Att ha ordning och reda är viktigt. Särskilt när det gäller viktiga dokument om ditt företag. Du vill till exempel kanske inte berätta för din chef eller delägare att du har tappat bort det avtal som säger vem som äger företaget? Exakt. Så, låt oss gå igenom hur enkelt det är att organisera avtal med Oneflow.
För att undvika det mardrömsscenariot gör vi det enkelt för dig. Inte bara dig, utan alla som vill hålla sina viktigaste dokument och avtal organiserade på ett tryggt och säkert sätt.
Att lagra och organisera dina avtal med Oneflow är helt klart ett smart beslut, låt oss berätta varför:
Autosparläge för avtalsmallar
Att ha alla dina avtal organiserade i rätt mappar är avgörande. Det beror på att avtal och dokument ibland innehåller känslig information, som alla på ditt företag kanske inte bör ha tillgång till. Det är samma sak som att förvara dem i ett kassaskåp eller vissa föremål bakom en låst dörr. Att förvara dina dokument och avtal i rätt mapp i Oneflow är ett bra sätt att minska riskerna inom ditt företag.
Men du kanske undrar hur du kan säkerställa att alla på ditt företag följer de korrekta rutinerna? Hur kan du se till att de sparar sina avtal på rätt sätt och i rätt mapp? Det bästa sättet att göra det är att minska den vanligaste riskfaktorn, den mänskliga faktorn.
Det kan du göra genom att skapa en automatisk lagringsplats för dina avtal i Oneflow. Detta säkerställer att alla avtal automatiskt sparas på rätt plats, vilket minskar kostnaden och beroendet av en annan lagringsprogramvara. Dessutom anger du den platsen som standardlagringsplats för dina avtal. Så oavsett vem i organisationen som skickar avtalsmallen kommer den att sparas på den plats som skaparen av mallen bestämde. På så sätt är det enkelt att organisera sina avtal, och säkerställa att de sparas på en säker plats.
Läs även: De bästa kostnadsfria företagsmallarna som alla företag behöver
Hur kan du sätta på autosparläge för dina avtal?
Det är faktiskt superenkelt.
När du skapar en ny mall i avtalsmallverktyget kan du ange en mapp där alla avtal som skapas från den här mallen ska lagras. Gå till det nedre högra hörnet och klicka sedan på Välj mapp.
Lägg sedan till vilken mapp eller undermapp du vill att alla avtal som använder denna mall ska lagras i, vilket du kan se nedan.
När du har gjort det valet kommer alla avtal som använder just den mallen att lagras i den mappen. Det skapar en automatisk destination för alla avtal från den här mallen. Du behöver inte oroa dig för att behöva leta efter några avtal, eftersom du och ditt team vet var ni hittar dem.
Det finns också möjlighet att lägga till taggar till dina avtalsmallar. Till exempel en funktion, som sälj, HR, inköp etc., eller en plats. För att lägga till en tagg till ditt avtal klickar du på “add tag”, längst upp på skärmen i mallverktyget, som du kan se längst upp på skärmdumpen nedan.
Att organisera avtal med avtalslänkar
Ett annat sätt att organisera avtal är att använda funktionen för avtalslänkning. Detta kan vara användbart när vissa avtal är beroende av varandra. Om så är fallet kan du se alla avtal som är kopplade till varandra, utan att behöva söka efter varken det primära avtalet eller andra relaterade avtal.
Hur länkar jag ett avtal till ett annat avtal?
Återigen, det är ganska enkelt att göra!
Under dokumentsektionen i Oneflow kan du se alla dina avtal. För att länka ett avtal till ett annat klickar du bara på de tre prickarna till höger om avtalet, fyller i det avtal du vill länka till och klickar på “Lägg till länk”.
I skärmdumpen nedan kan du se vad vi menar.
Okej, varför vill vi länka samman våra avtal?
Till att börja med minskar det riskerna. Det finns två huvudsakliga risker som kan uppstå om man inte länkar samman avtal som är beroende av varandra.
- Ineffektivitet: Att söka efter relaterade avtal och manuellt spåra deras beroenden kan vara tidskrävande och ineffektivt, vilket kan leda till bortkastad tid och minskad produktivitet.
- Missförstånd: Utan tydliga länkar mellan relaterade avtal kan det uppstå förvirring eller missförstånd om villkoren och skyldigheterna i varje avtal, vilket kan leda till tvister eller rättsliga problem i ett senare skede.
Vilka branscher skulle dra nytta av avtalslänkning?
- Fastigheter: länka hyresavtal, avtal om fastighetsköp och avtal om fastighetsförvaltning
- Hälso- och sjukvård: länka formulär för patientmedgivande, försäkringsavtal och avtal om medicinsk service
- Finans: sammanlänkning av låneavtal, investeringsavtal och efterlevnadsdokument
- Teknik: sammanlänkning av avtal om utveckling av programvara, licensavtal och servicenivåavtal
- Bygg: länka entreprenörsavtal, bygglov och avtal om tillträde till byggarbetsplatser
Sammanfattning: Det är enkelt att organisera avtal
Avtal kan vara röriga, det har vi sett många exempel på genom åren. Att hålla ordning och reda bland dem, kan vara som natt och dag för ett företag. Så att veta hur du organiserar dina avtal kommer att ha en inverkan på din interna organisation och effektivitet. Om avtalen sparas automatiskt minskar risken för att de sparas på fel ställe. Lägg till att länka avtal som är beroende av varandra och dina avtal kommer att organiseras på ett sätt som Marie Kondo skulle vara stolt över.
Om du letar efter ett bra och smidigt sätt att organisera dina avtal är Oneflow tveklöst av de bästa alternativen. Prova gratis här: oneflow.se
