Le secteur de la construction, historiquement lent à adopter les technologies numériques, reste largement dépendant de processus papier. Les dépenses en R&D dans la construction sont bien inférieures à celles d’autres secteurs, représentant moins de 1 % des revenus, contre 3,5 % à 4,5 % pour les secteurs de l’automobile et de l’aéronautique.
Cependant, les tendances récentes montrent une évolution vers la digitalisation, motivée par le besoin d’améliorer l’efficacité et la productivité.
Des entreprises du secteur de la construction, comme STARK et Renta, ont adopté les solutions de contrats numériques de Oneflow pour gagner en efficacité opérationnelle, offrir une meilleure expérience client et intégrer ces solutions de manière fluide à leurs systèmes existants.
Dans cet article, nous explorons les 20 documents les plus utilisés dans la construction qui peuvent être signés numériquement, en détaillant leur importance et leur contribution à une gestion de projet plus fluide.
Cas d’usage de la signature électronique dans les contrats de construction
1. Contrats de construction
Ce que c’est : Accords entre les entrepreneurs et les clients définissant le périmètre du projet, les délais et les modalités de paiement
Pourquoi c’est important : Aligne les attentes de toutes les parties, réduit les litiges
Qui le crée : Chefs de projet ou équipes juridiques
Qui le signe : Entrepreneurs, clients et sous-traitants
Personnalisation : Adapté à chaque projet avec des clauses juridiques standards
2. Ordres de modification
Ce que c’est : Documents autorisant des modifications au périmètre initial du projet
Pourquoi c’est important : Permet de suivre les changements pour éviter les malentendus sur les coûts et les délais
Qui le crée : Chefs de projet ou superviseurs de chantier
Qui le signe : Entrepreneurs et clients
Personnalisation : Très spécifique à chaque modification
3. Contrats de sous-traitance
Ce que c’est : Contrats définissant les responsabilités et les conditions de paiement des sous-traitants
Pourquoi c’est important : Clarifie les rôles et réduit les risques juridiques
Qui le crée : Entrepreneurs ou services juridiques
Qui le signe : Entrepreneurs généraux et sous-traitants
Personnalisation : Clauses standards avec détails adaptés aux rôles
4. Bons de commande
Ce que c’est : Documents listant les matériaux ou équipements achetés pour un projet
Pourquoi c’est important : Garantit l’exactitude des achats et le suivi budgétaire
Qui le crée : Équipes d’approvisionnement
Qui le signe : Entrepreneurs et fournisseurs
Personnalisation : Spécifique aux articles et quantités commandés
5. Ordres de travail
Ce que c’est : Instructions définissant les tâches à réaliser
Pourquoi c’est important : Clarifie les responsabilités, garantit le respect des délais
Qui le crée : Superviseurs ou chefs de projet
Qui le signe : Superviseurs et ouvriers
Personnalisation : Adapté à chaque tâche
6. Formulaires de conformité sécurité
Ce que c’est : Documents assurant le respect des règles de sécurité sur le chantier
Pourquoi c’est important : Protège les travailleurs et garantit la conformité légale
Qui le crée : Responsables sécurité ou direction
Qui le signe : Travailleurs et superviseurs
Personnalisation : Formulaires standards avec des informations propres au chantier
7. Permis et autorisations
Ce que c’est : Autorisations délivrées par les autorités locales pour réaliser les travaux
Pourquoi c’est important : Garantit la conformité avec la réglementation locale
Qui le crée : Autorités locales ou agences d’urbanisme
Qui le signe : Entrepreneurs et inspecteurs
Personnalisation : Standardisés mais spécifiques au projet
8. Feuilles de temps
Ce que c’est : Enregistrements des heures travaillées et de la présence des employés
Pourquoi c’est important : Suivi des coûts de main-d’œuvre et traitement précis des salaires
Qui le crée : RH ou superviseurs
Qui le signe : Employés et gestionnaires
Personnalisation : Format standard adapté à chaque employé
9. Contrats de location de matériel
Ce que c’est : Accords de location d’équipements de construction
Pourquoi c’est important : Garantit l’usage approprié et la responsabilité sur le matériel loué
Qui le crée : Équipes d’approvisionnement ou fournisseurs
Qui le signe : Entrepreneurs et loueurs
Personnalisation : Modèles standards avec détails propres au projet
