Yrityselämässä sana neuvottelumenettely saattaa kuulostaa byrokraattiselta tai hankalalta. Todellisuudessa se on yksi tehokkaimmista tavoista hallita monimutkaisia hankintoja, kumppanuuksia ja sopimusprosesseja – kun se tehdään oikein.
Mutta mitä neuvottelumenettely oikeasti tarkoittaa? Milloin sitä käytetään, ja miksi? Ja miten digitalisaatio – erityisesti digitaalinen sopimushallinta – voi viedä sen täysin uudelle tasolle?
Tässä artikkelissa pureudumme syvälle siihen, mitä neuvottelumenettely on käytännössä, miksi se on ajankohtainen erityisesti julkisissa hankinnoissa ja B2B-ympäristöissä – ja miten Oneflow voi auttaa tekemään siitä tehokkaampaa, läpinäkyvämpää ja riskittömämpää.
Mikä on neuvottelumenettely?
Neuvottelumenettely on sopimusmenettely, jossa ostaja ja yksi tai useampi tarjoaja neuvottelevat keskenään sopimuksen ehdoista ennen lopullisen tarjouksen tekemistä tai sopimuksen allekirjoittamista.
Sitä käytetään erityisesti tilanteissa, joissa:
- Tarpeet ovat monimutkaisia tai tarkentuvat vasta keskustelun kautta
- Suoraa kilpailutusta ei voida toteuttaa
- Hankinnan kohde ei ole täysin määriteltävissä etukäteen
- Halutaan hyödyntää tarjoajien asiantuntemusta jo hankintavaiheessa
Käytäntö on yleinen julkisissa hankinnoissa (katso hankintalaki 1397/2016, 40 §) mutta se on yhtä lailla käyttökelpoinen yksityisellä sektorilla, erityisesti IT-palveluissa, strategisissa kumppanuuksissa ja konsultoinnissa.
Neuvottelumenettelyn tavoitteet – miksi siihen ryhdytään?
Tärkeimmät hyödyt ja tavoitteet ovat:
1. Sopivimman ratkaisun löytäminen
Ei aina ole yhtä oikeaa vastausta. Neuvottelun avulla voidaan räätälöidä ratkaisu, joka sopii ostajan erityistarpeisiin.
2. Riskien hallinta
Neuvottelut antavat mahdollisuuden tarkentaa epäselvyyksiä ja poistaa tulkinnanvaraisuuksia ennen sopimuksen solmimista.
3. Innovaatioiden hyödyntäminen
Tarjoajilla voi olla ratkaisuja tai lähestymistapoja, joita ostaja ei ole edes harkinnut. Neuvottelut mahdollistavat näiden esiin tuomisen.
4. Luottamuksen rakentaminen
Avoin vuoropuhelu ennen sopimusta rakentaa luottamusta ja yhteistä ymmärrystä.
Miten neuvottelumenettely etenee käytännössä?
Vaikka käytännöt voivat vaihdella, tyypillinen prosessi etenee seuraavasti:
- Hankintailmoitus / tarjouspyyntö: Ostaja ilmoittaa haluavansa käyttää neuvottelumenettelyä ja määrittelee perusehdot.
- Tarjoajien valinta: Valitaan ne toimijat, joiden kanssa neuvotellaan.
- Neuvotteluvaihe: Osapuolet keskustelevat sisällöistä, ehdoista ja vaihtoehdoista. Usein useassa kierroksessa.
- Lopullinen tarjous: Valitaan paras tarjous neuvottelujen perusteella.
- Sopimuksen solmiminen: Hyväksytty tarjous johtaa sopimuksen allekirjoitukseen.
Lue myös: Mikä on sopimusprosessi? Ja miten se toimii?
Haasteet: Miksi prosessi voi olla raskas?
Moni organisaatio kokee neuvottelumenettelyn hitaaksi, byrokraattiseksi tai epäselväksi. Yleisimmät syyt:
- Versionhallintaongelmat: Eri versioita liikutellaan sähköpostissa, eikä kukaan tiedä mikä on uusin
- Dokumentaatiohukka: Kommentit ja muokkaukset katoavat tai jäävät epävirallisiksi
- Aikataulujen venyminen: Sopimusdokumentit eivät ole helposti hallittavissa
- Turvallisuus- ja tietosuojariskit: Tiedostot liikkuvat ilman valvontaa ja lokitietoja
Juuri näihin ongelmiin digitaalinen sopimushallinta tarjoaa ratkaisun.
Oneflow – parempi tapa käydä läpi sopimusneuvotteluja
Oneflow tarjoaa alustan, jossa koko neuvotteluprosessi voidaan hallita digitaalisesti ja läpinäkyvästi.
Dynaamiset sopimusluonnokset
Sopimuksia ei tarvitse tehdä Wordilla tai PDF:llä. Oneflown älykäs editori mahdollistaa muokattavan, versionhallittavan ja kommentoitavan sopimuksen, jota voidaan käsitellä yhdessä – reaaliaikaisesti.
Kommentointi ja hyväksyntä yhdessä paikassa
Kaikki kommentit ja ehdotukset kirjautuvat selkeästi sopimusdokumenttiin, ja niistä jää täydellinen audit trail.
Sähköinen allekirjoitus, joka pätee
Kun sopimus on valmis, se voidaan allekirjoittaa sähköisesti – turvallisesti ja lainvoimaisesti.
Automaattiset muistutukset ja sopimushallinta
Neuvottelujen jälkeen sopimus siirtyy automaattisesti hallintaan: muistutukset määräajoista, arkistointi ja tiedonhaku ovat aina saatavilla.
Miten Oneflow eroaa perinteisestä sopimusprosessista neuvottelumenettelyssä?
| Vaihe | Perinteinen malli | Oneflow |
|---|---|---|
| Luonnostelu | Word + sähköposti | Selainpohjainen editori |
| Kommentointi | Eri tiedostoversiot, sähköposti | Yhteismuokkaus, selkeä historiadata |
| Hyväksyntä | Useita kierroksia, epäselvää | Yksi hyväksyntäprosessi, näkyvyys |
| Allekirjoitus | Tulostus tai PDF + allekirjoitus | Täysin digitaalinen allekirjoitus |
| Hallinta | Kansioissa tai erillisissä järjestelmissä | Keskitetty, haettavissa, ajastettu |
Yhteenveto: Neuvottelumenettely vaatii tarkkuutta – ja nyt myös teknologiaa
Neuvottelumenettely on välttämätön väline monimutkaisissa hankinnoissa ja strategisissa kumppanuuksissa. Mutta ilman oikeita työkaluja siitä voi tulla hidaste, ei mahdollistaja.
Oneflow tekee neuvottelumenettelystä modernin, läpinäkyvän ja tehokkaan. Se tuo neuvotteluihin rakennetta, aikaa säästävää automaatiota ja sopimusturvaa – kaiken yhdellä alustalla.
Aloita ilmaiseksi Oneflown avulla ja tee seuraavasta sopimusneuvottelusta hallittu, tehokas ja digitaalinen.
