Järjestys on tärkeää. Varsinkin, kun on kyse yrityksesi kannalta tärkeiden asiakirjojen järjestämisestä. Et halua kertoa pomollesi tai yrityksen omistajalle, että olet hukannut tärkeän sopimuksen. Tässä artikkelissa kerromme, miten järjestät sopimuksesi Oneflown avulla.
Kun päätät tallentaa sopimuksesi ja arkistoida ne Oneflown avulla, teet älykkään ja turvallisen päätöksen. Näin siis järjestät sopimuksesi:
Sopimusmallien automaattinen tallentaminen
Kaikkien sopimusten järjestäminen oikeisiin kansioihin on ratkaisevan tärkeää. Tämä johtuu siitä, että sopimukset ja asiakirjat sisältävät joskus arkaluonteisia tietoja. Tällöin kaikkien yrityksesi sisällä olevien henkilöiden ei pitäisi päästä käsiksi näihin asiakirjoihin. Arkistointi Oneflowssa on sama asia kuin asiakirjojen säilyttäminen kassakaapissa tai tiettyjen esineiden säilyttäminen lukitun oven takana. Asiakirjojen ja sopimusten säilyttäminen oikeissa kansioissa Oneflowssa on oikea tapa vähentää riskejä yrityksessäsi.
Saatat pohtia, miten voit varmistaa, että kaikki yrityksessäsi noudattavat oikeaa protokollaa? Miten voit varmistaa, että he tallentavat sopimuksensa oikealla tavalla ja oikeaan kansioon? Paras tapa tehdä tämä on vähentää yleisintä riskitekijää eli inhimillisiä virheitä.
Voit tehdä tämän perustamalla sopimuksillesi automaattisen tallennuspaikan Oneflowssa. Tämä varmistaa, että kaikki sopimukset tallennetaan automaattisesti oikeaan paikkaan, mikä vähentää kustannuksia ja riippuvuutta toisesta tallennusohjelmistosta. Voit määrittää kyseisen paikan sopimustesi oletustallennuspaikaksi. Tällöin riippumatta siitä, kuka organisaatiossasi lähettää sopimusmallin, se tallennetaan paikkaan, jonka kyseisen mallin luoja on päättänyt. Näin järjestät sopimuksesi tavalla, jolla ne pysyvät tallessa ja turvassa.
Miten voit määrittää automaattisen tallennuspaikan sopimuksillesi?
Tämä on helppoa!
Kun luot uutta sopimusmallia Oneflowssa, voit määrittää kansiosijainnin, johon kaikki tämän mallin pohjalta tehdyt sopimukset tallennetaan. Siirry oikeaan alakulmaan ja klikkaa sitten “Valitse kansio”.
Lisää sitten kansio tai alakansio, johon haluat, että kaikki tätä mallia käyttävät sopimukset tallennetaan.
Kun olet tehnyt tämän valinnan, kaikki tätä mallia käyttävät sopimukset tallennetaan kyseiseen kansioon. Se luo automaattisen määränpään kaikille tämän asiakirjamallin pohjalta tehdyille sopimuksille. Et tarvitse huolehtia siitä, mistä sopimus löytyy, sillä sinä ja tiimisi tiedätte sijainnin jatkossa tarkalleen.
Sopimusmalleihin on myös mahdollista lisätä tunnisteita esimerkiksi tiimin, kuten myynnin tai HR:n mukaan, tai jopa sijainnin mukaan. Jos haluat lisätä sopimukseen tunnisteen, voit lisätä sen helposti asiakirjamallin yläreunasta “Lisää tunniste” -kohdasta.
Sopimusten järjestäminen sopimusten linkittämisen avulla
Toinen tapa järjestää sopimuksia on käyttää sopimusten linkitysominaisuutta. Tämä voi olla hyödyllistä, jos jotkin sopimukset ovat riippuvaisia toisistaan. Jos näin on, näet kaikki toisistaan riippuvaiset sopimukset ilman, että sinun tarvitsee etsiä pääsopimusta tai muita toisiinsa liittyviä sopimuksia.
Miten linkittää sopimus toiseen sopimukseen?
Tämäkin on helppoa!
Kun olet Oneflown asiakirjat-osiossa, näet täällä lueteltuna kaikki sopimuksesi. Jos haluat linkittää sopimuksen toiseen, klikkaa kolmea pistettä, jotka näet sopimuksesi oikealla puolella. Kirjoita sitten sopimus, johon haluat linkittää sen, ja klikkaa “Lisää linkki”.
Näet tämän alla olevalta kuvakaappaukselta.
Miksi haluaisit linkittää sopimuksesi toisiinsa?
Ensinnäkin se vähentää riskejä. On kaksi pääasiallista riskiä, jotka voivat aiheutua siitä, että toisistaan riippuvaisia sopimuksia ei yhdistetä toisiinsa.
- Tehottomuus: Se voi olla aikaa vievää ja tehotonta, mikä voi puolestaan johtaa ajanhukkaan ja tuottavuuden laskuun.
- Väärinymmärrys: Tämä voi johtaa riitoihin tai oikeudellisiin ongelmiin myöhemmin.
Mitkä toimialat hyötyvät sopimusten linkityksestä?
- Kiinteistöala: vuokrasopimusten, kiinteistöjen ostosopimusten ja kiinteistöjen hallinnointisopimusten yhdistäminen
- Terveydenhuoltoala: potilaan suostumuslomakkeiden, vakuutussopimusten ja lääketieteellisten palvelusopimusten yhdistäminen.
- Rahoitusala: lainasopimusten, investointisopimusten ja sääntöjen noudattamista koskevien asiakirjojen yhdistäminen.
- Teknologia-ala: ohjelmistokehityssopimusten, lisenssisopimusten ja palvelutasosopimusten yhdistäminen.
- Rakennusala: urakoitsijasopimusten, rakennuslupien ja rakennuspaikan käyttöoikeussopimusten yhdistäminen.
Tiivistelmä: sopimusten järjestäminen
Sopimusprosessit voivat olla sotkuisia, ja olemme nähneet vuosien varrella näistä paljon esimerkkejä. Sopimusten pitäminen siistinä ja järjestyksessä voi olla yritykselle haastavaa. Jos siis tiedät, miten järjestät sopimuksesi, sillä on vaikutusta sisäiseen organisaatioon ja sopimusten tehokkuuteen. Niiden automaattinen tallentaminen vähentää inhimillisiä virheitä, jotka johtuvat tallentamisesta väärään paikkaan. Kun vielä linkität toisiinsa liittyvät sopimukset, ne järjestyvät tavalla, josta Marie Kondokin voi olla ylpeä.
Jos siis etsit parasta tapaa järjestää sopimuksesi, yksi parhaista vaihtoehdoista on varmasti Oneflow. Voit kokeilla sitä ilmaiseksi täällä.
