Tiedät, että haluat investoida sopimusautomaatioalustaan, joka virtaviivaistaa sopimusten työnkulkuja, vähentää riskejä ja parantaa tehokkuutta. Ostoprosessiin osallistuvien sidosryhmien hyväksynnän saaminen vaatii kuitenkin muutakin kuin pelkkää innokasta asennetta: tarvitset tähän vakuuttavan business casen.
Sinun tulee rakentaa liiketoiminta-analyysi, jossa hahmotellaan selkeästi arvo, sijoitetun pääoman tuotto (ROI) ja järjestelmän strateginen sopivuus organisaatiollesi.
Tässä oppaassa käydään läpi, miten voit rakentaa vakuuttavan business casen sopimusautomaatiolle käyttäen Oneflown Business Case Playbookia kehyksenä.
1. Tiivistelmä
Tiivistelmä on hissipuheesi. Siinä on esiteltävä lyhyesti ja ytimekkäästi:
- Ongelma: Nykyiseen sopimusprosessiin liittyvät haasteet (esim. tehottomuus, sääntöjen noudattamiseen liittyvät riskit, tulojen menetykset).
- Ratkaisu: Miten sopimusautomaatioalusta ratkaisee nämä haasteet.
- Arvolupaus: Kustannussäästöt, tehokkuus ja riskien vähentäminen.
- Seuraavat askeleet: Mitä päättäjien on tehtävä seuraavaksi.
💡 Vinkki: Pidä tämä kohta lyhyenä ja vaikuttavana – johtajat lukevat usein tämän ensimmäisenä (ja joskus ainoastaan).
Lue myös: Opas sopimusautomaatiosta
2. Ongelman kuvaus: Miksi muutos on tarpeen
Määrittele selkeästi nykyisen sopimushallintaprosessisi kipupisteet. Käsittele esimerkiksi seuraavaa:
- Manuaalinen tehottomuus: Kuinka paljon aikaa kuluu sopimusten laatimiseen, neuvottelemiseen ja hyväksymiseen?
- Vaatimustenmukaisuuteen (compliance) liittyvät riskit: Puuttuuko sinulta keskeisiä sopimusvelvoitteita tai uusimisaikoja?
- Vaikutus tuloihin: Kuinka paljon rahaa menetetään sopimusvirheiden, pullonkaulojen tai käyttämättä jääneiden tilaisuuksien vuoksi?
📊 Esimerkki: Organisaatiot, jotka eivät automatisoi sopimuksia, menettävät keskimäärin 9 % vuosituloistaan huonon sopimushallinnan vuoksi.
Määrittele nämä ongelmat Oneflown Business Case Playbook -julkaisusta saatavien tietojen avulla ja korosta toimimattomuuden kustannuksia.
3. Ratkaisu: Miksi sopimusautomaatio?
Selitä, miten sopimusautomaatioalusta vastaa näihin haasteisiin:
✅ Nopeammat sopimussyklit – Automatisoi hyväksynnät ja lyhentää neuvotteluita.
✅ Vähentää riskejä ja sääntöjen noudattamiseen liittyviä kysymyksiä – Tarjoaa kirjausketjuja ja automaattisia hälytyksiä.
✅ Keskitetty sopimusarkisto – Varmistaa kaikkien sidosryhmien helpon pääsyn sopimuksille sekä paremman näkyvyyden.
✅ Enemmän tuloja – Estää sopimusten tehottomuudesta johtuvat menetetyt kaupat.
💡 Vinkki: Esittele esimerkkejä yrityksistä, jotka ovat onnistuneesti ottaneet käyttöön alustan sopimusautomaation ja näyttäneet todellisia tuloksia.
4. Arvoanalyysi ja ROI-ennuste
Päättäjät haluavat numeroita. Erittele odotetut taloudelliset vaikutukset:
- Ajansäästö: Vähennä sopimusten käsittelyaikaa X %.
- Kustannusten vähentäminen: Leikkaa hallinnointiin meneviä kuluja X %.
- Tulojen optimointi: Paranna sopimusten uusimisprosenttia X %.
📊 Esimerkki: Yritykset näkevät, että sopimusten hallinnointiin käytetty aika vähenee 30-40 %, mikä säästää tuhansia euroja vuodessa.
Käytä Oneflown Value Analysis Framework -kehystä laskeaksesi organisaatiosi ROI:n.
Suosituimmat yrityssopimusmallit
5. Täytäntöönpanon aikataulu ja seuraavat vaiheet
Sidosryhmät tarvitsevat selkeyttä siitä, miten ja milloin alusta otetaan käyttöön. Jaottele se vaiheisiin:
📅 Vaihe 1: Selvitys ja toimittajan valinta (1-2 kuukautta)
📅 Vaihe 2: Toteutus ja integrointi (3-6 kuukautta)
📅 Vaihe 3: Koulutus ja täysimääräinen käyttöönotto (jatkuva).
💡 Käytä Oneflow Implementation Timeline -aikataulua visualisoimaan tätä prosessia sidosryhmille.
Tiivistelmä
Hyvin jäsennelty liiketoiminta-asiakirja ei pelkästään myy ideaa, vaan tarjoaa myös etenemissuunnitelman menestykseen. Jos haluat nopeuttaa business casen etenemistä, käytä Oneflown Business Case Playbookia apunasi perustelujen jäsentämiseen, ROI:n analysointiin ja toteutuksen suunnitteluun.
📥 Käytä pelikirjaamme mallina ja aloita business casen rakentaminen jo tänään!
