, jotka alkavat sopimuksen laatimisesta ja neuvotteluista ja päättyvät uusimiseen tai irtisanomiseen. Nämä vaiheet ovat ratkaisevia myynnin suorituskyvyn ja liiketoiminnan yleisen tehokkuuden parantamisen kannalta. Tehokas sopimustenhallinta yksinkertaistaa näitä prosesseja ja vähentää pullonkauloja, jotka yleensä estävät liiketoiminnan kasvua ja vaikuttavat kannattavuuteen.
Mutta miksi sopimussyklit venyvät? Syynä voi olla jokin seuraavista:
- Ehtojen monimutkaisuus: Monia monimutkaisia ehtoja sisältävien sopimusten lukeminen ja ymmärtäminen vie enemmän aikaa.
- Tehottomat prosessit: Sopimusten kirjoittaminen, tarkistaminen ja hyväksyminen ei ole riittävän tehokasta, mikä hidastaa prosesseja.
- Lainsäädännön noudattaminen: Sopimusneuvottelut voivat kestää kauemmin, kun eri aloilla on paljon erilaisia sääntelynormeja.
- Sidosryhmien osallistuminen: Sopimusten tekeminen voi kestää kauemmin, kun mukana on enemmän ihmisiä.
Joillakin toimialoilla sopimussyklit ovat muita haastavampia, koska niiden liiketoiminta ja sääntely-ympäristö ovat ainutlaatuisia. Esimerkkeinä voidaan mainita seuraavat:
- Teknologia- ja ohjelmistoteollisuudessa tuotteet ja palvelut ovat monimutkaisia, ja immateriaalioikeuksiin liittyvät kysymykset ovat kaikkein tärkeimpiä.
- Rakennus- ja insinöörityöhankkeet edellyttävät useiden sidosryhmien osallistumista, mikä vaatii vuorostaan selkeää viestintää ja huolellista huomiota yksityiskohtiin.
- Terveydenhuolto- ja lääketeollisuus ovat tiukasti säänneltyjä aloja, ja turvallisuusstandardien tiukka noudattaminen on pakollista.
- Julkiset sopimukset edellyttävät yleensä kattavaa dokumentointia ja perusteellisia hyväksymisprosesseja.
Pitkien sopimussyklien aiheuttamat haasteet
Myyntitoimintaan, asiakassuhteisiin ja suorituskykyyn liittyvät ongelmat voivat johtua pitkistä sopimussykleistä. Yritysten kohtaamia merkittäviä vaikeuksia ovat muun muassa seuraavat:
- Myöhästynyt tulojen kirjaaminen: Tulojen kirjaaminen kestää kauemmin, kun sopimusten viimeistely kestää kauemmin. Viivästyminen vaikuttaa yrityksen kassavirtaan ja rahoitussuunnitteluun ja estää resurssien tehokkaan kohdentamisen uusiin projekteihin.
- Lisääntyneet myyntikustannukset: Jokainen sopimussyklin vaihe vaatii resursseja, kuten aikaa ja henkilöstöä. Pitkät syklit vähentävät sopimusten kannattavuutta, mikä lisää myyntitoimintaan liittyviä kustannuksia.
- Vaikutukset myynnin ennustamiseen ja suunnitteluun: Pitkittyneet sopimusneuvottelut ja hyväksynnät häiritsevät myynnin ennustamista ja suunnittelua. Kun tavanomaisen yhteydenoton päättäminen voi kestää jopa kuusi kuukautta ja suositusten tekeminen noin kuukauden, sopimuksen päättymisajan arvaamattomuus vaikeuttaa myyntistrategioita entisestään.
- Asiakastyytymättömyys ja vaihtuvuus: Nykyään asiakkaat odottavat nopeaa ja tehokasta palvelua. Pitkät sopimusprosessit voivat johtaa tyytymättömyyteen ja vaikuttaa kielteisesti asiakaskokemukseen, mikä voi johtaa korkeampaan vaihtuvuusasteeseen.
Suora vaikutus myynnin tulokseen
Vaikutus myynnin suorituskykyyn on todellinen ja huomattava, kun on kyse pitkistä sopimusprosesseista. Tärkeimmät seuraukset ovat seuraavat:
- Myynnin tehokkuuden ja tuottavuuden väheneminen: Pitkät sopimussyklit hidastavat myyntiprosessia, mikä vähentää myyntitiimien tehokkuutta ja tuottavuutta. Tehottomuus johtuu kunkin sopimuksen tekemiseen kuluvasta pitkästä ajasta. Tämä aika voitaisiin käyttää paremmin uusien kauppojen työstämiseen.
- Hankala myynnin putken hallinta: Myyntiputki ruuhkautuu, kun sopimusten tekeminen kestää kauemmin. Tämän seurauksena myynnin tehokkaasta hallinnasta ja ennustamisesta tulee haastavaa, mikä vaikuttaa myyntitoimintojen yleiseen terveyteen ja ennustettavuuteen.
- Kireät asiakassuhteet: Asiakkaat pitävät sopimusten käsittelyn nopeutta usein yrityksen toiminnan tehokkuuden mittarina. Kun sopimusten käsittely kestää niin kauan, asiakkaat turhautuvat. Lopulta asiakassuhteet vahingoittuvat, ja luottamus ja uskollisuus menetetään.
- Kilpailuhaitat: Markkinoilla, joilla ketteryys ja nopeus ovat keskeisiä kilpailuetuja, pitkät sopimussyklit asettavat yritykset epäedulliseen asemaan. Kilpailijat, joilla on nopeammat sopimusprosessit, voivat tietysti tehdä sopimuksia nopeammin. Näin ne voivat vallata markkinaosuuden ja asemoida itsensä vahvasti.
