Kun tiimiltäsi vaaditaan jatkuvasti tehokkuutta, johdonmukaisuus ja tarkkuus voivat helposti jäädä taka-alalle. Ja olipa kyseessä sitten myyntisopimuksen viimeistely, työsopimuksen laatiminen tai toimittajasopimuksen tarkistaminen, virheet, viivästykset ja toistuvat manuaaliset tehtävät muuttuvat helposti kuormittaviksi.
Oneflown mallit tulevat apuun juuri tässä kohtaa. Ne poistavat manuaalisen “leikkaamisen ja liimaamisen”, vähentävät inhimillisten virheiden riskiä ja varmistavat, että jokainen dokumentti, joka lähtee yrityksestäsi, näyttää viimeistellyltä ja brändi-ilmeen mukaiselta.
Aina nopeasti kasvavista startup-yrityksistä globaaleihin jätteihin, tiimit eri osastoilla käyttävät Oneflown malleja säästääkseen aikaa, varmistaakseen tarkkuuden ja nopeuttaakseen sopimusprosessiaan.
Tässä artikkelissa Oneflown käyttäjät kertovat, miten se käytännössä tapahtuu.
Myynti: Nopeat tarjoukset, jotka pysyvät brändin mukaisina
Myyntitiimeille johdonmukaisuus myynnissä, mukaan lukien tarjouksen luominen ja sopimuksen neuvottelu, on kaikki kaikessa. Se rakentaa luottamusta ja vähentää kysymyksiä. Oneflown mallit auttavat myyjiä painamaan “lähetä”-painiketta nopeammin samalla, kun tarjoukset ja sopimukset pysyvät selkeinä ja johdonmukaisina.
Kysymys ei ole pelkästään sisäisestä toiminnan sujuvoittamisesta. Mallit tekevät prosessista mukavamman myös asiakkaille, koska he pystyvät osallistumaan helpommin sopimusprosessiin.
“Kun lähetän sopimuksia, työskentelen mallin parissa, jolloin asiakkaat ja minä voimme muokata kenttiä tai kirjoittaa huomautuksia sopimuksen tarkastamisen aikana. Se on sekä käytännöllistä että nopeaa, mitä arvostan suuresti, koska vältän Word-dokumenttien muokkamiseen ja kaiken ylimääräisen sähköpostinvaihdon asiakkaiden kanssa,” eräs käyttäjä kertoo.
Mallit ovat entistä hyödyllisempiä, kun niitä käytetään yhdessä Oneflown CRM-integraatioiden kanssa.
“Pidän todella mallintyökalusta; sen käytön helppous on parasta luokkaa markkinalla. Salesforce-integraation käyttöönotto sujui myös ongelmitta, ja saimme hyvää apua Oneflown yhteyshenkilöltä, kun meillä oli kysymyksiä lisensoinnista,” eräs asiakas toteaa.
HR: Skaalautuva perehdytys ja johdonmukainen dokumentaatio
HR-tiimien on toimittava vikkelästi – erityisesti silloin, kun rekrytoidaan paljon uutta henkilöstöä. Mutta säännösten noudattaminen ja järjestelmällisyys eivät voi silti jäädä taka-alalle. Oneflown mallien avulla HR-tiimit voivat valmistella, lähettää ja hallinnoida työntekijädokumentteja vaivattomasti.
“Käytämme Oneflowta HR:n sopimustyökaluna. Se on loistava tapa pitää kaikki sopimukset tallennettuna yhteen paikkaan. Mallien luominen ja niiden uudelleenkäyttö on helppoa. Se säästää paljon aikaa HR-tiimiltä,” eräs käyttäjä kommentoi.
Mallit varmistavat, että jokainen työ- ja salassapitosopimus noudattaa samaa muotoa. Lisäksi voit käyttää ehdollista logiikkaa sisällyttääksesi tai poissulkeaksesi erityisiä kohtia työntekijätyypin, toimipaikan tai muiden kriteerien mukaan. Ei sekaannuksia. Ei vanhentuneita klausuuleja. Vain sujuvia prosesseja toisensa perään.
