Årsredovisningen kan ofta bli en knixig historia. Formalia ska uppfyllas, siffrorna ska stämma, signaturer från styrelsemedlemmar ska samlas in och dokumenten ska dessutom signeras i rätt ordning. Man kan ju bli gråhårig för mindre. Men frukta ej, receptfri stresslindring finns! Digital signering är lösningen som ger dig som revisor full kontroll och insyn i signeringsprocessen, samtidigt som det hela går mycket smidigare för alla inblandade.

Får man signera årsredovisningen digitalt?

Först och främst måste vi reda ut om det ens är tillåtet att signera årsredovisningen digitalt. För att en digital signatur ska vara giltig i detta fall måste den vara klassad som en avancerad elektronisk signatur enligt EU-förordningen eIDAS. BankID är ett exempel på en godkänd signeringsmetod. Vissa handlingar måste dock komma in i original, antingen som pappersdokument eller digitalt genom Bolagsverkets e-tjänst. Vi återkommer till vilka längre ner.

Att signera årsredovisningen digitalt är enkelt, säkert och går snabbt.

Signerar du årsredovisningen traditionellt?

Företagens årsredovisningar kan många gånger innebära massor av hinder som du som revisor måste stånga dig igenom. Om du signerar traditionellt med bläck på papper kanske du behöver åka fram och tillbaka med alla dokument till styrelsen, lägga hela bunten på lådan och vem vet när (om?) posten når fram, eller köra allt genom milslånga mejltrådar. Det är inte bara frustrerande, utan det innebär stora risker för fel och därmed ökade kostnader. Och för styrelsens del ligger osäkerheten i om dokumenten har signerats i rätt ordning.

Digital signering av årsredovisningen gör jobbet enklare

Digital signering är inget nytt men osäkerheten är fortfarande stor kring vad som egentligen gäller, och vilka fördelarna är. Tre starka anledningar till att gå över till digital signering är att det säkrare, smidigare och ger dig full kontroll över hela processen.

Fördelar med digital signering av årsredovisningen

Fördel 1: kontroll

Äntligen en signeringsprocess där du har full kontroll och insyn. Med digital signering ser du (och Bolagsverket) den exakta tidpunkten för signaturerna, vilket lämnar noll utrymme för fiffel och misstag. Du vet också att signaturerna har hamnat i:

  • rätt ordning
  • rätt dokument
  • rätt version

Dessutom får du en notis när dokumenten har levererats, öppnats och signerats.

Fördel 2: säkert

Obehöriga äga ej tillträde. Med digital signering kan du vara lugn i att ingen utan åtkomst till dokumenten kan ta sig en titt. Till skillnad från mejl som lätt kan vidarebefordras utan vidare.

Fördel 3: snabbt

Du sparar in ljusår i tid med digital signering. Du och dina kunder är inte längre bundna till att synka en tid för signering eller vänta på postgången. Dina kunder kan signera när som helst, var som helst och de behöver inte ens ett Oneflow-konto!

Vilka dokument behöver signeras i samband med årsredovisningen?

Det är superviktigt att årsredovisningen kommer in i tid till Bolagsverket. Den ska vara inlämnad absolut senast sju månader efter räkenskapsårets slut, men gärna tidigare så att eventuella brister hinner rättas till. Annars väntar förseningsavgift och i värsta fall åtal för bokföringsbrott. Så vilka dokument behöver egentligen signeras i samband med årsredovisningen?

Årsredovisning

När årsredovisningen är färdig signeras den av samtliga ordinarie styrelseledamöter plus VD. Dessutom ska revisorn skriva in i årsredovisningen att hen har tagit fram en revisionsberättelse, vilket oftast görs i anslutning till styrelsens underskrifter.

Eftersom årsredovisningen måste upprättas i ett original är det inte okej att scanna och mejla fram och tillbaka. Revisorn måste alltså hantera den per post, vilket kan bli rätt knivigt. Förutom de uppenbara riskerna med att skicka viktiga dokument med post, saknar också revisorn kontroll och insyn i signeringsprocessen.

Revisionsberättelse

När revisorn har fått och granskat årsredovisningen ska hen skriva plus signera en revisionsberättelse. När det är gjort skriver revisorn in i årsredovisningen att revisionsberättelsen är framtagen, och signerar även den.

