Elämme digitaalisessa maailmassa, mutta silti monet yritykset allekirjoittavat sopimuksia samaan tapaan kuin vuonna 1999. Oneflown tutkimuksen mukaan 28 prosenttia yrityksistä lataa edelleen PDF-sopimukset sähköisiin allekirjoitustyökaluihin ja 25 prosenttia käyttää sopimiseen edelleen kynää ja paperia. Tämä aiheuttaa paljon ylimääräistä työtä, joka pitäisi hoitua muutamassa minuutissa – ei päivissä.
Sopimusten allekirjoittamiseen ei pitäisi enää tarvita tulostimia, skannereita tai sähköpostiketjuja.
Miksi me yhä tulostamme sopimuksia?
Vielä nykyäänkin 32 prosenttia ihmisistä sanoo allekirjoittavansa mieluummin kynällä paperille. Tämä tarkoittaa, että he tulostavat sopimuksen, allekirjoittavat sen, skannaavat sen, liittävät sen sähköpostiin ja odottavat, että seuraava henkilö tekee samoin. Kyseessä on hidas, manuaalinen kierre, joka vie aikaa ja energiaa tiimiltäsi.
Miksi sinun pitäisi välitää:
- Paperiset sopimukset vievät aikaa ja lisäävät kitkaa.
- Ne hidastavat työtäsi ja tuhlaavat aikaa, jotka voitaisiin käyttää lisäarvoa tuottavampaan toimintaan.
Mitä voit tehdä asialle?
- Siirry digitaaliseen sopimusalustaan, joka poistaa paperityön.
- Auta tiimiäsi (ja asiakkaitasi) näkemään, kuinka paljon helpompaa ja siistimpää digitaalinen allekirjoittaminen todella on.
Lue myös: Oneflown opas sähköisistä allekirjoituksista
PDF-sopimusten lataaminen ei myöskään ole ihanteellista
Kenties olet luopunut paperista, mutta jos lataat edelleen PDF-sopimuksia sähköiseen allekirjoitustyökaluun, et ole paljon edistynyt.
PDF-sopimukset ovat erinomaisia asioiden vahvistamiseen, mutta eivät niin hyviä, kun sinun on tehtävä muutoksia. Sisältö on kiinteä, mikä vaikeuttaa tietojen poimimista tai päivittämistä nopeasti.
Useimmiten PDF-tiedoston muokkaaminen tarkoittaa paluuta alkuperäiseen tiedostoon Wordissa tai Google Docsissa, muutosten tekemistä siellä ja sitten tiedoston lataamista uutena PDF-tiedostona. Jos päivität sopimusta useilla muutoksilla, tämä edestakainen siirtyminen voi viedä paljon aikaa.
26 prosenttia yrityksistä tekee edelleen juuri näin, ja tämä on kaukana tehokkaasta työskentelystä. Sinun on edelleen ladattava tiedostoja, toimittava erillisissä sovelluksissa ja seurattava sähköpostiketjuja, jotta tiedät, kuka on allekirjoittanut mitäkin.
Miksi sinun pitäisi välittää?
- Aina kun siirrät tiedostoa, luot mahdollisuuden virheille – väärä versio, puuttuva allekirjoitus, vanhentuneet ehdot.
- Teet työn edelleen manuaalisesti. Se vain näyttää hieman digitaalisemmalta.
Mitä voit tehdä asialle?
- Käytä alustaa, jonka avulla voit luoda, muokata, lähettää ja allekirjoittaa sopimuksia yhdessä paikassa.
- Suositeltavaa on, että se on yhteydessä CRM- tai HR-järjestelmääsi tai mihin tahansa alustaan, mistä sopimuksia luodaan.
Edestakaisin-toiminta tappaa kaupat
Loputon edestakaisin siirtyminen on yksi suurimmista ongelmakohdista nykypäivän sopimustyöprosesseissa.
Oneflown tutkimus tekee sen selväksi: ihmiset ovat turhautuneita siihen, kuinka kauan allekirjoittaminen kestää.
Miksi sinun pitäisi välittää?
- Sähköpostipingis tuhlaa aikaa ja rasittaa hermoja.
- Mitä kauemmin sopimuksen loppuunsaattaminen kestää, sitä suurempi on vauhdin (tai itse sopimuksen) menettämisen riski.
Mitä voit tehdä asialle?
- Käytä reaaliaikaisia yhteistyöominaisuuksia, joiden avulla kaikki voivat tarkastella sopimusta, ehdottaa muokkauksia ja hyväksyä ne yhdessä näkymässä.
- Määritä automaattiset työnkulut, jotka vievät sopimuksia eteenpäin ilman manuaalista työtä.
Puhelimella allekirjoittaminen on nykyään tavallista
Ihmiset eivät enää odota, että pääsevät kannettavan tietokoneen ääreen allekirjoittaakseen sopimuksen. Tutkimuksemme mukaan 48 prosenttia käyttäjistä allekirjoittaa sopimuksia puhelimellaan vähintään kerran kuukaudessa.
Kaikki sopimustyökalut eivät kuitenkaan tee sitä helpoksi. Joitakin niistä ei ole suunniteltu pienille näytöille, ja se on suuri ongelma
Miksi sinun pitäisi välittää?
- Jos sopimuksesi eivät toimi hyvin mobiililaitteissa, varaudu viivästyksiin.
- Huono kokemus voi hämmentää ihmisiä tai estää heitä kokonaan allekirjoittamasta.
Mitä voit tehdä asialle?
- Valitse puhelimella allekirjoittamista varten suunniteltu alusta, joka on intuitiivinen, reagoiva ja turvallinen.
- Kokeile itse. Jos se tuntuu puhelimessasi kömpelöltä, asiakkaasi tulevat kohtaamaan saman.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
Älä jää jälkeen muista tiimeistä
42 prosenttia yrityksistä sanoo, etteivät ne koskaan koe viivästyksiä sopimusten allekirjoittamisessa. Tämä tarkoittaa, että lähes puolet tiimeistä tekee sopimuksia ilman tavanomaista kitkaa. Se on siis täysin mahdollista.
Entä loput? He ovat yhä kiinni vanhoissa prosesseissa – papereissa, PDF-sopimuksissa ja hajallaan olevissa sähköposteissa.
Miksi sinun pitäisi välittää?
- Kun muut toimivat nopeammin, he myös klousaavat kaupat nopeammin.
- Vanhat työnkulut maksavat aikaa, rahaa ja kauppoja, jotka olisit voinut voittaa.
Mitä voit tehdä asialle?
- Tarkastele nykyistä sopimusprosessiasi: Mitä teet manuaalisesti? Mikä aiheuttaa viivästyksiä?
- Kokeile Oneflown kaltaista nykyaikaista alustaa, joka ohjaa sinut sopimusluonnoksesta allekirjoittamaan sujuvasti yhdessä paikassa.
Tiivistelmä
- Sopimusten allekirjoittaminen käsin tai PDF-sopimusten allekirjoitustyökalun avulla on hidasta ja hankalaa.
- Edestakainen pallottelu tappaa vauhdin. Reaaliaikaiset yhteistyövälineet nopeuttavat asioita.
- Mobiilisopimusten allekirjoittaminen on yleistymässä – sopimusprosessisi pitäisi toimia missä ja milloin tahansa.
- Oikea työkalu vähentää viiveitä, virheitä ja hallinnollista työtä, jotta tiimisi voi keskittyä olennaisiin asioihin.
