Lavonia
Tehokkuutta sopimusten hallintaan HubSpot-integraatiolla.
Integraatiot
HubSpot-integraatio
Nopeampi
Aikaa säästävä
Lavonia Henkilöstöpalvelut Oy
Maa
Suomi
Oneflown käyttökohteet
HR, rekrytointi, myynti
Yrityksen koko
200 työntekijää
Toimiala
Henkilöstövuokraus
Lavonia tehosti sopimusprosessinsa Oneflown avulla – “Nyt koko koneisto on hyvin rasvattu”
Lavonia on rakentamisen ja rakennustuoteteollisuuden henkilöstövuokraukseen erikoistunut yritys, joka on toiminut vuodesta 2008 lähtien. Yrityksen päätoimipiste on Espoossa, mutta toiminta on valtakunnallista. Lavonia työllistää sesongista riippuen noin 150–200 työntekijää – pääosin ulkomailta tulevia ammattilaisia.
Rakentamisen markkina on viime vuosina ollut haastava, mutta Lavonialla katse on tulevaisuudessa. Vuosi 2025 on ollut jo valonpilkahdus aiempiin verrattuna, ja Jesse Heija, Lavonian myynti- ja rekrytointijohtaja, näkee tulevat vuodet positiivisina:
“Rakentamisen taso on edelleen keskiarvoa alempana, mutta loppuvuosi 2025 ja vuosi 2026 näyttävät selvästi paremmilta. Meillä on kovat kasvutavoitteet ja halu kasvaa alaa nopeammin. Siinä hyvä sopimusalusta on tosi tärkeä – pitää pystyä tekemään lisää sopimuksia ja koko koneiston täytyy olla hyvin rasvattu.”
Haaste: Sopimusten hallinta oli hajanaista ja hankalasti seurattavaa
Ennen Oneflowta Lavonian sopimusprosessi oli monivaiheinen ja osittain kaoottinen. Sopimuksia lähetettiin sähköpostitse liitetiedostoina eri tiedostomuodoissa – Wordeja, pdf:iä ja niiden eri versioita oli liikkeellä useissa paikoissa. Tilanne vastasi siis hyvin tyypillistä tilannetta yrityksissä, joilla sopimusten hallinnointiin ei ole käytössä erillistä järjestelmää.
“Koko prosessin hallinnnoiminen oli raskasta. Emme pystyneet olemaan varmoja, onko johdolla viimeisin sopimusversio käsissään. Hallinnan tunteen puute oli ongelma, joka söi varmasti jonkin verran rahaa, mutta myös aikaa”, Heija kertoo.
Ratkaisu: Oneflow ja saumaton HubSpot-integraatio
Oneflow otettiin Lavonialla käyttöön useampi vuosi sitten. Päätös syntyi suosituksen perusteella – vaihtoehtoja ei lopulta edes tarvinnut vertailla.
“HubSpot-integraatio näytti toimivan sujuvasti, ja se oli meille tärkeää. Oneflow tuntui heti modernilta, ja muokattavuus oli isoin syy sille, miksi otimme sen käyttöön. Järjestelmä on muovautunut meidän prosessin mukaiseksi, ei toisinpäin”, Heija toteaa.
Lavonian myyntitiimi käyttää Oneflowta asiakassopimuksiin, ja HR sekä rekrytointi hyödyntävät sitä työsopimuksissa. Yritys pohtii myös muita käyttötapoja järjestelmän hyödyntämiseen tavoitteenaan vähentää manuaalista “Wordien kikkailua” entisestään.
“Oneflowlla on hyviä valmiita pohjia, ja niitä pystyy muokkaamaan helposti. Lisäksi ne yhdistyvät saumattomasti meidän asiakashallintaohjelmaan”, Heija kertoo.
“Haluan, että prosessi on mahdollisimman tehokas, selkeä eikä siinä ole turhia steppejä. Myyjällä menee maksimissa viisi minuuttia luoda sopimus, ja hyväksyn sen seuraavassa viidessä. Asiakkaalla se on puolessa tunnissa – tunnissa viimeistään. Tämä on tärkeää meidän alalla, jossa asiakas ei voi odottaa päiviä.”
Jesse Heija
Myynti- ja rekrytointijohtaja
Lavonia Henkilöstöpalvelut Oy
Tulokset: Yhdenmukainen prosessi, läpinäkyvämpi organisaatio ja tyytyväisemmät työntekijät
Oneflown käyttöönoton jälkeen Lavonian sopimusprosessi on uudistunut merkittävästi. Nyt hyväksyntäprosessi on selkeä, dokumentit ovat hallinnassa ja koko sopimusten elinkaari on turvattu.
“Haluan, että prosessi on mahdollisimman tehokas, selkeä eikä siinä ole turhia steppejä. Myyjällä menee maksimissa viisi minuuttia luoda sopimus, ja hyväksyn sen seuraavassa viidessä. Asiakkaalla se on puolessa tunnissa – tunnissa viimeistään. Tämä on tärkeää meidän alalla, jossa asiakas ei voi odottaa päiviä”, Heija toteaa.