Protokoll från bolagsstämman

På bolagsstämman skrivs ett protokoll som signeras av protokollförare, stämmans ordförande och justerare. Protokollet behöver bara skickas in till Bolagsverket vid anmälan av:

  • nyemission
  • ändring av företrädare och revisor
  • ändring av bolagsordningen

Protokollet ska däremot inte skickas in tillsammans med årsredovisningen, utan det görs i samband med anmälan till Bolagsverket.

Fastställelseintyg

Det enda dokument som måste lämnas i original till Bolagsverket är fastställelseintyget. Det sätts som en framsida till årsredovisningen och intygar att årsredovisningen har godkänts på årsstämman. Det ska signeras av VD eller en styrelseledamot och det finns två sätt att signera på, beroende på om årsredovisningen lämnas in digitalt eller på papper.

Digital signering av årsredovisningen

I vilken ordning ska årsredovisningen signeras?

Detta är viktigt att hålla koll på. Om årsredovisningen inte har signerats i rätt ordning innebär det att Bolagsverket inte kan godta handlingen. Så här ska det gå till:

  1. Om företaget har en revisor ska årsredovisningen ska vara färdig senast sex veckor innan årsstämman. Den ska skrivas under av styrelsen.
  2. Innan årsstämman ska revisorn ta fram en revisionsberättelse som hen ska signera. Revisorn ska också skriva in i årsredovisningen att en revisionsberättelse är framtagen och signera även den.
  3. Årsstämman ska hållas senast sex månader efter räkenskapsårets slut. När årsstämman har godkänt årsredovisningen ska fastställelseintyget signeras av styrelseledamot eller VD. Bolagsverket ska ha tagit emot årsredovisningen senast en månad efter årsstämman.

Hur ska dokumenten skickas till Bolagsverket?

Lämna in digitalt

Om årsredovisningen ska lämnas in digitalt behövs en godkänd programvara som stöder digital inlämning till Bolagsverket. Då loggar VD eller styrelseledamot in med e-legitimation, signerar fastställelseintyget och skickar in.

Lämna in på papper

Om årsredovisningen ska skickas in på papper gör du så här:

  1. Kopiera årsredovisningen och spara originalet.
  2. Bestyrk kopian genom att till exempel skriva “Jag intygar att denna kopia överensstämmer med originalet” tillsammans med din namnteckning på förstasidan.
  3. På kopian ska det finnas ett fastställelseintyg som ska skrivas under av VD eller en styrelseledamot. Underskriften på fastställelseintyget ska vara i original.
  4. Kopiera och bestyrk de bilagor företaget ska ha, till exempel revisionsberättelse och koncernredovisning.

Vanliga frågor om signering av årsredovisningen

Du får signera alla dokument i årsredovisningen med avancerade elektroniska underskrifter, utom dem som Bolagsverket behöver ha i original.

De dokument som Bolagsverket behöver ha i original, som fastställelseintyg och anmälningar, får du inte signera med en vanlig digital signatur. Dessa dokument måste du antingen signera med bläck på papper eller via Bolagsverkets e-tjänst.

För att skicka in dokument digitalt till Bolagsverket behöver du en programvara som stöder digital inlämning. Om du har det kan du lämna in alla dokument digitalt.

Så signerar du årsredovisningen digitalt i Oneflow

  1. Ladda upp årsredovisningen som en PDF i Oneflow
  2. Lägg till alla styrelsemedlemmar som motparter, bestäm i vilken ordning de ska signera, välj BankID som signeringsmetod och klicka på skicka
  3. Styrelsemedlemmarna e-signerar med BankID
  4. Revisorn laddar upp och e-signerar revisionsberättelsen samt årsredovisningen
  5. Styrelsen kan nu ladda ner den e-signerade årsredovisningen och revisionsberättelsen för att bifoga dem i kallelsen till årsstämman
  6. Efter årsstämman e-signerar stämmans protokollförare, ordförande och justerare protokollet
  7. Skriv ut den signerade årsredovisningen och revisionsberättelsen, bestyrk kopiorna, lämna till VD eller styrelseledamot för signering av fastställelseintyget med bläck på papper, och posta alla dokument till Bolagsverket ELLER
  8. Ladda upp årsredovisningen och revisionsberättelsen direkt från en programvara som stöder digital inlämning till Bolagsverket. Bjud in den styrelseledamot eller VD som ska skriva under fastställelseintyget att logga in med sin e-legitimation, granska, signera och skicka in årsredovisningen

Vill du få en skräddarsydd demo av digital signering?

Vi visar dig gärna. Knappa in dina uppgifter så återkommer vi snart.