Sopimukset ovat liiketoiminnan ydin. Ne määrittävät yrityksesi velvoitteet, oikeudet, riskit ja mahdollisuudet. Jokainen tehty sopimus on suoraan yhteydessä yrityksesi varoihin ja velkoihin. Siksi on äärimmäisen tärkeää, että sopimukset hoidetaan huolellisesti ja tehokkaasti.
Perinteinen tapa hoitaa sopimuksia – tulostaa, allekirjoittaa käsin, skannata ja lähettää takaisin – on vanhentunut, hidas ja virhealtis. Tässä kohtaa kuvaan astuu sähköinen allekirjoitus. Mutta miten sähköinen allekirjoitus tehdään? Miten se toimii, onko se turvallinen ja ennen kaikkea – miksi se kannattaa?
Tässä artikkelissa pureudumme syvemmin edellä mainittuihin kysymyksiin.
Sähköinen allekirjoitus – mikä se on?
Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen tapa osoittaa hyväksyntäsi käsiteltävää asiakirjaa kohtaan. Kun mietit, miten sähköinen allekirjoitus tehdään, se voi tapahtua niinkin yksinkertaisesti kuin “hyväksyn”-painikkeen klikkauksella. Vaihtoehtoisesti käytössä voi olla kehittyneempi ratkaisu, joka perustuu henkilön tunnistamiseen ja digitaalisiin varmennusmenetelmiin.
Sähköinen allekirjoitus on laillisesti pätevä EU:ssa eIDAS-asetuksen (electronic IDentification, Authentication and trust Services) mukaisesti. Tämä asetus määrittelee, miten sähköinen allekirjoitus tehdään oikeaoppisesti ja millaisia sähköiset allekirjoitukset voivat olla.
Lue myös: Ovatko sähköiset allekirjoitukset laillisesti sitovia? Tärkeimmät faktat ja säännökset
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään – askel askeleelta
- Valitse sähköinen allekirjoituspalvelu
Tarvitset luotettavan palveluntarjoajan, kuten Oneflown, joka tarjoaa helpon ja turvallisen tavan hoitaa allekirjoitusprosessi alusta loppuun sähköisesti. - Lataa asiakirja palveluun
Valitse asiakirja tai sopimus, jonka haluat allekirjoittaa. Voit käyttää yleisiä tiedostomuotoja, kuten PDF, DOCX tai jopa mallipohjia, jotka luodaan suoraan järjestelmässä. - Määrittele allekirjoittajat
Syötä henkilöiden nimet ja sähköpostiosoitteet. Voit määritellä myös allekirjoitusjärjestyksen, jos dokumentti vaatii useamman hyväksynnän ja haluat niiden tapahtuvan tietyssä järjestyksessä. - Lähetä allekirjoituspyyntö
Järjestelmä lähettää kutsun asiakirjalle sähköpostitse tai suoran linkin kautta, josta vastaanottaja pääsee tarkastelemaan dokumenttia ja lopulta allekirjoittamaan sen. Tietyt sähköisen allekirjoituksen palveluntarjoajat, kuten Oneflow, tarjoavat myös laajempia ominaisuuksia dokumentin käsittelyyn, kuten kommentointitoiminnon sekä mahdollisuuden syöttää dokumentille omia tietoja. - Allekirjoita asiakirja digitaalisesti
Allekirjoitus voidaan tehdä esimerkiksi tekstipohjaisesti, piirtämällä allekirjoitus tai käyttämällä vahvaa tunnistautumista, kuten pankkitunnuksia. - Arkistoi ja jaa valmis dokumentti
Allekirjoituksen jälkeen asiakirja tallentuu automaattisesti pilveen ja siitä voi ladata kopion tai jakaa sen muille osapuolille.
Sähköisten allekirjoitusten tasot EU:ssa
EU:n eIDAS-asetus määrittää kolme tasoa sähköisille allekirjoituksille:
- Perustason sähköinen allekirjoitus – yksinkertainen ratkaisu, kuten “hyväksyn”-painikkeen klikkaus tai sähköposti.
- Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (Advanced Electronic Signature, AdES) – varmentaa allekirjoittajan ja havaitsee asiakirjan muutokset.
- Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (Qualified Electronic Signature, QES) – korkein taso, joka vaatii vahvan tunnistautumisen ja hyväksytyn varmentajan. Vastaa käsin tehtyä allekirjoitusta juridisesti.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Miksi sähköinen allekirjoitus kannattaa?
Sähköinen allekirjoitus ei ole vain mukava lisä – se on nykyaikainen välttämättömyys, joka säästää aikaa, rahaa ja vaivaa. Kun seuraavan kerran mietit “miten sähköinen allekirjoitus tehdään”, pidä mielessäsi seuraavat seikat:
Ajan ja resurssien säästö
- Ei enää tulostamista, skannaamista ja postittamista
- Allekirjoitus onnistuu minuuteissa
- Automatisoidut muistutukset allekirjoittajille
Virheiden ja riskien vähentäminen
- Ei puuttuvia allekirjoituksia
- Reaaliaikainen versiohistoria
- Turvallinen ja jäljitettävä prosessi
Parempi asiakaskokemus
- Helppokäyttöinen ja mobiilioptimoitu alusta
- Sähköposti tai tekstiviesti allekirjoituslinkin jakamiseen
- Mahdollisuus allekirjoittaa missä ja milloin tahansa
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
Oneflow – enemmän kuin pelkkä sähköinen allekirjoitus
Oneflow ei ole pelkkä allekirjoitustyökalu. Se on kokonaisvaltainen sopimushallinnan alusta. Oneflown avulla voit:
- Luoda älykkäitä sopimuspohjia
- Automatisoida prosessit: lähetykset, hyväksynnät, allekirjoitukset ja muistutukset
- Ylläpitää reaaliaikaista versionseurantaa
- Analysoida sopimustietoja ja optimoida liiketoimintaa
Katso Oneflown tarkempi esittely sähköisestä allekirjoituksesta:
https://oneflow.com/fi/sahkoinen-allekirjoitus-oneflow/
Mitä asiantuntijat sanovat?
- Forrester arvioi, että sähköiset allekirjoitukset voivat parantaa sopimusprosessien tehokkuutta jopa 80 %.
- Forbes korostaa, kuinka pienyritykset voivat säästää merkittävästi aikaa ja rahaa siirtymällä sähköisiin allekirjoituksiin.
- World Commerce & Contracting painottaa, että digitaalisten allekirjoitusten yleistyminen on keskeinen osa yritysten digitalisaatiota.
Miten sähköinen allekirjoitus tehdään? – Usein kysyttyjä kysymyksiä
Onko sähköinen allekirjoitus laillisesti pätevä Suomessa?
Kyllä, sähköinen allekirjoitus on täysin pätevä ja laillinen Suomessa, kunhan se täyttää eIDAS-asetuksen ehdot.
Voiko sähköisen allekirjoituksen tehdä ilman rekisteröitymistä?
Useimmat palvelut, kuten Oneflow, mahdollistavat allekirjoituksen ilman rekisteröitymistä – vain sähköpostiosoite riittää.
Miten voin varmistaa allekirjoituksen turvallisuuden?
Käyttämällä palvelua, joka tukee vahvaa tunnistautumista (esim. pankkitunnukset), salattua tiedonsiirtoa ja auditoitavaa lokia.
Yhteenveto: Miten sähköinen allekirjoitus tehdään?
Sähköinen allekirjoitus ei ole enää vaihtoehto – se on kilpailuetu. Yritykset, jotka automatisoivat sopimusprosessinsa, saavuttavat nopeampia päätöksiä, tyytyväisempiä asiakkaita ja vähemmän hallinnollista taakkaa.
Oneflow tekee tämän kaiken mahdolliseksi – ja paljon muuta. Käyttöönotto on nopeaa ja yksinkertaista, ja järjestelmä mukautuu yrityksesi tarpeisiin.
Ota siis askel kohti modernia sopimushallintaa ja digitaalista allekirjoittamista jo tänään!
