Myyntitiimit ovat jatkuvassa paineessa saada kaupat nopeasti ja tehokkaasti klousattua. Epäyhtenäiset sopimusjärjestelmät eli käytännössä erilaisten työkalujen käyttö prospektointiin, seurantaan, sopimusten laatimiseen, allekirjoittamiseen ja hallintaan voi kuitenkin hidastaa prosessia, pidentää myyntisyklejä ja haitata sopimusten nopeaa syntymistä, koska yhtenäistä tietolähdettä ei ole olemassa.
Integroimalla sopimukset CRM-järjestelmiin myyntitiimit voivat muuttaa nämä haasteet mahdollisuuksiksi tehokkuuden ja kasvun parantamiseksi.
Integroimattomat sopimusjärjestelmät maksavat aikaa ja rahaa
Useiden integroimattomien työkalujen käyttäminen myyntiprosessin hallintaan prospektoinnista neuvotteluihin ja sopimusten allekirjoittamiseen voi aiheuttaa useita haitallisia seurauksia:
- Pitkät myyntisyklit: Kun eri osastot, kuten myynti, laki ja talous, toimivat eri alustoilla, syntyy siiloja, jotka johtavat viestinnällisiin ongelmiin ja viivästyksiin sopimusten hyväksymisessä. Yhtenäinen järjestelmä edistää saumatonta yhteistyötä ja varmistaa, että kaikki tiimit ovat samassa linjassa.
- Lisääntyneet käyttökustannukset: Erilaisten järjestelmien ylläpito aiheuttaa usein korkeampia lisenssimaksuja, tarpeettomia toimintoja ja ylimääräisiä koulutuskustannuksia. Keskitetty sopimusten hallintajärjestelmä voi virtaviivaistaa prosesseja ja vähentää näitä kustannuksia.
- Yhtenäisen järjestelmän puuttuminen hidastaa sopimusten tekoa: Eri työkaluissa hajallaan olevat tiedot haittaavat sopimusten tilan reaaliaikaista seurantaa, mikä vaikeuttaa myyjien päätöksentekoa. Parempi näkyvyys sopimusten käsittelyprosesseihin mahdollistaa ennakoivan hallinnan ja strategisen suunnittelun.
Myyntijohtajien strateginen rooli organisaation menestyksessä
Myyntijohtajat ovat ainutlaatuisessa asemassa edistämässä organisaation menestystä seuraavasti:
- Yhtenäisen sopimusten hallintajärjestelmän luominen: Yhdistämällä hajanaiset sopimusjärjestelmät yhteen integroituun alustaan myyntijohtajat voivat vähentää päällekkäisyyksiä ja operatiivisia kuluja, jolloin resurssit voidaan kohdentaa tehokkaammin tulosta tuottaviin toimintoihin.
- Eri tiimien välisen yhteistyön tehostaminen: Keskitetty järjestelmä edistää saumatonta viestintää osastojen välillä ja varmistaa, että kaikki tiimit ovat linjassa ja työskentelevät yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi.
- Dataan perustuvan päätöksenteon helpottaminen: Keskitetyt sopimustiedot tarjoavat myyjille käytännönläheisiä tietoja, joiden avulla he voivat tehdä dataan perustuvia päätöksiä, jotka parantavat liiketoiminnan tulosta.
Suosituimmat sopimusmallit yrityksille
Miten eri myyntiroolit hyötyvät sopimusten automatisoinnista?
Jokainen myyntitehtävä organisaatiossa kohtaa sopimuksiin liittyviä haasteita, ja automaatio tarjoaa niihin erityisiä etuja:
- Myyntiedustaja (Sales representative) hyötyy nopeammasta sopimusten luomisesta ja hyväksymisestä, minkä ansiosta hän voi solmia kauppoja nopeammin ja vähentää edestakaisia neuvotteluja.
- Asiakasvastaava (Account executive) saa paremman näkyvyyden sopimusten tiloihin ja varmistaa, että ei koskaan menetä otetta odottaviin hyväksyntöihin tai sopimusten etenemiseen.
