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Gestion de contrats

10 types de documents dont toute entreprise a besoin

Les documents commerciaux font partie intégrante du flux de travail et du fonctionnement de votre entreprise. Ils jouent un rôle important dans la communication, l’organisation et la gestion de vos équipes. Et sont utilisés par tous les services, des ventes au marketing, en passant par les finances, etc.

La documentation est essentielle à la mise en place de processus commerciaux efficaces et transparents. “Si vous ne le documentez pas, cela n’a pas eu lieu” – l’absence de documentation appropriée peut entraîner des retards dans les activités, la perte de données importantes, des problèmes juridiques, l’annulation d’accords cruciaux et des tracas de dernière minute.   

Les documents commerciaux peuvent être numériques ou sur papier, et ils se présentent sous différentes formes en fonction de leur objectif. Certains documents sont établis pour des questions de légalité et de conformité, d’autres sont simplement destinés aux opérations quotidiennes normales.

Le terme “document commercial” est un terme générique qui englobe à peu près tous les documents utilisés par une entreprise . Il peut s’agir de plans d’affaires, d’enregistrements, de contrats, d’accords de non-divulgation, de factures, de présentations, de calendriers de contenu, de rapports budgétaires ou d’états des flux de trésorerie. Cela peut être tout ce à quoi vous pouvez penser.

Mais lorsqu’il s’agit de gérer une entreprise, quel type de documents vous faut-il ? J’espère que lorsque vous aurez fini de lire cet article, vous aurez la réponse à cette question. 

Nous aborderons les 10 documents requis pour les quatre piliers d’une entreprise :

Organisation et Opérations

  • Plan d’affaires
  • Rapports d’activité
  • Accord de partenariat

Finances

  • Compte de résultat
  • Entente de paiement

Ressources humaines

  • Accord de non-divulgation
  • Accord sur le contrat de travail
  • Proposition de l’entrepreneur

Ventes et Marketing

  • Plan de marketing
  • Plan de vente

Pilier 1 : Organisation et Opérations

La création de documents d’entreprise pour les processus de l’organisation et des opérations de votre entreprise contribue à donner une structure systématique à votre entreprise. Elle vous rend également plus efficace dans votre façon de travailler.

Voici 3 documents que vous devez avoir pour cela :

Plan d’affaires

Un plan d’affaires comprend les objectifs d’une entreprise et établit une feuille de route pour les atteindre. 

La rédaction d’un plan d’affaires nécessite des tonnes d’études et d’analyses de marché, qui vous permettront de clarifier la manière dont vous réaliserez votre plan.

Par exemple, l’entreprise de voitures électriques Tesla Motors n’était au départ qu’un plan d’affaires. 

Un plan d’affaires n’est pas un document juridique, mais il est utilisé pour gagner la confiance d’investisseurs potentiels et leur donner une idée de votre capacité à rentabiliser leur investissement.

Il suit généralement ce modèle :   

  • Résumé exécutif
  • Description de l’entreprise
  • Analyse de marché
  • Analyse des produits et services/  
  • Analyse SWOT
  • Plan de marketing
  • Plan financier 
  • Budget
  • Plan de logistique et d’opérations

Rapports d’activité

Les rapports d’activité fournissent des informations et donnent un aperçu des opérations internes d’une organisation. 

Ils présentent les données de l’entreprise concernant l’ensemble de l’organisation ou un département spécifique. Ils fournissent une analyse des aspects internes tels que les transactions, les employés, les chiffres de vente et les contractants.

La plupart des entreprises déposent des rapports sur un total de quatre trimestres au cours de l’année fiscale. Un rapport annuel distinct est également déposé à la fin de l’année – avec une lettre du PDG qui contient le résumé complet des performances de l’année, y compris une analyse SWOT et les stratégies et objectifs futurs. 

La direction peut alors prendre des décisions éclairées pour améliorer l’efficacité opérationnelle. Il permet également de montrer aux investisseurs potentiels la progression globale de l’entreprise. 

Un rapport d’activité suit généralement ce cheminement : 

  • Un résumé exécutif 
  • Introduction des problèmes
  • Analyse des problèmes
  • Conclusion et solutions potentielles
  • Références des données 
  • Annexe

Accord de partenariat

Un accord de partenariat est un contrat juridiquement contraignant entre deux ou plusieurs personnes pour créer une entreprise ensemble. Les partenariats sont complexes, et les conflits sont possibles. Les accords de partenariat atténuent ces problèmes en établissant des règles de base sur la façon dont l’entreprise doit être gérée. 

