Nordberg Medical kasvaa kansainvälisesti Oneflown ja HiBobin avulla
Integraatiot
Täydellinen kontrolli kansainvälisesti
Nopeammat rekrytointiprosessit
Compliance edellä
Nordberg Medical
Toimialue
Globaali
Oneflown käyttötökohde
HR & Rekrytointi
Yrityksen koko
50 työntekijää
Toimiala
Bioteknologia ja lääkinnälliset laitteet
Nordberg Medical on ruotsalainen biotekniikka- ja lääketeollisuusyritys. Se kehittää edistyksellisiä biomateriaaleja, jotka keho pystyy luonnollisesti hajottamaan ja joita käytetään lääketieteellisessä estetiikassa.
Yrityksen tuotteet perustuvat regeneratiivisen tieteen tutkimukseen ja ne on suunniteltu tukemaan kehon omia paranemisprosesseja. Kaikki tuotteet kehitetään ja valmistetaan Ruotsissa, ja yritys laajentaa toimintaansa nopeasti maailmanlaajuisesti.
Cecilia Alm toimii henkilöstöhallinnan koordinaattorina ja tukee HR-toimintoja organisaation kasvaessa. Suuri osa Cecilian työstä liittyy sääntelyn noudattamiseen, perehdytysprosesseihin sekä HR-järjestelmien kehittämiseen ja optimointiin. Nordberg Medicalilla Oneflowta käyttää ensisijaisesti HR-tiimi tärkeiden dokumenttien, kuten työsopimusten, vaatimustenmukaisuuteen liittyvien materiaalien ja palkkahallinnon asiakirjojen hallintaan ja allekirjoittamiseen.
Takkuileva prosessi
Ennen Oneflown käyttöä Nordberg Medicalilla oli useita eri palveluntarjoajia, mutta mikään ei tarjonnut heille hyvin toimivaa ratkaisua. Työsopimusten allekirjoitusprosessin seuraaminen oli hankalaa, ja sekä rekrytointitiimi että hakijat käyttivät paljon aikaa ongelmien selvittelyyn.
Jos sopimukseen tarvittiin pienikin muutos, koko prosessi jouduttiin perumaan ja aloittamaan alusta. Tämä aiheutti tarpeettomia viivästyksiä, kitkaa eri osapuolten välillä ja luonnollisesti turhautumista.
”Meillä oli useita palveluntarjoajia, mutta mikään niistä ei toiminut meille optimaalisesti. Työsopimusten allekirjoitusprosessin seuraaminen oli vaikeaa… Jos sopimuksen jotakin osaa piti muuttaa, allekirjoitus jouduttiin perumaan ja sopimus luomaan kokonaan uudelleen.”
Oikean ratkaisun löytäminen
Cecilia törmäsi Oneflowhun ensimmäisen kerran aiemmassa roolissaan, kun Oneflown myyjä otti häneen yhteyttä. Testattuaan työkalua hän vakuuttui nopeasti ja totesi, että ”sen jälkeen ei ollut paluuta entiseen”.
Hän kuvailee Oneflowta monipuoliseksi ja ominaisuusrikkaaksi alustaksi, jossa on paljon mahdollisuuksia mutta joka on silti helppokäyttöinen. Alusta on suunniteltu tekemään allekirjoitusprosessista nopea, sujuva ja organisaation tarpeisiin räätälöity. Kuten hän itse sanoo: ”Se on erittäin käyttäjäystävällinen ja keskittyy juuri niihin asioihin, joita tarvitaan, jotta allekirjoitusprosessi olisi nopea, tehokas ja meidän tarpeisiimme mukautettu.”
”Oneflow säästää meiltä valtavasti aikaa”
Oneflown avulla Nordberg Medicalin HR-tiimi säästää sekä aikaa että manuaalista työtä. Tiimillä on täysi hallinta kaikkiin dokumentteihin, mahdollisuus tunnistaa ja ratkaista ongelmat nopeasti sekä varmuus siitä, ettei allekirjoittamattomia sopimuksia jää roikkumaan. Jäljitettävyys, joustavuus ja selkeä kokonaiskuva mahdollistavat luottavaisen työskentelyn ja vaatimustenmukaisuuden säilyttämisen kaikissa toimintamaissa.
