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Gestion de contrats

Les défis posés par la longueur des cycles contractuels et leur impact sur les performances commerciales

La lenteur des processus contractuels peut entraver votre activité, en rendant difficile la conclusion de contrats et en provoquant la frustration de votre équipe et de vos clients. Malheureusement, la longueur des cycles contractuels est synonyme d’opportunités manquées, sans parler des maux de tête inutiles.

Les solutions modernes de gestion des contrats visent à accélérer les processus, à stimuler les performances commerciales et à rationaliser les opérations. Cet article examine les défis posés par les cycles contractuels longs et l’impact de l’utilisation de la bonne technologie. L’objectif est de vous aider à vous préparer à ce qui vous attend en matière de cycles contractuels pour votre entreprise.

Comprendre les cycles contractuels longs

Les cycles contractuels comportent de multiples étapes, depuis la rédaction et la négociation jusqu’au renouvellement ou à la résiliation. Ces étapes sont cruciales pour améliorer les performances de vente et l’efficacité globale de l’entreprise. Une gestion efficace des contrats simplifie ces processus, en réduisant les goulets d’étranglement qui entravent généralement la croissance de l’entreprise et affectent sa rentabilité.

Mais pourquoi les cycles contractuels s’allongent-ils ? Cela peut être dû à l’une des raisons suivantes :

  • Complexité des conditions : La lecture et la compréhension des contrats comportant de nombreuses conditions complexes prennent plus de temps.
  • Des processus inefficaces : L’absence de moyens efficaces pour rédiger, réviser et approuver les contrats se traduit par des processus plus lents.
  • Conformité réglementaire : La négociation d’un contrat peut prendre plus de temps lorsqu’il existe un grand nombre de normes réglementaires différentes dans différents domaines.
  • Participation des parties prenantes : L’accord peut prendre plus de temps lorsque davantage de personnes sont impliquées.

Certains secteurs rencontrent plus de difficultés que d’autres avec les cycles contractuels en raison de la nature unique de leurs activités et de leur environnement réglementaire. Prenons les exemples suivants :

  • Les industries de la technologie et du logiciel sont confrontées à la complexité des produits et des services, les problèmes de propriété intellectuelle étant les plus importants.
  • Les projets de construction et d’ingénierie nécessitent l’implication de multiples parties prenantes, ce qui exige une communication claire et une attention particulière aux détails.
  • Les secteurs des soins de santé et des produits pharmaceutiques sont étroitement réglementés et le strict respect des normes de sécurité est obligatoire.
  • Les contrats publics exigent généralement une documentation complète et sont soumis à des procédures d’approbation approfondies.
cycles contractuels

Difficultés liées à la longueur des cycles contractuels

La longueur des cycles contractuels peut entraîner des problèmes au niveau des opérations de vente, des relations avec les clients et des performances. Les principales difficultés rencontrées par les entreprises sont les suivantes :

  • Reconnaissance retardée des revenus : La comptabilisation des recettes est plus longue lorsque la finalisation des contrats prend plus de temps. Ce retard affecte le flux de trésorerie et la planification financière de l’entreprise, empêchant l’allocation efficace des ressources à de nouvelles opportunités.
  • Augmentation des coûts de vente : Chaque étape du cycle contractuel nécessite des ressources, notamment du temps et du personnel. Des cycles trop longs réduisent la rentabilité des contrats, ce qui entraîne une augmentation des coûts liés aux activités de vente.
  • Impacts sur les prévisions et la planification des ventes : La prolongation des négociations et des approbations de contrats perturbe les prévisions et la planification des ventes. Sachant qu’il faut jusqu’à six mois pour conclure une affaire avec un client potentiel normal et environ un mois avec les clients recommandés, l’imprévisibilité des délais de clôture des contrats complique encore davantage les stratégies de vente.
  • Insatisfaction des clients et désabonnement : De nos jours, les clients attendent un service rapide et efficace. La longueur des processus contractuels peut conduire à l’insatisfaction et avoir un impact négatif sur l’expérience du client, ce qui peut conduire à des taux de désabonnement plus élevés.

Impact direct sur les performances de vente

L’impact sur les performances commerciales est réel et perceptible lorsqu’il s’agit de processus contractuels étendus. Les principales conséquences sont les suivantes :

  • Diminution de l’efficacité et de la productivité des ventes : La longueur des cycles contractuels ralentit le processus de vente, ce qui diminue l’efficacité et la productivité des équipes de vente. Cette inefficacité résulte du temps prolongé consacré à chaque contrat. Ce temps pourrait être mieux utilisé pour travailler sur de nouvelles opportunités.
  • Entrave à la gestion du pipeline : Le pipeline des ventes est encombré lorsque les contrats prennent plus de temps à être conclus. En conséquence, il devient difficile de gérer et de prévoir efficacement les ventes, ce qui a un impact sur la santé et la prévisibilité globales des opérations de vente.
  • Relations tendues avec les clients : Les clients considèrent souvent la rapidité de traitement des contrats comme un indicateur de l’efficacité opérationnelle d’une entreprise. Par conséquent, lorsque le traitement des contrats prend trop de temps, les clients se sentent frustrés. En fin de compte, les relations avec les clients sont endommagées et la confiance et la loyauté sont perdues.
  • Inconvénient concurrentiel : sur un marché où la souplesse et la rapidité sont des avantages concurrentiels clés, les longs cycles contractuels désavantagent les entreprises. Bien entendu, les concurrents dont les processus contractuels sont plus rapides peuvent conclure des contrats plus rapidement. Ils s’emparent ainsi d’une part de marché et se placent en position de force.