Ils décrivent les responsabilités et les attentes de toutes les parties et prévoient des solutions en cas de conflit, qui fournissent la marche à suivre pour les scénarios potentiels, tels que : “que se passe-t-il en cas de désaccord ?”, “que se passe-t-il si l’un des partenaires décède ?”, “que se passe-t-il si l’un des partenaires veut vendre ses droits de propriété ?”, etc. 

Cela permet également aux parties de se protéger mutuellement sur le plan juridique et en matière de responsabilité.  

Ils comprennent généralement:

  • Pourcentage de participation
  • Répartition des bénéfices/pertes
  • Durée du partenariat
  • Pouvoir de gestion/rôle
  • Pouvoir de décision/rôle
  • Résolution des litiges
  • Options de résiliation
  • Options de rachat

Pilier 2 : Finances

Un autre domaine dans lequel les documents commerciaux font partie intégrante est le domaine financier. Ils servent de multiples objectifs, tels que documenter les transactions, s’assurer que tout est comptabilisé et laisser une piste d’audit appropriée pour les autorités, afin que tout soit hors de l’eau.

Voici deux documents que toute entreprise doit posséder :

Compte de résultat

Le compte de résultat est un document financier qui indique les bénéfices ou les pertes d’une entreprise, ses recettes totales et ses dépenses. 

Il indique le degré de rentabilité d’une organisation et est utilisé pour analyser ses performances financières. Il donne aux propriétaires d’entreprises un aperçu des domaines dans lesquels ils peuvent réduire les coûts et de la manière dont ils peuvent augmenter les revenus pour dégager davantage de bénéfices. Il est indispensable de tenir des comptes de résultat et de suivre vos finances, car cela vous permet de bien comprendre où va l’argent dans votre entreprise.

Un compte de résultat suit généralement le format suivant:

  • Ventes
  • Marge brute
  • Dépenses d’exploitation
  • Résultat d’exploitation
  • Autres produits et charges
  • Résultat avant impôts
  • Revenu net

Entente de paiement

Un accord de paiement est un contrat juridiquement contraignant qui définit les conditions de paiement entre un bénéficiaire et un payeur. Le payeur peut être toute personne ou entité (une entreprise, une banque ou même un particulier).

Les accords de paiement sont importants si vous souhaitez bénéficier d’investissements, de prêts ou de subventions. Vous en aurez également besoin lorsque vous investirez dans une autre entreprise ou un autre individu dans le cadre de votre activité. 

Le document couvre : 

  • Les parties concernées
  • Montant de l’argent dû
  • Plan de paiement
  • Mode de paiement
  • Calendrier de paiement 
  • Questions relatives à la résiliation

Pilier 3 : RH

La gestion de vos équipes et de vos employés est très importante. Surtout lorsque votre entreprise se développe. C’est là qu’intervient le troisième pilier des documents commerciaux. Les documents RH sont utilisés de multiples façons pour suivre les informations sur les employés, conserver les dossiers et évaluer les performances. 

Voici 3 documents que l’on trouve couramment :

Les accords de confidentialité

Les accords de confidentialité sont des contrats juridiquement contraignants créés pour protéger les informations sensibles, exclusives ou privées d’une organisation contre toute divulgation ou utilisation abusive.  

Ces accords sont signés entre une organisation et diverses autres parties impliquées dans ses opérations – comme les employés, les partenaires commerciaux, les contractants et même les indépendants. Ils engagent juridiquement le signataire à respecter la confidentialité, dont la violation pourrait avoir de graves répercussions.

Leur objectif est de protéger les données cruciales de l’entreprise, telles que les détails d’un projet, le fonctionnement interne de l’organisation, les informations sur les clients, les dossiers financiers, les stratégies commerciales, etc.

Un accord de confidentialité comprend généralement : 

  • Les parties impliquées dans le contrat
  • Partage d’informations confidentielles
  • Propriété
  • Lois applicables
  • Signature et date

Accord sur le contrat de travail

Les contrats de travail sont utilisés pour lier juridiquement un contrat de travail entre un employeur et un employé. 

Le document contient des détails tels que : les conditions d’emploi, les résultats attendus, les heures de travail, les taux de rémunération et les avantages. En tant qu’entreprise, vous allez engager des personnes pour faire partie de votre organisation, ce qui signifie que vous aurez besoin de contrats de travail. Sans un contrat juridiquement contraignant, les deux parties peuvent être en danger.

