Det er viktig å være organisert. Spesielt når det gjelder å organisere viktige dokumenter for bedriften din. Du vil vel ikke fortelle sjefen eller eieren din at du har mistet kontrakten som sier at du eier bedriften din? Det stemmer. Vi viser deg hvordan du kan organisere kontraktene dine med oneflow.
For å unngå dette marerittscenariet gjør vi det ganske enkelt for deg. Ikke bare for deg, men for alle som ønsker å holde orden på sine viktigste dokumenter og kontrakter på en trygg og supersikker måte.
Når du bestemmer deg for å lagre kontraktene dine og organisere dem med Oneflow, tar du en sunn, smart og trygg beslutning. Slik organiserer du kontraktene dine:
Automatisk lagring av kontraktsmaler
Det er viktig å ha alle kontraktene dine organisert i de riktige mappene. Kontrakter og dokumenter kan nemlig inneholde sensitiv informasjon. Og ikke alle i bedriften bør ha tilgang til disse dokumentene. Det er det samme som å oppbevare dem i en safe, eller visse gjenstander bak en låst dør. Å oppbevare dokumenter og kontrakter i riktig mappe i oneflow er en god måte å redusere risikoen i bedriften på.
Men du lurer kanskje på hvordan du kan sikre at alle i bedriften følger de riktige rutinene? Hvordan kan du sikre at de lagrer kontraktene sine på riktig måte og i riktig mappe? Den beste måten å gjøre det på er å redusere den vanligste risikofaktoren, nemlig menneskelige feil.
Det kan du gjøre ved å opprette en automatisk lagringsplass for kontraktene dine i Oneflow. Det sikrer at alle kontrakter lagres automatisk på riktig sted, noe som reduserer kostnadene og avhengigheten av en annen lagringsprogramvare. I tillegg gjør du dette stedet til standard lagringssted for kontraktene dine. Det betyr at uansett hvem i organisasjonen som sender kontraktsmalen, vil den lagres på det stedet som skaperen av malen har bestemt. Det er akkurat slik du organiserer kontraktene dine for å holde dem trygge og sikre.
Hvordan kan du konfigurere automatisk lagring av kontraktene dine?
Det er faktisk superenkelt.
Når du oppretter en ny mal i kontraktsmalbyggeren, kan du velge en mappeplassering der alle kontrakter som opprettes fra denne malen, skal lagres. Gå til nederste høyre hjørne og klikk deretter på Velg mappe.
Deretter legger du til hvilken mappe eller undermappe du vil at alle kontrakter som bruker denne malen skal lagres i, som du kan se nedenfor.
Når du har gjort dette valget, lagres alle kontrakter som bruker denne malen i den mappen. Det opprettes en automatisk destinasjon for alle kontrakter fra denne malen. Du og teamet ditt trenger ikke å bekymre dere for hvor dere finner en kontrakt, for dere vet alltid hvor dere finner den.
Det er også mulig å legge til tagger i kontraktsmalene. For eksempel etter funksjon, som salg, HR osv. eller til og med etter sted. For å legge til en tagg i kontrakten din kan du enkelt legge til en tagg øverst i skjermbildet i malbyggeren, som du kan se øverst i skjermbildet nedenfor.
Hvordan organisere kontraktene dine med kontraktskobling
En annen måte å organisere avtalene på er å bruke funksjonen for avtalekobling. Dette kan være nyttig hvis noen avtaler er avhengige av hverandre. I så fall kan du se alle avtalene som er avhengige av hverandre, uten å måtte søke etter den overordnede avtalen eller andre relaterte avtaler.
Hvordan knytte en kontrakt til en annen kontrakt?
Det er igjen ganske enkelt å gjøre!
I dokumentdelen av Oneflow ser du alle avtalene dine. Hvis du vil koble en avtale til en annen, klikker du bare på de tre prikkene til høyre for avtalen. Deretter skriver du inn avtalen du vil koble den til, og klikker på “Legg til lenke”.
Du kan se hvordan det ser ut i skjermbildet nedenfor.
Hvorfor vil du knytte kontraktene dine sammen?
For det første reduserer det risikoen. Det er to hovedrisikoer som kan oppstå hvis man ikke knytter sammen avhengige kontrakter.
- Ineffektivitet: Det kan være tidkrevende og ineffektivt å søke etter relaterte kontrakter og spore avhengigheter manuelt, noe som kan føre til bortkastet tid og redusert produktivitet.
- Misforståelser: Uten klare koblinger mellom relaterte kontrakter kan det oppstå forvirring eller misforståelser om vilkårene og forpliktelsene i hver enkelt kontrakt, noe som kan føre til tvister eller juridiske problemer på sikt.
Hvilke bransjer kan dra nytte av kontraktskobling?
- Eiendom: kobling av leieavtaler, kjøpekontrakter og avtaler om eiendomsforvaltning.
- Helsevesen: sammenkobling av samtykkeskjemaer, forsikringsavtaler og avtaler om medisinske tjenester
- Finans: sammenkobling av låneavtaler, investeringskontrakter og samsvarsdokumenter
- Teknologi: kobling av programvareutviklingskontrakter, lisensavtaler og servicenivåavtaler.
- Bygg og anlegg: kobling av entreprenøravtaler, byggetillatelser og avtaler om tilgang til byggeplassen
Oppsummering av hvordan du organiserer kontraktene dine
Kontrakter kan være rotete, og vi har sett mange eksempler opp gjennom årene. Det kan være som natt og dag for et selskap å holde dem rene og i en ryddig struktur. Så hvis du vet hvordan du organiserer kontraktene dine, vil det påvirke den interne organiseringen og effektiviteten i avtalene dine. Hvis avtalene lagres automatisk, reduseres risikoen for at de lagres på feil sted. Kombinerer du dette med å koble sammen avtaler som er avhengige av hverandre, vil kontraktene dine være organisert på en måte som Marie Kondo vil være stolt av.
Hvis du leter etter den beste måten å organisere kontraktene dine på, er Oneflow et av de beste alternativene der ute. Du kan prøve det gratis her: oneflow.com
Spør oss om hva som helst om digitale kontrakter
Vil du vite mer om digitale kontrakter eller fremtidens kontraktshåndtering? Vi vil gjerne høre fra deg.