Stratégies pour atténuer les difficultés

L’amélioration de l’efficacité des ventes et la résolution des problèmes liés à l’allongement des cycles contractuels nécessitent une stratégie globale. Les systèmes de gestion du cycle de vie des contrats (CLM) font partie intégrante des stratégies réussies suivantes :

  • Mettre en œuvre l’automatisation et la technologie : L’automatisation de la gestion des contrats peut réduire le temps de négociation. Cela signifie que la conclusion des contrats est plus rapide, ce qui contribue à la satisfaction des clients. Il est clair qu’un système de gestion des contrats est un logiciel d’entreprise essentiel lorsqu’il s’agit de gérer des cycles contractuels longs.
  • Rationaliser les processus contractuels : La simplification et la normalisation des processus contractuels peuvent contribuer à réduire le temps nécessaire à la rédaction, à l’examen et à l’approbation des contrats. Il s’agit de supprimer les étapes inutiles et de veiller à ce que les contrats soient faciles à comprendre.
  • Améliorer la communication et la collaboration : L’amélioration des canaux de communication entre toutes les parties impliquées dans le cycle contractuel peut accélérer la prise de décision et les approbations. Les retards peuvent être largement réduits grâce à l’utilisation d’outils et de plateformes de collaboration où chacun peut voir, commenter et approuver les documents en même temps.
  • Négocier des conditions souples : L’ouverture à des conditions flexibles peut accélérer les négociations. Pour parvenir plus rapidement à un accord, les entreprises doivent essayer de comprendre ce que leurs partenaires et leurs clients veulent et ce dont ils ont besoin.
  • Investir dans la formation et le développement : S’assurer que les équipes commerciales et juridiques connaissent bien les pratiques de gestion des contrats peut améliorer l’efficacité du cycle contractuel.
  • Révision et amélioration régulières : Le suivi et l’examen continus du processus de gestion des contrats en termes d’efficacité et d’efficience garantissent que les stratégies restent alignées sur les besoins de l’entreprise et les conditions du marché.

Combattre les contrats à rallonge : Une étude de cas

Le passage de Tele2 d’un système lent de contrats sur papier à une gestion numérique des contrats illustre un changement radical dans le traitement des accords commerciaux. Auparavant, l’approche de Tele2 impliquait la création et l’envoi manuels des contrats, un processus qui était non seulement lent et coûteux, mais qui offrait également une expérience client moins qu’idéale et qui était mauvais pour l’environnement.

En passant à un système numérique de gestion des contrats, Tele2 a adopté des contrats basés sur le web qui pouvaient être facilement personnalisés et signés numériquement, ce qui permettait de les modifier en temps réel sans avoir à les renvoyer. Ainsi, le processus contractuel est devenu plus rapide et les ventes plus efficaces. Son personnel de vente est également en mesure de mieux suivre les connexions contractuelles. En fin de compte, ses performances commerciales globales se sont améliorées.

L’utilisation de contrats numériques a permis à Tele2 de mener ses activités de manière transparente, même en déplacement, grâce à des conceptions adaptées aux mobiles.

D’autres entreprises comme Cision, Volue, Beatly, Sessions, Stockfiller et Eurofins ont suivi le mouvement en adoptant la gestion numérique des contrats parce qu’elles reconnaissent la valeur de la rationalisation des négociations, de l’amélioration de la communication et de l’intégration avec les systèmes de gestion de la relation client (CRM).

Les procédures RH et les interactions de l’équipe de vente de Tele2 sont devenues plus efficaces grâce aux contrats numériques. Elles ont rendu leur processus plus flexible et plus actuel. Le cas de Tele2 prouve clairement que la gestion numérique des contrats contribue à réduire les cycles contractuels.

Aller de l’avant dans la gestion des contrats

Toute entreprise désireuse de stimuler ses ventes et son efficacité opérationnelle a tout intérêt à se familiariser avec le cycle contractuel. Le cas de Tele2 montre l’importance des systèmes CLM et d’autres technologies avancées de gestion des contrats pour rester réactif, adaptable et compétitif. Ils permettent de surmonter les longs cycles contractuels et d’accroître la satisfaction des clients.

La transformation numérique continuant à progresser, la gestion des contrats restera un élément important de la performance commerciale. Avec des cycles contractuels plus rapides, plus aucune opportunité n’est manquée. C’est donc le meilleur moment pour l’utiliser.

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