- Myyntipäällikkö (Sales manager) voi seurata myyntiputken tehokkuutta reaaliaikaisella sopimusanalyysillä, mikä auttaa häntä ennustamaan myynnin tuloksia tarkemmin.
- RevOps-tiimi arantaa tietojen yhdenmukaisuutta varmistamalla, että sopimukset, CRM-tiedot ja raportointityökalut ovat aina synkronoituna, mikä vähentää virheitä ja parantaa myynnin tehokkuutta.
Sopimusten käsittelyn automatisoinnin ansiosta jokainen myyjä voi keskittyä ydintehtäviinsä – suhteiden rakentamiseen, kauppojen solmimiseen ja liikevaihdon kasvattamiseen – ilman hallinnollisten pullonkaulojen aiheuttamaa hidastusta.
Lue myös: 10 parasta sopimushallinnan ohjelmistoa vuonna 2025
Sopimusten hallinnan muuttaminen strategiseksi voimavaraksi
Eri sopimusjärjestelmät tuovat mukanaan haasteita. Näihin voit tarttua kokeilemalla seuraavia toimia:
- Arvioi nykyiset järjestelmät: Suorita kattava arviointi olemassa olevista sopimusten hallinnan työkaluista, jotta voit tunnistaa päällekkäisyydet ja tehottomuudet.
- Ota käyttöön integroituja ratkaisuja: Ota käyttöön yhtenäinen sopimusten elinkaaren hallinta-alusta (CLM), joka keskittää kaikki sopimuksiin liittyvät toiminnot ja helpottaa saumatonta yhteistyötä eri osastojen välillä. Tämä integraatio varmistaa, että kaikki sidosryhmät pääsevät samoihin tietoihin, mikä vähentää virheitä ja viivästyksiä.
- Automatisoi rutiiniprosessit: Hyödynnä automaatiota toistuvien tehtävien, kuten sopimusten luomisen, hyväksynnän ja uusimisen, hoitamiseen. Näin vähennät manuaalisia virheitä ja vapautat arvokasta aikaa. Automaatio virtaviivaistaa työnkulkuja, jolloin tiimit voivat keskittyä strategisiin tehtäviin.
- Paranna tietojen näkyvyyttä: Varmista, että CLM-järjestelmä tarjoaa reaaliaikaiset analytiikka- ja raportointitoiminnot, joiden avulla myyntijohtajat voivat seurata sopimusten toteutumista ja tehdä dataan perustuvia päätöksiä. Parempi näkyvyys sopimustietoihin mahdollistaa ennakoivan hallinnan ja nopean reagoinnin uusien ongelmien ilmetessä.
- Edistä monialaista koulutusta: Kannusta koulutusohjelmiin, joissa kaikki asiaankuuluvat tiimit perehtyvät integroituun CLM-järjestelmään ja joissa edistetään yhteistyön kulttuuria ja yhteistä vastuuta. Monialainen koulutus varmistaa, että kaikki osastot toimivat yhdenmukaisesti ja voivat hyödyntää uutta järjestelmää tehokkaasti.
Tiivistelmä
Integroimalla sopimukset olemassa oleviin CRM-järjestelmiin, kuten Salesforceen, HubSpotiin tai Microsoft Dynamicsiin, myyntitiimit voivat lyhentää myyntisyklejä merkittävästi, parantaa toiminnan tehokkuutta ja nopeuttaa sopimusten solmimista. Tämä strateginen lähestymistapa paitsi virtaviivaistaa sisäisiä prosesseja myös vahvistaa organisaation yleistä tehokkuutta ja asettaa yrityksen asemaan, jossa se voi menestyä kilpailuilla markkinoilla pitkällä aikavälillä.
Lisätietoja sopimusten hallinnan optimoinnista myynnissä on osoitteessa https://oneflow.com/fi/ratkaisut/myynti/.