“Oneflow on todella suoraviivainen, mikä mahdollistaa dokumenttien mallintamisen ja helpon lähettämisen allekirjoitettavaksi. Tämä teki HR-prosessistamme hyvin vaivattoman, koska voimme helposti nopeuttaa prosessia luomalla malleja sekä täyttämällä työntekijän tiedot automaattisesti,” toinen käyttäjä sanoo.
Laki: Vähemmän edestakaista viestintää ja virheitä
Lakitiimit tietävät liiankin hyvin, kuinka kauan sopimuksen viimeistely voi kestää, kun jokaisella sanalla on painoarvoa. Oneflown mallit tuovat rakennetta prosessiin samalla, kun ne mahdollistavat räätälöinnin aina tarpeen mukaan.
“Oneflow on yksinkertaistanut ja parantanut prosessiamme mallien luomisella, helpolla kampanjoiden mukaisella sopimusten muokkauksella, alustan kautta lähettämisellä sekä vastapuolen kommentoinnilla suoraan sopimuksella,” eräs käyttäjä kertoo.
Standardoidut mallit tarkoittavat, ettei vakiolausekkeita tarvitse tarkistaa joka kerta, kun uutta asiakirjaa luodaan. Versiohallinta antaa lakitiimeille mahdollisuuden päivittää mallia kerran, jolloin jokainen tuosta mallista luotu sopimus heijastaa aina uusinta versiota. Näin kaikki käyttävät varmasti ajantasaisinta asiakirjaa ja lakitiimi voi käyttää aikansa muuhun kuin salassasopimusten uudelleentarkastuksiin.
“[Oneflow on] Erittäin hyödyllinen ja tehokas työkalu käytettäväksi sopimusten laatimisen aikana eri kumppaneiden välillä. Mallien luominen ja muokkaaminen on helppoa. En ole vielä löytänyt ketään, joka pitäisi tätä työkalua vaikeana käyttää,” toinen käyttäjä kommentoi.
Ennen Oneflowta: hukkaan heitettyä aikaa ja virheitä
Tiimit, jotka eivät käytä valmiita malleja, luottavat usein paikallisesti tallennettuihin tiedostoihin. Joku saattaa ottaa käyttöönsä puolen vuoden takaisen sopimuksen ja muuttaa nimen ja päivämäärän, mutta unohtaa päivittää hinnat. Tai vielä pahempaa; jättää väärän yrityksen nimen sopimuksen ylälaitaan.
Tällainen manuaalinen työ kuluttaa arvokasta aikaa ja tuo mukanaan virheitä ja riskejä.
Oneflown käyttöönoton jälkeen: Säästettyä aikaa ja vähemmän riskejä
Oneflown mallien avulla sopimusten lähettäminen on nopeampaa, personointi helpompaa ja virheriski pienempi. Sinun tarvitsee vain laatia sopimusmalli yhden kerran, jonka jälkeen voit käyttää sitä jatkossa aina tarvittaessa, esitäytettyjen kenttien ja johdonmukaisen brändäyksen kera.
“Oneflown avulla minulla on täysi kontrolli kaikista sopimuksista kaikilla markkinoilla ja kaikissa segmenteissä, joissa työskentelen. Rakastan myös sitä, kuinka helppoa on malleja on räätälöidä sen mukaan, mitä tietoa kyseiselle sopimukselle tarvitaan,” toteaa toinen asiakas.
Lakkaa hukkaamasta aikaasi
Se, mikä ennen söi tunteja aikaasi manuaalisten muokkausten, sähköpostien tonkimisen ja viime hetken korjauksien muodossa, voidaan nyt hoitaa minuuteissa. Oneflown mallit tarjoavat tiimeille älykkäämmän, strukturoidun tavan hallita sopimuksia ilman, että nopeudesta tai laadusta tinkitään.
Myynnistä HR:ään ja lakitiimeihin, Oneflown käyttäjät viettävät vähemmän aikaa hallinnollisia tehtäviä hoitaen ja enemmän aikaa merkityksellisempien asioiden parissa. Vähemmän virheitä, nopeammat työnkulut ja asiakirjat, jotka vievät sinua eteenpäin.
