Mietitkö, miten sopimukset voisi allekirjoittaa ilman tulostinta, kynää ja skanneria? Entä miten varmistaa, että allekirjoitus on yhtä pätevä kuin käsin kirjoitettu nimi paperilla? Vastaus löytyy sähköisestä allekirjoituksesta – ja vielä tarkemmin: sen luomisesta oikein.
Sähköisen allekirjoituksen luominen on helpompaa kuin moni uskoo. Kyse ei ole vain tekniikasta, vaan myös juridisesta pätevyydestä ja turvallisuudesta. Kun käytössä on moderni sopimusten hallinta-alusta, kuten Oneflow, koko prosessi hoituu muutamassa minuutissa – ja tuloksena on laillisesti sitova, turvallinen ja helposti hallittava sopimus.
Tässä artikkelissa käymme läpi kaiken, mitä sinun tarvitsee tietää sähköisen allekirjoituksen luomisesta: mitä laki sanoo, millaisia vaiheita prosessiin kuuluu, ja miten Oneflow tekee siitä yksinkertaisempaa ja turvallisempaa kuin koskaan ennen.
Mitä sähköinen allekirjoitus tarkoittaa?
Sähköinen allekirjoitus on digitaalinen tapa osoittaa henkilön identiteetti ja tahdonilmaisu sopimuksessa tai asiakirjassa. EU:n eIDAS-asetus (EU N:o 910/2014) määrittelee kolme eri tasoa:
- Yksinkertainen sähköinen allekirjoitus (SES), kuten pelkkä nimikirjoitus sähköpostissa.
- Kehittynyt sähköinen allekirjoitus (AdES), jossa varmistetaan allekirjoittajan identiteetti ja dokumentin eheys, esimerkiksi pankkitunnusten avulla.
- Hyväksytty sähköinen allekirjoitus (QES), joka vastaa täysin käsin kirjoitettua allekirjoitusta ja on pätevä kaikissa EU-maissa.
Suomessa sähköisiä allekirjoituksia säätelee laki vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä luottamuspalveluista (617/2009). Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että esimerkiksi pankkitunnuksilla tai mobiilivarmenteella tehty sähköinen allekirjoitus on laillisesti sitova.
Lue myös: Kaikki, mitä sinun tarvitsee tietää Oneflown sähköisistä allekirjoituksista ja eIDAS-asetuksesta
Sähköisen allekirjoituksen luominen vaihe vaiheelta
Sähköisen allekirjoituksen luominen voi kuulostaa monimutkaiselta, mutta todellisuudessa se on yksinkertainen prosessi. Seuraavat vaiheet pätevät erityisesti, kun käytössä on Oneflown kaltainen alusta:
- Luo sopimus alustalla: sopimus voidaan tuoda PDF-tiedostona tai rakentaa suoraan Oneflown interaktiivisilla sopimusmalleilla.
- Kutsu allekirjoittajat: syötä vastaanottajien sähköpostiosoitteet, ja he saavat linkin dokumenttiin.
- Allekirjoita turvallisesti: allekirjoittaja tunnistautuu esimerkiksi pankkitunnuksilla, mobiilivarmenteella tai muulla vahvan tunnistautumisen menetelmällä.
- Arkistoi automaattisesti: allekirjoituksen jälkeen sopimus tallentuu suojattuun pilviarkistoon, josta se on aina saatavilla.
Prosessin lopputulos on juridisesti pätevä sopimus, jonka sisältöä ei voi muuttaa huomaamatta.
Lue myös: Miten sähköinen allekirjoitus tehdään?
Miksi sähköisen allekirjoituksen luominen kannattaa?
Paperisten sopimusten aika on ohi. Forresterin tutkimuksen mukaan yritykset, jotka siirtyivät sähköisiin allekirjoituksiin ja automatisoituun sopimusten hallintaan, säästivät miljoonia euroja vähentyneen manuaalisen työn, nopeutuneiden prosessien ja pienentyneiden virheriskien ansiosta (Forrester Consulting, Total Economic Impact™ -tutkimus).
Sähköisen allekirjoituksen luominen tuo yritykselle kolme keskeistä hyötyä:
- Nopeus: Sopimus, joka aiemmin kesti päiviä postittaa ja käsitellä, valmistuu nyt tunneissa.
- Turvallisuus: Vahva tunnistautuminen ja eheyssinetti varmistavat, ettei dokumenttia voi väärentää.
- Luotettavuus: Kaikki osapuolet voivat olla varmoja, että sopimus on laillisesti sitova ja pätevä koko EU:ssa.
Käytännön esimerkki: sopimus, joka syntyi minuuteissa
Kuvitellaan suomalainen kasvuyritys, joka solmii yhteistyösopimuksen kansainvälisen asiakkaan kanssa. Aiemmin tämä olisi tarkoittanut tulostamista, skannaamista ja jopa kuriiripalveluiden käyttöä. Nyt sopimus luodaan Oneflow’n alustalla, ja molemmat osapuolet allekirjoittavat sen vahvan tunnistautumisen avulla omissa maissaan.
Tuloksena on hyväksytty ja sitova sopimus, joka syntyi alle tunnissa ilman ainuttakaan paperiarkkia. Yritys ei ainoastaan säästä aikaa ja rahaa, vaan myös osoittaa kumppanilleen modernia ja luotettavaa toimintatapaa.
Miten Oneflow tekee sähköisen allekirjoituksen luomisesta helppoa?
Oneflow erottuu muista sähköisen allekirjoituksen ratkaisuista siinä, että se ei keskity pelkkään allekirjoitukseen, vaan koko sopimusprosessiin. Sopimuksen luominen, kommentointi, allekirjoitus ja arkistointi tapahtuvat yhdessä järjestelmässä.
Alusta tarjoaa muun muassa:
- Valmiit sopimusmallit, jotka tekevät uusien sopimusten luonnista nopeaa ja yhdenmukaista.
- Reaaliaikaisen yhteistyön, jossa osapuolet voivat kommentoida ja muokata dokumenttia ennen allekirjoitusta.
- Automaattisen arkistoinnin, joka takaa, että mikään sopimus ei katoa sähköpostien syövereihin.
- Integraatiot CRM- ja ERP-järjestelmiin, mikä yhdistää sopimukset suoraan liiketoiminnan dataan.
Turvallisuus on Oneflown ytimessä: palvelu on ISO 27001 -sertifioitu, ja kaikki tiedonsiirto on salattua. Tämä varmistaa, että sähköisen allekirjoituksen luominen ei ole vain helppoa, vaan myös täysin turvallista.
Lisätietoa sähköisestä allekirjoittamisesta löydät Oneflown oppaasta.
Tiivistelmä
Sähköisen allekirjoituksen luominen ei ole rakettitiedettä. Se on yksinkertainen prosessi, joka oikein toteutettuna säästää aikaa, rahaa ja vaivaa – ja tuo yritykselle kilpailuetua. Kun valitset työkaluksi Oneflow’n, et ainoastaan allekirjoita asiakirjoja sähköisesti, vaan otat haltuun koko sopimusprosessin.
Olipa kyseessä myyntisopimus, työsopimus tai alihankintasopimus, sähköisen allekirjoituksen luominen Oneflown avulla on turvallista, nopeaa ja luotettavaa.
Älä enää käytä aikaa paperitulosteisiin ja skannereihin. Kokeile itse, kuinka helppoa sähköisen allekirjoituksen luominen on Oneflown avulla. Luo ilmainen tili Oneflowhun jo tänään ja ota ensimmäinen askel kohti modernia, tehokasta ja turvallista sopimusten hallintaa.
