Mycket har skrivits om elektroniska signaturer. I denna artikel skulle vi därför vilja presentera en enkel och lättförståelig guide till e-signaturer, och vad som gör dem juridiskt bindande.

electronic signature basic guide

I dagens moderna värld har allt mer och mer digitaliserats efter hand, allt från e-handel till automatisering av komplexa affärsfunktioner. Allt är digitalt idag och det speglar även framtiden. Något som har blivit populärt den senaste tiden är elektroniska signaturer, eller e-signaturer, vilket gör det väldigt enkelt att signera ett dokument online. Men just eftersom det är så enkelt, gör det att många känner en oro över hur juridiskt bindande detta är. Ger verkligen en e-signatur på ett juridiskt avtal juridisk status?

Vad är en e-signatur?

Det första du behöver veta är vad en e-signatur är. Precis som din skriftliga signatur är signering av avtal online ett sätt att underteckna dokument, skillnaden är bara att e-signaturer är flerdimensionella. För detta finns många tillvägagångssätt, du kan använda ett e-signeringsverktyg som ger dig möjligheten att signera dokumentet med ett musklick, eller rita din signatur med hjälp av musen. Denna typ av signatur kan ge dokumentet varierande grader av juridisk status, beroende på olika faktorer som du kommer få läsa om senare i denna guide.

Elektroniska signaturer och dess laglighet

Nu när du vet vad e-signaturer är, undrar du säkert hur lagliga de är. Ja, du kan sätta en elektronisk signatur på ett dokument men gör det verkligen dokumentet juridiskt bindande?

Elektroniska signaturer är juridiskt bindande i större delen av världen, bland annat i 30 europeiska länder och i USA. En e-signatur kan väga lika tungt och ha samma rättsverkan som ett traditionellt pappersdokument med en skriftlig signatur.

I alla länder där e-signaturer är juridiskt bindande beror dess juridiska status på om dessa tre element kan bevisas:

#1 VEM: vem har signerat?

Det första som påverkar legaliteten är om undertecknarens identitet går att verifiera. Det finns flera metoder som kan användas för detta, så som verifiering via SMS, email och BankID. Ju striktare identitetskontroll, desto säkrare är den specifika metoden.

Dessutom sparas och loggas mycket information om varje begäran som görs till dokumentet eller avtalet. Det är däremot viktigt att komma ihåg att ingen av dessa identifieringsmetoder är 100% säker, även om digitalt i de allra flesta fall är bättre än det analoga alternativet!

electronic signature methods
Different electronic signing methods.

#2 VAD OCH AVSIKT: vad signerades?

Något som också påverkar ett dokuments juridiska status är dess innehåll och parternas avsikter. Vad undertecknades? Hade de inbjudna parterna som avsikt att underteckna och lagligt förbinda sig till dokumentet?

Det är här som avtalets innehåll och vad parterna angav i den signerade versionen av dokumentet spelar roll. Om ett avtal ändras innan det undertecknas blir den nya formuleringen ett nytt avtalsförslag. Om det finns fler än en inbjuden part är inte avtalet signerat förrän alla har undertecknat, och därmed är överens om innehållet.

#3 INTEGRITET: har dokumentet ändrats eller manipulerats efter signering?

Det sista som är viktigt att titta på för att avgöra ett elektroniskt signerat dokuments legala status, är dokumentets integritet efter signering. Detta betyder att dokumentet måste behållas intakt efter att parterna har undertecknat, och alltså inte får modifieras eller manipuleras. Genom att använda en elektronisk signatur baserat på PKI, blir dokumentet “hashat” och signerat med en asymmetrisk krypteringsnyckel.

Dokumentets integritet är därmed skyddad så att även minsta lilla ändring i dokumentet, som till exempel ändring av ett kommatecken, en punkt eller ett mellanslag, skapar ett nytt hash-värde. Detta avslöjar att dokumentet har ändrats.

electronic signature legality
What determines the legal status of an electronic signature.

Kvalifikationer för att en e-signatur ska vara lagligt bindande

Som du säkert redan har förstått vid det här laget är det inte alla elektroniska signaturer som är juridiskt bindande. Du kan inte bara ta en bild av din signatur på papper, beskära den, och klistra in i dina dokument för att göra dem “lagliga”. Denna metod ger inte tillräckligt med bevis eftersom vem som helst kan, utan några svårigheter, kopiera din signatur och klistra in i ett annat dokument.

Det juridiska värdet av en elektronisk signatur beror på dess förmåga att bevisa vem som utförde den, personens identitet och att den signerade datan inte har ändrats efter signering.

