Paikallisista korjaamoista pohjoismaiseksi toimijaksi – mitä kasvu vaatii sisältäpäin
Säästetty aika
Parempi kontrolli
Helpompi arki
Werksta Group
Toimialue
Globaali
Oneflown käyttöalue
HR, Rekrytointi
Yrityksen koko
Yli 750 työntekijää
Toimiala
Autokorjaus ja huoltopalvelut
Werkstan Ruotsin HR-johtaja Hanna Nordling liittyi yritykseen selkeän tavoitteen kanssa: rakentaa oikeanlaiset rakenteet kestävän kasvun tueksi.
Vuonna 2015 perustettu Werksta Group on kasvanut määrätietoisesti yritysostojen kautta. Tänä päivänä yhtiö toimii useissa maissa ja jatkaa nopeaa laajentumistaan. Tällainen kasvu tuo mukanaan jatkuvaa muutosta, jolloin selkeät rakenteet ja hyvin määritellyt prosessit ovat kriittisiä.
Hannan mukaan hänen roolinsa ei ole vain pysyä kasvun perässä – vaan mahdollistaa se.
Werksta ennen Oneflowta: kun manuaaliset prosessit eivät enää skaalaudu
Ennen Oneflowta suuri osa Werkstan HR-työstä hoidettiin manuaalisesti. Sopimuksia hallittiin eri järjestelmissä, usein sähköpostin tai taulukoiden avulla, mikä teki kokonaiskuvan hallinnasta vaikeaa.
Nopeasti kasvavassa organisaatiossa tästä muodostui nopeasti pullonkaula.
Kyse ei ollut vain tehottomuudesta, vaan myös riskistä. Kun tieto on hajallaan eri järjestelmissä tai yksittäisten henkilöiden hallussa, kasvaa riski, että jotain katoaa tai jää huomaamatta.
Samaan aikaan nopea kasvu vaikeutti ajantasaisen tilannekuvan ylläpitämistä.
Miksi Werksta valitsi Oneflown tuomaan rakennetta kasvuun
Organisaation kasvaessa muutoksen tarve kävi ilmeiseksi. Hannalle kyse oli ennen kaikkea skaalautuvan ja kestävän HR-perustan rakentamisesta.
Sopimusten digitalisointi nousi keskeiseksi askeleeksi – sekä työnkulkujen tehostamiseksi että vaatimusten, kuten GDPR:n, täyttämiseksi.
Kun Werksta otti Oneflown käyttöön, erityisesti sen helppokäyttöisyys erottui edukseen.
Organisaatiossa, jossa roolit vaihtelevat ja digitaaliset valmiudet ovat erilaisia, käytön helppous on ratkaisevaa.
Näin Werksta käyttää Oneflowta arjen HR-työssä
Tänä päivänä Oneflow on käytössä useissa Werkstan toiminnoissa Ruotsissa. Tässä tapauksessa keskitytään HR-tiimin käyttöön työsopimusten ja niihin liittyvien dokumenttien hallinnassa.
Suurin muutos on ollut prosessin sujuvuus. Aiemmin kasvokkain hoidettavat vaiheet voidaan nyt hoitaa täysin digitaalisesti.
Tämä ei ole ainoastaan parantanut sisäistä tehokkuutta, vaan myös luonut paremman kokemuksen sekä työnhakijoille että työntekijöille.
Samalla Werksta on saanut lisää rakennetta ja kontrollia, kun kaikki sopimukset ovat yhdessä paikassa.
”Nyt tiedämme, että kaikki on yhdessä paikassa… nyt meillä on tilanne hallussa.”
Hanna Nordling
Head of HR
Werksta Sweden
Werksta x Oneflow: 250 sopimusta vuodessa, yli kuukausi säästettyä työaikaa
Vaikutus on erityisen selvä suuressa mittakaavassa. Ruotsissa Werksta käsittelee noin 250 sopimusta vuodessa, mukaan lukien uudet työsuhteet ja päivitykset olemassa oleviin sopimuksiin.
Tällä volyymilla siirtyminen fyysisistä allekirjoitustilaisuuksista digitaalisiin prosesseihin tarkoittaa 30–45 työpäivän säästöä vuodessa.
Yhtä tärkeää on parantunut hallinta. Sähköpostiketjujen ja hajanaisten järjestelmien läpikäynnin sijaan kaikki löytyy nyt keskitetysti yhdestä paikasta.
Tämä mahdollistaa järjestelmällisemmän työskentelyn organisaation jatkaessa kasvuaan.
Oneflow tukee Werkstaa rakentamaan vahvaa pohjaa jatkuvalle kasvulle
Werksta on edelleen kasvumatkansa keskellä uusien yritysostojen ja kasvavan henkilöstömäärän myötä.
Samalla HR-prosessien digitalisointi Ruotsissa etenee. Kaikki ei ole vielä täysin valmista, mutta suunta on selvä: vähemmän manuaalista työtä ja enemmän strukturoituja, skaalautuvia prosesseja.
Oneflown käyttöönotto on ollut konkreettinen askel tähän suuntaan.
Sopimushallinnan digitalisoinnin avulla Werksta on jo nyt yksinkertaistanut työnkulkuja, säästänyt aikaa ja parantanut hallittavuutta.
Tämä tuo arvoa heti – ja luo samalla vahvan perustan tulevalle kasvulle.
Sympa tarvitsi ratkaisun, joka tukee sekä myynti- että lakitiimejä ennen ja jälkeen allekirjoituksen. Oneflow vastasi tarpeeseen yhdistämällä sopimusten luomisen, neuvottelun, allekirjoittamisen ja hallinnan yhdelle alustalle.
Lue lisää
Ropo yhtenäisti koko konsernin sopimusprosessin Oneflown avulla – “Nyt sopimuksille on yksi selkeä koti”
Lue lisää
Nordberg Medical käyttää Oneflowta yhdessä HiBobin ja Jobylonin kanssa laajentaakseen toimintaansa globaalisti.
Lue lisää
Mindex sai täyden näkyvyyden sopimuksiinsa korvaamalla hajanaiset työkalut Oneflown keskitetyllä alustalla.
Lue lisää
Joblink tehosti rekrytointia ja dokumentinhallintaa merkittävästi Oneflown avullla tuoden läpinäkyvyyttä ja hallittavuutta tuhansien työntekijöiden sopimusprosesseihin.
Lue lisää