10. Attestations d’assurance
Ce que c’est : Preuves de couverture en responsabilité civile, dommages ou accidents du travail
Pourquoi c’est important : Couvre les risques financiers et assure la conformité
Qui le crée : Compagnies d’assurance
Qui le signe : Entrepreneurs ou chefs de projet
Personnalisation : Standardisées mais adaptées à chaque projet
11. Offres de soumission
Ce que c’est : Propositions soumises par les entrepreneurs pour obtenir un projet
Pourquoi c’est important : Détaille les coûts, délais et compétences
Qui le crée : Entrepreneurs ou estimateurs
Qui le signe : Entrepreneurs
Personnalisation : Adaptée à chaque opportunité
12. Demandes de paiement
Ce que c’est : Requêtes de paiement fondées sur l’avancement des travaux
Pourquoi c’est important : Maintient une trésorerie fluide et une gestion financière transparente
Qui le crée : Entrepreneurs ou chefs de projet
Qui le signe : Clients et entrepreneurs
Personnalisation : Spécifique au projet avec données financières standardisées
13. Rapports d’inspection
Ce que c’est : Comptes rendus des visites de chantier et des vérifications réglementaires
Pourquoi c’est important : Garantit la qualité et le respect des normes
Qui le crée : Inspecteurs ou superviseurs
Qui le signe : Inspecteurs et entrepreneurs
Personnalisation : Formulaires standards avec annotations spécifiques au site
14. Accords de confidentialité (NDA)
Ce que c’est : Contrats protégeant les informations sensibles du projet
Pourquoi c’est important : Préserve les plans confidentiels ou secrets commerciaux
Qui le crée : Équipes juridiques
Qui le signe : Entrepreneurs, sous-traitants ou clients
Personnalisation : Standard avec clauses adaptées aux cas
15. Renonciations de privilège
Ce que c’est : Documents renonçant au droit de déposer une hypothèque légale après paiement
Pourquoi c’est important : Évite les litiges et garantit des paiements ponctuels
Qui le crée : Juridique ou finances
Qui le signe : Entrepreneurs ou fournisseurs
Personnalisation : Standard avec montants liés au projet
16. Cautions de bonne exécution
Ce que c’est : Garanties de respect des engagements contractuels par l’entrepreneur
Pourquoi c’est important : Protège le client contre les retards ou les défauts
Qui le crée : Émetteurs de caution ou juristes
Qui le signe : Entrepreneurs
Personnalisation : Clauses standard avec garanties spécifiques au projet
17. Demandes d’informations (RFI)
Ce que c’est : Requêtes pour clarifier un détail technique ou organisationnel
Pourquoi c’est important : Assure une bonne communication et une exécution précise
Qui le crée : Entrepreneurs ou sous-traitants
Qui le signe : Destinataires accusant réception
Personnalisation : Spécifique à la question posée
18. Accords de coentreprise (Joint venture)
Ce que c’est : Accords entre deux entreprises collaborant sur un même projet
Pourquoi c’est important : Délimite les rôles, responsabilités et la répartition des bénéfices
Qui le crée : Équipes juridiques ou parties prenantes
Qui le signe : Représentants des deux entreprises
Personnalisation : Adapté au projet commun
19. Bons de livraison de matériaux
Ce que c’est : Documents confirmant la réception de matériaux sur le chantier
Pourquoi c’est important : Garantit le suivi et la responsabilité sur les stocks
Qui le crée : Fournisseurs ou superviseurs
Qui le signe : Livreurs et superviseurs
Personnalisation : Format standard avec détails de la livraison
20. Documents de clôture de projet
Ce que c’est : Dossiers finaux attestant de l’achèvement du projet
Pourquoi c’est important : Fournit une preuve d’exécution et libère les responsabilités
Qui le crée : Chefs de projet ou entrepreneurs
Qui le signe : Entrepreneurs, clients et inspecteurs
Personnalisation : Standardisés avec un résumé propre au projet
Construire plus intelligemment avec des contrats numériques
La mise en place de contrats numériques permet d’accélérer les approbations, d’améliorer la précision et de renforcer la collaboration, tout en assurant la conformité. Cela est particulièrement crucial dans un secteur où chaque seconde et chaque détail comptent.
Adopter la signature numérique ne se limite pas à alléger les démarches administratives : cela constitue la base d’une construction plus intelligente, où les projets avancent plus efficacement, les équipes communiquent mieux et les délais sont mieux respectés.