Reglering av elektroniska signaturer

De olika nivåer av signaturer som nämns ovan, beskrivs närmare i Europeiska unionens eIDAS-förordning (Electronic Identification, Authentication and trust Services). eIDAS är en omfattande förordning som handlar om elektronisk identifiering och betrodda tjänster för elektroniska transaktioner på EU:s inre marknad. I USA regleras e-signaturer av ESIGN Act på federal nivå.

Oneflow följer de standarder och praxis som anges i eIDAS-förordningen, med målet att de avtal som signeras med oss ska vara säkra och juridiskt bindande, i alla länder på den europeiska inre marknaden.

Typer av elektroniska signaturer

Det finns olika nivåer av elektroniska signaturer enligt eIDAS-förordningen: SES (Simple Electronic Signature), AdEs (Advanced Electronic Signature), och QES (Qualified Electronic Signature).

SES (Simple Electronic Signature)

Enligt svensk och europeisk lag är definitionen av en elektronisk signatur “uppgifter i elektronisk form som är fogade till eller logiskt knutna till andra uppgifter i elektronisk form och som används av undertecknaren för att skriva under” (eIDAS-förordningen artikel 3). Eftersom det inte finns några särskilda säkerhetskrav enligt lag, är det inte möjligt att fastställa en sådan här signaturs lagliga värde utan att utvärdera metoden och säkerheten i varje enskilt fall.

AdES (Advanced Electronic Signature)

Som namnet antyder är detta en avancerad form av signatur som erbjuder högre säkerhet än SES, och som även kan identifiera personen som har undertecknat dokumentet. Denna typ av e-signatur tillåter dig att upptäcka om någon har manipulerat signaturen efter att dokumentet har signerats. Dessa signaturer görs säkra med hjälp av kryptografiska nycklar. Enligt eIDAS-förordningen ska en avancerad elektronisk signatur uppfylla följande krav:

  1. Den ska vara unikt knuten till undertecknaren.
  2. Undertecknaren ska kunna identifieras genom den.
  3. Den ska vara skapad på grundval av uppgifter för skapande av elektroniska underskrifter som undertecknaren med hög grad av tillförlitlighet kan använda uteslutande under sin egen kontroll.
  4. Den ska vara kopplad till de uppgifter som den används för att underteckna på ett sådant sätt att alla efterföljande ändringar av uppgifterna kan upptäckas.

QES (Qualified Electronic Signature)

eIDAS-förordningen definierar en kvalificerad signatur som “en avancerad elektronisk underskrift som skapas med hjälp av en kvalificerad anordning för underskriftframställning och som är baserad på ett kvalificerat certifikat för elektroniska underskrifter”.

Dessa underskrifter är som avancerade e-signaturer men måste följa särskilda EU-standarder (bl. a. baserat på så kallade kvalificerade certifikat), vilket innebär att de erbjuder ytterligare skyddskontroller än de avancerade elektroniska signaturerna. Du skapar denna signatur med hjälp av en enhet som är särskilt utformad för att skapa e-signaturer. Vanligtvis måste en domstol erkänna dessa certifikat som samma rättsliga värde som en handskriven signatur.

Vill du få en personlig demo av Oneflow?


Användning av en kvalificerad stämpel tillsammans med en elektronisk signatur

e-sign qualified seal
All contracts signed with Oneflow are sealed with a Qualified Electronic Seal.

När ett avtal väl har signerats av alla parter i Oneflows e-avtalssprocess, adderar Oneflow ytterligare säkerhet och giltighetsinformation till avtalet och alla bilagor. När detta är gjort försluts hela avtalssamlingen med en kvalificerad elektronisk stämpel.

Elektroniska stämplar har, precis som elektroniska signaturer, olika grader i enlighet med eIDAS-förordningen: enkel, avancerad och kvalificerad. Principen är samma som med elektroniska signaturer, kraven på varje nivå för elektroniska stämplar bygger på kraven för steget under. En kvalificerad elektronisk stämpel uppfyller flest krav, och en enkel elektronisk stämpel minst.

Stämpeln finns till för att förhindra både avsiktliga och oavsiktliga ändringar i dokumentet efter att det har signerats. Detta betyder att du och dina motparter kan känna er säkra i vetskapen om att det du undertecknade idag kommer förbli oförändrat både nu och i framtiden, även om det är 20 år bort.

Oneflow använder en stämpel som tillämpas av partnern Trustweaver AB.