Un contrat de travail protège les deux parties. Il protège les employeurs d’un employé qui ne fait pas son travail comme prévu, et il protège les employés de ne pas recevoir de salaire et d’être exploités.

Un accord de contrat d’employé suit ce format :

  • Noms des parties concernées
  • Détails de l’emploi
  • Titre du poste
  • Compensation
  • Avantages
  • Période d’essai
  • Congés payés
  • Options de résiliation
  • Accord de non-divulgation
  • Lois applicables
  • Signature et date

Proposition de l’entrepreneur

Les propositions d’entrepreneurs sont des documents que les entrepreneurs utilisent pour présenter leurs services afin d’obtenir un travail. 

Ces propositions sont importantes dans le secteur de la construction et du bâtiment (elles sont également appelées “propositions de construction”). En tant que client ou chef de projet, vous êtes à la recherche des meilleurs talents, qui possèdent la variété de compétences requises à un prix abordable. Une proposition d’entrepreneur est un moyen idéal de filtrer vos options pour trouver celui qui convient le mieux à vos besoins, car elle met en évidence les compétences, l’expérience et les taux de travail de l’entrepreneur.    

Si vous voulez que votre entreprise obtienne également des contrats, vous en aurez besoin. 

Elles comprennent généralement : 

  • Lettre de motivation
  • Table des services
  • Taux de travail
  • Conditions de paiement

Pilier 4 : Ventes et Marketing

Les ventes et le marketing sont chargés d’attirer l’attention sur votre entreprise, de susciter l’intérêt pour votre produit/service, de générer des pistes et de conclure des affaires. 

La création de documents commerciaux pour gérer la partie ventes et marketing de votre entreprise permet de donner un sens à la direction, d’établir des calendriers, de mesurer les résultats et d’augmenter le retour sur investissement. 

Voici les 2 documents dont vous aurez besoin :

Plan de marketing

Un plan de marketing décrit les stratégies, les activités et les idées de marketing d’une organisation. Il s’agit d’une feuille de route complète qui vous aide à visualiser la manière dont vous allez promouvoir votre entreprise.

Un plan de marketing permet de clarifier les objectifs de l’entreprise. Il permet également de fixer des attentes réalistes et de s’assurer que chaque membre de l’équipe est sur la même longueur d’onde. 

Un plan marketing contient généralement :

  • Résumé exécutif
  • Déclaration de mission
  • Analyse SWOT
  • Études de marché
  • Stratégie de marché
  • Objectifs
  • Budget

Plan de vente

Un plan de vente souligne les prévisions de ventes que vous souhaitez atteindre et toutes les activités que vous envisagez pour y parvenir. Il est similaire à un plan d’affaires traditionnel, mais son seul objectif est votre stratégie de vente. 

Un plan de vente comprend des informations sur vos clients cibles, l’analyse des résultats passés, les tactiques de vente, les objectifs de revenus, la structure de l’équipe de vente, les défis potentiels et d’autres données pertinentes qui sont importantes pour formuler une stratégie de vente solide. 

Il est essentiel d’avoir un plan de vente car, pour atteindre des objectifs de vente spécifiques, il faut une stratégie étape par étape. 

Un plan de vente permet d’en définir les grandes lignes :

  • Objectifs temporels et mesurables 
  • Un plan d’action clair pour les atteindre
  • Activités quotidiennes et utiles pour votre équipe
  • Une analyse des progrès de votre équipe

Un plan de vente comprend généralement les éléments suivants :

  • Types de clients idéaux 
  • Objectifs de revenus
  • Stratégies et méthodologies 
  • Ligne du temps
  • Dates limites
  • Structure de l’équipe 
  • Budget
  • Critères de performance
  • Ressources 
  • Conditions du marché 

Si vous ne savez pas comment rédiger un plan de vente, vous pouvez consulter ce modèle pour commencer.

Comment Oneflow vous aide-t-il dans votre processus de documentation ?

La gestion de vos documents d’entreprise nécessite une coordination entre plusieurs parties. Cela va de la définition de l’étendue des travaux à l’examen minutieux des détails, en passant par l’obtention de signatures sur des documents importants.

La coordination via les PDF peut être délicate à bien des égards.

Oneflow vous facilite la tâche. Pour vous aider à garder la trace de vos documents professionnels, en un seul endroit.  Pour le tester par vous-même, essayez Oneflow gratuitement ici.

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