Se, että HR on digitalisoitunut, ei ole uutinen. Mutta se ei tarkoita, että kaikki olisi siitä automaattisesti helpompaa. Uusien työkalujen ja järjestelmien tulva luo kasvavaa tarvetta rakenteelle — niin päivittäisessä työssä kuin strategisessa kehityksessäkin.
Webinaarissamme “HR ilman kaaosta – kuinka luoda rakennetta digitaaliseen työympäristöön”, yhdessä Hibobin kanssa, käsittelimme, mitä tarvitaan toimivan HR-ekosysteemin rakentamiseen. Järjestelmän, joka ei vain näytä hyvältä paperilla — vaan toimii käytännössä.
Keskustelua vetivät Marie Rockström (HerbertNathan & Co), Liza Andersin (Keystone Education Group) ja Emilia Janis (Oneflow). Kolme eri näkökulmaa – mutta useita yhteisiä johtopäätöksiä.
Järjestelmämaisema täynnä työkaluja – mutta ilman yhteyksiä
Marie ja hänen tiiminsä HerbertNathanilla näkevät usein, että organisaatiot ovat tehneet suuria investointeja HR-järjestelmiin tai valmistautuvat ottamaan niitä käyttöön. Silti HR päätyy usein jonglööraamaan 10–15 eri järjestelmän välillä, usein Excelin manuaalista tukea hyödyntäen. Tiedonsiirrot hoidetaan käsin, dataa katoaa, ja vastuut ovat epäselviä.
Esihenkilöiltä kuullaan usein palautetta: ”järjestelmiä on liikaa, mutta en löydä etsimääni mistään.” Tämä ei ole pelkkä tunne – tutkimusten mukaan yritykset käyttävät keskimäärin jopa 897 digitaalista työkalua, mutta vain noin 30 % niistä on yhdistetty toisiinsa.
Pirstaleiset järjestelmät aiheuttavat enemmän ongelmia kuin ratkaisevat
HR:ssä moduulien ja toimintojen määrä on kasvanut nopeasti, erityisesti GDPR:n myötä, joka lisäsi tarvetta master data -järjestelmille. Mutta työkalujen lisääntyminen ei ole automaattisesti parantanut rakennetta. Tutkimusten mukaan pirstaleinen järjestelmäarkkitehtuuri johtaa usein suurempaan määrään manuaalista työtä, virheitä ja epäselvyyksiä.
Tämä vaikuttaa paitsi HR:n tehokkuuteen myös työntekijäkokemukseen – ja pahimmillaan terveyteen. Kun odotetaan, että työntekijät käyttävät työkaluja, jotka eivät toimi, syntyy turhautumista ja epävarmuutta. Kyse ei ole vain teknologiasta – vaan strategian puutteesta.
Excel-kaaoksesta digitaaliseen työympäristöön
Kun Liza aloitti Keystonella vuonna 2016, suurin osa HR-tehtävistä hoidettiin Excelissä. Vuosien varrella kansainvälisten yritysostojen myötä kävi selväksi, että tarvittiin kestävämpi ratkaisu – HR-järjestelmä, joka ei ainoastaan vastaa nykytilaan, vaan kasvaa organisaation mukana.
He valitsivat järjestelmän, joka toimii koko HR-kokonaisuuden keskuksena ja keskittyy käytettävyyteen, rakenteeseen ja integraatioon.
Suurin ongelma? Strategian puute
Teknologia ei ole yleensä ongelma – ongelma on, että hypätään ratkaisuun ilman selkeitä tavoitteita. Tuloksena on järjestelmien tilkkutäkki, jossa ohjelmistot eivät puhu keskenään ja manuaalinen työ lisääntyy.
Marie vertasi tätä siihen, kun ostat vaatteita tietämättä, mitä kaapissasi jo on. Yksittäinen vaate voi olla hieno, mutta jos kokonaisuus ei toimi – siitä ei ole hyötyä.
Aidosti käyttäjäystävällinen
Käyttäjäystävällisyys ei tarkoita vain tyylikästä käyttöliittymää – se tarkoittaa, että oikeiden asioiden tekeminen on helppoa. Liza korosti tarvetta vähentää manuaalista syöttöä, luoda selkeät työnkulut ja varmistaa, että järjestelmiä käytetään – sekä esihenkilöiden että työntekijöiden toimesta.
Kun tieto kulkee taustalla ilman, että kukaan edes huomaa, ollaan lähellä tavoitetta.
Yleiset sudenkuopat
Emilia toi esiin yleisen virheen: räätälöidään ratkaisuja vain omaa organisaatiota varten. Se voi tuntua hyvältä lyhyellä aikavälillä, mutta estää skaalautuvuuden ja jatkokehityksen.
Sen sijaan kannattaa tavoitella standardointia, dokumentoida datamallit ja ajatella järjestelmiä rakennuspalikoina. Tällöin komponenttien vaihto on helpompaa ja kasvu mahdollistuu.
Digitaalinen työympäristö on työympäristö
Kun Ruotsin työsuojeluviranomainen vieraili Keystonella, tarkastus ei koskenut tuoleja tai valaistusta – vaan digitaalista ympäristöä. Kuinka monta työkalua tarvitaan yksinkertaiseen tehtävään? Kuinka paljon päällekkäistä työtä tehdään?
Digitaalinen ympäristö ei ole enää tukitoiminto – se on työympäristö. Ja sen pitäisi näkyä organisaation sisäisessä rakenteessa.
Ajattele kokonaisuutta – ei vain järjestelmiä
Koko keskustelun tärkein neuvo oli yksinkertainen: aloita strategiasta. Suunnittele koko työntekijän urapolku ensimmäisestä yhteydenotosta viimeiseen työpäivään. Valitse joustavat, skaalautuvat ja yhteensopivat ratkaisut. Älä hanki lisää työkaluja, vaan oikeat työkalut. Ja oikeat yhteydet niiden välille.
6 vaihetta digitaalisen HR-ympäristön rakentamiseen
Laadi selkeä, pitkäjänteinen strategia
Mitä haluat saavuttaa – ja miksi?
Varmista, että järjestelmät tukevat sekä liiketoimintaa että työntekijöitä
Hyvä HR-järjestelmä hyödyttää koko organisaatiota.
Poista siilot HR:n, IT:n ja taloushallinnon välillä
Ajattele ekosysteemiä – ei osastoja.
Panosta muutosjohtamiseen ja koulutukseen
Teknologia ei yksin riitä – ihmisten pitää haluta ja osata käyttää järjestelmiä.
Keskity turvallisuuteen, yksinkertaisuuteen ja skaalautuvuuteen
Rakenna tulevaisuutta varten.
Ota kaikki sidosryhmät mukaan alusta alkaen
Integraatiosta pitää puhua jo strategiavaiheessa – ei vasta teknisenä yksityiskohtana.
👉 Katso webinaari täältä (ruotsiksi)
Oneflow – Saumaton osa ekosysteemiäsi
Me Oneflowlla tiedämme, että järjestelmät, jotka eivät keskustele keskenään, aiheuttavat vain turhautumista. Siksi tarjoamme integraatioita suurimpien työkalujen kanssa – aina HRIS:stä ja ATS:stä CRM- ja tikettijärjestelmiin.
Riippumatta siitä, miltä järjestelmämaisemasi näyttää tänään, Oneflow voi olla luonnollinen osa kokonaisuutta.
Tutustu integraatioihin tai varaa ilmainen esittely ja näe, miten Oneflow sopii juuri teidän ympäristöönne.
Valmiit sopimusmallit Oneflowssa
