Sympa
Sympa tarvitsi ratkaisun, joka tukisi kasvavien ja monimutkaisempien asiakkuuksien sopimusprosesseja sekä ennen että jälkeen allekirjoituksen.
Integraatiot
95 % vähemmän
Parempi näkyvyys
Vähemmän manuaalista työtä
Sympa
Toimialue
Eurooppa
Oneflown käyttökohteet
Myynti, laki, hallinto
Yrityksen koko
200+ työntekijää
Toimiala
HR-teknologia
Sympa tehostaa sopimusprosessejaan Oneflown avulla
Kun kasvavat asiakkuudet ja monimutkaistuvat sopimukset vaativat enemmän, Sympa tarvitsi ratkaisun, joka tukee sekä myynti- että lakitiimejä ennen ja jälkeen allekirjoituksen. Oneflow vastasi tarpeeseen yhdistämällä sopimusten luomisen, neuvottelun, allekirjoittamisen ja hallinnan yhdelle alustalle.
Pohjoismainen HR-järjestelmätoimittaja kasvun keskellä
Sympa on pohjoismainen HR-järjestelmätoimittaja, joka on toiminut markkinoilla vuodesta 2005. Yhtiö tarjoaa SaaS-pohjaista HR-järjestelmää sekä julkisen että yksityisen sektorin organisaatioille. Viime vuosina Sympan asiakkuudet ovat monikansallistuneet ja kasvaneet kooltaan, mikä on lisännyt myös sopimusten monimutkaisuutta.
“Asiakkuuksien koko on kasvanut merkittävästi viimeisen vuoden–puolentoista aikana. Se vaatii sopimusjärjestelmältä kykyä tukea aiempaa kompleksisempia sopimusneuvotteluja,” kertoo Sympan lakiasioista vastaava Terho Nevasalo.
Kasvun tueksi Sympa tavoittelee noin 20 prosentin liikevaihdon kasvua vuonna 2026. Tämän mahdollistamiseksi myös myynnin ja sopimusprosessien työkalujen on oltava kunnossa.
Tarve uudelle sopimusratkaisulle
Ennen Oneflown käyttöönottoa Sympa hyödynsi toista sopimus- ja allekirjoitusratkaisua. Vaikka järjestelmä tarjosi laajat konfigurointimahdollisuudet, sen hallittavuus muodostui haasteeksi.
“Sopimuspohjiin oli rakennettu valtava määrä ehtoja. Loppukäyttäjälle se toimi hyvin, mutta kun piti tehdä muutoksia, aikaa kului paljon pelkän logiikan selvittämiseen,” kuvaa Jaakko Mattila, Sympan Revenue Operations -tiimin vetäjä.
Lisäksi järjestelmässä oli puutteita erityisesti sopimusten hallinnassa allekirjoituksen jälkeen.
“Post-signing-näkökulmasta siellä oli merkittäviä aukkoja. Oneflow pystyi vastaamaan näihin tarpeisiin paremmin,” Nevasalo toteaa.
Sympa vertaili useita eri vaihtoehtoja ja etsi ratkaisua, joka tukisi sekä pre-signing- että post-signing-vaiheita. “Usein järjestelmät keskittyvät jompaan kumpaan. Oneflow pystyi riittävällä tasolla kattamaan molemmat,” Nevasalo sanoo.
“Noin 95-prosenttisesti olemme pystyneet siirtämään sopimusneuvottelut pois sähköpostista. Versioiden hallinta ja edestakainen viestittely on todella työlästä, ja tässä Oneflow tuo selkeää tehokkuutta.”
Terho Nevasalo
VP, Head of Legal
Sympa
Oneflow käytössä useilla osastoilla
Yksi Oneflown keskeisistä hyödyistä Sympalle on ollut integraatiot olemassa oleviin järjestelmiin. Oneflow on integroitu Sympan CRM-järjestelmään HubSpotiin sekä HR-järjestelmiin.