Järjestelmä muistuttaa automaattisesti puuttuvista allekirjoituksista, mikä on vähentänyt viivästyksiä. Heija kertoo, että sopimuksia tehdään nykyisin satoja vuodessa, ja läpinäkyvyys tiimien välillä on parantunut merkittävästi:
“Nyt laskutus voi helposti tarkistaa, onko sopimus allekirjoitettu ja mitä on sovittu. Se on lisännyt yhteistyötä ja vähentänyt turhia sähköposteja. Kaikki näkevät, missä mennään.”
HubSpot-integraatio on Lavonian toiminnan selkäranka – sen kautta eri osastot pysyvät ajan tasalla kaikista sopimuksista.
“Se vaikuttaa kaikkeen. Työtä ei olisi mahdollista tehdä ilman tätä”, Heija korostaa.
Sopimukset, jotka toimivat niin kuin pitää
Heija korostaa, että Oneflow on ennen kaikkea helppo. Käyttöliittymä on niin intuitiivinen, ettei asiakkaiden tai työntekijöiden tarvitse erikseen kysyä, miten järjestelmä toimii:
“Paras palaute on se, kun ei kuule mitään palautetta. Kukaan ei ole koskaan kysynyt, että miten tämä toimii. Sen kun näkee ensimmäisen kerran, niin tajuaa heti, mitä tulee tehdä.”
Tärkeimmiksi ominaisuuksiksi Heija nostaa muistutukset allekirjoituksista ja HubSpot-integraation, jotka pitävät prosessin jatkuvasti liikkeessä.
“Olen tykännyt alusta asti siitä yksinkertaisuudesta, minkä Oneflow tarjoaa. Meidän ei ole tarvinnut muokata omaa prosessia, vaan Oneflow on muovautunut meidän prosessin mukaiseksi.”
Jesse Heija
Myynti- ja rekrytointijohtaja
Lavonia Henkilöstöpalvelut Oy
Oneflow tehostaa myös rekrytointia
Oneflow on viimeisen puolen vuoden aikana otettu aktiiviseen käyttöön myös Lavonian HR-tiimissä. Työsopimusten allekirjoitukset hoituvat etukäteen, mikä on tehnyt työntekijän ensimmäisestä päivästä sujuvamman ja vähemmän stressaavan.
“Kun työntekijä tulee toimistolle hakemaan työvaatteita, sopimus on usein jo allekirjoitettu ja luettu etukäteen. Jännittävänä ensimmäisenä työpäivänä ei tarvitse selata kymmensivuista sopimusta, vaan kaikki on jo selvää. Se on nopeuttanut ja tehnyt prosessista mukavamman kaikille osapuolille”, Heija kertoo.
Teknologian avulla Lavonia on voinut jakaa HR-tiimin työkuormaa pienempiin, hallittavampiin osiin. Työtä voi nyt hoitaa ajasta ja paikasta riippumatta – turvallisesti ja tehokkaasti.
“Oneflow muovautui meidän prosessin mukaan, ei toisinpäin”
Heija kiteyttää kokemuksensa:
“Olen tykännyt alusta asti siitä yksinkertaisuudesta, minkä Oneflow tarjoaa. Meidän ei ole tarvinnut muokata omaa prosessia, vaan Oneflow on muovautunut meidän prosessin mukaiseksi.”
Lavonialla Oneflow on nyt kriittinen osa kasvua ja arkea – työkalu, joka varmistaa, että sopimukset eivät ole enää pullonkaula, vaan vauhdittavat liiketoimintaa.
“Oneflow on tehnyt sopimusprosessista tehokkaan ja hallitun. Koko koneisto toimii nyt niin kuin pitää”, Heija tiivistää.
Paperista ja PDF-tiedostoista digitaaliseen flowhun - näin The Assessment Company mullisti sopimusten hallinnan Oneflown avulla.
Lue lisää
Oneflow on mahdollistanut Paragraaffille täysin brändin mukaiset, selkeät ja asiakkaan tarpeisiin muokkautuvat sopimukset – vaivattomasti ja modernisti.
Lue lisää
MPS tehosti sopimusprosessia Oneflown avulla, säästäen aikaa ja vähentäen manuaalista työtä HubSpot-integraation ansiosta.
Lue lisää
Oneflow on antanut Knowitille paremman hallinnan ja nopeammat prosessit sekä vähentänyt manuaalista työtä. Saumattomien integraatioiden ja käyttäjäystävällisyyden ansiosta työkalu on tullut luonnolliseksi osaksi Knowitin digitaalista…
Lue lisää
Stockholm Exergi käsittelee satoja sopimuksia kuukausittain. Lue, miten he antoivat sopimushallinnalleen uutta virtaa.
Lue lisää
Oneflow on tuonut ARE:lle paitsi toiminnallista selkeyttä, myös arvokasta läpinäkyvyyttä myyntiprosesseihin. Salesforce-integraatio on tuonut merkittävää hyötyä myyntiprosesseihin, kun tiedot liikkuvat kaksisuuntaisesti järjestelmien välillä.
Lue lisää