Toinen Cecilian esiin nostama ominaisuus on SMS-allekirjoitus, joka helpottaa kiireellisten dokumenttien lähettämistä suoraan hakijan puhelimeen ja mahdollistaa välittömän allekirjoittamisen. Kun dokumenttia täytyy päivittää, uutta versiota ei enää tarvitse luoda alusta asti. Kaikki muutokset voidaan tehdä suoraan samaan dokumenttiin, ja kommenttiosio mahdollistaa viestinnän hakijoiden ja sisäisten sidosryhmien välillä yhdessä paikassa.
Cecilia korostaa yksinkertaisuuden ja hallittavuuden yhdistelmää yhtenä Oneflown suurimmista eduista: alusta tarjoaa kaiken tarvittavan tärkeiden dokumenttien sujuvaan ja turvalliseen hallintaan.
”Kaikki tiedot pysyvät yhdessä paikassa, ja HR pystyy helposti seuraamaan etenemistä.”
Cecilia Alm
Human Resources Coordinator
Nordberg Medical
Kolmen järjestelmän välinen integrointi
Kun Nordberg Medical alkoi arvioida uutta HRIS-järjestelmää, integraatiot olivat keskeisessä roolissa päätöksenteossa. Yritys halusi automatisoida mahdollisimman paljon toistuvaa hallinnollista työtä, sillä kasvu on nopeaa ja rekrytointeja tehdään tiheään.
Jobylonin, Oneflown ja HiBobin välinen integraatio virtaviivaistaa koko prosessin tarjouksesta preboarding-vaiheeseen. Kun hakija hyväksyy työsopimuksen, tiedot siirtyvät automaattisesti Oneflown kaksisuuntaisen synkronoinnin kautta, ja perehdytysprosessit käynnistyvät välittömästi HiBobissa: ”Kaikki tiedot pysyvät yhdessä paikassa, ja HR pystyy helposti seuraamaan etenemistä.”
Nordberg Medical oli kasvanut ulos aiemmasta HR-järjestelmästään. Kahdeksassatoista maassa työskentelevien työntekijöiden myötä yritys tarvitsi HRIS-ratkaisun, joka skaalautuu, on joustava ja tukee alueellista vaatimustenmukaisuutta ilman manuaalisia kiertoratkaisuja. HiBob valittiin, koska se on joustava, loogisesti rakennettu ja suunniteltu tukemaan koko työntekijän elinkaarta. Cecilia nostaa esiin myös sen, että ”HiBobin tiimi on ollut erinomainen”, ja Heartcore-yhteisö on tehnyt käyttöönotosta sujuvan ja tukevan.
“Näin kaikkien järjestelmien tulisi työskennellä yhdessä”
Seuraavan vuoden aikana Nordberg Medical keskittyy sujuvaan siirtymiseen HiBobiin ja työprosessien optimointiin sekä Oneflowssa että HiBobissa. Perehdytys, asiakirjahallinta ja tiedon jakaminen ovat ensisijaisia tavoitteita.
Cecilia tiivistää Oneflown ja HiBobin yhdistelmän seuraavasti: “Saumaton! Näin kaikkien järjestelmien tulisi työskennellä yhdessä.”
Ropo yhtenäisti koko konsernin sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt sopimuksille on yksi selkeä koti”
Lue lisää
Mindex sai täyden näkyvyyden sopimuksiinsa korvaamalla hajanaiset työkalut Oneflown keskitetyllä alustalla.
Lue lisää
Joblink tehosti rekrytointia ja dokumentinhallintaa merkittävästi Oneflown avullla tuoden läpinäkyvyyttä ja hallittavuutta tuhansien työntekijöiden sopimusprosesseihin.
Lue lisää
Oneflow on tuonut Auntien sopimusprosessiin selkeyttä, nopeutta ja automaatiota – ja erityisesti HubSpot-integraatio on ollut ratkaiseva tekijä manuaalisen työn vähentämisessä.
Lue lisää