Trustweaver logo

Hur man verifierar en e-signaturs autencitet

När du sätter din e-signatur på ett dokument vill du såklart vara säker på att din signatur är verifierbar. Tänk om någon skulle fiffla med den? Så här kan du kontrollera att du har undertecknat dokumentet med din giltiga e-signatur.

  1. Öppna dokumentet med din e-signatur i Adobe Reader
  2. Se om du längst upp i fönstret kan hitta något av dess alternativ:
is your e-signature qualified
  • Alternativ A: dokumentet saknar signaturer även om parterna har identifierats av din e-signeringstjänst
  • Alternativ B: dokumentet och dess signaturer och undertecknare har verifierats, men däremot kommer signaturverifiering bli svårt utan din e-signeringstjänst
  • Alternativ C: detta är det bästa alternativet och verifierar din underteckning som en kvalificerad e-signatur. Det är den säkraste formen av e-signatur du kan ha idag.

Mer om verifiering av e-signaturer här

De största fördelarna med elektroniska signaturer

Det sparar tid

Tänk dig ett scenario där du måste förhandla ett avtal med ett företag i ett land på andra sidan jorden. Hela processen med att skriva ut, signera, skicka och så vidare kommer ta dagar, om inte veckor. När väl mottagaren får dokumenten kommer den upprepa precis samma process, och att göra detta fram och tillbaka kommer ta väldigt mycket tid. Med e-signaturer däremot, kan du stänga en affär inom bara några minuter.

Du kan signera på språng

Den moderna världen älskar idén om att kunna göra allt på språng. Idag kan du göra allt från onlineshopping till handel på mobilen. E-signaturer funkar på samma sätt, du kan alltså underteckna dokument oavsett vart du befinner dig.

Det sparar pengar

Tid är pengar, och med e-signaturer kan du spara massor. Dessutom, tänk på allt papper du slösar på långa avtal. Det kommer ju inte som en överraskning att vissa avtal kan vara tiotals sidor långa, vilket är väldigt mycket slöseri av papper och naturresurser. Med e-signaturer kan du istället bli helt och hållet pappersfri.

Mer om e-signering här

Varför du ska välja Oneflow framför andra e-signeringslösningar

Oneflow erbjuder en lösning för elektroniska signaturer med oberoende verifiering av avtal. Detta innebär att du enkelt kan kontrollera autenciteten i ett signerat dokument, utan att behöva förlita dig på Oneflow för verifiering. Om vi en dag bara skulle försvinna så skulle ditt signerade dokument fortfarande gå att verifiera. Så är tyvärr inte fallet med de flesta aktörer på marknaden idag som erbjuder lösningar för e-signering. Dessutom följer det med ett verifikationsdokument till alla signerade dokument, vilket bevisar signaturernas äkthet.

Att erbjuda en kvalificerad e-signatur som går att verifiera är, enligt vår åsikt, att faktiskt agera som en pålitlig e-signaturleverantör.

Det som skiljer Oneflow från traditionella e-signeringsleverantörer

Det som gör att Oneflow har övertaget bland andra e-signaturslösningar på marknaden idag, är att lösningen är så omfattande. Du kanske tänker på Oneflow som vilket e-signatursverktyg som helst, men så är inte fallet. När det gäller Oneflow är e-signaturer på dina dokument bara en liten del av en mycket större helhet. Oneflow automatiserar dina sälj-, anställnings- och inköpsprocesser, hela vägen från A till Ö.

automate sales and hiring process
A frictionless sales, hiring and purchasing process from start to finish.

Från att skapa professionella avtal med hjälp av de lättanvända mallarna, till att anpassa sitt API för att kunna ansluta det till dina befintliga applikationer, ligger Oneflow flera steg före de flesta e-signaturslösningar som finns tillgängliga idag.

Oneflow låter dig skapa dina dokument och hantera dem i en samarbetsmiljö. För att möjliggöra enkel hantering och snabb bearbetning, går det bara att se den senaste versionen av avtalet. Och med robusta sökverktyg är det lätt att hitta gamla avtal. Oneflow ger dig till och med tillgång till en instrumentpanel så att du får en överblick av alla pågående, skickade eller aktiva avtal i din organisation. Det finns också stöd för automatiska notifikationer, som påminner när det är dags att omförhandla eller förnya ett avtal.

Om du är ute efter att effektivisera ditt arbetsflöde när det gäller sälj, anställning eller inköp, med funktionalitet som går bortom skapandet av e-signaturer, då är Oneflow helt rätt för dig!