Strategiat haasteiden lieventämiseksi
Myynnin tehokkuuden parantaminen ja pitkien sopimussyklien aiheuttamien ongelmien ratkaiseminen edellyttävät kokonaisvaltaista strategiaa. CLM-järjestelmät (Contract Lifecycle Management) ovat olennainen osa seuraavia menestyksekkäitä strategioita:
- Automaation ja teknologian käyttöönotto: Sopimuksenhallinnan automatisointi voi lyhentää neuvotteluihin kuluvaa aikaa. Tämä tarkoittaa, että sopimusten tekeminen nopeutuu, mikä auttaa pitämään asiakkaat tyytyväisinä. On selvää, että CLM-järjestelmä on elintärkeä liiketoimintaohjelmisto, kun on kyse pitkistä sopimussykleistä.
- Sopimusprosessien virtaviivaistaminen: Sopimusprosessien yksinkertaistaminen ja standardointi voi auttaa lyhentämään sopimusten laatimiseen, tarkistamiseen ja hyväksymiseen kuluvaa aikaa. Tämä tarkoittaa tarpeettomien vaiheiden poistamista ja sopimusten ymmärrettävyyden varmistamista.
- Paranna viestintää ja yhteistyötä: Viestintäkanavien parantaminen kaikkien sopimussykliin osallistuvien osapuolten välillä voi nopeuttaa päätöksentekoa ja hyväksymistä. Viiveitä voidaan vähentää huomattavasti käyttämällä yhteistyövälineitä ja -alustoja, joissa kaikki voivat nähdä, kommentoida ja hyväksyä asiakirjoja samanaikaisesti.
- Neuvottele joustavista ehdoista: Joustavat ehdot voivat nopeuttaa neuvotteluja. Jotta sopimukset syntyisivät nopeammin, yritysten olisi pyrittävä ymmärtämään, mitä kumppanit ja asiakkaat todella haluavat ja tarvitsevat.
- Investoi koulutukseen ja kehitykseen: Sopimusprosessin tehokkuutta voidaan parantaa varmistamalla, että myynti- ja lakitiimit tuntevat hyvin sopimusten hallinnointikäytännöt.
- Säännöllinen tarkastelu ja parantaminen: Sopimusten hallinnointiprosessin tehokkuuden ja toimivuuden jatkuva seuranta ja tarkistaminen varmistaa, että strategiat pysyvät linjassa liiketoiminnan tarpeiden ja markkinaolosuhteiden kanssa.
Pitkien sopimusten voittaminen: Tapaustutkimus
Tele2:n siirtyminen hitaasta, paperipohjaisesta sopimusjärjestelmästä digitaaliseen sopimushallintaan kuvastaa dramaattista muutosta liiketoimintasopimusten käsittelyssä. Aiemmin Tele2:n toimintatapaan kuului sopimusten manuaalinen luominen ja postittaminen, joka ei ollut pelkästään hidasta ja kallista, vaan tarjosi myös vähemmän ihanteellisen asiakaskokemuksen ja oli haitaksi ympäristölle.
Siirtymällä digitaaliseen sopimustenhallintajärjestelmään Tele2 otti käyttöön verkkopohjaiset sopimukset, joita voitiin helposti muokata ja allekirjoittaa digitaalisesti, mikä mahdollisti reaaliaikaisen muokkauksen ilman sopimusten uudelleenlähettämistä. Näin sopimusprosessi nopeutui ja myynti tehostui. Heidän myyntihenkilöstönsä pystyy myös paremmin seuraamaan sopimusyhteyksiä. Lopulta niiden yleinen myyntitulos parani.
Digitaalisten sopimusten käyttö mahdollisti Tele2:lle saumattoman liiketoiminnan myös liikkeellä ollessa mobiiliystävällisen suunnittelun ansiosta.
Muut yritykset, kuten Cision, Volue, Beatly, Sessions, Stockfiller ja Eurofins, ovat seuranneet esimerkkiä siirtymällä digitaaliseen sopimushallintaan, koska ne ovat tunnistaneet neuvottelujen virtaviivaistamisen, viestinnän tehostamisen ja CRM-järjestelmiin integroinnin arvon.
Tele2:n HR-menettelyt ja myyntitiimin vuorovaikutus ovat tehostuneet digitaalisten sopimusten ansiosta. Ne ovat tehneet prosesseistaan joustavampia ja ajantasaisempia. Tele2:n tapaus osoittaa selvästi, miten digitaalinen sopimustenhallinta auttaa lyhentämään sopimussyklejä.
Eteenpäin sopimusten hallinnoinnissa
Jokaisen yrityksen, joka haluaa tosissaan lisätä myyntiään ja tehostaa toimintaansa, olisi hyvä tutustua sopimussykliin. Tele2:n tapaus osoittaa, kuinka tärkeitä CLM-järjestelmät ja muut kehittyneet sopimustenhallintateknologiat ovat reagointikyvyn, sopeutumiskyvyn ja kilpailukyvyn säilyttämisessä. Niiden avulla voidaan voittaa pitkät sopimussyklit ja lisätä asiakastyytyväisyyttä.
Digitaalisen muutoksen edetessä sopimusten hallinta on jatkossakin tärkeä osa myynnin suorituskykyä. Kun sopimussyklit nopeutuvat, tilaisuuksia ei jää enää käyttämättä.