“Meillä on CRM-integraatio ollut käytössä aiemminkin, mutta Oneflown myötä otimme HubSpotissa tuotekohtaiset rivit käyttöön ja nyt saamme ne synkattua ne suoraan sopimuksille. Se on tuonut merkittävästi rakennetta myyntityöhön,” Mattila kertoo.
Integraatioiden ansiosta sopimusten ja tarjousten tuotetiedot pysyvät yhdenmukaisina järjestelmien välillä.
“Tiedot ovat nyt oikein sekä CRM:ssä että Oneflowssa. Se vähentää virheitä ja manuaalista työtä,” Mattila jatkaa.
Lisäksi Oneflow on mahdollistanut järjestelmäkonsolidoinnin. “Enää ei tarvitse käyttää montaa eri sovellusta saman prosessin aikana. Se yksinkertaistaa arkea,” Nevasalo toteaa.
Vähemmän sähköposteja, enemmän hallintaa
Yksi merkittävimmistä muutoksista on ollut sopimusneuvotteluiden siirtyminen pois sähköpostista.
“Noin 95-prosenttisesti olemme pystyneet siirtämään sopimusneuvottelut pois sähköpostista. Versioiden hallinta ja edestakainen viestittely on todella työlästä, ja tässä Oneflow tuo selkeää tehokkuutta,” Nevasalo kertoo.
Sopimusten arkistointi, audit trailit ja sisäiset hyväksyntäkierrokset ovat parantaneet myös yhteistyötä eri tiimien välillä. “Dokumentit löytyvät helposti, hyväksynnät ovat läpinäkyviä ja sopimusten laatu erityisesti myynnissä on parantunut,” Mattila sanoo.
“Meillä on CRM-integraatio ollut käytössä aiemminkin, mutta Oneflown myötä otimme HubSpotissa tuotekohtaiset rivit käyttöön ja nyt saamme ne synkattua ne suoraan sopimuksille. Se on tuonut merkittävästi rakennetta myyntityöhön.”
Jaakko Mattila
Head of Revenue Operations
Sympa
Käyttökokemus ja yhteistyö
Sekä pääkäyttäjän että lakitiimin näkökulmasta Oneflow koetaan pääosin selkeäksi ja helppokäyttöiseksi.
“Oppimiskäyrä on tietenkin olemassa, mutta käytön myötä alusta on varsin selkeä,” Nevasalo toteaa.
Yhteistyö Oneflown kanssa saa Sympalta kiitosta.
“Yhteydenpito on aktiivista ja proaktiivista. Kysytään mielipiteitä ja kokemuksia, ja tuki on ollut asiallisella tasolla,” Nevasalo kertoo. Mattila yhtyy arvioon: “Asiakkuudenhallinta ja tuki ovat toimineet hyvin. Kokonaisuutena yhteistyö on ollut sujuvaa.”
Oneflow auttaa Sympaa hallitsemaan kasvuaan varmistamalla, että sopimusprosessit tukevat liiketoimintaa – selkeästi, integroidusti ja läpinäkyvästi.
Ropo yhtenäisti koko konsernin sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt sopimuksille on yksi selkeä koti”
Lue lisää
Nordberg Medical käyttää Oneflowta yhdessä HiBobin ja Jobylonin kanssa laajentaakseen toimintaansa globaalisti.
Lue lisää
Mindex sai täyden näkyvyyden sopimuksiinsa korvaamalla hajanaiset työkalut Oneflown keskitetyllä alustalla.
Lue lisää
Joblink tehosti rekrytointia ja dokumentinhallintaa merkittävästi Oneflown avullla tuoden läpinäkyvyyttä ja hallittavuutta tuhansien työntekijöiden sopimusprosesseihin.
Lue lisää
Oneflow on tuonut Auntien sopimusprosessiin selkeyttä, nopeutta ja automaatiota – ja erityisesti HubSpot-integraatio on ollut ratkaiseva tekijä manuaalisen työn vähentämisessä.
Lue lisää